O guia definitivo para escolher uma ferramenta de gestão de trabalho

Ajudar a sua equipe a se manter alinhada em relação ao trabalho, colaborar de maneira eficaz e atingir metas é um grande desafio. As ferramentas de gestão do trabalho podem ajudar na coordenação do trabalho entre as equipes para combater o caos com clareza e alinhar os participantes por toda a organização.

Mas, com tantas opções no mercado, pode ficar difícil saber o que se deve procurar em uma ferramenta. No fim deste guia, você saberá do que precisa em uma ferramenta de gestão para ajudar a sua equipe a permanecer sincronizada, cumprir os prazos e alcançar as metas.

O que é gestão do trabalho?

A gestão do trabalho consiste em uma abordagem sistemática para a gestão dos fluxos de trabalho da sua equipe — seja um projeto, um processo recorrente ou tarefas diárias — de forma a que as equipes tenham a clareza necessária para alcançar os objetivos mais rapidamente. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, você pode garantir que todos tenham acesso às informações de que precisam, em todos os níveis da organização, para que consigam realizar o trabalho mais importante.

Talvez, você já tenha ouvido falar de um software de gestão de projetos, ou até usado um. Embora tais softwares possam ajudar a fazer a gestão eficaz de um único projeto ou de uma iniciativa pontual, um software de gestão do trabalho eleva muito essa possibilidade. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, a sua equipe consegue criar um sistema e ordenar processos sem data para começar e terminar, fornecendo, ao mesmo tempo, o contexto necessário para conectar as iniciativas.

Quais são os benefícios da gestão do trabalho?

Quando você sabe em que ponto estão todos os trabalhos, você e sua equipe têm mais condições de realizar o trabalho da melhor maneira. Hoje em dia, 60% do tempo de um funcionário é gasto com a organização para o trabalho, ou seja, reuniões de status, atualizações de e-mails, trabalhos duplicados e registros manuais, e não na realização de trabalho qualificado.

Com a gestão do trabalho, você faz o alinhamento da equipe, não importa de onde esteja trabalhando: remotamente, de forma distribuída ou no escritório. Assim se obterá não somente clareza sobre quem está fazendo o quê e quando, mas também uma visualização abrangente da forma como todas as iniciativas da sua equipe se interligam.

Como posso saber se a minha equipe precisa de uma ferramenta de gestão do trabalho?

Todas as equipes podem se beneficiar do uso de uma ferramenta de gestão do trabalho, porque todas se beneficiam com processos mais claros, trabalhos mais interconectados e menos pormenores organizacionais do trabalho. De forma concreta, uma ferramenta de gestão do trabalho pode ajudar a sua equipe a:

• Mapear as metas principais e as tarefas que levam até elas.

• Compartilhar uma fonte única de referência e informações entre si e com os participantes de diversos departamentos.

• Comunicar e compartilhar feedback no lugar exato onde o trabalho é realizado.

• Automatizar tarefas manuais para ter mais tempo para o trabalho que realmente importa.

• Integrar o trabalho facilmente entre todas as suas ferramentas corporativas favoritas.

Porém, nem todas as ferramentas de gestão do trabalho são iguais. Então, se você acredita que a sua equipe se beneficiaria da conexão e da transparência que tal recurso pode oferecer, vamos ver alguns dos aspectos a considerar.

Recursos indispensáveis a uma ferramenta de gestão do trabalho

1. Ser simples de implementar e fácil de usar

A ferramenta de gestão do trabalho mais eficaz é aquela que todos consigam e gostem de utilizar. Assim, a sua equipe terá uma fonte de referência e informações centralizada sobre onde o trabalho está sendo realizado. Ao buscar uma ferramenta de gestão do trabalho, certifique-se de que ela permita atribuir tarefas e obter clareza ao clique de um botão. Procure por uma que tenha recursos como guias de usuário e vídeos de apoio para ajudar a equipe a dar os primeiros passos.

Desconhecíamos a Asana, mas passamos do período de avaliação à implementação definitiva em quatro semanas, o que diz muito sobre o nível de intuitividade da ferramenta.”

2. Ser flexível e personalizável às necessidades da sua equipe

A sua ferramenta de gestão do trabalho deve funcionar para todos. Você deverá conseguir aprofundar-se nas tarefas individuais, fornecer feedback e coincidir quanto aos detalhes, mas também ver como os trabalhos se complementam, visualizar o progresso de todo um projeto ou grupo de projetos, e saber como é possível levá-lo adiante. Colaboradores individuais, gestores de equipes e participantes dos diversos departamentos precisam de uma ferramenta que atenda às suas necessidades.

Isso significa que não se deve empregar uma abordagem única para tudo. Em vez disso, a ferramenta de gestão do trabalho escolhida deverá fornecer visualizações e recursos variados, para que todos encontrem e vejam o que precisarem. Por exemplo, seria aconselhável buscar uma ferramenta em que:

• Os colaboradores individuais possam se aprofundar nos detalhes, identificar dependências e ter clareza quanto a quem está desempenhando qual atividade e dentro de que prazo.

