# Étude de cas Asana - NCAA

> Découvrez comment la NCAA a transformé ses opérations avec Asana : en centralisant le travail, en multipliant par quatre la production de campagnes et en favorisant la collaboration interfonctionnelle.

Source: https://asana.com/case-study/ncaa

## La NCAA multiplie par quatre la consommation de contenu avec Asana

La National Collegiate Athletic Association (NCAA) soutient près d'un demi-million d'athlètes universitaires dans plus de 1 100 établissements. L'organisation favorise l'excellence sportive et académique, unit les communautés et inspire les fans grâce au pouvoir du sport universitaire.

Amérique

Enterprise

Organisation à but non lucratif

- [Gestion de campagnes](/workflows/campaign-management)

- [Production créative](/workflows/creative-production)

- [Demandes de travail](/templates/for/operations/work-requests)

- [Modèles](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [Formulaires](/features/workflow-automation/forms)

- [Champs personnalisés](/features/project-management/custom-fields)

### **L'essentiel**

#### Difficultés
- **Les inefficacités dans la gestion de projets complexes à grande échelle**ont submergé les équipes et ont eu un impact sur la productivité, les échéances et la qualité du travail.
- **La dépendance à l'égard de systèmes obsolètes et d'outils déconnectés** a entraîné une dispersion des informations et a ralenti la progression. 
- **Une visibilité insuffisante**a entravé la capacité du leadership à suivre la progression et à allouer efficacement les ressources, ce qui a ralenti la prise de décision.
- **Une structure opérationnelle cloisonnée** rendait la collaboration interéquipes difficile, créant des obstacles à l'évolutivité à mesure que les projets se complexifiaient.
- **Les lacunes dans la documentation des processus**rendaient difficile la conservation des connaissances institutionnelles, ce qui entraînait des difficultés pour la continuité des activités et l'intégration.

#### Solutions
- La **gestion centralisée du travail**fournit une plateforme unique et unifiée pour la collaboration interfonctionnelle au sein de la NCAA.
- **L'intégration d'** **outils**tels que Google Drive, Slack, Teams et SharePoint crée un processus fluide, ce qui facilite le partage de données entre les plateformes.
- **Les fonctionnalités d'établissement et de suivi d'objectifs** améliorent la visibilité et la prise de décision basée sur les données.
- **La standardisation des processus et l'automatisation des processus** optimisent le travail dans l'ensemble des services, garantissant ainsi la cohérence et l'évolutivité.
- **Une source unique de référence pour toute la documentation** simplifie le partage des connaissances et l'onboarding, ce qui facilite les transferts et aide les nouvelles recrues à se mettre à niveau plus rapidement.

#### Résultats
- Amélioration de l'efficacité dans la planification et l'exécution de projets complexes à grande échelle.
- Organisation accélérée de plus de 80 championnats universitaires chaque année.
- Développement de la campagne des Jeux olympiques de Paris 2024 à une échelle 4 fois supérieure à celle des Jeux olympiques de Tokyo 2020, dépassant ainsi les objectifs de performance.
- Augmentation de la production de contenu de 2 770 %, entraînant une hausse de 1 440 % des impressions d'audience.
- Fourniture au leadership d'indicateurs en temps réel pour aligner le travail sur les objectifs généraux de l'organisation.
- Résolution plus rapide des problèmes et amélioration de la prise de décision au sein des équipes.
- Amélioration de la collaboration interfonctionnelle, assurant une exécution plus fluide des projets.
- Réduction du nombre d'échéances manquées et amélioration de la transparence entre les services.
- Centralisation des connaissances institutionnelles pour assurer la continuité des activités et accélérer l'intégration.

### **Une transformation révolutionnaire pour la NCAA**

Lorsque la nouvelle direction a décidé de moderniser la façon dont la NCAA collaborait, l'organisation a compris qu'elle avait besoin d'une solution pour connecter ses équipes et simplifier les processus complexes. À l'époque, les services de la NCAA fonctionnaient davantage comme des entités distinctes que comme une unité cohérente, et les projets interfonctionnels de plus grande envergure étaient confrontés à des freins dus à des outils déconnectés et à des processus incohérents. 

