Sophos : une vision claire avec Asana

L’organisation marketing chez Sophos est si grande, internationale et interconnectée qu’elle a besoin d’un bureau de réception symbolique pour accueillir ses collègues qui ont besoin d’un soutien en interne.

Sophos est une société de cybersécurité d’entreprise basée au Royaume-Uni, qui comporte plus de 3 000 employés répartis dans 119 pays. Son organisation marketing est divisée selon une catégorisation classique : marketing produit, marketing local pour les programmes et les évènements, opérations commerciales et marketing d’entreprise.

Le marketing d’entreprise veille sur la cohérence de la marque Sophos et détermine la voie à suivre. Dawn Jenson, directrice principale des programmes internationaux, décrit ainsi le rôle de son équipe : « [nous sommes] les principaux ambassadeurs de la marque Sophos. Nous définissons la marque et le ton, et nous nous assurons que tout le monde est au diapason. »

Tout ce qui a trait à la marque Sophos doit passer par le marketing d’entreprise. Cette équipe traite toutes les requêtes pour le site Internet et les éléments de la marque, le matériel de promotion et le design d’expérience. La rapidité avec laquelle les demandes entrantes sont traitées est ce qui permet aux équipes de prendre une longueur d’avance, ou au contraire ce qui ralentit leur travail.

Dawn a endossé le rôle de « gardienne du marketing d’entreprise » pour gérer les requêtes et mobiliser les ressources. Dès que son équipe a commencé à utiliser Asana pour regrouper et trier les demandes, elle a obtenu instantanément une vision claire du type et du volume de demandes reçues. Ceci lui permet de mieux soutenir ses collègues du marketing, et fournit à la direction toutes les données nécessaires pour orienter le marketing d’entreprise de manière adéquate.

Le trou noir des débuts

Auparavant, la façon dont le marketing d’entreprise traitait les demandes laissait toutes les parties prenantes dans le noir quant au statut des requêtes. Un membre de l’équipe marketing commençait par envoyer sa demande par e-mail via un alias de messagerie.

« C’était lent et peu fiable. Parfois, il se passait des semaines avant que quelqu’un ne réponde », explique Dawn. « Puis, tout à coup, on recevait la ressource demandée. Il n’y avait absolument aucune visibilité sur le processus et les projets prenaient beaucoup plus longtemps qu’ils ne l’auraient dû. »

Une visibilité accrue avec Asana

Le marketing d’entreprise a alors décidé d’utiliser Asana pour mettre en place un « bureau de réception » permettant à l’équipe de mieux collaborer avec les autres services de l’entreprise.

L’alias de messagerie a été remplacé par Asana et une intégration de formulaire. Désormais, il suffit de remplir un formulaire de demande qui est dirigé vers un projet sur Asana, et chaque formulaire envoyé devient une tâche au sein de ce projet. Tandis que les membres de l’équipe de marketing d’entreprise traitent la demande, la personne qui en est à l’origine peut suivre la progression.

« Nous avons immédiatement vu la différence au niveau de la communication et de la clarté des informations », explique Dawn. « Une vraie révolution pour notre équipe marketing sur le terrain, ravie d’obtenir des réponses et d’avoir une meilleure visibilité sur le traitement de ses requêtes. »

Après ces résultats positifs, l’équipe a décidé de modifier le formulaire pour y ajouter des questions plus détaillées lui permettant de mieux évaluer les projets et d’offrir davantage de clarté sur tous les ordres de travail.

Le marketing d’entreprise sert désormais mieux ses clients internes et peut réaliser bien plus de demandes. « Cela offre aux gens un moyen plus rapide de lever la main et demander de l’aide », ajoute Dawn.

Donner une direction au marketing d’entreprise

Asana aide aussi le marketing d’entreprise à optimiser son organisation.