• Os gerentes possam medir a capacidade e detectar a sobrecarga da equipe, identificar gargalos e compreender facilmente se um projeto está em dia, atrasado ou precisando de atenção.

• Os líderes sêniores possam ter uma visualização abrangente dos acontecimentos, consultar as atualizações de status e focar nas iniciativas relevantes.

Um dos motivos pelos quais escolhemos a Asana é por ter projetos tanto em lista quanto em quadro. Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projetos que preferirem.”

3. Ser feita para reduzir trabalhos duplicados

O objetivo de um software de gestão do trabalho não é apenas ajudar a organizar projetos e tarefas. Ele também ajuda a que você e a sua equipe construam processos e coordenem projetos para a realização dos trabalhos mais importantes.

Contudo, a repetição dos trabalhos acaba atrapalhando. De fato, um funcionário gasta, em média, 4,5 horas por semana realizando trabalhos que já tido sido feitos. Para evitar isso, a sua ferramenta de gestão do trabalho deve oferecer meios para reduzir a duplicação de trabalhos. Por exemplo, busque uma ferramenta que ofereça:

• Modelos personalizáveis integrados, para que você consiga dar andamento aos projetos mais rapidamente ou transformar os seus próprios processos em modelos reutilizáveis.

• Regras, para que seja possível automatizar o trabalho manual e criar processos que evitem erros e reduzam gargalos.

• Formulários de recebimento, para padronizar o processo de recebimento de solicitações. Obtenha sem esforço todas as informações necessárias para iniciar um projeto ou tarefa.

Agora que já não recebemos as solicitações por e-mail e usamos a Asana para colaborar mais eficazmente, conseguimos economizar 60 horas por mês, que agora são dedicadas à estratégia em vez de à tentativa de conciliação de todos os aspectos fragmentados.”

4. Ser construída com uma estrutura interna

Para ser eficaz, a ferramenta de gestão do trabalho precisa ser mais do que um sistema de gestão de projetos. Você não precisa apenas de uma ferramenta que ajude a fazer a coordenação de projetos isolados ou o tratamento de situações particulares.

Em vez disso, para desenvolver processos e interdisciplinaridade de trabalho, a ferramenta de gestão do trabalho deve ter uma estrutura clara que conecte dos trabalhos mais insignificantes às maiores iniciativas organizacionais. Por exemplo, na Asana, o trabalho individual é realizado por meio de tarefas, que são atribuídas a pessoas responsáveis por elas, com datas de conclusão determinadas. As tarefas residem em projetos, que abrangem uma iniciativa maior (como o lançamento de um produto) ou um processo contínuo (como o cronograma de um blog). Além disso, é possível criar portfólios de projetos para, por exemplo, reunir todo o trabalho que a equipe de marketing esteja fazendo ou todos os projetos concluídos em 2020.

A estrutura interna não é apenas um recurso conveniente em uma ferramenta de gestão do trabalho. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, quando os funcionários têm mais transparência sobre a forma como os próprios trabalhos afetam as metas da organização, eles têm duas vezes mais probabilidade de se sentirem motivados.

É super útil ter uma visualização abrangente dos marcos por todos os projetos para podermos ligar os pontos.”

5. Ser capaz de se integrar às suas ferramentas corporativas favoritas

O funcionário típico utiliza 10 ferramentas diferentes por dia. Essa alternância de aplicativos não é somente exaustiva, mas também indica que as informações estão dispersas e difíceis de encontrar. A sua equipe não deveria ter que vasculhar 10 ferramentas para encontrar as informações ou os contextos de que precisa para ser bem-sucedida.

Procure por uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que se integre às suas ferramentas corporativas favoritas, de modo a poder coordenar todo o seu trabalho desde um único lugar.

Se algo está fora da Asana, está fora do meu radar. Nosso trabalho é composto por muitas partes independentes, e a Asana ajuda a garantir que nada se perca pelo caminho.”

6. Ser segura e confiável

Certifique-se de que a ferramenta de gestão do trabalho que você escolher tenha medidas de segurança implementadas para manter a privacidade dos seus dados. Confira a sua página de confiança e segurança para se certificar de que ela faz backups dos dados adequadamente. A ferramenta de gestão do trabalho não deve apenas proteger a sua privacidade, deve também fornecer ferramentas de controle de permissões, tanto de projetos quanto de usuários, incluindo a capacidade de definir quais aplicativos de terceiros são acessíveis para a sua equipe.

A Asana aprimora o desempenho do projeto criando um espaço onde as nossas equipes podem colaborar, comunicar e compartilhar informações com mais senso de responsabilidade.”

Chegou a hora de testar uma ferramenta de gestão de trabalho?

Existe um sétimo recurso indispensável a que você deve prestar atenção em uma ferramenta de gestão do trabalho: permitir que você a experimente pessoalmente e em detalhes.

Elimine a necessidade de ter que adivinhar as coisas no trabalho para manter sua equipe coordenada — onde quer que você esteja. Experimente a Asana gratuitamente hoje mesmo.