Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d’étape, de priorité, de coût ou autre élément important pour votre processus, équipe ou entreprise. Tout le monde dispose ainsi d’informations claires sur le travail qui se déroule au sein de l’organisation.

Il existe deux types de champs personnalisés sur Asana : les champs locaux qui sont spécifiques à des projets ou portefeuilles, et les champs globaux qui peuvent être réutilisés par l’ensemble de votre organisation.

Créer un champ réutilisable par l’ensemble de l’organisation

champ global

Pour créer un champ personnalisé réutilisable par l’ensemble de votre organisation :

Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton Ajouter des champs.

global

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ.
  2. Sélectionner un type de champ.
  3. Ajouter une description.
  4. Ajouter le champ à la bibliothèque de champs pour qu’il soit réutilisable par l’ensemble de votre organisation.

Créer un champ pour un projet ou un portefeuille en particulier

local

Pour créer un champ personnalisé pour un projet ou un portefeuille en particulier :

Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton « + » situé dans le coin supérieur droit.

lchamp local

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ.
  2. Sélectionner un type de champ.
  3. Ajouter une description.
  4. Choisir de ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation afin qu’il soit utilisé uniquement pour ce projet.

Ajouter des champs personnalisés depuis la barre d’outils

Ajoutez des champs personnalisés directement depuis la barre d’outils.

champ personnalisé

Types de champs et limites

Il existe plusieurs types de champs sélectionnables. Certains d’entre eux sont assortis d’une option supplémentaire :

Champ Option supplémentaire
Choix unique Éléments de menu déroulant à choix unique par champ
Choix multiple Éléments de menu déroulant à choix multiple par champ
Texte
Nombre Nombre de décimales
Pourcentage Nombre de décimales
Devise Nombre de décimales
Choisir une option depuis la bibliothèque Affiche les champs récents de votre organisation
  • Un projet ne peut actuellement comporter que 30 champs.
  • Une tâche peut comporter jusqu’à 60 champs (il suffit pour cela d’ajouter la tâche à plusieurs projets).
  • Un champ personnalisé en menu déroulant peut comporter jusqu’à 100 options.
  • Seuls 5 champs personnalisés peuvent être visibles simultanément dans votre liste de tâches.

Vous pouvez afficher jusqu’à 20 titres de champs sur les projets en vue Liste, et 5 en vue Tableau.

Champ personnalisé à choix multiple

Un champ personnalisé à choix multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs à la fois dans un seul champ. Lorsque vous sélectionnez le type de champ personnalisé, indiquez toutes les informations nécessaires dans le volet des modifications. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à accéder à ce champ pour chaque tâche concernée et à sélectionner toutes les options applicables.

Les champs personnalisés à choix multiple sont actuellement en version bêta. Ce type de champ personnalisé ne sera donc pas disponible dans d’autres fonctionnalités comme les Formulaires ou les Règles durant cette période.

Choisir un champ existant dans la bibliothèque

Vous pouvez enregistrer un champ personnalisé pour l’ensemble de votre organisation (champ global) afin de l’utiliser sur plusieurs projets. Vous pouvez également choisir d’utiliser un champ sur un seul projet ou portefeuille (champ local).

Vous pouvez sélectionner des champs globaux dans la bibliothèque de champs de votre organisation.

Dans l’option Champs de la barre d’outils, cliquez sur Ajouter un champ.

À partir de là :

  1. Cliquez sur Choisir dans la bibliothèque.
  2. Sélectionnez le champ à ajouter à votre projet depuis les résultats de la saisie semi-automatique.

Champs personnalisés créés par Asana

Suivez ce lien pour accéder à une liste de champs personnalisés créés par Asana.

Ces champs seront ajoutés à votre organisation uniquement si vous créez un projet à partir d’un modèle Asana les comprenant.

Afficher les champs d’un projet

Les champs personnalisés prennent la forme d’une colonne dans votre projet :

Sur la vue Liste de votre projet :

Chaque champ personnalisé est représenté par une colonne dans le volet principal.

Vous pouvez également consulter les champs personnalisés à partir d’une tâche :

Les champs personnalisés sont affichés dans les détails de la tâche (volet de droite).

Lorsqu’une tâche appartient à plusieurs projets ayant différents champs personnalisés, tous les champs s’affichent dans les détails de la tâche, dans le volet de droite.

Modifier des champs

Utilisez la barre d’outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés.

Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ pour le modifier.

Vous pouvez également modifier un champ personnalisé à partir du titre de la colonne correspondante. Cliquez sur la flèche de menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.

Pour les champs globaux de votre organisation, les modifications apportées s’appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.

Supprimer définitivement un champ :

Pour supprimer définitivement un champ :

  1. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ
  2. Cliquez sur Supprimer le champ
  3. Saisissez le nom du champ
  4. Cliquez sur Supprimer.