Pour accompagner la transition, les dirigeants ont souligné comment Asana pouvait associer les tâches quotidiennes aux objectifs organisationnels globaux, s'intégrer parfaitement aux outils existants et standardiser les processus. L’équipe des championnats a été l’une des premières à adopter Asana, démontrant ainsi le potentiel de la plateforme en créant des modèles pour gérer 84 championnats à travers diverses tâches et équipes. Leur succès initial a inspiré une adoption plus large au sein de la NCAA. L'équipe a partagé ses processus (et son succès) à l'échelle de l'organisation, contribuant ainsi à faire d'Asana un outil fondamental pour la collaboration.

Désormais, Asana sert de plateforme centrale pour les équipes de toute l'organisation, éliminant le cloisonnement et permettant une gestion fluide des projets interservices. Cette transformation a défini de nouvelles normes en matière de collaboration interfonctionnelle et a fourni une base solide à l'équipe de communication, qui a intensifié ses efforts pour sa campagne olympique 2024.

Lorsque j'ai rejoint la NCAA, la collaboration interfonctionnelle était défaillante, en particulier lorsque différents services devaient partager leur expertise. Les équipes n’étaient pas habituées à travailler de concert, ce qui entraînait d’importantes erreurs de coordination. L'adoption d'Asana nous a aidés à résoudre ces problèmes.

### **Asana pour la gestion de campagnes**

#### Développer la création de contenu à grande échelle pour les Jeux Olympiques de Paris 2024

La campagne 2024_Olympians & Paralympians Made Her_ e, organisée pour les Jeux olympiques de Paris, a marqué un nouveau niveau d’envergure pour les équipes de communication de la NCAA. Le leadership s'est fixé un objectif ambitieux : tripler la production de contenu et l'engagement du public par rapport aux Jeux olympiques de Tokyo 2020. La campagne de Paris nécessitait une collaboration entre les services, les sites et les partenaires externes, un défi compliqué par des outils déconnectés et des processus incohérents.

Asana a jeté les bases pour réunir ces équipes. En tant que plaque tournante de la campagne, Asana a standardisé les processus et connecté les équipes sur différents fuseaux horaires. La plateforme a servi de lien central à la campagne, veillant à ce que tout le monde reste informé et aidant les équipes à travailler ensemble pour augmenter considérablement la portée et l’impact de la campagne. 

Les résultats ont été remarquables : la NCAA a étendu la campagne de Paris 4 fois plus que celle de Tokyo, a produit 2 770 % de contenu en plus et a généré une augmentation de 1 440 % des impressions auprès du public. Ce succès a établi un nouveau standard en matière de collaboration et d’innovation, ce qui a valu à la NCAA de remporter le _prix Best in Class Work Innovation_ d’Asana.

Pour la campagne des Jeux Olympiques de Paris 2024, nous avons dû intensifier nos efforts de manière exponentielle. Asana a été le fil conducteur qui a permis d'intégrer de manière fluide les équipes, les processus et les fuseaux horaires.

#### Les processus standardisés font évoluer la production de contenu de 2 770 %
- Les responsables de campagne surveillent des milliers de tâches liées à la création de contenu dans un [projet](https://asana.com/features/project-management/projects) partagé, ce qui donne aux dirigeants une vue d'ensemble de tout le travail en cours.
- À l'aide de [formulaires de réception](https://asana.com/uses/project-intake), les équipes collectent les soumissions de contenu des parties prenantes internes et externes au même endroit. Toutes les informations nécessaires sont saisies dès le départ pour rationaliser les lancements. 
- [Les modèles de tâches](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) standardisent le processus de bout en bout pour tous les éléments de campagne, des publications sur les réseaux sociaux aux infographies. Ce processus reproductible réduit les erreurs, accélère la production et garantit une livraison cohérente.
- [Les sous-tâches](https://help.asana.com/s/article/subtasks?language=en_US) décomposent les étapes de production complexes entre plusieurs [collaborateurs](https://help.asana.com/s/article/collaborating-in-asana?language=en_US), de sorte que les rôles, les délais et les livrables sont toujours clairs.
- Les [règles](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) prédéfinies automatisent les étapes manuelles pour faciliter la progression du travail entre les équipes internationales. 

