Gestion de projet

Chaque équipe utilise Asana différemment pour gérer ses projets. Toutefois, il existe certaines opérations que n’importe quelle équipe peut effectuer pour optimiser ses résultats, quelle que soit la nature du projet.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez [Apprendre à utiliser Asana]((https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) pour maîtriser la gestion de projets sur Asana.

1. Planifier un projet

Bien que les notes adhésives, les tableaux blancs et les feuilles de calcul soient suffisamment faciles à utiliser, il s’agit de méthodes manuelles qui deviennent très vite obsolètes. Asana est suffisamment intuitif pour le brainstorming et la planification, et assez puissant pour suivre votre travail de façon centralisée lorsqu’il est temps de mettre vos idées en pratique.

Procédure :

  • Créez un projet. Les projets servent à organiser les tâches au sein d’une équipe sur Asana. Vous pouvez y avoir recours pour suivre des objectifs importants, des processus opérationnels réguliers et des processus complexes, gérer des échéances, voire même organiser vos idées. Vous pouvez choisir entre une disposition en liste ou une disposition en tableau.
  • Utilisez un modèle créé par Asana. Nos modèles s’appuient sur les processus les plus efficaces sur Asana. Ils proposent des recommandations sur la façon de configurer un projet et de déplacer les tâches au fil du processus.

Créez un projet à partir de zéro sur Asana ou optez pour un modèle prédéfini créé par Asana

2. Organiser votre projet

Une fois que vous avez créé votre projet, tâchez de le structurer. Lorsque les parties prenantes ont une idée précise de la répartition des tâches, les membres de l’équipe peuvent commencer à travailler, garantissant ainsi la progression du projet.

Procédure :

  • Utilisez des sections ou des colonnes pour organiser vos tâches dans un projet. Vous pouvez les organiser par échéance, stade de progression, période et plus encore.
  • Attribuez des tâches et définissez des échéances. La progression des projets peut être freinée lorsque les tâches ne sont pas bien réparties, surtout si les membres de l’équipe n’ont pas une idée précise de leur échéance. Par ailleurs, le temps consacré à la résolution des problèmes de logistique et de communication ralentit également le travail.
  • Utilisez la chronologie pour obtenir une vue sous forme de diagramme de Gantt vous permettant de planifier et de visualiser chaque étape de votre projet. Vous pouvez facilement voir la durée et l’échéance de chaque tâche pour déplacer facilement les tâches afin d’éviter les chevauchements et les conflits.

Mieux organiser votre projet avec des sections et des responsables

Attribuez les tâches, donnez-leur des échéances et organisez votre projet, puis utilisez la chronologie pour une vue de type diagramme de Gantt vous permettant de planifier et de visualiser chaque étape de votre projet

3. Clarifier les divers processus

Maintenant que vous avez créé votre projet, définissez clairement les priorités, le calendrier et les attentes de votre équipe. Asana propose toute une gamme de fonctionnalités vous permettant d’harmoniser votre travail du début à la fin.

Procédure :

  • Marquez les dépendances des tâches. Si vous attendez que l’un de vos collègues termine sa part du travail, Asana peut vous aider à suivre sa progression afin que vous puissiez vous mettre au travail au bon moment. Ainsi, vous n’avez plus besoin de vérifier constamment le statut de la tâche ; vous serez averti dès que vous pourrez l’entamer. La chronologie permet de déplacer facilement les tâches.
  • Utilisez des champs personnalisés pour suivre les détails de la tâche comme son stade de progression, son niveau de priorité, etc. À mesure que vous avancez, utilisez-les pour indiquer le statut de la tâche. Vous pouvez également trier les projets par champs personnalisés et effectuer des recherches avancées pour discerner ceux qui sont urgents.
  • Créez des sous-tâches pour diviser la charge de travail. Lorsqu’une tâche implique plusieurs étapes ou l’intervention de plusieurs personnes, utilisez des sous-tâches pour la segmenter en plusieurs petites activités que vous pouvez plus facilement gérer et attribuer à différentes personnes.
  • Utilisez la vue Calendrier pour voir ce qui vous attend pour le jour, la semaine ou le mois à venir, tout particulièrement pour les projets de type calendrier éditorial. Consultez le calendrier sur notre application mobile pour un aperçu rapide et une planification facile.

Marquez des tâches comme en attente d'autres tâches pour savoir exactement à quel moment les entamer

4. Partager les mises à jour de statut

Lorsque votre équipe commence à collaborer, la fonctionnalité de gestion de projets d’Asana devient de plus en plus efficace. Vous pouvez facilement partager des mises à jour de statut en rapport avec le travail de votre équipe. En outre, vous ne recevez des notifications que pour les éléments importants pour vous. Nous trouvons cette approche beaucoup plus efficace qu’organiser des réunions ou parcourir de longs fils de discussion.

Procédure :

  • Commentez les tâches sur lesquelles vous travaillez afin que les abonnés puissent avoir une idée du stade de progression de celles-ci et répondre aux questions ou faire part de leur avis concernant le travail en question.
  • Rédigez vos mises à jour de statut dans l’onglet Progression de votre projet. Choisissez une couleur de statut et @mentionnez des collègues, des tâches, d’autres projets et des discussions pour les associer à la mise à jour de statut.
  • Ajoutez le projet à votre tableau de bord pour garder un œil dessus, comme sur les autres projets que vous gérez ou traitez sur Asana. Partager des mises à jour de statut toutes les semaines sur chaque projet rend votre tableau de bord beaucoup plus efficace.
  • Créez des rapports dans Google Sheets. Lorsque vous suivez plusieurs projets à la fois, il peut être difficile de savoir s’ils progressent tous bien. Avec les rapports du tableau de bord sur Asana, vous pouvez utiliser les données de projets pour créer des rapports et des visualisations personnalisés. Cela vous permettra de voir les projets qui progressent bien et ceux sur lesquels vous devez vous pencher.

Rédigez vos mises à jour de statut au sein des projets que vous gérez, puis enregistrez ces derniers dans votre tableau de bord pour créer des rapports personnalisés

5. Préparer votre prochain projet

Bravo ! Vous avez correctement géré un projet sur Asana. Toutefois, prenez le temps de bien l’analyser avant d’entamer votre prochain projet.

Procédure :

  • Tirez les enseignements d’un projet et incorporez-les dans un modèle. Ainsi, vous pouvez éviter de répéter les mêmes erreurs et adopter une meilleure approche à l’avenir.
  • Archivez le projet. Maintenant que vous êtes venu à bout du projet, archivez-le afin de pouvoir vous pencher sur vos priorités. Archiver un projet le retire de votre liste de projets, mais ne supprime aucune information.
  • Célébrez chaque réussite avec votre équipe. Il existe différents petits gestes vous permettant d’exprimer votre gratitude sur Asana (comme les mentions j’aime ou les @mentions). En effet, nous trouvons qu’apporter une petite touche amusante au travail vous permet, à votre équipe et vous, de rester motivés et inspirés pour votre prochain projet important.

Célébrez vos réussites avec vos collègues et, parfois, des licornes sur Asana

Si vous souhaitez obtenir plus de conseils et accéder à davantage de formations pour maîtriser la gestion de projets sur Asana, sachez que les utilisateurs d’Asana Premium peuvent s’inscrire à notre autoformation sur l’organisation de projets.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Comment utiliser d’Asana pour gérer vos projets de l’idée à la conclusion.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de