StyleHaul connecte les influenceurs et les marques #avecAsana

Quand la responsabilisation ne va pas de soi

Aujourd’hui, lorsqu’un bug sur le site Web est signalé ou qu’une demande d’assistance est enregistrée sur le compte Asana de StyleHaul, l’équipe est certaine que le problème sera pris en charge. Dix fois plus certaine qu’avant, pour être exact. Cependant, comme nous le rappelle Drew Shannon, vice-président directeur des opérations commerciales et réseau, cela n’a pas toujours été le cas : « Lorsque j’ai commencé, le terme "responsabilisation" revenait souvent. Cela ne signifie pas que certains membres de l’équipe faisaient mal leur travail, mais nos informations étaient complètement éparpillées. Si une tâche n’était pas effectuée, nous ne pouvions pas en déterminer clairement la raison. »

Si la progression des projets est un enjeu clé pour StyleHaul, elle l’est également pour les 6 000 créateurs de contenus externes qui dépendent de StyleHaul pour générer des revenus. StyleHaul est un réseau commercial qui met en relation les influenceurs sociaux et les créateurs de contenus YouTube avec les marques. L’entreprise permet à ces marques de cibler des publics spécifiques et de communiquer sur leurs produits de manière authentique, et aux créateurs de contenus de monétiser leur travail et de développer leur activité. Les créateurs disposent d’immenses réseaux d’abonnés, qui rivalisent souvent avec ceux des célébrités et des médias traditionnels. Avec 2,9 millions d’abonnés sur YouTube, Aspyn Ovard fait partie de cette élite de créateurs et StyleHaul lui permet de travailler en partenariat avec de grandes marques telles que Juicy Couture et Line Play.

Cultiver la confiance dans un climat de croissance rapide

La collaboration avec un vaste réseau de marques et de créateurs partenaires implique la gestion de nombreuses informations. La croissance continue requiert une équipe performante dont les membres peuvent compter les uns sur les autres dans l’exécution des différentes tâches.

« Bien souvent, dans cet environnement dynamique, le poste pour lequel un employé a été recruté évolue de façon assez drastique en l’espace de six mois, ce qui peut mener à un mauvais alignement des ressources. Les gens ne savent plus qui fait quoi et quelles tâches leur incombent ou non », explique Drew. « Nous avions réellement besoin d’une infrastructure d’entreprise qui simplifierait la gestion de projet pour chacun, tout en renforçant la transparence et la responsabilisation. Notre façon de travailler générait beaucoup de tensions inutiles et de stress. »

Choisir la bonne solution

Dans cette optique, Drew a tenté de trouver une solution adaptée pour améliorer la transparence et la responsabilisation au sein de l’équipe. Il s’est posé les questions suivantes :

1. Comment s’assurer que les marques et les créateurs de contenus obtiennent l’aide dont ils ont besoin ?
2. Comment faire évoluer nos processus chez StyleHaul, de manière à pouvoir intégrer de nouveaux créateurs et de nouvelles marques rapidement ?
3. Comment définir les tâches de chacun au sein de notre entreprise, pour ne plus effectuer deux fois la même tâche ou dépasser les échéances ?

Drew avait besoin d’un outil qui constituerait une plate-forme centrale pour toute l’entreprise, et que toutes les équipes pourraient concrètement utiliser. « En général, on essaie d’éviter le cloisonnement des informations. Chez StyleHaul, les équipes se composent rarement de plus de deux ou trois personnes, et nous n’avons presque aucun projet qui ne concerne qu’un seul service. Si nous utilisons un outil, il doit être utilisé par toute l’entreprise. »

Drew a essayé plusieurs outils différents avant d’arrêter son choix sur Asana. Ils étaient pour la plupart soit trop rudimentaires (ils n’offraient pas la structure et les fonctions de rapport dont StyleHaul avait besoin), soit trop complexes pour que tous les membres de l’équipe puissent les maîtriser et s’en servir au quotidien.

