Briefs créatifs et demandes de création ad hoc

Création d’un projet de demande de création

Vous pouvez utiliser ce processus pour gérer les demandes de création ad hoc (comme une image pour les réseaux sociaux) et les briefs créatifs pour des projets de plus grande taille (comme le lancement d’une campagne), le tout depuis un seul endroit. Il existe plusieurs façons de créer votre processus. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de demande de création.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes de création.

Comment accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et produire les demandes de création

Maintenant que vous avez créé votre projet de demande de création, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Créez des modèles pour les briefs créatifs et les demandes de création, et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Obtenir un brief créatif complet ou des détails clairs sur les demandes est essentiel pour pouvoir établir des priorités et s’assurer que chacun a les mêmes attentes. Démarrer sans objectif clair ou ne pas savoir de façon certaine quel type de fichier utiliser entraîne des pertes de temps au sein du cycle de production.

Pour éviter cela, créez des formulaires pour votre brief créatif et/ou vos demandes de création ad hoc. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de production créative pour que votre équipe commence à travailler en ayant toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande de création créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en nouvelle tâche dans votre projet afin d’être trié par niveau de priorité et attribué à un collègue qui trouvera toutes les informations dont il a besoin directement dans cette tâche.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Si vous recevez une demande pour un projet ou une initiative importants, interfonctionnels ou complexes, vous pouvez transformer la tâche en projet afin de le ou la gérer plus efficacement.

2. Filtrez les demandes et établissez des priorités avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aideront à trier les demandes entrantes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés constituent un remplacement idéal, car ils permettent de suivre ces informations en contexte avec le travail (sans limiter leur accès au seul chef de projet créatif).

Si vous ajoutez un champ d’équipe dans votre formulaire, vous pouvez le visualiser également au sein de votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera alors quelle équipe doit se charger de la demande afin de l’évaluer rapidement.

Un champ personnalisé de priorité peut aider le chef ou responsable de projet à trier les demandes selon leur priorité afin que son équipe garde le cap sur l’ensemble de son travail, plutôt que de laisser un demandeur impatient prendre le pas sur des projets plus importants.

3. Conservez les exigences et détails relatifs aux demandes en contexte avec vos designs sur Adobe Creative Cloud

Une fois le travail entamé, il peut être difficile de conserver les détails clés, les exigences et le feedback à portée de main lorsque les créatifs utilisent des programmes tels que Adobe Photoshop CC, Illustrator CC ou InDesign CC pour travailler sur les actifs. Plutôt que de perdre du temps à passer d’un outil à l’autre, les créatifs peuvent voir leur tâche Asana au sein de leur application Adobe Creative Cloud.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

4. Créez du feedback clair et exploitable directement sur les actifs créatifs

Une fois les actifs prêts pour l’étape de révision, ils peuvent être facilement joints et passés en revue dans la même tâche avec la fonctionnalité de révision sur Asana. Celle-ci permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les actifs afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d’incorporer.

GIF de l’image du processus opérationnel de révision sur Asana

En utilisant cette fonctionnalité de pair avec notre intégration Adobe Creative Cloud, les créateurs peuvent exploiter le feedback directement dans le programme Adobe sur lequel ils travaillent pour voir facilement les changements requis et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d’un outil à l’autre.

Donner et recevoir du feedback est simplifié, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs suggestions et les créateurs peuvent ensuite décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

5. Simplifiez et accélérez les approbations grâce aux notifications des champs personnalisés

Les délais de production créative sont souvent serrés, tandis que les transitions entre les étapes peu claires et les cycles de révision alambiqués sont coûteux. Facilitez l’accès à tous les fichiers et au feedback et clarifiez les attentes en mettant en place un processus d’approbation :

GIF du processus opérationnel avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Une fois l’actif prêt pour l’étape de révision, le créateur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Prêt à être passé en revue et attribue la tâche au réviseur.
  3. Le réviseur reçoit une notification le prévenant que sa part du travail peut commencer.
  4. Une fois la révision terminée, le réviseur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Approuvé ou Changements requis et réattribue la tâche au créateur.
  5. Le rédacteur reçoit une notification lui indiquant si son travail est approuvé en l’état ou s’il doit être modifié. Il peut à partir de là afficher le feedback et accéder automatiquement au fichier nécessitant des révisions.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression des demandes de création

Vous démarrez ? Consultez les meilleures pratiques générales sur les mises à jour de statut et les rapports.

1. Affichez le travail à risque et effectuez le suivi auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l’utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et statuts des tâches, ces données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient des informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités sont à risque ? », « quels actifs sont en attente de feedback ? », sans avoir besoin d’effectuer manuellement des recherches ou compilations. Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et d’approbation permettent d’identifier les obstacles avant qu’ils ne fassent dérailler le projet. En vous basant sur ces rapports, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes en laissant des commentaires directement dans les tâches.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Pour apprendre à créer d’autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

2. Suivez le temps passé sur les travaux pour la facturation et la planification des ressources

La plupart des équipes créatives doivent avoir une idée claire du temps passé sur chaque tâche (en particulier les agences, les freelances ou les responsables en charge de pourvoir en personnel les projets. Plutôt que de deviner ou de trop compliquer les choses, les créatifs peuvent utiliser l’intégration de suivi du temps Harvest directement sur Asana (ou une autre application de suivi du temps). Le minuteur Harvest est intégré aux tâches Asana pour que vous puissiez suivre le temps tout en travaillant.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration de suivi du temps Harvest sur Asana

Démarrez avec les applications de suivi du temps sur Asana en regardant ce bref tutoriel vidéo.

Ressources pour planifier et gérer les processus créatifs

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leur production créative et leurs demandes de création ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de demande de création ad hoc Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas et webinaires Voir comment Sony Music, Stance et Scripps gèrent leurs demandes de création avec Asana
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

Lancer un projet avec un brief créatif de qualité est essentiel pour maintenir le projet en bonne voie et respecter délais et budgets. Mais les équipes créatives doivent également gérer les requêtes ad hoc des autres équipes. Gagnez en efficacité avec ce processus de production créative :

Connexion

or

Mot de passe oublié ?

Inscription

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Inscription

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Acheter maintenant

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Saisissez une adresse e-mail professionnelle

Cette adresse e-mail semble être une adresse personnelle. Pour vous connecter à votre équipe, vous devez utiliser votre adresse e-mail professionnelle.

Saisissez une adresse e-mail professionnelle

Pourquoi posons-nous la question ? Poursuivre avec mon adresse e-mail

Oups, nous ne sommes pas parvenus à vous inscrire !

Nous avons fait de notre mieux, mais nous avons rencontré un problème en créant votre compte. Veuillez fermer cette fenêtre et réessayer.

Dites, on se connaît ?

Ajouter un lien à

Erreur : Veuillez sélectionner un espace de travail avant d’ajouter un lien


Malheureusement, nous ne prenons pas en charge ce navigateur

Asana ne fonctionne pas dans le navigateur web que vous utilisez actuellement. Veuillez vous inscrire avec l’un des navigateurs pris en charge.


Veuillez vous connecter ou créer un compte Asana pour calculer vos tarifs

or

Mot de passe oublié ?

Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.