Make School accrédite des diplômes universitaires pour des ingénieurs qualifiés avec Asana

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  • Make School logo
  • Étudiants de minorités ethniques sous-représentées 
    • 45 %
  • Total d’étudiants
    • + de 2 000
  • Année de création
    • 2011

Voici Make School, la première université a avoir lancé un programme universitaire accrédité pour lequel seuls les étudiants qui décrochent un emploi doivent s’acquitter des frais de scolarité. Make School est « une université conçue pour le XIXe siècle » qui offre à ses étudiants des programmes de science informatique basés sur des projets concrets et la conception de produits. Désormais, les étudiants peuvent obtenir un diplôme universitaire, une avancée essentielle pour une éducation supérieure, mise en œuvre par l’équipe Make School et leur partenaire, la Dominican University of California.

Alena Dagneau dirige l’équipe d’ingénierie de Make School, et son équipe est responsable de la création des technologies permettant de prendre en charge l’expérience et le programme scolaire des étudiants. Il lui a fallu créer la plupart des fonctionnalités à partir de rien, en collaboration étroite avec les différentes facultés de Make School et de la Dominican University.

Pour gérer la transition de l’accréditation, ils sont passés de JIRA à Asana, ce qui leur a permis de suivre les sprints d’ingénieurs et d’impliquer les principales parties prenantes de toute l’organisation.

Un travail d’équipe

Le lancement d’un programme universitaire accrédité par le biais d’unpartenariat d’incubation requiert la prise en compte d’une longue liste de directives et d’exigences, et l’équipe d’ingénierie d’Alena a dû effectuer le suivi d’une grande quantité de détails. De nombreuses discussions relatives à des cas limites et une quantité innombrable de tickets étaient attribués ou réattribués entre les développeurs, les designers et les chefs de projet.

La distance représentait également un défi puisque l’équipe d’Alena est disséminée entre les États-Unis, le Brésil et le Canada. Or il était crucial que rien ne passe entre les mailles du filet.

Pour rendre la tâche encore plus difficile, l’équipe avait également besoin de la participation d’acteurs clés issus des équipes transversales en charge de la croissance, du marketing et des questions juridiques, ainsi que du corps enseignant, de l’équipe marketing et du personnel des admissions de leur université partenaire, pour préparer le co-lancement.

L’équipe Make School

« Il y avait matière à se laisser dépasser », explique Alena, « car il y avait tellement d’éléments à prendre en compte simultanément et de personnes qui avaient besoin de répondre à des questions. L’un des plus gros défis de mon équipe était de suivre tous les détails. »

En quête d’un nouvel outil de gestion de projet pour les ingénieurs

L’équipe d’ingénierie de Make School se servait au départ de JIRA, qu’Alena avait déjà utilisé auparavant. Mais elle ressentait une pression qui la poussait à vouloir changer d’outil. « JIRA est peu convivial, et mes ingénieurs me suppliaient de trouver une autre solution », se rappelle Alena.

Les équipes en charge de la croissance et des opérations utilisaient déjà Asana, dont elles étaient ravies, et le supérieur d’Alena lui a donc recommandé cet outil. D’abord sceptique, car elle ne pensait pas que cet outil était conçu pour les ingénieurs, Alena a fait des recherches sur Asana, puis décidé d’essayer Asana le temps d’un sprint.

« Grâce à l’intégration entre JIRA et Asana, les choses étaient assez simples », explique-t-elle. « Le temps a passé, et cela a été un énorme soulagement, un énorme poids en moins à porter. »

L’équipe d’ingénierie a officiellement adopté Asana pour gérer ses sprints et l’ensemble du projet d’accréditation. Cela lui a permis de saisir toutes les choses à faire, exigences et discussions, ainsi que d’intégrer le travail d’ingénierie avec les autres équipes de l’organisation.

Comment Make School gère ses sprints sur Asana

Alena a utilisé un projet Asana en disposition en tableau pour saisir les tickets du processus d’accréditation, puis y a ajouté les membres d’équipe qui devaient participer ou être informés. Ensuite, pour chaque nouveau sprint de deux semaines, elle a créé un projet auquel elle a attribué un nom (« Sprint 29 », par exemple) et une plage de dates.

