Meliá Hotels International connecte le monde #avecAsana

Meliá Hotels International connecte le monde #avecAsana
  • Meliá Hotels International connecte le monde #avecAsana
  • Nombre d’hôtels dans le monde
    • 374
  • Siège social
    • Majorque, Espagne
  • Taille de l’équipe informatique EMEA
    • 10

Du Wi-Fi à disposition dans le monde entier

Les plaines du Serengeti en Tanzanie se trouvent à huit heures de route de la ville la plus proche et d’une connexion Internet par fibre optique, mais, à la Serengeti Lodge de Meliá Hotels, le Wi-Fi est toujours disponible pour publier vos photos de lever du soleil directement depuis votre chambre.

La chaîne Meliá Hotels International, basée sur l’île espagnole de Majorque, détient 374 hôtels sur quatre continents. Tomeu Fiol est directeur de l’informatique pour Meliá Hotels EMEA. Avec son équipe de 10 personnes, il est responsable du Wi-Fi et de toutes les autres technologies pour 85 hôtels en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique. Le Serengeti Lodge est leur dernière perle.

La technologie joue un rôle important dans l’hébergement hôtelier proposé par Meliá, ainsi que dans la croissance de la chaîne. Les terminaux de point de vente et les ordinateurs utilisés par le personnel pour les enregistrements sont essentiels et les clients s’attendent également à une excellente connectivité pendant leur séjour.

«Un hôtel qui n’a pas le Wi-Fi gratuit perdra des clients, assure Tomeu. Et, sans site web ni application pour traiter les réservations directes, on n’est pas en mesure de réduire la commission payée par réservation. Un système informatique bien pensé permet d’économiser de l’argent et contribue à la croissance de l’entreprise en offrant une meilleure expérience pour les clients dès la réservation et tout au long de leur séjour.»

Par exemple, les télévisions dans les chambres de Meliá proposent des séries, des films et des services. Des panneaux numériques disposés dans les hôtels annoncent les événements et le site web de Meliá fait la promotion du programme MeliáRewards. Ils travaillent même sur des applications et des fonctionnalités spéciales, comme une tablette dans les chambres pour contrôler les stores, l’éclairage et la climatisation.

L’équipe de Tomeu s’occupe de la maintenance des systèmes dans les 85 hôtels de la zone EMEA, répond aux demandes ponctuelles du personnel et ouvre chaque année dans toute la zone EMEA cinq à sept nouveaux hôtels dotés des technologies appropriées. Quelle est leur astuce ? Ils font tout cela à distance. 95 % des hôtels Meliá n’ont en effet pas de responsable informatique sur place.

Réussir l’impossible

L’équipe de Tomeu travaille à distance depuis Londres, Düsseldorf, Munich, Madrid, Dubaï, Paris, Tenerife et Majorque et se rend au besoin dans les hôtels du monde entier. Leur principal défi, avec la distance et les déplacements, est que tous les membres de l’équipe restent coordonnés, sachent sur quoi travaillent leurs collègues et connaissent le statut des tâches en cours.

«Avec Asana, qu’il s’agisse de la mise en place de l’infrastructure informatique de nouveaux hôtels ou de la maintenance des systèmes de nos 85+ hôtels situés dans toute l’Europe, notre équipe sait en temps réel ce qui se passe et ce qui doit être fait.»

La plupart de leurs projets sont très complexes. Prenons par exemple l’ouverture d’un nouvel hôtel. Un an et demi de travail à distance sur le design informatique est nécessaire, avec ensuite quatre à cinq semaines d’installation intense sur le site de l’hôtel, au cours desquelles 80 % des tâches sont accomplies. Lorsque de l’ouverture du Serengeti Lodge, ils ont dû transporter le matériel informatique en avion et en voiture, établir une connexion Internet par satellite (parce qu’ils n’avaient pas leur accès habituel par fibre optique), tenir compte de la consommation d’énergie et de la disponibilité de l’énergie solaire et mettre en place un programme de formation pour le personnel local de l’hôtel.

«C’est un type de projet très complexe en raison de l’emplacement, du pays et du nombre de fournisseurs et de membres de l’équipe que nous devons prendre en compte», explique Tomeu.

