Calendriers et Asana

L’option de synchronisation avec les calendriers vous aide à respecter vos délais en synchronisant vos tâches Asana avec Google Agenda, le calendrier Apple, Outlook ou tout calendrier auquel il est possible de s’inscrire au moyen d’une URL.

Il est possible de synchroniser tout projet, étiquette ou liste Mes tâches avec un calendrier externe.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent sous la forme d’événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour consulter la tâche sur Asana.

Voici quelques éléments à retenir :

  • Seules les tâches dotées d’uneéchéance peuvent être synchronisées.
  • La synchronisation avec les calendriers fonctionne dans un seul sens : les mises à jour apportées à votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.
  • Les tâches terminées ne sont pas synchronisées, sauf si elles comprennent des sous-tâches non terminées.
  • Les sous-tâches sont également synchronisées avec les calendriers externes.
  • Le calendrier de l’équipe ne peut pas être synchronisé.
  • Il n’est pas possible de synchroniser des calendriers accessibles au moyen d’une URL avec Outlook pour Mac 2011.
  • La synchronisation initiale avec votre calendrier devrait être instantanée, mais les synchronisations réalisées ultérieurement peuvent prendre jusqu’à un jour.

Sélectionner un projet, une étiquette ou une liste Mes tâches

Pour synchroniser un projet Asana, procédez comme suit :

  1. Depuis la barre latérale, sélectionnez le projet que vous souhaitez synchroniser.
  2. Dans l’en-tête, cliquez sur la flèche de menu déroulant pour accéder aux actions de projet.
  3. Placez le curseur de votre souris sur l’option Exporter/Imprimer et sélectionnez Synchroniser avec le calendrier…

Ces étapes peuvent également servir à synchroniser votre liste Mes tâches.

Pour synchroniser une étiquette Asana, procédez comme suit :

  1. À partir des détails de n’importe quelle tâche situés dans le volet des détails de tâche, cliquez sur le nom de l’étiquette que vous voulez synchroniser. Une liste regroupant les tâches associées à l’étiquette en question s’affiche alors dans le volet principal.
  2. Dans l’en-tête, cliquez sur la flèche de menu déroulant pour accéder aux actions de projet.
  3. Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier.

Synchronisation avec Google Agenda

Depuis la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier se trouvant dans l’onglet Google Agenda.

Les projets doivent être synchronisés individuellement.

Depuis l’URL

Depuis le Google Agenda, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône + en regard de Ajouter le calendrier d’un collègue.
  2. Sélectionnez Depuis l’URL.

Ajouter un calendrier

Dans la fenêtre contextuelle, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL.
  2. Cliquez sur Ajouter un calendrier.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé de Google Agenda :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « Autres calendriers ».
  2. Sélectionnez Paramètres.

Dans les paramètres, cliquez sur Se désinscrire à côté du nom du projet correspondant.

Synchronisation avec le calendrier Apple

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant dans l’onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier.

À partir du calendrier Apple, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Fichier.
  2. Sélectionnez Nouvelle inscription calendrier.

Dans la fenêtre contextuelle, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL du calendrier.
  2. Sélectionnez S’inscrire.

Dans la fenêtre suivante, procédez comme suit :

  1. Modifiez les options du calendrier. Il est conseillé de configurer la fonction Rafraîchir automatiquement sur Toutes les 5 minutes.
  2. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Apple, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou  + clic sur Mac) sur le nom du projet Asana.
  2. Sélectionnez Se désinscrire.

Synchronisation avec Outlook

Les captures d’écran suivantes concernent spécifiquement la version Web du calendrier Outlook utilisée dans un navigateur, mais les étapes ci-dessous peuvent également être suivies pour d’autres versions d’Outlook prises en charge par cette intégration.

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant dans l’onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier.

Depuis le calendrier Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ajouter un calendrier.
  2. Sélectionnez À partir d’Internet.

Dans la fenêtre contextuelle suivante, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ Associer au calendrier.
  2. Donnez un nom à votre calendrier.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du projet Asana.
  2. Sélectionnez Retirer.

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