Pour les Jeux de Tokyo, nous avons créé 12 articles de fond. Pour les Jeux de Paris, nous en avons créé 117. Nous nous sommes développés à grande vitesse, car avec Asana, nous étions prêts.

#### La centralisation de la gestion de campagnes améliore la coordination et la livraison
- Asana constitue la source unique de référence pour toutes les tâches de gestion de campagne, ce qui réduit la confusion et permet de repérer plus facilement les dépendances et d'éviter les freins.
- Les responsables utilisent des [vues de projet personnalisées](https://asana.com/features/project-management/project-views) pour visualiser le travail en cours et faire ressortir les informations les plus pertinentes en fonction de leurs besoins spécifiques.
- Les intégrations[Slack](https://asana.com/apps/slack) et [Outlook](https://asana.com/apps/outlook) garantissent une communication et des notifications rapides sur l'ensemble des outils existants, afin que personne ne manque quoi que ce soit. 
- Les discussions en temps réel et les actions de suivi sont consignées dans les [tâches](https://asana.com/features/project-management/tasks), réduisant ainsi les va-et-vient entre différentes applications et documentant le contexte dont les équipes ont besoin.

Avec des collaborateurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires et pays, Asana a changé la donne : notre équipe pouvait se connecter, voir exactement où en étaient les projets et savoir instantanément quelles étaient les prochaines étapes à suivre.

#### Les rapports en temps réel permettent une prise de décision plus intelligente et plus rapide
- Les responsables de campagne utilisent [les portefeuilles](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) pour bénéficier d'une vue d'ensemble de toutes les activités liées aux campagnes, ce qui les aide à suivre rapidement la progression, à repérer les dépendances et à hiérarchiser les tâches.
- Grâce à des vues plus précises et en temps réel des données de travail, le leadership prend des décisions éclairées et optimise l'allocation des ressources tout au long de la campagne.
- [Les champs personnalisés](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) globaux standardisent la collecte d'indicateurs clés pour assurer la cohérence et permettre un filtrage et des rapports faciles pour tous les projets.

Asana a donné à notre équipe de leadership une visibilité en temps réel sur tous les aspects de la campagne. Pour la première fois, nous avons pu voir comment les tâches quotidiennes étaient liées à nos objectifs plus larges et identifier immédiatement les domaines où les ressources étaient le plus nécessaires. Cette clarté nous a permis de prendre des décisions plus rapides, basées sur des données.

### **Asana pour l'organisation d'événements**

#### Apporter structure et visibilité à l'organisation des championnats

L’équipe des championnats de la NCAA gère 84 des 90 championnats de la NCAA, coordonnant chaque détail, du choix du site et des contrats de location des salles à la billetterie, au marketing et à la logistique de diffusion. 

Avant Asana, l'équipe s'appuyait sur des classeurs physiques et des outils numériques déconnectés pour gérer la planification et l'exécution des championnats, un processus qui manquait de cohérence. Désormais, Asana constitue une source unique de référence, reliant les tâches, les chronologies et la communication en un seul endroit, ce qui facilite la coordination du travail et le maintien de la continuité des activités. 

Avec Asana, nous avons rationalisé la gestion des championnats en centralisant tout notre travail sur une seule plateforme. Cela nous permet de nous concentrer sur l'organisation d'événements exceptionnels tout en assurant la continuité au fil des années et entre les membres de l'équipe.

