4 astuces pour améliorer votre concentration au travail

Au travail, chaque jour est différent. Toutefois, et le plus souvent, votre équipe et vous-même ressentez un sentiment de désorganisation vous empêchant de vous concentrer. Face à des charges de travail toujours plus importantes et de plus en plus de distractions, il n’a jamais été aussi compliqué d’être efficace au travail.

Dans l’Anatomie du travail d’Asana, une enquête réalisée auprès de plus de 10 000 travailleurs de la connaissance en Allemagne, en Australie, aux États-Unis, au Japon, au Royaume-Uni et en Nouvelle-Zélande, 31 % des personnes interrogées sont fatiguées ou stressées en raison de leur charge de travail. De plus, 14 % déclarent être incapables de déconnecter à cause de ce stress et de symptômes proches de ceux du burnout. Cela signifie que peu importe où ils se trouvent et quelle que soit l’heure de la journée, ils se sentent obligés d’être prêts à s’occuper d’une tâche ou à répondre à un message. Dans ces conditions, il n’est pas étonnant que les gens aient du mal à se concentrer au travail.

Si vous vous reconnaissez dans ces constats, sachez qu’au moins, vous n’êtes pas un cas isolé. Mais il vous faut bien venir à bout de votre travail.

Croyez-le ou non, ce n’est pas votre faute. La façon dont la journée de travail moderne est organisée (autour d’innombrables e-mails, messages et projets cloisonnés) n’est pas faite pour orchestrer la réussite de nombreuses personnes, ni pour favoriser un travail ciblé et productif. L’Anatomie du travail montre qu’en moyenne, les employés consacrent 60 % de leur temps au « work about work » (recherche d’informations, participation à des réunions, chasse aux approbations…) au lieu de se concentrer sur le travail qualifié pour lequel ils ont été embauchés.

Cela ne sonne pas la fin du travail qualifié. En revanche, vous devez non seulement accomplir votre travail, mais aussi toutes les petites tâches qui y sont associées.

Mais tout n’est pas noir pour autant. Joshua Zerkel, responsable de la communauté globale d’Asana et expert certifié en productivité, explique que grâce à quelques petits astuces, vous pouvez restructurer votre façon de travailler et celle de votre équipe, pour gagner en efficacité et être moins stressés. Dans cet article, vous découvrirez les quatre raisons principales identifiées par Joshua pour lesquelles votre équipe a du mal à se concentrer sur son travail, ainsi que des solutions pour y remédier.

1. Les réponses aux trop nombreux e-mails

Nombreux sont les employés qui se retrouvent régulièrement à finir tard le soir. À qui la faute ? D’après l’Anatomie du travail, cela viendrait des réponses aux e-mails et autres notifications, qui représenteraient la principale cause de travail tardif.

Bien que les outils de messagerie soient essentiels à notre travail, ils sont en réalité mal utilisés. Ils sont à l’origine du désordre ambiant et poussent les gens au bord de l’épuisement. Au lieu de rassembler, ils encouragent le travail en vase clos, car les informations se retrouvent éparpillées dans de multiples applications et groupes.

En outre, ces outils sont conçus pour communiquer, et non pour gérer des projets à grande (voire à petite) échelle. Lorsque les projets sont gérés par courrier électronique ou messagerie instantanée, les employés se retrouvent face à d’interminables notifications et à des informations disséminées. Il devient alors difficile pour eux de se concentrer sur leur travail.

Enfin, les chaînes d’e-mails et groupes de discussion séparés peuvent créer des blocages au sein des équipes et de l’entreprise, ce qui affecte la capacité de réaction, la transparence et la coordination entre les services. Il peut suffire qu’une seule personne perde le fil pour faire dérailler tout un projet. En d’autres termes, si vous êtes exclu par inadvertance d’une chaîne d’e-mails, vous ne saurez jamais ce que vous avez manqué. Et selon le projet et le rôle que vous occupez, les conséquences peuvent être dramatiques.

Solution : mettre en place des garde-fous

Quand vous travaillez dans un environnement basé sur les e-mails et la messagerie instantanées, les notifications incessantes peuvent rapidement vous piéger dans un état d’alerte permanent. Mais en établissant des consignes au sein de votre équipe sur quand répondre et où gérer les projets et tâches, vous éviterez à vos employés de se sentir obligés de répondre à toute heure du jour ou de la nuit, et limiterez également le volume de demandes.

2. Des charges de travail trop lourdes

Dans l’Anatomie du travail, 88 % des travailleurs de la connaissance déclarent que les projets urgents et les initiatives d’envergure prennent du retard ou sont délaissés en raison du volume de tâches à traiter. C’est un problème universel, mais qui touche particulièrement le Japon, où les personnes interrogées ont indiqué que le volume de travail est le principal frein à la productivité.