Avec l’alias de messagerie, il n’y avait aucun moyen de rassembler des données, ce qui empêchait la direction d’évaluer le volume des demandes. « Il était difficile pour nous de mettre sur pied une équipe sans savoir quel travail feraient ses membres. Nous ne savions pas quels types de processus opérationnels étaient suivis et quels travaux étaient en cours. »

Asana offre aux dirigeants du marketing d’entreprise la possibilité de mieux planifier leurs ressources et de voir plus clairement les processus de l’équipe. Les demandes peuvent être catégorisées par taille. « Asana offre à chacun un outil pour séparer les petites demandes usuelles, comme la correction d’une coquille, des travaux plus complexes », précise Dawn.

Asana aide aussi à quantifier les données pour la haute direction. Comme le remarque Dawn, « avec Asana, nous pouvons voir qu’il y a eu presque 11 000 tâches attribuées en six mois… et ce n’est pas rien ! Avec ces données, nous pouvons identifier les tendances et les problèmes émergents qui sont susceptibles de nécessiter davantage de ressources, de nouveaux processus ou des délais plus longs. »

Détecter et améliorer les manques d’efficacité

Le marketing d’entreprise peut également utiliser Asana pour identifier le travail qui fait double emploi et mettre en œuvre des solutions pyramidales ou aider les équipes à mieux collaborer.

Un jour, le chef de Dawn a ainsi eu l’intuition que l’équipe du marketing d’entreprise recevait beaucoup de demandes pour des fichiers de signature (les images au bas des e-mails). « Nous avons pu effectuer une recherche sur Asana pour connaître leur nombre… Il y en avait beaucoup ! », explique Dawn. Cela a donc poussé l’équipe à créer une version standard pour tous, ce qui favorise en outre une meilleure cohérence de marque.

Comme Sophos mène ses opérations à l’international, le travail fait souvent double emploi dans différents pays. Par exemple, une conférence de partenaires est organisée chaque année dans 12 villes, de Kyoto à Dubrovnik. Il s’agit d’une sorte de lancement annuel visant à partager avec les partenaires la feuille de route de Sophos pour l’année à venir.

Cette année, Sophos a utilisé Asana pour regrouper les plans des organisateurs de la conférence au sein d’un projet, leur permettant d’avoir une meilleure visibilité sur ce qu’avaient proposé les organisateurs des autres villes. « Nous avons identifié le lieu de chaque conférence avec un champ personnalisé. Chaque endroit ayant des exigences similaires, nous pouvions utiliser un seul projet et énumérer les lieux, plutôt que de devoir passer d’un projet à l’autre. »

L’équipe a également travaillé avec une entreprise d’organisation évènementielle et utilisé un champ personnalisé sur Asana pour indiquer les différentes phases des livrables depuis la création à l’approbation, en passant par la production. De la sorte, chacun pouvait passer en revue la progression.

Grâce aux champs personnalisés et à une plateforme centralisée pour les tâches, Asana aide Sophos à veiller à la cohérence du processus de planification des évènements et à le normaliser dans toutes les équipes du monde, en interne et en externe.

Un bureau de réception pour une équipe mieux organisée

Cette nouvelle visibilité dans le processus de demandes d’actifs a permis au marketing d’entreprise de devenir un partenaire plus solide de l’équipe du marketing local, en leur permettant de proposer des actifs de marketing plus rapidement, et de façon à la fois plus cohérente et plus transparente.

« Je suis ravie du partenariat étroit entre le marketing d’entreprise et le marketing local à Sophos », déclare Dawn. Le système fonctionne en fait si bien qu’il va être étendu aux demandes des équipes d’informatique et des RH.

Disposer de davantage de données offre également à l’équipe de marketing d’entreprise de Sophos de nouvelles opportunités pour diriger le futur de l’organisation, optimiser l’allocation des ressources et encourager l’efficacité. Si l’équipe opère sur quatre continents, elle n’a jamais été aussi unie. Le « bureau de réception » accueillant ne bénéficie pas seulement à leurs partenaires, mais aussi à eux-mêmes.

« La clarification et la communication ont immédiatement progressé. Notre équipe de marketing local était ravie d’obtenir des réponses et d’avoir une meilleure visibilité sur le traitement de ses requêtes. »
— Dawn Jensen, directrice principale des programmes internationaux chez Sophos