# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## OneO2Plants multiplie sa productivité par 3 avec Asana en l'espace de dix ans

OneO2Plants, la principale société de location d'installations de Singapour, a entrepris de remplacer les processus manuels et fragmentés qui limitaient la visibilité et la collaboration. Avec Asana comme plateforme centrale, l'entreprise a triplé le traitement des factures fournisseurs sans augmenter les effectifs, ce qui lui a permis de se développer à l'échelle de l'entreprise tout en gardant le contrôle opérationnel.

Difficultés

Les processus manuels au sein des services des opérations, des ventes, des finances et de l'approvisionnement ont créé des obstacles à la collaboration et limité la visibilité entre les équipes.

Le traitement des factures des fournisseurs par e-mail, WhatsApp et les systèmes papier entraînait des retards et nécessitait l'intervention de plusieurs membres du personnel pour gérer 200 à 300 factures mensuelles.

La perte de connaissances lors des changements de personnel a entraîné des expériences clients incohérentes, les préférences essentielles et l'historique étant perdus au fil du temps.

Solutions

A déployé Asana dans l'ensemble de l'organisation, en commençant par l'équipe de gestion des comptes, puis en étendant son utilisation aux ventes, aux opérations et à l'approvisionnement, remplaçant ainsi les processus fragmentés par un système centralisé.

A établi la culture « Si ce n'est pas sur Asana, où est-ce ? » en veillant à ce que tout le travail soit enregistré et visible par tous pour favoriser la responsabilisation.

Processus automatisés de facturation des fournisseurs à l'aide des formulaires et des règles Asana, regroupant la documentation au même endroit pour simplifier la validation et la révision.

Résultats

**Multiplication par 3 du traitement des fournisseurs : une personne traite désormais plus de 600 factures de fournisseurs par mois,**contre 200 à 300 factures précédemment gérées par 2 à 3 employés.

**Historique commercial centralisé**pour**plus d'un million de tâches,** Asana servant d'enregistrement complet de la communication interne.

**Passage d'une petite entreprise à plus de 200 collaborateurs** tout en conservant le contrôle opérationnel et la visibilité

**Processus d'intégration éprouvé** : les nouveaux employés comprennent et adoptent le système au cours du premier mois. **Élimination des retards de paiement et des freins liés à la coordination manuelle** dans tous les services.

- [Revenir aux témoignages clients](/customers)

Asie-Pacifique

- [Gestion de projet](/uses/project-management)

- [Demandes de travail](/templates/for/operations/work-requests)

Retail

Marché intermédiaire

- [Formulaires](/features/workflow-automation/forms)

- [Règles](/features/workflow-automation/rules)

- [Portefeuilles](/features/goals-reporting/portfolios)

Pour nous, c'est ce qui nous permet de rester connectés. Cela nous donne une vision claire de ce qui se passe, et nous permet de nous développer, de garder le contrôle. Une personne traite désormais 600 factures, contre 200 à 300 avec 2 à 3 personnes auparavant. Nous n'avons besoin que d'une seule personne, et non seulement nous pouvons faire mieux, mais nous en faisons maintenant beaucoup plus.

### Asana pour les équipes des opérations

#### **Coordination de services complexes à grande échelle**

L'équipe des opérations de OneO2Plants coordonne des projets complexes et multipartites : contrats de location de plantes, calendriers de maintenance, installations d'aménagement paysager, verdure pour les événements et gestion des fournisseurs pour les entreprises, l'hôtellerie et le commerce de détail à Singapour. L'équipe gère les contrats de service récurrents, les installations basées sur des projets et l'approvisionnement auprès de plus de 600 fournisseurs mensuels, dont des PME et des fournisseurs étrangers. Son travail a un impact direct sur la satisfaction client, la qualité de service et les marges de Business, en particulier pour les missions de premier plan telles que le partenariat avec le Grand Prix de Singapour de F1.

Pour simplifier l'exécution et améliorer la coordination, OneO2Plants a centralisé ses opérations sur Asana. L'équipe gère désormais les projets simultanés, les processus fournisseurs et la prestation de services récurrents au même endroit, avec des responsabilités claires et une visibilité en temps réel sur l'ensemble du travail.

#### La gestion de projet centralisée améliore la visibilité et la coordination
- Les projets d'aménagement paysager interfonctionnels sont gérés sur Asana, de la consultation initiale à l'installation et à la maintenance continue, ce qui permet d'obtenir une vue claire et complète de chaque mission.
- Les échéanciers, les dépendances et les livrables sont visibles par toutes les parties prenantes, ce qui améliore la coordination entre les équipes
- En regroupant tout le travail au même endroit, Asana fait office de source unique de référence pour les opérations, ce qui permet au leadership de garder le contrôle et la visibilité à mesure que l'entreprise se développe. 

#### **La réception structurée des demandes remplace la coordination ponctuelle**
- Les Formulaires Asana standardisent la façon dont les demandes sont soumises entre les équipes, en fournissant le bon contexte dès le départ afin que le travail puisse avancer plus rapidement et de manière plus cohérente.
- Les formulaires envoyés attribuent automatiquement les tâches aux bons responsables via des processus basés sur des règles, éliminant ainsi les transferts manuels.
- Toute la documentation est centralisée, ce qui facilite la validation, la révision et l'approbation des demandes, même lorsque le volume augmente.

#### **Augmenter la capacité sans augmenter les effectifs**
- La répartition des effectifs entre les projets simultanés, les contrats de maintenance et les installations est gérée de manière centralisée sur Asana, offrant une visibilité en temps réel pour planifier et s'adapter.
- La visibilité au niveau du portefeuille permet de planifier de manière proactive les pics saisonniers et de s'assurer que les bonnes ressources sont en place au bon moment.
- Comme tout le travail est saisi et attribué sur Asana, les managers peuvent rééquilibrer les charges de travail, identifier les freins en amont et maintenir la qualité du service sans avoir à recruter de manière réactive.

[OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd est le principal fournisseur de Singapour en matière de location de plantes, d'aménagement paysager et de solutions de verdure. Une filiale de Far East Flora forte de plus de 40 ans d'expérience, au service des entreprises, du secteur de l'hôtellerie et des clients commerciaux à Singapour.