Elle a alors ajouté les tickets accumulés au sprint. Chaque ticket représentait une fonctionnalité qui devait être développée, et apparaissait au sein du projet Asana sous forme de tâche. Et chaque tâche comportait des sous-tâches représentant les étapes de conception et de mise en œuvre.

L’équipe s’est alors mise au travail. Chaque tâche était attribuée à un chef de produit qui s’occupait de la première sous-tâche, la création de maquettes et de spécifications. Une fois finie, la sous-tâche était marquée comme terminée, puis la suivante était attribuée au designer. Lorsque la conception était prête à être passée en revue, le designer attribuait la tâche au chef de projet ou à la partie prenante. Finalement, la tâche revenait à Alena pour la revue d’ingénierie, puis elle l’attribuait à un développeur pour la prochaine étape, et ainsi de suite.

L’équipe d’Alena suivait les points de story et les points de story réels avec les champs personnalisés. Elle ajoutait par ailleurs des abonnés au projet de sprint, comme des chefs de projet ou acteurs clés qui avaient demandé la fonctionnalité, afin qu’ils soient notifiés du début ou de la fin du travail d’ingénierie.

« Maintenant que nous utilisons Asana, nous pouvons facilement tenir d’autres équipes informées », explique Alena. « Cette souplesse est appréciable, tout comme les petites licornes ou dragons volants qui récompensent la fin d’une tâche ! »

Plus forts individuellement, plus forts en équipe

Grâce à Asana, l’équipe d’Alena peut facilement gérer les tâches individuelles, partager le travail et les difficultés, et poser des questions.

  • Mes tâches, et de meilleurs listes d’attente : les ingénieurs utilisent Mes tâches pour voir uniquement ce qui leur est attribué. Selon Alena, « les ingénieurs adorent cette fonctionnalité. Avant, tout se concentrait autour des tâches d’équipe sur un tableau de sprint. Maintenant ils peuvent voir ce sur quoi eux-même doivent travailler. » De même, Asana prend en charge des listes d’attente séparées pour chaque équipe, plutôt que d’utiliser un seul tableau de sprint pour tout le projet. Cela évite aux équipes de devoir parcourir des tâches qui ne leur appartienent pas, facilite le tri et la priorisation des demandes, et permet de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

  • Boîte de réception : chaque boîte de réception individuelle Asana affiche des notifications pour les nouveaux évènements, discussions et attributions de tâches. D’après Alena, « J’ai désactivé les notifications de mes e-mails, car je me fie à la boîte de réception Asana pour contenir tout ce que je dois savoir. De cette façon, je ne suis pas surchargée. »

  • Discussions : les fonctionnalités de communication asynchrone permettent aux ingénieurs des autres bureaux de discuter des exigences et d’échanger des idées, même s’ils n’ont en fait pas encore commencé à travailler sur un ticket.

« Asana est un outil magnifique et convivial », ajoute Alena. « On peut passer facilement d’une tâche à l’autre, et les réarranger grâce au glisser-déposer. L’interface est simple, et tout est chargé rapidement, ce qui donne une impression de légèreté. »

Un programme universitaire entièrement accrédité

42 sprints et des milliers de tickets plus tard, l’équipe d’ingénierie de Make School a brillamment lancé la technologie liée au nouveau programme accrédité. Le fait d’avoir un outil permettant de saisir toutes les tâches, tous les détails et les discussions d’un projet gargantuesque multi-disciplinaire les a aidés à abattre le travail et à répondre à toutes les exigences.

Qu’en est-il des doutes initiaux d’Alena ? « Je suis désormais la plus fervente adepte d’Asana dans l’entreprise », dit-elle. « Je l’ai adopté pour tout, les IPP, les retrospectives, les entretiens individuels et les listes d’attente, et je peux tout voir depuis le même endroit. J’adore Asana. »

« Mes ingénieurs me suppliaient de trouver une autre solution. Alors je me suis dit, pourquoi ne pas essayer Asana le temps d’un sprint ? Les projets et le temps ont passé, et cela a été un énorme soulagement, un énorme poids en moins à porter. »- Alena Dagneau, directrice de l’ingénierie chez Make School

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