# REWE Cuts Reporting Overhead by 6 Hours with Asana AI

> Learn how REWE, Germany's leading grocery retailer, used Asana AI Studio and AI Teammates to automate portfolio governance, eliminate manual reporting, and gain full visibility across 16 fulfillment centers.

Source: https://asana.com/case-study/rewe

## REWE réduit les frais généraux liés aux rapports de 6 heures grâce à la gouvernance automatisée des portefeuilles

REWE propose aux clients allemands un réseau d'épiceries omnicanal, offrant la livraison le jour même de produits frais et d'articles ménagers directement à leur porte.

Challenges

**Charge liée aux rapports manuels :** les responsables de programme passaient 4 à 6 heures par semaine à chercher des mises à jour dans des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel disparates.

**Manque de visibilité :** il n'existait aucun moyen automatisé de suivre le travail dans les 16 entrepôts, ce qui entraînait une dérive stratégique lorsque les retards passaient inaperçus.

**Frictions administratives :** les responsables des installations utilisaient des outils qui manquaient de flexibilité pour répondre à leurs besoins opérationnels complexes, ce qui entraînait des inefficacités qui retardaient les réparations essentielles des entrepôts.

Solutions

**Synthèse IA conditionnée par la logique :**le Studio IA analyse les projets nationaux pour en extraire les changements de jalons et les résumés de gestion, générant ainsi des documents d'une page prêts à être présentés aux dirigeants.

**Validation intelligente des briefs : les collègues de**l'IA Asana examinent les briefs de projet et associent les documents Google Docs pour détecter les informations manquantes ou les espaces réservés avant le début du travail.

**Routage en étoile :** une réception centralisée des Formulaires utilise une logique d'arborescence et des Règles pour répartir instantanément les tickets vers les projets régionaux.

Outcomes

**Réduction des frais généraux liés aux rapports**, transformant une tâche manuelle de six heures en une révision stratégique de cinq minutes par responsable de programme.

**Taux d'audit de 100 % pour les jalons stratégiques**, garantissant qu'aucun retard critique ne passe inaperçu aux yeux de la direction.

**Mise à l'échelle sans augmentation des effectifs** grâce à l'automatisation de la gestion de plus de 740 tickets de maintenance et de plus de 300 projets.

**Opportunité d'une transparence financière totale et d'une conformité** en matière de coûts directs et de durées de réparation sur 16 sites.

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Notre configuration Asana offre un moyen simple de collaborer en permettant aux parties prenantes de rester informées avec un niveau de transparence et d'efficacité inédit.

### **Lauréat : Industry Transformation Award 2026, EMEA**

Ce prix a été décerné à REWE Markt GmbH pour avoir redéfini la gouvernance logistique en créant un jumeau numérique de son infrastructure nationale. En professionnalisant sa structure de données et en superposant la synthèse et la validation pilotées par l'IA, REWE a établi un modèle permettant aux entreprises de vente au détail de passer d'une gestion réactive des problèmes à une exécution proactive axée sur les données.

### **Cas d'utilisation 1 : intelligence stratégique et gouvernance de portefeuille**

Auparavant, les responsables de programme étaient piégés dans un cycle de récupération manuelle des données, perdant près d'une journée de travail complète chaque semaine à cause de la lourde tâche de compilation des rapports. REWE a résolu ce problème en mettant en place un moteur de reporting alimenté par l'IA qui agit comme un filtre stratégique pour le portefeuille national. Ce nouveau processus analyse des centaines de projets pour extraire des signaux exploitables du bruit, garantissant ainsi que les retards de déploiement sont instantanément mis en évidence pour examen par la direction.
- **Réception standardisée :** chaque nouvelle initiative est soumise via les Formulaires et automatiquement convertie en projet en fonction de son pilier stratégique.
- **Synthèse alimentée par l'IA :**le Studio IA analyse les projets pour se concentrer spécifiquement sur les changements de jalons et les anomalies financières, en ignorant les détails des sous-tâches pour extraire les écarts à fort impact.
- **Documents stratégiques d'une page :** le système rédige automatiquement des newsletters prioritaires qui résument les risques et les réussites, faisant passer les mises à jour du portefeuille d'une tâche de 6 heures à 5 minutes de révision. Sans cette fonctionnalité, les responsables de programme n’auraient pas la capacité de produire des rapports à cette échelle.
- **Alignement sur les piliers stratégiques :** chaque tâche est mise en correspondance avec des valeurs fondamentales telles que les coûts logistiques ou l'impact sur les clients, ce qui garantit que la croissance reste alignée sur les objectifs de l'entreprise.

Nous avons utilisé le Studio IA pour intégrer une requête personnalisée dans les statuts intelligents, ce qui nous a permis de passer de simples résumés à un filtre stratégique qui vérifie plus de 300 projets. Cela transforme en quelques minutes des milliers de points de données en un document d'une page hiérarchisé et prêt à l'emploi pour la direction.