Diviser pour mieux régner

Auparavant, Tomeu et son équipe utilisaient MS Excel et MSProject pour suivre les tâches et ils imprimaient des rapports papier, mais cela signifiait qu’ils ne pouvaient pas toujours voir l’état d’avancement des projets. Ils ont donc transféré tous les projets sur Asana, où ils peuvent désormais attribuer les responsabilités, suivre la progression et recevoir des mises à jour instantanées sur les tâches terminées.

« J’aime le principe de “diviser pour mieux régner” pour faire avancer les choses. Asana nous aide à attribuer chaque tâche de chaque projet à un membre de l’équipe et nous pouvons ainsi y faire face ensemble, explique Tomeu. C’est un outil vraiment collaboratif et il est fantastique pour les équipes qui ne travaillent pas dans le même bureau. Nous avions l’habitude d’utiliser Microsoft Project et les principales différences sont qu’Asana fonctionne en temps réel, a des applications mobiles et est intuitif. »

Ouvertures de nouveaux hôtels

L’équipe de Tomeu a maintenant un modèle de processus sur Asana pour les ouvertures de nouveaux hôtels. Chaque hôtel étant personnalisé, ils modifient le modèle au fur et à mesure.

Le modèle comporte trois sections correspondant aux trois phases d’ouverture d’un nouvel hôtel :

  1. Conception et budget : ceci commence par l’examen des plans de l’hôtel et une discussion avec le directeur général et le propriétaire pour parler de leurs besoins. Ensuite, ils conçoivent le système Wi-Fi, le point de vente, les tablettes et les autres systèmes. La phase se termine par l’approbation des devis et la commande du matériel dont ils ont besoin.
  2. **Installation*: Pendant cette phase, les membres de l’équipe se rendent à l’hôtel. Ils installent le matériel et les réseaux, y compris les imprimantes, les ordinateurs et ordinateurs portables, le Wi-Fi, les terminaux de point de vente, etc. Ensuite, ils configurent les serveurs, forment le personnel et établissent la connexion… tout cela en seulement quelques semaines.
  3. Phase post-ouverture : une assistance est fournie à l’hôtel pendant deux à trois semaines, pour s’assurer que tout fonctionne correctement. Enfin, un ou deux mois après l’ouverture, l’équipe effectue une inspection.

Ils terminent à distance les tâches et mettent à jour leur statut. «Avec Asana, tous les membres de notre équipe savent exactement ce qu’ils doivent faire à tout moment du projet, explique Tomeu. Nous avons une bonne visibilité sur tous les processus à exécuter pour concevoir, préparer et ouvrir un hôtel.»

Assistance au personnel de l’hôtel

Un autre problème compliqué est le nombre croissant de demandes que l’équipe de Tomeu reçoit du personnel des 85 hôtels déjà ouverts, par exemple redémarrer un serveur ou le Wi-Fi. Asana est là pour ça aussi. «Nous recevons les demandes par différents canaux, notamment par e-mail, par téléphone ou par contact direct, puis nous les ajoutons sur Asana pour nous assurer qu’elles sont traitées», explique Tomeu.

Les demandes vont dans un projet Asana appelé «Demandes» et sont organisées en différentes sections en fonction de leur statut: Ouverte, Analyse, Exécution, Fermée.

«Nous pouvons facilement créer des étiquettes et des champs personnalisés», explique Tomeu. Ceux-ci rassemblent les informations sur chaque demande:

  • ID de l’hôtel
  • Demandeur
  • Coût
  • Système inclus
  • Statut du devis
  • Fournisseur impliqué

Utiliser Asana comme centre de contrôle pour les demandes entrantes permet à l’équipe de rester efficace et lui donne une vue d’ensemble de l’état des problèmes et des personnes responsables de leur résolution.

Grandir avec Meliá Hotels

L’équipe informatique de Tomeu a travaillé pour l’ouverture de 6 magnifiques nouveaux hôtels en 2017 et a géré le déploiement de nouveaux systèmes pour 85 hôtels de la zone EMEA. La chaîne est en pleine croissance. «En tant qu’entreprise hôtelière, nous faisons de gros progrès et nous nous développons », déclare Tomeu. Meliá a connu grâce à leurs systèmes une augmentation des revenus globaux de l’entreprise, ainsi qu’une augmentation du nombre de membres du programme MeliáRewards. « Nous sommes fiers de faire partie de l’entreprise et de contribuer à sa croissance. »

Et n’oubliez pas : le Serengeti Lodge attend votre visite.

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Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

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Lancement de produit

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Objectifs d’entreprise

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Mission vers la Lune

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Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

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