Les briefs créatifs et demandes de création ponctuelles

Création d’un projet de demande de création

Vous pouvez utiliser ce processus pour gérer les demandes de création ponctuelles (comme une image pour les réseaux sociaux) et les briefs créatifs pour des projets de plus grande taille (comme le lancement d’une campagne), le tout depuis un seul endroit. Il existe plusieurs façons de créer votre processus. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de demande de création.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes de création.

Comment accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et produire les demandes de création

Maintenant que vous avez créé votre projet de demande de création, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Créez des modèles pour les briefs créatifs et les demandes de création, et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Il est essentiel d’obtenir un brief créatif complet ou des détails clairs sur les demandes afin d’établir les priorités et de s’assurer que chacun a les mêmes attentes. Démarrer sans objectif clair ou ne pas savoir de façon certaine quel type de fichier utiliser entraîne des pertes de temps au sein du cycle de production.

Pour éviter cela, créez des formulaires pour votre brief créatif et/ou vos demandes de création ponctuelles. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de production créative pour que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations dont elle a besoin (et dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande de création créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes qui n’utilisent pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en une nouvelle tâche au sein de votre projet. Elle peut alors être triée par niveau de priorité et attribuée à un collègue qui y trouvera toutes les informations dont il a besoin.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Si vous recevez une demande pour une initiative d’envergure, interfonctionnelle ou complexe, vous pouvez transformer la tâche en projet pour une gestion plus efficace.

2. Filtrez les demandes et établissez des priorités avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, cela s’apparente à trier et filtrer les colonnes d’un tableau. Les champs personnalisés sont une alternative idéale, car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul chef de projet créatif).

Si vous ajoutez un champ « Équipe » à votre formulaire, vous pouvez le lier au même champ personnalisé dans votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera quelle équipe doit se charger de la demande, avec pour mission d’en évaluer rapidement l’ampleur et d’identifier les personnes concernées.

Un champ personnalisé de priorité peut aider le chef ou responsable de projet à trier les demandes selon leur priorité afin que son équipe garde le cap sur l’ensemble de son travail, plutôt que de laisser un demandeur impatient prendre le pas sur des projets plus importants.

3. Conservez les exigences et détails des demandes dans le contexte de vos designs sur Adobe Creative Cloud

Une fois le travail lancé, il peut être difficile pour les créatifs de conserver les détails clés, les exigences et le feedback à portée de main lorsqu’ils utilisent des programmes tels qu’Adobe Photoshop CC, Illustrator CC ou InDesign CC pour travailler sur les ressources. Plutôt que de perdre du temps à passer d’un outil à l’autre, ils peuvent afficher leur tâche Asana au sein de leur application Adobe Creative Cloud.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

4. Ajoutez un feedback clair et exploitable directement sur les ressources créatives

Une fois les ressources prêtes pour l’étape de révision, elles peuvent être facilement ajoutées en pièces jointes et passées en revue dans la même tâche avec la fonctionnalité de révision sur Asana. Celle-ci permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les ressources afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d’intégrer.

GIF de l’image du processus opérationnel de révision sur Asana

En utilisant cette fonctionnalité de pair avec notre intégration Adobe Creative Cloud, les créateurs peuvent exploiter le feedback directement dans le programme Adobe sur lequel ils travaillent pour voir facilement les changements requis et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d’un outil à l’autre.

Il est plus simple de donner et recevoir du feedback, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs suggestions et les créateurs peuvent décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

5. Simplifiez et accélérez les approbations grâce aux notifications des champs personnalisés

Les délais de production créative sont souvent serrés, tandis que des transitions peu claires entre les étapes et des cycles de révision alambiqués peuvent s’avérer coûteux. Facilitez l’accès à tous les fichiers et au feedback et clarifiez les attentes en mettant en place un processus d’approbation :

GIF du processus opérationnel avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Une fois la ressource prête pour l’étape de révision, le créateur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Prêt à être passé en revue et attribue la tâche au réviseur.
  3. Le réviseur reçoit une notification le prévenant que sa part du travail peut commencer.
  4. Une fois la révision terminée, le réviseur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Approuvé ou Changements requis et réattribue la tâche au créateur.
    • Si des modifications doivent être apportées, le réviseur peut laisser un commentaire de révision directement sur la ressource sur Asana, ou simplement commenter la tâche afin que le créateur sache quels changements effectuer.
  5. Le rédacteur reçoit une notification lui indiquant si son travail est approuvé en l’état ou doit être modifié. Il peut à partir de là afficher le feedback et accéder automatiquement au fichier nécessitant des révisions.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression des demandes de création

Vous démarrez ? Consultez les meilleures pratiques d’ordre général sur les mises à jour de statut et les rapports.

1. Affichez le travail susceptible d’être en retard et faites plus rapidement le point auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l’utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et statuts des tâches, ces données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient les informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités présentent-elles un risque de retard ? », « quels ressources sont-elles en attente de feedback ? », sans avoir besoin d’effectuer manuellement ces recherches. Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et d’approbation permettent d’identifier les obstacles avant qu’ils ne fassent dérailler le projet. En vous basant sur ces rapports, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes à l’aide de commentaires laissés directement sur les tâches.

CAPTURE D’ÉCRAN des résultats de rapport de recherche avancée sur Asana

Pour apprendre à créer d’autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel créatif avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets créatifs et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les chefs de projets créatifs et les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos travaux créatifs et demandes de projet afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les dates de lancement et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos initiatives en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

3. Suivez le temps passé sur les travaux pour la facturation et la planification des ressources

La plupart des équipes créatives doivent avoir une idée claire du temps passé sur chaque tâche (en particulier les agences, les freelances ou les responsables en charge de pourvoir en personnel les projets. Plutôt que de jouer aux devinettes ou de trop compliquer les choses, les créatifs peuvent utiliser l’intégration de suivi du temps Harvest directement sur Asana (ou une autre application de suivi du temps). Le minuteur Harvest est intégré aux tâches Asana pour suivre le temps tout en travaillant.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration de suivi du temps Harvest sur Asana

Démarrez avec les applications de suivi du temps sur Asana en regardant ce bref tutoriel vidéo.

Ressources pour planifier et gérer les processus créatifs

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leur production créative et leurs demandes de création ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de demande de création ponctuelle Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas et webinaires Voir comment Sony Music, Stance et Scripps gèrent leurs demandes de création avec Asana
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

Lancer un projet avec un brief créatif de qualité est essentiel pour maintenir le projet en bonne voie et respecter délais et budgets. Mais les équipes créatives doivent également gérer les demandes ponctuelles des autres équipes. Gagnez en efficacité avec ce processus de production créative :

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.