Liens en lecture seule

Présentation

Vous pouvez créer des liens en lecture seule afin de partager l’accès aux vues Chronologie, Liste, Calendrier et Tableau des projets publics au sein des organisations Asana. Ces liens reflètent les dernières mises à jour de projet et constituent une source unique de référence pour toutes les équipes interfonctionnelles, qui restent ainsi sur la même longueur d’onde.

Obtenir le lien partageable en vue Chronologie {gl-access}

Afin d’obtenir le lien partageable, cliquez sur Créer un lien sur la vue Chronologie de votre projet.

Obtenir le lien partageable

L’URL et le contenu associé à ces liens en lecture seule ne sont ni recherchables ni indexés dans les moteurs de recherche.

Ensuite, cliquez sur Copier le lien.

Obtenir le lien partageable 2

Une fois le lien créé, la mention Lien actif s’affichera en vue Chronologie. Vous pourrez donc le partager (y compris avec des personnes qui n’utilisent pas Asana), le consulter et le désactiver.

Lien actif

Les utilisateurs et les invités de projets à commentaires seuls ne peuvent pas créer de liens en lecture seule.

Consulter le lien partageable

Consultez votre lien avant de l’envoyer pour voir comment il se présentera pour vos destinataires.

Cliquez sur Afficher un aperçu.

Consulter le lien 1

Une fenêtre avec l’aperçu de votre lien s’affichera à l’écran.

Consulter le lien 2

Les destinataires qui sont membres de l’organisation peuvent rejoindre le projet pour consulter les détails des tâches, créer de nouvelles tâches et collaborer avec l’équipe.

Désactiver le lien partageable

Vous pouvez désactiver votre lien partageable à tout moment et le rendre inaccessible à ceux qui le possèdent.

Cliquez sur Désactiver le lien.

Désactiver le lien 1

Ensuite, confirmez la désactivation.

Désactiver le lien 2

Le lien en lecture seule de la vue Chronologie s’actualise lorsque la vue est créée de nouveau. Les personnes disposant de l’ancienne version du lien ne pourront donc plus y accéder.

Obtenir le lien partageable en vue Calendrier

Afin d’obtenir le lien partageable, cliquez sur Créer un lien sur la vue Calendrier de votre projet. Vous pourrez ensuite copier le lien et le partager.

calendrier

Obtenir le lien partageable en vue Tableau

Les liens en lecture seule sont également disponibles en vue Tableau. Pour obtenir le lien partageable, cliquez sur Créer un lien sous la vue Tableau de votre projet. Vous pourrez ensuite copier le lien et le partager.

tableau

Obtenir le lien partageable en vue Liste

Vous pouvez désormais créer des liens en lecture seule en vue Liste, comme en vue Chronologie, Tableau ou Calendrier.

Afin d’obtenir le lien partageable, accédez au projet souhaité et cliquez sur « Vue Liste ». Dans le coin supérieur droit, cliquez alors sur l’icône Créer un lien.

liste

Ce lien est accessible à tous les collaborateurs, membres d’Asana ou non.

Après avoir cliqué sur Créer un lien, l’URL intégrée s’affiche et devient par défaut un Lien actif.

lien actif

Vous pouvez alors :

  1. Obtenir un aperçu du lien
  2. Désactiver le lien
  3. Copier le lien

Obtenir un aperçu du lien en vue Liste

L’option permettant d’obtenir un aperçu du lien vous donne la possibilité de rejoindre le projet concerné.

rejoindre le projet

Désactiver le lien partageable en vue Liste

Cliquez sur Désactiver le lien pour supprimer définitivement le lien en lecture seule.

supprimer

Activer et désactiver les autorisations à partager des liens

Les administrateurs peuvent accéder aux autorisations à partager des liens dans l’onglet Sécurité de leur console d’administration.

Console d’administration 1

Console d’administration 2

Les administrateurs de domaine peuvent activer ou désactiver les liens en lecture seule directement depuis la console d’administration. Les administrateurs de division seront invités à créer un ticket Zendesk à destination du service client d’Asana.

Les responsables de la facturation des formules d’équipe payantes peuvent contacter le service client d’Asana pour plus d’informations.

Autorisations d’accès des liens en lecture seule

Les super administrateurs et utilisateurs peuvent restreindre l’accès aux liens en lecture seule aux membres de leur organisation grâce à la fonctionnalité de gestion des autorisations.

Paramètres administrateurs

Cette fonctionnalité permet aux super administrateurs de renforcer la sécurité des données de leur domaine. Les super administrateurs des organisations Premium, Business ou Enterprise peuvent également désactiver la fonctionnalité d’accès aux liens en lecture seule pour l’ensemble de leur domaine. Ainsi, les utilisateurs ne pourront pas créer ou partager de liens en lecture seule avec d’autres collaborateurs.