### **Cas d'utilisation 2 : opérations automatisées dans 16 centres**

Auparavant, la gestion des installations utilisait des outils cloisonnés avec des fonctionnalités rigides qui ne répondaient pas aux besoins de Business, laissant le siège social sans aucune visibilité sur l'état de l'infrastructure régionale. REWE a remplacé ce système par une architecture automatisée en étoile qui achemine plus de 740 tickets de maintenance avec une transparence totale des coûts. En standardisant le processus de réception des demandes, l'organisation a éliminé les frictions administratives et veillé à ce que les réparations critiques soient effectuées avant qu'elles ne menacent la chaîne d'approvisionnement alimentaire.
- **Acheminement régional automatisé :**les règles utilisent une logique d'arborescence pour répartir instantanément les tickets depuis un formulaire central

Réception des Formulaires dans l'un des 16 projets régionaux en fonction de l'emplacement.
- **Multihoming pour la transparence :** les tickets des entrepôts locaux existent simultanément dans les tableaux régionaux et dans le portefeuille de supervision national, ce qui permet aux techniciens et au siège de travailler à partir des mêmes données en direct.
- **Supervision du cycle de vie :** les champs personnalisés permettent de suivre les tickets à travers des phases telles que Offre en attente et Approbation, fournissant un historique documenté des coûts directs et des durées de réparation.
- **Tableaux de bord stratégiques :** la génération de rapports en temps réel agrège les données régionales, offrant une visibilité à 100 % sur les dépenses de maintenance dans l'ensemble du réseau national.

Le mécanisme le plus efficace est l'architecture d'acheminement régional automatisé et de multihoming. En utilisant la logique d'arborescence pour répartir instantanément les tickets, nous avons éliminé la coordination manuelle et créé un pont en temps réel entre les réparations locales et la supervision nationale.

### **Cas d'utilisation 3 : validation intelligente avec les AI Teammates**

En tant que l'un des premiers utilisateurs d'AI Teammates d'Asana, REWE s'est concentrée sur les tests et la conception de cas d'utilisation stratégiques afin d'établir un cadre opérationnel pour une future mise à l'échelle. Plutôt que de déployer les outils directement en production, l'équipe de création a utilisé un environnement expérimental pour prototyper une couche de révision intelligente à l'étape de réception des demandes, identifiant précisément comment les agents automatisés peuvent éliminer les frictions administratives avant le début du travail.
- **Cas d'utilisation vérifiés à grande échelle :**en considérant l'adoption précoce comme une phase de découverte, l'organisation a constitué une bibliothèque de cas d'utilisation vérifiés pour simplifier la mise en œuvre à grande échelle.
- **Révision autonome :** l'IA se charge de la révision en lisant le contenu du brief associé pour signaler les descriptions d'événements manquantes, les champs vides ou le texte de substitution avant que les ressources ne soient allouées.
- **Pipelines d'automatisation connectés :** une fois qu'AI Teammates a validé l'exactitude et l'exhaustivité d'un brief de projet, il déclenche Studio IA pour générer et acheminer les sous-tâches de cadrage en aval.
- **Supervision humaine :** les humains restent les gardiens finaux, examinant les résultats de l'IA et ajoutant des nuances stratégiques avant de finaliser les mises à jour du projet.

Nous sommes passés à un modèle de synthèse basé sur l'IA qui réduit les frais administratifs de 98 %. En ancrant notre expérimentation AI Teammates d'Asana dans nos playbooks stratégiques, nous avons transformé Asana en un moteur Business évolutif qui identifie les informations manquantes avant le début du travail.

### **Conclusion**

Avant cette transformation, REWE s'appuyait sur le rapprochement manuel et la communication subjective pour faire avancer des initiatives complexes en matière d'infrastructure et de portefeuille. En créant un système évolutif alimenté par l'IA sur Asana, l'organisation est passée de la course administrative au leadership proactif. Alors que REWE continue d'étendre son réseau national de distribution et d'évoluer vers l'audit de la flotte par des agents, son modèle opérationnel renforcé par l'IA garantit que chaque tâche opérationnelle est visible, standardisée et alignée sur la mission.

REWE, leader de la distribution alimentaire en Allemagne, a transformé ses opérations de service de livraison à l'échelle nationale en créant un modèle opérationnel unifié sur Asana. En remplaçant les feuilles de calcul fragmentées et la documentation PowerPoint manuelle par [le Studio IA](/product/ai/ai-studio) et en déployant les [AI Teammates d'Asana](/product/ai/ai-teammates), l'organisation a éliminé la charge administrative qui absorbait auparavant des heures de capacité de leadership. REWE a transformé Asana en un moteur d'intelligence stratégique qui relie le siège à 16 centres de distribution régionaux, garantissant une visibilité à 100 % sur les risques liés aux projets et sur l'état de l'infrastructure.