#### Des processus standardisés pour simplifier l'organisation des championnats
- Chaque championnat commence par un modèle de projet structuré, garantissant la cohérence entre les 84 événements. Ces modèles sont adaptés aux quatre principaux types de championnats : sports d'équipe, sports individuels, sports d'intérieur et sports d'extérieur.
- Les [tâches](https://asana.com/features/project-management/tasks) essentielles, telles que la réalisation de visites sur place, la coordination avec les médias et la finalisation des plans de signalisation, sont prédéfinies dans chaque modèle, ce qui fournit un cadre fiable tout en permettant une certaine flexibilité pour les besoins spécifiques de chaque événement.
- Chaque projet est lié aux [objectifs organisationnels](https://asana.com/features/goals-reporting/goals) plus larges de la NCAA, ce qui permet aux équipes de visualiser facilement en quoi leur travail contribue aux objectifs plus larges et aux priorités à long terme.
- Au sein de chaque [projet](https://asana.com/features/project-management/projects), les tâches sont attribuées à des membres spécifiques de l’équipe, ce qui permet de clarifier les responsabilités de chacun et de mener le travail à bien. 
- Les discussions liées à chaque tâche ont lieu dans la section des commentaires de la tâche, et tous les fichiers pertinents sont joints directement à la tâche, ce qui évite la dispersion de la communication et la perte d’informations.  
- [Les champs personnalisés](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) permettent de saisir des informations clés telles que les échéances, le type de championnat et le statut des tâches, fournissant ainsi des données structurées qui alimentent les tableaux de bord spécifiques au projet.
- Ces [tableaux de bord](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) fournissent au leadership des indicateurs en temps réel sur la progression du projet, les freins potentiels et la capacité en ressources, ce qui l'aide à apporter les ajustements nécessaires. 
- Au début d’une nouvelle saison, les équipes dupliquent les projets de l’année précédente, en reprenant les tâches, les processus et les attributions pour assurer la continuité, tout en permettant les mises à jour nécessaires. 

#### La visibilité en temps réel favorise la prise de décision éclairée
- [Les tableaux de bord](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) permettent de visualiser en un clin d'œil l'avancement du projet, ce qui aide les chefs d'équipe à relever les défis, à prendre des décisions éclairées en matière de ressources et à maintenir les projets en bonne voie. 
- De plus, les chefs d'équipe peuvent facilement visualiser toute la portée du projet, notamment le nombre de collaborateurs impliqués et les tâches en cours. Cette clarté les aide à élaborer un argumentaire solide en faveur de personnel ou d'un soutien supplémentaires si nécessaire.

#### La continuité des activités garantit le succès opérationnel à long terme
- Asana centralise les connaissances institutionnelles, ce qui permet aux nouveaux employés de s'intégrer plus facilement et de reprendre en douceur le travail là où les membres précédents de l'équipe l'ont laissé.
- Lorsque tout le travail est centralisé, les transferts se font en toute fluidité, ce qui garantit que, quelle que soit la personne qui rejoint ou quitte un projet, les équipes peuvent continuer à avancer dans leur travail sans interruption.
- Les ordres du jour des réunions de leadership et des revues Business sont gérés sur Asana, ce qui permet de conserver tous les sujets de discussion, les décisions et les suivis au même endroit, facilement accessible.

### **Asana pour les RH et les Ressources humaines**

#### Favoriser la clarté et la collaboration au sein des RH

L’équipe RH de la NCAA joue un rôle clé dans le soutien des collaborateurs au sein de l’organisation, du recrutement et de l’intégration des collaborateurs à la gestion de leurs performances et de leurs avantages. Historiquement, le service fonctionnait en silos, chaque membre de l’équipe ayant une fonction spécifique. En l'absence de connaissances partagées ou de collaboration, le travail était au point mort en cas d'absence d'un collaborateur, et les autres services manquaient de visibilité sur les processus RH ou sur leur rôle dans ces derniers.

Afin de relever ces défis, l'équipe RH a adopté Asana pour améliorer la coordination et la cohérence des processus. En créant des processus clairs et partagés, Asana facilite la collaboration au sein de l'équipe RH, aide les autres équipes à comprendre leur rôle dans les processus RH et permet d'avancer dans le travail sans retard.

La clarté des attentes a été un défi par le passé. Il est frustrant de constater que les résultats ne répondent pas aux attentes, souvent parce qu’elles n’ont pas été clairement communiquées. Asana aide à gérer l'élément humain du travail en éliminant les émotions et en rendant les attentes visibles et spécifiques. Ainsi, les équipes peuvent plus facilement se concentrer sur ce qui fonctionne bien et le célébrer.

