Le centre de réadaptation Open Door change des vies #avecAsana

Vous avez déjà vu une pieuvre tatouée ?

Voilà Oddo, la mascotte sympathique qui représente la vie équilibrée mise en avant au centre de réadaptation Open Door. Chaque tentacule tatoué d’Oddo représente un domaine important de la vie, par exemple la santé et le sport, la communauté, les relations avec les autres et l’image qu’on se fait de soi-même. Open Door, qui assiste les adultes présentant des troubles du développement, s’efforce de faire régner cette harmonie dans la vie de ses clients par le biais d’activités, de formation professionnelle, d’un hébergement communautaire et bien plus.

«Notre objectif est que la vie de nos clients soit aussi équilibrée que les tentacules d’Oddo», explique Rita Potter, directrice de programme chez Open Door. «Si l’un de ses tentacules est trop long, Oddo ne peut pas bien nager et il en va de même pour les membres de notre communauté.»

Le centre Open Door, basé en Illinois, aux États-Unis, ne compte que six employés administratifs permanents, qui contribuent tous tout au long de l’année à trouver de nouvelles idées de programmes. Les activités auxquelles participent les cent trente clients comprennent des ateliers artistiques, des excursions pour jouer au golf, des visites à des foires locales, des clubs de marche, un club de bonnes actions, etc. Parce que tous les salariés apportent leurs idées et leur inspiration, il est important d’assurer leur implication et leur développement. «Nous ne voulons pas d’une organisation vieille et lente, assure Rita. Nous nous efforçons d’être jeunes, dynamiques et en constante évolution.»

Souci du travail à fort impact

L’équipe de Rita est restreinte et modeste parce que, en tant qu’organisme à but non lucratif, Open Door oriente la plupart de ses ressources limitées vers des travailleurs communautaires qui interagissent directement avec les clients. Avec une équipe si occupée, il est difficile pour tout le monde de rester sur la même longueur d’onde. «Nous avons tellement de choses qui se passent en même temps et des emplois du temps si variés que nous ne pouvons réunir toute l’équipe pour une réunion qu’une seule fois par mois», clarifie Rita.

Cela complique la coordination de l’équipe sur le travail à faire entre les réunions mensuelles et il est difficile pour Rita, en tant que dirigeante, de se tenir au courant de tout. Qui plus est, avec des ressources aussi limitées, les salariés doivent établir des priorités dans leur travail pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Il est facile de se laisser submerger dès le matin par les e-mails et les questions.

Une solution pour unir une équipe occupée

L’équipe a commencé à chercher un outil qui les aiderait à regrouper toutes leurs initiatives en un seul endroit, à rester en phase et à suivre de plus près l’avancée de nombreux projets. Leur équipe technique leur a suggéré un logiciel de collaboration et, après avoir évalué trois ou quatre plateformes, ils ont choisi Asana.

Aujourd’hui l’équipe tout entière utilise Asana pour suivre l’ensemble des programmes et initiatives des huit tentacules d’Oddo, ainsi que pour gérer les communications entre les réunions.

«Nous l’utilisons pour tout, explique Rita. Cela nous permet de communiquer en groupe plus d’une fois par mois. Nous avons pratiquement éliminé les e-mails et Asana nous permet de suivre plus de projets sans devoir fouiller dans les discussions par e-mail. Le gain de temps a été considérable et je peux travailler tout de suite sur mes tâches chaque jour, sans commencer par lire une multitude de messages.»

Une exécution irréprochable du projet

Une équipe est consacrée à chacun des tentacules d’Oddo et, quand elle planifie un nouveau programme, elle crée un projet correspondant sur Asana.

Par exemple, l’équipe Communauté supervise la participation au bal annuel des personnes souffrant de troubles du développement. L’équipe suit jusqu’au moindre détail de la planification sur Asana, y consignant même les robes et les coiffures. Une dizaine de collègues doivent rester dans la boucle et le fait de rassembler toutes les informations au même endroit facilite le travail pour tout le monde.

Dans le projet «Bal annuel», on peut trouver les tâches «Robes» et «Coiffures». Les sous-tâches sont les noms des clientes qui ont besoin d’une robe. La fonction d’ajout de pièce jointe permet aux équipes de partager des photos des robes et tout le monde peut les commenter.

Suivi de la collaboration

L’équipe d’Open Door utiliser également Asana pour communiquer et pour s’organiser plus efficacement.

• Suivi des réunions : l’équipe élabore sur Asana au fil des semaines un ordre du jour pour les réunions mensuelles. « Si quelqu’un trouve quelque chose à ajouter à l’ordre du jour, il ou elle n’a pas besoin le noter sur un post-it ou de s’envoyer un e-mail de rappel », explique Rita. L’équipe utilise également Asana pour consigner les minutes des réunions.
• Discussions individuelles : Rita entretient des discussions individuelles continues sur Asana avec ses employés. Celles-ci servent à coordonner les emplois du temps, à poser des questions, à résoudre en privé les problèmes entre collègues et à attribuer les tâches qui ne sont liées à aucun projet spécifique.
• Questions pour la direction : les salariés peuvent poser des questions à l’équipe de direction, afin que Rita et ses collègues puissent s’attaquer au cours des réunions hebdomadaires aux questions complexes ou à celles qui nécessitent la participation de plusieurs personnes en même temps.
• Suivi des clients qui ont besoin d’une attention particulière : si un client a un problème médical ou comportemental particulier, les tâches Asana tiennent tout le monde au courant des informations importantes, comme des changements de traitement ou du besoin de consulter un spécialiste à une certaine date.
• Audits mensuels des projets : Une fois par mois, Rita et un collègue examinent chaque projet sur Asana pour voir s’ils avancent bien ou sont en retard. « J’ajoute des commentaires pour demander comment les choses avancent et motiver l’équipe », explique Rita.

Accroître l’impact sur la communauté

Désormais, avec Asana, la communication entre les équipes est facilitée et l’exécution des projets est plus complète. «Asana a changé notre flux de travail et nous a rendus beaucoup plus efficaces, remarque Rita. Nous pouvons faire plus.»

«Je crois qu’on ne peut pas se permettre de ne pas investir dans la technologie. Malheureusement, les organismes à but non lucratif ont tendance à penser que, s’ils dépensent pour la technologie, c’est de l’argent qui n’aide pas ceux qu’ils se sont engagés à servir. Il faut sortir ça de la tête des gens! La technologie est un important facteur de valeur. Nous avons des ressources limitées et Asana nous fait gagner du temps et de l’argent.»

Grâce à Asana, les membres de l’équipe administrative d’Open Door peuvent lancer plus de programmes, se développer dans leur poste et mettre à contribution leurs talents uniques. «Nous sommes vraiment devenus une organisation qui collabore plus, assure Rita. Nous avons réussi à nous débarrasser de l’ancienne hiérarchie et de l’impression que tout est soumis à approbation. Nous pouvons impliquer plus de monde et promouvoir la responsabilisation au sein de l’équipe.»

Et, pour Rita, qui se prépare à devenir directrice générale de l’organisation, la supervision exécutive est d’autant plus importante. «Il est extrêmement utile d’être en mesure de suivre cette transition. Il a été gratifiant pour moi de voir la différence que nous avons faite dans la vie des gens depuis mon arrivée chez Open Door. J’avais l’intention de rejoindre l’organisation pour un ou deux ans avant de poursuivre ma carrière, mais, vingt-sept ans plus tard, je suis toujours là. Le personnel se plaît et reste.»

Asana a fait une différence chez Open Door. Quand on fait des tatouages à cette pieuvre, on obtient un meilleur équilibre dans la vie des clients, comme du personnel.