Retrouver des tâches et enregistrer vos recherches

Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, ce qui vous permet de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.

La recherche sur Asana : démonstration rapide en vidéo

Utiliser la fonction de recherche sur Asana

Comment rechercher un élément sur Asana ? C’est très simple : il suffit de commencer à saisir un terme dans la barre de recherche qui se trouve dans la barre supérieure. Vous accédez ainsi à une liste des tâches, projets et messages qui correspondent à l’objet de votre recherche. Utilisez la fonction de recherche si vous souhaitez accéder rapidement à certaines informations particulières sur Asana.

Enregistrer vos recherches avancées

Utilisez la recherche avancée pour affiner vos critères de recherche et enregistrer cette dernière. Recherchez toutes les informations souhaitées : une date d’achèvement, un responsable, des champs personnalisés ou le créateur d’une tâche (entre autres). Effectuer une recherche en définissant un plus grand nombre de critères vous permet de trouver les informations précises dont vous avez besoin. Si vous lancez fréquemment la même recherche, n’hésitez pas à l’enregistrer. Une fois celle-ci enregistrée, les informations sauvegardées s’actualisent automatiquement à chaque fois que vous effectuez cette même recherche.

Quelques exemples de recherches à enregistrer

• Tâches à suivre : recherchez les tâches que vous avez créées pour d’autres utilisateurs, qui ne sont pas terminées et dont l’échéance se situe dans les 3 prochains jours.
• Tâches menacées : recherchez les tâches avec champ personnalisé à « Priorité élevée » et dont l’échéance est prévue aujourd’hui ou demain. L’idéal pour les chefs de projet qui veulent s’assurer de garder tous les projets sur les rails.
• Approbations bloquées : recherchez les tâches avec champ personnalisé « Prêt pour révision » et informez-en les responsables afin de faire avancer le travail en attente d’approbation.
• Tâches terminées ce trimestre : recherchez les tâches qui vous ont été attribuées et qui ont été accomplies sur une plage de dates spécifique. Cette recherche est très utile pour quiconque souhaite consulter ses contributions à l’occasion d’une évaluation ou tenir son CV à jour.

Conseils pour rendre votre travail plus accessible

Vous êtes libre de suivre votre travail comme vous le souhaitez sur Asana ; cependant, il existe quelques méthodes qui facilitent les recherches et permettent d’obtenir des résultats organisés et complets.

• Donnez à toutes vos tâches un nom clair et concret. Si vous nommez une tâche « Rédaction de blog : mise en valeur client » plutôt que « Blog », vous serez en mesure d’affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d’un modèle.
• Dotez l’ensemble de vos tâches d’une échéance et d’un responsable et associez ces mêmes tâches à un projet. Il est ensuite bien plus simple de sélectionner des critères de recherches pertinents.
• Utilisez les champs personnalisés pour classer vos tâches dans les projets en fonction de certains critères. N’hésitez pas non plus à affiner vos critères de recherche en utilisant des champs personnalisés.