Les champs et étiquettes de tâche

Tous les noms des tâches sont visibles et modifiables dans le volet des détails de tâche. Cliquez sur une tâche pour en afficher les détails dans le volet des détails de tâche.

Principaux éléments du volet de droite

Depuis le volet des détails de tâche, vous pouvez :

  1. Marquer la tâche concernée comme terminée ou non terminée.
  2. Y ajouter des pièces jointes.
  3. Créer une liste de sous-tâches.
  4. Copier l’URL de la tâche.
  5. Aimer la tâche.
  6. Accéder à des options supplémentaires.

Principaux éléments du volet des détails de tâche

Depuis ce même volet, vous pouvez également :

  1. Modifier le nom de la tâche en question.
  2. Attribuer la tâche à un utilisateur.
  3. Définir son échéance et son heure limite.
  4. Identifier les projets auxquels appartiennent la tâche.
  5. Ajouter une description pour préciser la nature de la tâche.
  6. Y publier un commentaire.
  7. Ajouter un collaborateur à cette tâche ou vous retirer de ses collaborateurs.

Nom de la tâche

Les noms des tâches parlent souvent d’eux-mêmes.

Pour modifier le nom d’une tâche, vous pouvez :

  1. Modifier directement le nom de la tâche depuis le volet principal
  2. Modifier le nom de la tâche dans le volet des détails de tâche, depuis le champ correspondant au nom de la tâche.

Marquer des tâches comme terminées ou non

Marquez une tâche comme achevée pour indiquer que vous l’avez terminée.

Pour marquer une tâche comme terminée, vous pouvez :

  1. Cliquer sur la coche dans le volet principal.
  2. Cliquer sur le bouton Marquer comme terminée dans le volet des détails de tâche.

Inversement, vous pouvez de nouveau marquer une tâche comme non achevée lorsque celle-ci nécessite encore votre intervention.

Pour marquer à nouveau une tâche comme non terminée :

Cliquez sur le bouton Terminée dans le volet des détails de tâche.

Par défaut, seules les tâches non achevées apparaissent dans votre section Mes tâches et dans vos projets. Vous pouvez modifier la vue de manière à afficher également les tâches achevées. Vous pouvez également marquer une tâche comme non achevée dans le volet principal lorsque vous décidez d’afficher les tâches achevées.

Échéance, heure limite et plage de dates d’une tâche

Définissez une échéance, une heure limite ou une plage de dates afin que vos collègues sachent quand le travail doit être achevé.

échéance

Pour ajouter une échéance :

  • Accédez au champ Échéance, puis saisissez une date ou sélectionnez-la sur le calendrier.

Pour supprimer une échéance afin de fixer un délai plus réaliste, il vous suffit de modifier la plage de dates sur votre calendrier. La nouvelle échéance apparaît immédiatement dans la barre Échéance.

ajout d’heures

Pour ajouter une heure de début et une heure limite :

  • Sur le calendrier, cliquez sur l’icône Ajouter une heure.

Dates de début et échéances

Depuis votre calendrier, vous pouvez définir une date de début et une échéance pour chacune de vos tâches.

Lorsque vous définissez une heure limite sans préciser d’échéance, celle-ci est définie à la date du jour par défaut.

Pour définir une plage de dates :

  • Dans le Calendrier, vous pouvez indiquer la Date de début et la Date de fin de votre tâche.

plage de dates

Tâches récurrentes

Si vous devez effectuer une tâche particulière régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente.

Lorsque vous définissez une tâche récurrente, elle apparaît sur le calendrier uniquement pour la prochaine échéance, et non pour toutes les prochaines occurrences dans le futur. Une fois que vous marquez cette tâche comme achevée, celle-ci est automatiquement dupliquée pour la prochaine échéance déterminée.

Lorsqu’une tâche récurrente est marquée comme achevée, nous copions toutes les informations dans une nouvelle tâche disposant d’une nouvelle échéance. L’intervalle de répétition que vous avez défini pour votre tâche nous permet de déterminer la nouvelle échéance.

