La Ruche qui dit Oui ! développe un système alimentaire juste avec Asana

Changer la façon dont vous achetez le pain peut-il changer le système alimentaire ? C’est ce que pense La Ruche qui dit Oui !.

La Ruche qui dit Oui ! a vu le jour en 2011 avec une mission ambitieuse : donner les moyens de produire et d’avoir accès à des aliments frais locaux d’une manière plus durable. L’entreprise française le fait grâce à des marchés appelés « ruches » qui mettent directement en contact les producteurs et les consommateurs. Voici comment cela fonctionne : des responsables locaux créent les ruches et sélectionnent les agriculteurs et les producteurs y participant. Les membres de la communauté de La Ruche qui dit Oui ! font ensuite leurs achats en ligne et viennent chaque semaine retirer leurs commande de légumes, viandes, fromages et autres produits dans des points de rencontre, comme des cafés ou des écoles. C’est un peu comme faire son marché dans un lieu bien organisé, mais de façon plus directe et personnelle.

« Lorsque vous faites vos courses sur La Ruche qui dit Oui !, votre argent est directement versé aux producteurs », affirme Clément Chapalain, Chef de produit chez La Ruche qui dit Oui !. « Avec les modèles d’épicerie traditionnels, les intermédiaires achètent les produits en gros. Ces intermédiaires ont tout le pouvoir et l’influence nécessaires pour réduire leurs coûts, de sorte que les agriculteurs ne sont généralement pas payés autant qu’ils le devraient. »

Dans le modèle de La Ruche qui dit Oui !, les agriculteurs fixent leurs propres prix et peuvent mieux prévoir leur volume de ventes. Les membres obtiennent des produits frais qu’ils ne trouveraient peut-être pas autrement et auxquels ils n’auraient pas accès directement. Clément explique : « en encourageant la vente directe et en sélectionnant uniquement les meilleurs producteurs, nous avons une qualité et une diversité d’aliments que vous ne trouverez pas dans les épiceries et supermarchés ».

Une plateforme en perpétuelle évolution

Aujourd’hui, La Ruche qui dit Oui ! compte plus de 1 200 ruches en Europe avec plus de 6 000 producteurs et 190 000 membres actifs. Environ 65 % des ruches se trouvent en France. Les autres sont réparties dans toute l’Europe, notamment au Royaume-Uni, en Allemagne, en Belgique, en Suisse, en Italie, en Espagne, au Danemark et aux Pays-Bas. Bien qu’il existe des initiatives similaires, peu d’entre elles sont assez importantes pour fonctionner dans plusieurs pays comme c’est le cas pour La Ruche qui dit Oui !.

« Si l’on considère les supermarchés et le système alimentaire traditionnel comme nos concurrents, nous sommes vraiment, vraiment très petits », continue Clément. « Un de nos défis est donc de déterminer comment nous pouvons passer du rôle d’acteur majeur dans le circuit court d’approvisionnement alimentaire à celui d’acteur dans le système alimentaire en général ».

C’est une ambition de taille pour une entreprise de 110 personnes.

Au cœur de La Ruche qui dit Oui ! se trouve une plateforme avec de multiples interfaces. Il existe une interface unique pour les producteurs alimentaires, leur permettant de créer leurs catalogues, d’entrer en contact avec les ruches et de gérer leurs ventes. Il y en a une autre pour les responsables des ruches, et encore une autre destinée aux membres de notre communauté, pour qu’ils fassent leurs achats.

« Chaque public a des besoins différents. Par exemple, les responsables de ruche sont des personnes entreprenantes qui veulent voir de nombreuses fonctionnalités sur la plateforme. Mais les producteurs, eux, dans l’ensemble, ne sont pas aussi experts en technologie et préfèrent consacrer leur temps à produire leurs marchandises plutôt qu’à utiliser l’ordinateur. Parfois même, La Ruche qui dit Oui ! est la seule plateforme Internet qu’ils utilisent. »

Maintenir la plateforme existante et toutes ses fonctionnalités pour les utilisateurs de neuf pays tout en en développant de nouvelles est un grand défi. « Nous devons être en mesure de continuer à innover pour continuer à nous développer et à accroître notre impact. Mais nous devons aussi maintenir la plateforme existante qui regroupe de nombreuses fonctionnalités spécifiques. »

Faire évoluer le travail d’équipe

Pour tenir le rythme, les équipes produits de La Ruche qui dit Oui ! doivent être organisées et définir clairement leurs priorités. Il y a 35 personnes qui travaillent dans quatre équipes produits distinctes. Les équipes sont composées de concepteurs, de développeurs, de chefs de produits, de scientifiques de données, d’ingénieurs, agents d’assistance et de chercheurs en expérience utilisateur.

