Demandes de travaux

Les demandes de travail peuvent rapidement encombrer une boîte de réception, surtout si vous occupez un poste en contact avec plusieurs équipes, individus ou clients. Les équipes responsables de la conception, de la rédaction, de l’informatique et des installations peuvent rationaliser leur processus de demandes en gardant une trace des demandes de travail au sein d’un projet Asana, qui permet facilement d’organiser les demandes par niveau de priorité, d’attribuer le travail et de suivre la progression.

Passez la configuration en utilisant le modèle de demandes de travail créé par Asana

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez Apprendre à utiliser Asana lorsque vous configurez votre projet de demandes de travail.

Configurer un projet de demandes

  1. Créez un projet et nommez-le « demandes de travail [NOM D’ÉQUIPE] ». Vérifiez qu’il s’agit d’un projet public pour une équipe publique afin que quiconque souhaitant faire une demande puisse y accéder.
  2. Partagez-le avec les personnes concernées en les ajoutant en tant que membres du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite .
    • Si le projet est réservé aux demandes internes, veillez à inclure les personnes qui effectuent régulièrement des demandes ainsi que celles qui seront chargées de traiter ces demandes.
    • Si le projet est destiné aux commandes ou demandes externes, vous pouvez inviter des personnes à rejoindre le projet ou vous pouvez utiliser des intégrations Asana (par exemple, un formulaire Wufoo ou un formulaire web Google) pour que les commandes arrivent directement sur Asana depuis votre site Web ou votre messagerie, sans travail supplémentaire pour la personne qui envoie la commande ou la demande.
  3. Pour veiller à ce que chaque demande soit hiérarchisée et attribuée, désignez un propriétaire du projet. Ce rôle peut aussi faire l’objet d’une rotation entre les membres de l’équipe.
  4. Créez un modèle de tâche à copier pour bien enregistrer toutes les informations nécessaires de la part de la personne qui dépose la demande. Placez ce modèle en haut de la liste des projets pour y faciliter l’accès et pour que les demandeurs comprennent bien qu’ils doivent copier le modèle de tâche pour chaque nouvelle demande.
  5. Ajoutez des champs personnalisés au projet afin de pouvoir suivre encore plus d’informations et demandez à vos collègues de renseigner ces champs avant d’envoyer la demande. Vous pouvez créer des champs correspondant au nombre d’heures estimé ou classer la tâche en fonction de son type. Par exemple, une équipe de conception peut classer les tâches par type de ressource (illustration, photo, vidéo, GIF).
  6. Le propriétaire du projet doit ajouter une date de début et une échéance aux demandes, puis accéder à la vue Calendrier, en haut du projet, pour afficher les tâches sur un calendrier et s’assurer que tout est fait en temps et en heure.

Gardez facilement une trace des demandes de travail sur Asana

Intégrations

Pour de plus amples informations sur la configuration, consultez chaque intégration sur notre page sur les applications.

Formulaires web

Vous pouvez créer un formulaire web personnalisé à l’aide de Wufoo ou de Google Forms pour consigner toutes les informations dont vous avez besoin pour une nouvelle demande de travail. Une fois renseignés, les champs du formulaire seront automatiquement synchronisés avec une tâche de votre projet de demandes sur Asana. Vous pouvez même établir une correspondance entre les champs du formulaire web et vos champs personnalisés dans le projet. Ainsi, les demandeurs peuvent savoir quels détails sont nécessaires pour faire avancer leur demande et vous ne perdez pas de temps à revenir sur la demande pour clarifier des détails.

Transfert d’e-mail

Si vous recevez des demandes par e-mail et ne voulez pas ajouter les expéditeurs à Asana (ou si vous essayez d’aider votre équipe à faire la transition entre la messagerie et Asana), utilisez l’extension Asana pour Gmail pour facilement transformer ces e-mails en tâches. Les utilisateurs n’ayant pas d’adresse Gmail peuvent transférer des e-mails sur Asana en les envoyant à l’adresse « x@mail.asana.com » pour créer directement des tâches à partir de ces derniers. Vous pouvez aussi transférer des e-mails dans des projets spécifiques.

Zapier

Associez votre projet de demandes sur Asana aux autres outils que votre équipe utilise pour récupérer des ordres et des demandes, comme Evernote, Jira et Google Sheets, sans écrire une seule ligne de code. Asana peut vous aider à automatiser un grand nombre de vos processus à l’aide de projets et d’intégrations. En savoir plus sur la configuration de l’intégration Zapier

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Asana pour garder une trace des demandes de travail afin de rationaliser vos processus.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de