Tous les champs (à l’exception des commentaires de tâches) et les sous-tâches sont copiés lorsqu’une tâche récurrente est dupliquée.

tâche récurrente

Pour définir une tâche comme tâche récurrente :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Sélectionnez Répéter.
  3. Cliquez sur les jours auxquels vous souhaitez que la tâche concernée se répète.

tâches récurrentes

À cet endroit, vous pouvez répéter une tâche et choisir une option parmi les suivantes :

  1. Toutes les semaines
  2. Tous les mois
  3. Tous les ans
  4. Périodiquement
  5. Personnalisé

Si vous décidez de répéter une tâche parente, ne répétez aucune de ses sous-tâches. La sous-tâche répétée serait dupliquée et entraînerait la création de multiples copies.

Les échéances des tâches qui se répètent périodiquement sont définies en fonction de la date d’achèvement de la tâche précédente.

Astuces concernant les tâches récurrentes

  • Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque jour de la semaine, choisissez l’option Toutes les semaines, puis cochez les cases LUN, MAR, MER, JEU et VEN.
  • Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque trimestre, choisissez l’option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de trois mois entre chaque répétition.
  • Si vous souhaitez qu’une tâche se répète chaque semestre, choisissez l’option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de six mois entre chaque répétition.

Il est également possible d’arrêter la répétition d’une tâche récurrente. Il vous suffit de cliquer sur Retirer la répétition.

Vous pouvez également supprimer l’échéance de la tâche pour l’empêcher de se répéter.

Projets associés à une tâche

Une même tâche peut appartenir à 20 projets différents à la fois. Vous pouvez voir tous les projets auxquels une tâche appartient dans le champ Projets du volet des détails de tâche.

tâche hébergée dans plusieurs projets 1

Les projets associés à une tâche s’affichent :

  • Sous l’échéance de la tâche dans le volet des détails de tâche. Vous pouvez également visualiser la tâche dans chaque projet auquel elle est associée.

Vous verrez la tâche dans chaque projet auquel elle a été associée. Cela peut s’avérer utile lorsqu’une tâche répond à des objectifs parallèles, ou lorsqu’elle partage la même échéance et la même date d’achèvement dans différents projets.

La tâche existera parallèlement dans chacun de ces projets. Cela ne dupliquera pas la tâche. Par conséquent, si vous l’achevez dans un projet, elle sera également terminée dans tous les projets auxquels elle est associée.

tâche hébergée dans plusieurs projets 2

Pour ajouter la tâche à un autre projet :

Passez le curseur de votre souris sur le nom du projet dans le volet de droite, puis cliquez sur l’icône +.

Appuyez sur Tab + P sur votre clavier pour vous centrer rapidement sur le champ des projets.

Pour retirer une tâche d’un projet :

Passez votre curseur sur le nom du projet dans le volet de droite. Cliquez sur l’icône X située à côté du projet.

Description de la tâche

La description de la tâche vous permet de la décrire, de donner des instructions ou d’ajouter d’autres informations complémentaires.

Le champ Description se trouve dans le volet des détails de tâche de chaque tâche. Cliquez sur le champ pour le modifier.

La description de la tâche prend en charge le texte enrichi et les emojis.  

Mentions J’aime

Utilisez une mention J’aime pour confirmer, approuver ou louer rapidement le travail de votre collègue.

mentions j’aime

Pour aimer une tâche :

Cliquez sur l’icône en forme de pouce levé dans le volet des détails de tâche.

Vous pouvez également aimer des tâches depuis les notifications de votre boîte de réception.

affichage des mentions J’aime

Lorsque vous attribuez une mention J’aime à une tâche, elle s’affiche :

  1. À côté du nom de la tâche, dans le volet principal.
  2. En haut du volet des détails de tâche.

Pour indiquer que vous n’aimez plus une tâche, il vous suffit de cliquer une nouvelle fois sur l’icône en forme de pouce levé.