Les déséquilibres entre les charges de travail s’additionnent aux simples surcharges et ont de réelles conséquences sur votre équipe. Dans une précédente étude réalisée par Asana auprès de plus de 6 000 travailleurs de la connaissance, plus de 80 % des personnes interrogées se sentaient surchargées et proches du burnout, et près des trois quarts (74 %) subissaient des périodes de burnout au moins deux fois par an. Si la charge de travail des individus et des équipes n’est pas convenablement gérée, la fidélisation et les performances des employés s’en ressentent. D’ailleurs, quatre personnes sur cinq disent se sentir moins concernées par leur travail en raison de la fatigue et du stress.

Solution : utiliser la technologie pour anticiper les périodes de forte activité

Le burnout ou épuisement professionnel touche presque tous les travailleurs de la connaissance, dans tous les secteurs d’activité. Mais si vous gardez un œil sur la charge de travail de chaque membre de l’équipe, les situations de stress diminuent et tout le monde peut à nouveau se concentrer sur son travail. Beaucoup d’entreprises comptent sur leurs employés pour les prévenir lorsqu’ils ont trop de travail, mais ils ne le font pas toujours. Il existe cependant des outils qui permettent de planifier les projets et d’aider les responsables et leurs équipes à identifier le volume de travail de chacun.

3. Les approbations et le feedback

La chasse aux approbations ou au feedback est une autre facette du _work about work_. Ces activités sont inhérentes à la plupart des métiers, mais prennent trop de temps. Par exemple, le rapport sur l’Anatomie du travail révèle que pour 34 % des personnes interrogées, les heures supplémentaires sont simplement dues au besoin de collecter les retours ou approbations de leurs collègues.

Mais si nous examinons le rapport de plus près, de nombreux autres facteurs sont mis en lumière. Les deux principales causes d’heures supplémentaires sont un manque de clarté concernant les tâches (23 %) et les responsabilités (18 %). En abordant la situation sous un autre angle, nous observons que 15 % des personnes interrogées considèrent que le manque de clarté des tâches ou des priorités est l’une des principales causes de stress. Ces éléments secondaires entraînent un besoin constant d’approbations et de feedback. Il est parfois difficile de savoir vers qui se tourner, et encore plus d’obtenir effectivement les informations souhaitées.

Solution : encourager la transparence

La transparence revêt un caractère incontournable au sein des entreprises et des équipes. En effet, la meilleure manière de nous affranchir de la majorité des suppositions concernant les approbations reste encore de permettre aux employés d’identifier qui est responsable de telle ou telle partie d’un projet : avec une structure claire et bien documentée (indiquant qui est censé faire quoi et pour quand), il est tout de suite plus simple de savoir à qui s’adresser et d’éviter des recherches inutiles. Cela permet également de continuer à avancer pour atteindre de plus grands objectifs, plutôt que de se heurter à des obstacles.

4. Courir après des collègues pour terminer le travail

Vous avez l’impression de relever des défis herculéens ou de forcer la main de vos collaborateurs ? Nous sommes tous passés par là. La plupart des projets impliquent plusieurs personnes, mais il est parfois difficile de faire en sorte que nos collègues terminent leur part du projet à temps ou de savoir où ils en sont.

Toujours d’après l’Anatomie du travail, parmi les causes principales de stress au travail, on retrouve les échéances irréalistes (15 %) et le manque de soutien de la part des collègues ou de la direction (16 %). Ce genre de situation peut vous amener à vous lancer constamment à la poursuite de tel ou tel autre collègue concernant différentes tâches inachevées. Même avec un plan de projet bien ficelé, vous ne saurez si les échéances fixées pour les collègues d’autres équipes sont réalistes qu’après avoir mis la main sur les données relatives à leurs activités. Ce risque de faire face à des objectifs incohérents peut faire naître des tensions des deux côtés.

Solution : former tout le monde à l’utilisation d’un même outil

Avec autant de projets gérés grâce à des e-mails, messageries instantanées et feuilles de calcul, il est impossible d’avoir une vue globale sur l’activité de votre équipe ou de votre entreprise. Les plateformes de gestion du travail rassemblent tout le monde sur un même environnement de travail, ouvrant ainsi les portes à plus de transparence et de communication. Mais la simple adoption d’une nouvelle plateforme ne suffit pas. La formation est essentielle, particulièrement si l’on attend des équipes qu’elles y gèrent des projets, collaborent et communiquent. Il est important de structurer le déploiement des nouveaux outils, d’expliquer leur apport et d’obtenir l’adhésion de tous.

Réapprendre à se concentrer au travail

En y regardant de plus près, nombre de ces ajustements se résument à bien visualiser la place que vous occupez, vous et votre équipe, dans un contexte plus large, et à mettre en place de nouvelles méthodes de travail pour renforcer cette visibilité. Ce n’est pas parce que, comme beaucoup, nous avons été formés à des méthodes de travail qui ne fonctionnent plus, que nous devons continuer à nous y accrocher.

Donnez aux membres de votre équipe les outils et procédures nécessaires pour mieux travailler au quotidien. Grâce à ce soutien, ils pourront collaborer plus efficacement, reprendre le contrôle de leur charge de travail, prendre des décisions plus rapidement et retrouver leur concentration. C’est ainsi que le travail devient davantage gratifiant, productif et significatif, pour tous.