Les super administrateurs des organisations Enterprise ont le choix entre deux types d’autorisations d’accès aux liens en lecture seule pour l’ensemble de leur domaine.

lien_en_lecture_seule_1

Option 1 : restreindre l’accès aux adresses e-mail associées au domaine de l’organisation

Tous les liens en lecture seule, qu’il s’agisse de liens existants ou nouvellement créés, seront réservés à un usage interne à l’organisation uniquement. Une authentification sera ainsi requise pour tout accès. La méthode d’authentification pour le domaine est définie par le super administrateur (authentification unique de Google (SSO), Okta ou « aucune méthode d’authentification »).

Si aucune méthode n’est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s’inscrire à Asana en utilisant l’adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l’accès aux membres de l’organisation.

Lorsque ce paramètre est activé, les utilisateurs ne peuvent pas rendre visibles des vues en lecture seule avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation.

La modification de ce paramètre pour un usage interne à l’organisation uniquement peut perturber le fonctionnement des liens en lecture seule ayant été partagés avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation. Avant tout changement, il est donc recommandé d’en informer les responsables d’équipe et de leur accorder un certain délai pour qu’ils effectuent les ajustements nécessaires au sein de leurs processus.

Option 2 : autoriser les membres du projet à définir les autorisations de partage des liens en lecture seule

En fonction des paramètres définis par les utilisateurs pour leurs projets individuels, les liens en lecture seule peuvent être soit publics et sans authentification requise, soit réservés à un usage interne à l’organisation uniquement. Dans le deuxième cas de figure, une authentification est requise pour accéder à un lien en lecture seule.

Cette option est recommandée lorsque les utilisateurs du domaine utilisent des liens en lecture seule à la fois en interne et avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation. Ils peuvent, par exemple, avoir régulièrement besoin de communiquer une vue en lecture seule de leur projet à un partenaire externe, un consultant ou un client potentiel.

Lorsque cette option est choisie, les autorisations pour les nouvelles vues sont restreintes à un usage interne à l’organisation par défaut. Les membres du projet peuvent tout de même partager ces vues avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation s’ils le souhaitent.

Commandes au niveau du projet

Les utilisateurs de niveau Premium, Business et Enterprise peuvent désormais définir des autorisations d’accès aux liens en lecture seule pour chaque projet. Ces paramètres sont disponibles pour les utilisateurs si le paramétrage du domaine par le super administrateur permet aux membres de définir les autorisations de partage de vue de projet en lecture seule.

Cette fonctionnalité permet aux membres du projet de renforcer la sécurité si la vue en lecture seule contient des informations sensibles ou est uniquement destinée à un usage interne. Les paramètres d’autorisations par défaut pour toutes les nouvelles vues sont restreints aux membres de votre entreprise.

lien_en_lecture_seule_2

Rendre le lien en lecture seule accessible aux membres de votre entreprise

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet est réservé à un usage interne à l’organisation uniquement. Le destinataire d’un lien en lecture seule devra ainsi s’authentifier pour y avoir accès. La méthode d’authentification pour le domaine est définie par le super administrateur (authentification unique de Google (SSO), Okta ou « aucune méthode d’authentification »).

Si aucune méthode n’est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s’inscrire à Asana en utilisant l’adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l’accès aux membres de l’organisation.

Rendre le lien en lecture seule accessible à tout utilisateur disposant du lien

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet est public. Aucune authentification n’est nécessaire pour y accéder. Cette option est recommandée pour les liens en lecture seule partagés avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation, tels que des clients, des fournisseurs ou le public en général.

Authentification pour les destinataires de liens en lecture seule

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d’autorisation sont réservés à un usage interne à l’organisation uniquement peuvent y accéder au moyen d’une authentification.

Les membres de votre organisation disposant d’un compte Asana peuvent s’authentifier en se connectant à leur compte Asana.

Les membres de votre organisation ne disposant pas d’un compte Asana peuvent s’authentifier de deux façons :

En s’authentifiant au moyen du fournisseur d’identité de l’organisation défini pour le domaine (Okta, Authentification unique de Google (SSO)). La création d’un compte Asana n’est pas nécessaire. Les destinataires d’un lien en lecture seule s’authentifiant au moyen du fournisseur pour accéder au lien ne sont pas considérés comme des membres à part entière. Il n’y aura ainsi aucune incidence sur la facturation, sauf s’ils terminent leur inscription En créant un compte Asana avec une adresse e-mail appartenant au domaine de l’entreprise, si l’organisation n’a pas défini de fournisseur d’identité.

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d’autorisation permettent l’accès à tout utilisateur disposant du lien peuvent y accéder sans s’authentifier.

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