Vous avez la possibilité d’aimer les éléments suivants :

  • Tâches
  • Commentaires de tâches
  • Pièces jointes à la tâche
  • Achèvement de la tâche

Vous recevrez également une notification vous indiquant la réception d’une mention J’aime dans le fil d’activité de votre boîte de réception.

Étiquettes

Les étiquettes vous permettent de donner plus d’informations sur les tâches ou de regrouper les tâches similaires pour une meilleure visibilité.

Vous pouvez utiliser une étiquette pour catégoriser vos tâches ou pour suivre l’état de l’une d’entre elles.

étiquette dans le volet des détails de tâche

Les étiquettes d’une tâche s’affichent sous le champ Projets.

Cliquez sur le nom de l’étiquette pour afficher une liste complète des tâches associées à l’étiquette.

icône des trois points

Pour ajouter une étiquette à une tâche :

  1. Cliquez sur les trois points en haut du volet des détails de tâche pour afficher le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Ajouter des étiquettes.

Appuyez sur Tab + T pour accéder rapidement au champ Étiquette.

Pour retirer une étiquette d’une tâche :

Passez simplement le curseur de votre souris sur le nom de l’étiquette et cliquez sur le X qui s’affiche.

Créer des étiquettes

Passez simplement le curseur à droite du champ Étiquettes : un symbole + s’affiche, portant la mention Ajouter une autre étiquette. Cliquez dessus pour créer une nouvelle étiquette et ainsi donner plus de contexte à vos tâches.

ajout d’étiquette

création d’étiquette

Pour créer une nouvelle étiquette :

  1. Saisissez le nom de l’étiquette.
  2. Sélectionnez + Créer une étiquette pour […] afin de la créer.

Lorsque vous saisissez le nom d’une étiquette, un menu déroulant composé d’étiquettes existantes avec un nom similaire s’affiche. Sélectionnez une étiquette dans ce menu déroulant si vous souhaitez ajouter la tâche à l’une des étiquettes existantes.

Renommer ou supprimer des étiquettes

Retirer ou supprimer

Cliquez sur le nom de l’étiquette pour ouvrir une autre page dans laquelle sont listées toutes les tâches associées à cette étiquette.

Pour renommer ou supprimer une étiquette :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour afficher les actions d’étiquette.
  2. Pour renommer l’étiquette, sélectionnez Renommer l’étiquette dans les options.
  3. Pour la supprimer, sélectionnez Supprimer l’étiquette.

Quand une étiquette est supprimée, tous les abonnés à l’étiquette reçoivent une notification par e-mail contenant l’identifiant de l’étiquette. Si la suppression était une erreur, les utilisateurs concernés pourront vous communiquer cet identifiant dans le but de restaurer l’étiquette.

Autorisations des étiquettes

  • Les étiquettes associées à une tâche privée peuvent être recherchées par le responsable et les abonnées de cette tâche.
  • Les étiquettes associées à des tâches au sein d’un projet privé ne peuvent être recherchées que par les membres du projet en question.
  • Toutes les étiquettes pourront être recherchées via l’API.

Couleurs d’étiquettes

Attribuez différentes couleurs à vos étiquettes pour les discerner plus facilement.

Pour modifier la couleur d’une étiquette, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le nom de l’étiquette dans le volet des détails de tâche (ou le volet principal). Une liste des tâches associées à cette étiquette s’affiche dans le volet principal.
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté du titre.
  3. Sélectionnez Définir la couleur d’affichage. Cette action applique une couleur au nom de l’étiquette dans le volet principal et le volet des détails de tâche.

Choisir entre utiliser des étiquettes et des champs personnalisés

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. Au sein d’une organisation, nous recommandons vivement l’utilisation de champs personnalisés, qui sont plus visibles et fiables, tandis que les étiquettes conviennent à une utilisation dans un cadre plus informel. Voici quelques cas d’utilisation pour orienter votre choix :

Utilisez des champs personnalisés si :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes si :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
  • Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches au sein d’un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâche.

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