#### Une source unique de référence pour les processus RH permet la transparence et la responsabilisation
- [Les projets](https://asana.com/features/project-management/projects) liés aux RH sont décomposés en étapes et [tâches](https://asana.com/features/project-management/tasks) claires, ce qui permet de voir facilement qui est responsable de quoi et quel travail est à venir.
- La structure aide toutes les équipes de l'entreprise à comprendre leur rôle dans les processus RH, en fournissant un point de référence commun pour les attentes.
- Avec tout sur une seule plateforme, il est plus facile de voir ce qui fonctionne et ce qui nécessite de l’attention, ce qui apporte plus de clarté et de responsabilisation.

#### Les processus d'acquisition de talents améliorent la visibilité du recrutement
- Un [portefeuille](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) de recrutement permet de suivre les postes vacants, en indiquant le nombre d'emplois disponibles et l'état d'avancement du processus de recrutement.
- Un [modèle](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) d'acquisition de talents décrit chaque étape du processus de recrutement, assurant l'alignement entre les RH, les responsables du recrutement et les autres parties prenantes.
- Avec un processus plus transparent, l'ensemble de l'entreprise comprend mieux ce qui entre en jeu dans le recrutement et comment les différentes équipes y contribuent.

#### Un onboarding structuré garantit une expérience fluide pour les collaborateurs
- Un [modèle](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) d'intégration fournit un processus structuré, de l'embauche d'un nouveau collaborateur à ses 90 premiers jours.
- [Les tâches](https://asana.com/features/project-management/tasks) sont réparties selon un calendrier (deux semaines avant la date de début, le premier jour, puis des jalons à 30, 60 et 90 jours), ce qui aide les managers et les nouvelles recrues à garder le cap.
- Les tâches clés de l’intégration, telles que la mise à disposition d’un ordinateur portable, la préparation des fournitures, la visite des bureaux et les présentations, sont intégrées au processus et attribuées aux membres de l’équipe RH, aux responsables du recrutement et à l’équipe de la nouvelle recrue, ce qui clarifie les responsabilités.

### **Conclusion**

#### Les fondations nécessaires à la réussite à long terme

Alors que la NCAA se tourne vers de futures campagnes et initiatives, notamment les Jeux olympiques de 2028, elle s’engage à étendre l’utilisation d’Asana à l’ensemble de ses services. À l’avenir, l’organisation prévoit d’étendre l’utilisation des automatisations pour améliorer les processus, de tirer parti des fonctionnalités de génération de rapports d’Asana pour éclairer la stratégie et d’explorer les moyens d’intégrer l’IA dans ses projets interfonctionnels à grande échelle.

Asana continuera à jouer un rôle essentiel dans la continuité des activités de la NCAA. En documentant les processus et en créant des modèles basés sur les processus de l'organisation, la NCAA favorise la collaboration et réduit la dépendance à l'égard d'une expertise isolée, garantissant ainsi que les équipes peuvent faire avancer le travail de manière fluide.

En faisant d’Asana la plateforme centrale pour le travail, une « ville Asana » où chaque service et chaque projet sont connectés, la NCAA bâtit une organisation prête pour l’avenir, prête à donner aux étudiants-athlètes les moyens d’agir et à les soutenir dans leur parcours, tant sur le terrain qu’en dehors.

Asana est devenu notre base de référence pendant la campagne : tout se trouvait là. Maintenant, nous la transformons en ce que nous appelons notre « Asana City », avec des quartiers et des maisons pour chaque partie de notre processus. C’est là que tout est connecté.

### Rejoignez-nous et faites évoluer vos activités

- [Contacter le service commercial](/sales)

- [Je me lance](/create-account)

Pour dépasser les systèmes obsolètes et le travail cloisonné, la NCAA a fait appel à Asana pour transformer ses opérations. En centralisant le travail, en standardisant les processus et en unifiant la communication, l'organisation a créé une base évolutive qui a assuré la continuité de ses activités. Cela a préparé le terrain pour leur campagne olympique 2024, qui a battu tous les records.

### Borussia Mönchengladbach launches campaigns 1.5X faster with Asana

### Les JO spéciaux de Californie du Nord et du Nevada donnent vie à leurs événements avec Asana

### Hudl gravit les échelons de la réussite marketing grâce à Asana

### D.C. United gagne 697 jours de travail par an grâce à Asana