Modifier les champs à menu déroulant

Lorsque vous modifiez un champ à menu déroulant, les options suivantes sont disponibles :

  1. Modifier la couleur d’une option du champ
  2. Supprimer une option du champ
  3. Ajouter une option au champ
  4. Supprimer l’intégralité du champ

Réorganiser les options du menu déroulant

Faites glisser et déplacez les options du menu déroulant pour les réorganiser dans votre champ personnalisé.

Si vous supprimez un élément du menu déroulant en tant qu’option de votre champ, les tâches utilisant cet élément conserveront l’élément supprimé. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir l’élément supprimé d’un champ.

Modifier des champs numériques

Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier le nombre de décimales affichées
  2. Supprimer l’intégralité du champ

Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d’origine s’affichera de nouveau.

Supprimer des champs d’un projet

Supprimez votre champ d’un projet s’il n’est plus nécessaire ou applicable.

Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ personnalisé.

Cliquez ensuite sur « Retirer du projet ».

Vous pouvez également sélectionner Retirer le champ du projet après avoir cliqué sur la flèche à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne.

La suppression d’un champ le supprime uniquement du projet actuel, et non globalement. D’autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d’autres projets de votre organisation.

Valeurs conservées

La suppression d’un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches de votre projet.

Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur apparaîtront tout de même dans le volet de droite des détails de votre tâche.

Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.

Masquer un champ personnalisé

Pour masquer un champ personnalisé, cliquez dans l’onglet Champs de la barre d’outils, puis appuyez sur le bouton correspondant.

masquer

Trier par champs personnalisés

Depuis votre barre d’outils de projet

Triez votre projet par champ personnalisé dans la vue Liste.

tri

Pour trier votre projet par champ personnalisé :

  1. Cliquez sur l’icône de tri dans la barre d’outils de votre projet.
  2. Sélectionnez votre champ personnalisé.

Si vous souhaitez conserver cette disposition comme vue par défaut, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet, puis sur Enregistrer comme disposition par défaut.

Procédez au tri en utilisant la flèche du titre de colonne concerné

Vous pouvez également procéder à un tri par champ personnalisé en utilisant la flèche dans l’en-tête du projet concerné.

tri

Modifier la valeur d’un champ personnalisé entraîne automatiquement un nouveau tri du projet.

Champ personnalisé et vues de recherche

Utilisez les vues de recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.

Fenêtre de recherche

Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Cliquez ensuite sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez Champ personnalisé.

Le champ personnalisé doit être ajouté à la bibliothèque de champs de votre organisation pour apparaître dans les options de recherche avancée.

Champs de devise et de pourcentage

Champs de devise et de pourcentage

Vous pouvez créer des champs personnalisés numériques pour des devises ou pourcentages.

Champ personnalisé de devise

Depuis la vue Liste en grille de votre projet :

  1. Cliquez sur Champs dans la barre d’outils.
  2. Cliquez sur Ajouter un champ.

ajout de champ personnalisé numérique

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ.
  2. Sélectionner un type de champ.
  3. Ajouter une unité, le nombre de décimales, et obtenir un aperçu de la mise en forme.
  4. Déterminer qui a accès au champ et peut le modifier.
  5. Créer le champ.

Calcul du total ou de la moyenne

calculer la moyenne d’un champ personnalisé

Depuis la zone des champs personnalisés :

  1. Cliquez sur TOT au bas de la colonne.
  2. Choisissez Moyenne parmi les options proposées.

Autorisations

Personnes autorisées à modifier les champs personnalisés d’un projet

Au sein des équipes ou organisations Premium, toute personne ayant accès à un projet peut ajouter, modifier ou supprimer ses champs personnalisés.

Au sein des projets privés, le propriétaire du projet et les membres du projet peuvent consulter et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe avec adhésion sur demande ou une équipe masquée : le propriétaire du projet, les membres du projet et les membres de l’équipe du projet peuvent consulter et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe publique : le propriétaire du projet, les membres du projet, les membres de l’équipe du projet, ainsi que tous les membres de l’organisation, peuvent voir et modifier les champs du projet.

Les invités d’une organisation (ceux qui ne disposent pas d’une adresse e-mail de l’entreprise) ne peuvent pas créer/modifier/supprimer de champs personnalisés ni utiliser l’outil de recherche avancée pour les trouver. Ils pourront uniquement saisir ou modifier des valeurs au sein des champs personnalisés existants.

Verrouiller des champs personnalisés

Les clients Business et Enterprise peuvent verrouiller des champs personnalisés au moment de leur création ou de leur modification.

Verrouiller champ 1

Lorsque vous accédez aux paramètres d’un champ personnalisé, vous pouvez choisir d’autoriser tous les membres à le modifier ou de restreindre ce droit à vous seul.

Le verrouillage d’un champ personnalisé peut être modifié par celui qui l’a initié ou par un administrateur Asana à tout moment.

