Les briefs créatifs et demandes de création ponctuelles

Création d’un projet de demande de création

Vous pouvez utiliser ce processus pour gérer les demandes de création ponctuelles (comme une image pour les réseaux sociaux) et les briefs créatifs pour des projets de plus grande taille (comme le lancement d’une campagne), le tout depuis un seul endroit. Il existe plusieurs façons de créer votre processus. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de demande de création.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes de création.

Comment accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et produire les demandes de création

Maintenant que vous avez créé votre projet de demande de création, suivez les conseils suivants pour le gérer à mesure que votre travail progresse.

1. Créez des modèles pour les briefs créatifs et les demandes de création, et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Il est essentiel d’obtenir un brief créatif complet ou des détails clairs sur les demandes afin d’établir les priorités et de s’assurer que chacun a les mêmes attentes. Démarrer sans objectif clair ou ne pas savoir de façon certaine quel type de fichier utiliser entraîne des pertes de temps au sein du cycle de production.

Pour éviter cela, créez des formulaires pour votre brief créatif et/ou vos demandes de création ponctuelles. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de production créative pour que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations dont elle a besoin (et dans des termes qu’elle comprend).

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes qui n’utilisent pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en une nouvelle tâche au sein de votre projet. Elle peut alors être triée par niveau de priorité et attribuée à un collègue qui y trouvera toutes les informations dont il a besoin.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Si vous recevez une demande pour une initiative d’envergure, interfonctionnelle ou complexe, vous pouvez transformer la tâche en projet pour une gestion plus efficace.

2. Filtrez les demandes et établissez des priorités avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, cela s’apparente à trier et filtrer les colonnes d’un tableau. Les champs personnalisés sont une alternative idéale, car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul chef de projet créatif).

Si vous ajoutez un champ « Équipe » à votre formulaire, vous pouvez le lier au même champ personnalisé dans votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera quelle équipe doit se charger de la demande, avec pour mission d’en évaluer rapidement l’ampleur et d’identifier les personnes concernées.

Un champ personnalisé de priorité peut aider le chef ou responsable de projet à trier les demandes selon leur priorité afin que son équipe garde le cap sur l’ensemble de son travail, plutôt que de laisser un demandeur impatient prendre le pas sur des projets plus importants.

3. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d’intégrer plus facilement des modifications à vos campagnes peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit d’atteindre ou non vos objectifs créatifs. Suivez ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu’elles soient terminées ou transférées vers d’autres sections de projet au fil de leur avancement.
  2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les différents intervenants au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l’étape « Feedback nécessaire » à l’étape « Approuvé ».
  3. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images concernées. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

4. Conservez les exigences et détails des demandes dans le contexte de vos designs sur Adobe Creative Cloud

Une fois le travail lancé, il peut être difficile pour les créatifs de conserver les détails clés, les exigences et le feedback à portée de main lorsqu’ils utilisent des programmes tels qu’Adobe Photoshop CC, Illustrator CC ou InDesign CC pour travailler sur les ressources. Plutôt que de perdre du temps à passer d’un outil à l’autre, ils peuvent afficher leur tâche Asana au sein de leur application Adobe Creative Cloud.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression des demandes de création

Vous démarrez ? Consultez les meilleures pratiques d’ordre général sur les mises à jour de statut et les rapports.

1. Affichez le travail susceptible d’être en retard et faites plus rapidement le point auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l’utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et statuts des tâches : ces données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient les informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités présentent-elles un risque de retard ? », « quels ressources sont-elles en attente de feedback ? », sans avoir besoin d’effectuer manuellement ces recherches. Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et d’approbation permettent d’identifier les obstacles avant qu’ils ne fassent dérailler le projet. En vous basant sur ces rapports, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes à l’aide de commentaires laissés directement sur les tâches.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Pour apprendre à créer d’autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel créatif avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets créatifs et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les chefs de projets créatifs et les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos travaux créatifs et demandes de projet afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les dates de lancement et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos initiatives en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

3. Suivez le temps passé sur les travaux pour la facturation et la planification des ressources

La plupart des équipes créatives doivent avoir une idée claire du temps passé sur chaque tâche (en particulier les agences, les freelances ou les responsables en charge de pourvoir en personnel les projets. Plutôt que de jouer aux devinettes ou de trop compliquer les choses, les créatifs peuvent utiliser l’intégration de suivi du temps Harvest directement sur Asana (ou une autre application de suivi du temps). Le minuteur Harvest est intégré aux tâches Asana pour suivre le temps tout en travaillant.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration de suivi du temps Harvest sur Asana

Démarrez avec les applications de suivi du temps sur Asana en regardant ce bref tutoriel vidéo.

Ressources pour planifier et gérer les processus créatifs

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leur production créative et leurs demandes de création ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Lien
Modèle de demande de création ponctuelle Utilisez ce modèle
Tutoriel vidéo Regardez « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande Inscrivez-vous à l’Asana Academy
Études de cas et webinaires Découvrez comment Sony Music, Dr. Martens, Stance, et les Los Angeles Rams gèrent leurs demandes de création avec Asana
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

Lancer un projet avec un brief créatif de qualité est essentiel pour maintenir le projet en bonne voie et respecter délais et budgets. Mais les équipes créatives doivent également gérer les demandes ponctuelles des autres équipes. Gagnez en efficacité avec ce processus de production créative :

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