Une heure après avoir essayé Asana, Drew était prêt à l’adopter. Il souligne en particulier la qualité des outils de prise en main. « Le guide a été une ressource précieuse. J’ai pu lire des tutoriels, obtenir des exemples de processus et me faire une idée de ce qu’on pouvait y gagner. Il était évident qu’Asana était la solution. »

Un accompagnement sur mesure

Drew a présenté la nouvelle technologie différemment aux responsables et aux employés de StyleHaul, en se concentrant sur les avantages que chaque outil apporterait à chaque groupe spécifique. « Les responsables gagnent une meilleure visibilité sur les projets en cours et les priorités. De leur côté, les employés subissent bien moins de pression, car leur responsable peut voir les travaux qu’ils ont en cours. Ils n’ont plus besoin de rendre des comptes aussi fréquemment. »

Pour StyleHaul, l’adoption d’Asana a été couronnée de succès grâce à un accompagnement sans faille. « Le responsable dédié à notre réussite, Michael, a été génial. Si j’avais une question, elle n’était pas remise à plus tard, je pouvais obtenir une réponse immédiatement. J’ai été encore plus impressionné par sa proactivité. Il a proposé des solutions personnalisées, conçues spécialement pour nous, et il était toujours soucieux d’améliorer notre expérience d’Asana. » Grâce à cette aide proactive pour personnaliser Asana en fonction des besoins de StyleHaul, Drew a pu créer des processus adaptés à chaque équipe, même dans un environnement en perpétuel changement.

Augmenter la transparence et la responsabilisation

Lorsque le déroulement des projets sur Asana s’est avéré plus fluide que celui des autres projets, Asana est devenu un outil indispensable pour toute l’entreprise. Il y avait moins de retards dans le paiement des créateurs de contenus et l’équipe juridique était en mesure de créer et d’approuver plus rapidement les contrats pour de nouveaux partenariats. Chaque tâche étant clairement attribuée au sein des projets, chacun savait qui était responsable de quoi.

Certains des projets StyleHaul les plus utilisés sur Asana sont les suivants :

• Suivi des bugs : « Nous nous servons tous d’Asana pour suivre les bugs au sein d’un logiciel propriétaire que nous utilisons en interne. Le projet de suivi des bugs est accessible par tous les membres de l’entreprise : nous joignons des captures d’écran et créons un modèle de description pour chaque signalement. »
• Intégration des nouveaux employés : « Nous créons un projet pour chaque nouveau membre avant qu’il intègre l’entreprise,. Tous les responsables sont donc préparés à faire face aux besoins des nouvelles recrues : vignettes de stationnement, ordinateurs portables et accès aux outils et systèmes internes. »
• Formation de l’équipe : « Nous utilisons également Asana comme outil d’autoformation et d’accès aux tutoriels pour les personnes qui nous rejoignent. Les nouveaux employés sont autonomes et savent exactement quoi faire à l’issue de leur première semaine. »
• Demandes juridiques et contrats : « L’équipe juridique rassemble toutes les demandes au sein d’un projet privé sur Asana. De cette manière, les priorités sont clairement définies et rien ne passe à travers les mailles du filet. »
• Assistance clientèle : « Nous pouvons intégrer Asana avec Zendesk, la plate-forme sur laquelle nous stockons nos tickets d’assistance, et cela facilite énormément la gestion des demandes que nous recevons de nos clients. »

Asana a permis d’éliminer une bonne partie de la confusion et des tensions dont Drew avait fait l’expérience en rejoignant StyleHaul.

“Le plus gros avantage d’Asana est de renforcer la transparence et la responsabilisation dans toute notre entreprise. C’est ce qui nous manquait réellement.”

— Drew Shannon,  vice-président des opérations commerciales et réseau chez StyleHaul

L’entreprise StyleHaul a constaté un renforcement de la collaboration entre ses équipes ainsi qu’un impact positif concret sur ses activités. Depuis qu’elle utilise Asana, l’entreprise collabore avec toujours plus de créateurs de contenus et de marques, notamment des stars sur YouTube comme Dulce Ruiz et Lindy Tsang ou des marques comme Elizabeth Arden et Walgreens.