Utiliser des champs personnalisés

Les champs personnalisés vous aident à suivre votre travail selon les besoins de votre équipe. Vous pouvez choisir librement le nom et la valeur du champ. Les possibilités sont presque infinies. Voici quelques exemples montrant différents types de champs dans divers flux de travail :

Priorité

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour indiquer la priorité d’une tâche. Par exemple, une équipe d’ingénieurs utilisant Asana pour assurer le suivi des bugs peut créer un champ de menu déroulant pour définir le niveau de priorité (faible, moyen, élevé) du bug.

Une fois cela mis en œuvre, vous pouvez filtrer les tâches dans la vue Liste en fonction des valeurs de champs personnalisés définies. Cliquez sur Filtrer en haut de votre liste de tâches, puis sur Filtre personnalisé. De cette manière, vous pourrez par exemple n’afficher que les tâches hautement prioritaires.

Utilisez des couleurs pour distinguer les différentes options des champs du menu déroulant. Par exemple, le rouge peut indiquer un degré de priorité élevé.

Approbations

Les Approbations sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise. Il s’agit d’un processus qui accélère le cycle de production. Trois options s’offrent à la personne en charge de l’approbation : Approuver, Demander des modifications ou Rejeter.

créer une approbation

Pour créer une demande d’approbation :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
  2. Cliquez sur Marquer comme Approbation.

Consultez également les instructions de notre guide pour répondre à une demande d’approbation et identifier une demande d’approbation.

Recherche

Si vous souhaitez ne distinguer que les tâches désignées par un certain champ parmi plusieurs projets, vous pouvez effectuer une recherche avancée à partir du nom de ce champ. Par exemple, un responsable de contenu marketing peut effectuer une recherche avancée pour isoler les tâches désignées comme « brouillon » pour déterminer la quantité de nouveau contenu sur laquelle travaille l’ensemble de l’équipe.

Estimation des coûts

Il est également possible d’utiliser les champs personnalisés pour suivre les demandes de travail et le coût du temps de travail. Une équipe de designers peut disposer d’un modèle de tâche destiné à ce que les autres employés leur envoient des demandes de design. L’équipe peut utiliser un champ personnalisé numérique dans lequel le demandeur indiquera une estimation du temps de travail nécessaire. Les designers pourront alors hiérarchiser les heures et déterminer combien de temps de travail les attend avant de décider d’accepter ou non des tâches supplémentaires.

ajouter les chiffres

Pour sélectionner plusieurs tâches dotées de champs numériques afin d’en faire la somme :

  1. Effectuez une sélection multiple des tâches contenant les champs numériques que vous souhaitez additionner.
  2. La somme totale s’affiche dans le volet de droite.

Suivi des informations

Si vous utilisez Asana pour le suivi des candidats ou le suivi des comptes, vous pouvez utiliser un champ textuel pour saisir des informations spécifiques, par exemple une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une entreprise ou une adresse.

Utiliser des étiquettes ou des champs personnalisés

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. En général, les champs personnalisés sont conseillés pour une utilisation standard au sein d’une organisation. Les étiquettes sont plus informelles. Nous recommandons vivement l’utilisation des champs personnalisés, plus fiables et visibles que les étiquettes. Vous verrez que votre équipe pourra les utiliser de diverses façons, en fonction de votre flux de travail. Nous vous présentons néanmoins quelques cas d’utilisation qui vous aideront à faire un choix :

Utilisez des champs personnalisés si :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous voulez donner plus d’informations sur des tâches similaires que vous souhaitez regrouper pour les visualiser facilement, de manière plus informelle et moins détaillée que lorsque vous utilisez des champs personnalisés.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard concernant des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes si :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
  • Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches au sein d’un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâches.

Utiliser les champs personnalisés dans les sous-tâches

Veuillez noter que les sous-tâches n’héritent pas automatiquement des projets, étiquettes ou responsables de leurs tâches parentes, même si vous voyez le nom du projet parent s’afficher en haut du volet de détails de la sous-tâche.

Pour ajouter des champs personnalisés à une sous-tâche ou modifier des champs existants, vous devez d’abord ajouter la sous-tâche au projet en ouvrant les détails de la sous-tâche (la bulle à droite du nom de la sous-tâche) et en utilisant Tab + P pour ouvrir le champ du projet ou en allant dans le menu déroulant en haut à droite et en sélectionnant « Ajouter au projet ».

Suivi de liens URL via les champs personnalisés

Vous pouvez suivre les liens dans les champs personnalisés lorsque vous utilisez un champ de texte. Si vous saisissez un lien URL dans le champ de texte, vous pourrez ensuite y accéder directement depuis le volet de droite. Quand vous cliquez sur un lien depuis un champ personnalisé, la page ouvre une nouvelle fenêtre contextuelle.

Suivi de liens dans les champs

Pour suivre un lien URL via un champ de texte :

  1. Saisissez l’URL dans le champ de texte.
  2. Cliquez sur l’icône Consulter le lien directement depuis le panneau principal ou dans le panneau de tâches sur la droite.

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