Plus de 1 600 demandes d’événements traitées chaque trimestre
Temps d’exécution des prestations de services réduit de 70 % (de 10 à 3 jours ouvrables)
50 % de demandes traitées en plus, malgré une augmentation des effectifs de seulement 5 %
Sophos est une entreprise de cybersécurité qui met en œuvre des solutions de chiffrement, de points de terminaison et autres outils pour sécuriser les réseaux de plus de 100 000 entreprises dans le monde. Son modèle commercial reposant sur les canaux de distribution, les événements sont essentiels pour établir des relations avec des partenaires, des revendeurs et des clients. Chaque année, l’équipe du marketing d’entreprise collabore avec celle du marketing de terrain pour organiser 12 conférences partenaires, 10 salons internationaux, plus de 150 événements régionaux, plus de 500 webinaires de génération de demande et des centaines d’événements internes.
Pour assurer la réussite de tous ces événements et la cohérence de la marque, Dawn Jensen, directrice principale du marketing international, et Sydney Leopold, responsable des événements internationaux, travaillent en étroite collaboration afin de produire chaque élément, des pages d’inscription pour les événements aux designs des stands d’exposition, en passant par les petits cadeaux destinés aux clients.
La création de toutes les ressources marketing et design nécessaires pour prendre en charge ces événements représente un travail considérable : plus de 22 000 demandes par an sont traitées par l’équipe de marketing d’entreprise. Malheureusement, cette dernière ne parvenait pas à suivre toutes les demandes par e-mail. Personne n’avait de visibilité sur la progression du travail, certaines requêtes passaient entre les mailles du filet, et il était difficile d’assurer la cohérence de la marque et la qualité de tous les événements dans toutes les régions, pourtant l’une des principales responsabilités de l’équipe.
Lorsque Dawn a rejoint Sophos, l’équipe du marketing d’entreprise avait déjà commencé à évaluer des solutions de gestion du travail. Elle recherchait une solution intuitive, facile à utiliser et modulable pour gérer tous les projets, des mises à jour de brochures aux processus complexes conçus pour les sommets commerciaux et les conférences de partenaires.
Sophos a finalement sélectionné Asana, l’outil qui convenait le mieux à ses besoins et à ses processus opérationnels. Flexible et parfaitement adaptée à l’évolution des activités, la plateforme permet aux membres d’équipe de visualiser leurs processus de différentes manières selon le contexte. L’équipe marketing de Sophos a tout de suite apprécié cette interface intuitive et performante.
En partenariat avec l’équipe de la réussite client d’Asana, Dawn a mis au point des conventions pour que chacun suive le même processus d’envoi, de tri et d’exécution des requêtes. Ceci a permis à l’équipe du marketing d’entreprise de standardiser ses processus opérationnels pour qu’aucune étape ne passe à la trappe.
Une fois ses projets intégrés à Asana, l’équipe du marketing d’entreprise a pu fournir des mises à jour en temps réel aux collègues du marketing de terrain. « Il m’a suffi de montrer aux responsables des événements à quoi ressemblaient leurs demandes sur Asana. Tout y était parfaitement visible : les commentaires, la chronologie de toutes les activités liées aux demandes, qui était chargé du design, de la révision… absolument tout », explique Dawn. « J’ai obtenu des réponses très positives de leur part dans l’ensemble, et on m’a beaucoup demandé comment accéder à cet outil. » Asana fait gagner des centaines d’heures à Dawn en création de rapports, appels téléphoniques, communications par e-mail et réunions.
Dawn et son équipe disposent désormais d’un projet intitulé « Boîte de réception des demandes », géré 16 heures par jour, six jours par semaine (par des membres d’équipe répartis sur trois fuseaux horaires) afin qu’aucun événement ne passe entre les mailles du filet. Tout le travail étant désormais centralisé sur Asana, chacun peut voir ce sur quoi travaille l’équipe, le statut de chaque demande individuelle et sa date d’achèvement prévue.
Maintenant que l’équipe du marketing d’entreprise et ses partenaires interfonctionnels gèrent leurs projets sur Asana, ils peuvent prendre en charge davantage d’événements, assurer la cohérence de la marque et offrir une expérience engageante aux partenaires et clients des 119 pays desservis par Sophos.
Avec Asana, donnez à votre entreprise les moyens de se dépasser.