Quand Clément est arrivé chez La Ruche qui dit Oui !, il a remarqué que certains de ses collègues utilisaient GitHub pour gérer leurs projets, car c’est ce que les développeurs utilisaient pour maintenir leur base de code. Mais cet outil n’étant pas conçu pour la gestion de projets interfonctionnels, les employés se sont rendu compte, au fur et à mesure que l’entreprise grandissait, qu’ils avaient besoin d’un outil différent.

L’entreprise a essayé plusieurs outils, et faisait des essais avec quelques personnes à la fois. Elle a testé Asana avec seulement cinq personnes, mais très rapidement plus de 20 personnes l’utilisaient. « Asana a connu une croissance très organique par rapport à d’autres tests que nous avons effectués », se souvient Clément. « On pensait tous qu’Asana était comme une liste de choses à faire en collaboration. »

Ils ont finalement choisi d’utiliser Asana dans toute l’entreprise parce que le processus d’intégration était le plus simple. « Cet outil répondait à un de nos besoins principaux, c’est-à-dire qu’il est facile à utiliser et à prendre en main. Maintenant, tout le monde l’utilise ».

Un plan clair visible par tous

Chacune des quatre équipes produit utilise Asana pour suivre les initiatives en cours, mais l’équipe produit dans son ensemble conserve également une stratégie  globale sur Asana appelée « Tableau de bord de la stratégie produit », qui regroupe les plans de haut niveau de chaque équipe produit. Cela permet non seulement à l’équipe produit de rester organisée, mais aussi au reste de l’entreprise d’avoir un aperçu du travail de cette équipe.

« Je pense que la chose la plus importante, la chose qui nous manquait avant d’adopter Asana, c’était la clarté. Avant, tout le monde se demandait : « Sur quoi travaille l’équipe produit ? ». Avec Asana, nous pouvons dire : « Nous avons ce projet, ce projet, ce projet, ce projet. Et voici où tout se trouve ». Nous envoyons également des mises à jour régulières sur les différents projets grâce à la fonction de mise à jour du statut d’un projet. Cela nous aide à mieux communiquer avec le reste de l’entreprise sur ce que nous faisons ou ne faisons pas. »

Clément trouve Asana particulièrement utile pour expliquer la complexité du travail de son équipe. « Il n’y a pas de petit détail. Il n’y a pas de petit bug. Tout peut être assez compliqué. Avoir tout sur Asana nous aide à démontrer cette complexité pour que chacun comprenne quelles sont nos priorités et comment notre travail s’aligne avec la stratégie globale de l’entreprise. »

Tout est organisé sur Asana

Selon Clément, l’amélioration de la clarté est l’un des plus grands impacts qu’apporte Asana au milieu de travail. « Asana nous indique clairement qui fait partie de quelle équipe, la portée de ces équipes, ce qu’elles font et à qui s’adresser pour discuter d’un sujet spécifique ». Mais Asana constitue également une aide d’autres façons. La Ruche qui dit Oui ! utilise Asana pour :

• Planifier et organiser les projets : « Asana nous aide à organiser les choses et à dire : voici toutes les idées différentes que nous avons et toutes les étapes dont nous avons besoin pour les faire exister. »
• Suivre les bugs : « Nous avons différents projets, un par équipe produit, où nous sauvegardons tous les bugs et les demandes concernant de petites fonctionnalités que nous recevons de la part d’utilisateurs ou de l’entreprise. Ensuite, nous établissons une liste des priorités sur Asana. »
• Clarifier les responsabilités : « La possibilité de visualiser clairement les différentes tâches, organisées sur une seule page, avec la photo du responsable et l’échéance de la tâche, permet aux membres de l’équipe de se sentir responsables de ce qu’ils ont à faire. »
• Identifier les tâches manquantes : « Asana nous aide à nous rendre compte de si on a oublié quelque chose. »
• Suivre les objectifs : d’autres équipes de l’entreprise utilisent Asana pour fixer et suivre leurs objectifs sur trois mois.
• Recueillir des commentaires internes: à l’aide de l’intégration des formulaires Google, qui transforme les réponses aux formulaires en tâches Asana, l’entreprise organise les demandes de fonctionnalités de tous les employés.

« Le véritable défi avec l’introduction de n’importe quel outil est de convaincre le reste de l’équipe de l’utiliser. Pour Asana cela s’est fait naturellement, c’était facile pour tout le monde de comprendre comment cela fonctionne et de commencer à l’utiliser. »