Gestión de clientes con Crema

 

Oradores

George Brooks

George es fundador y Director General de Producto de Crema. Lidera un equipo interdisciplinario de estrategas, gerentes, diseñadores y desarrolladores que busca los mejores métodos, técnicas, herramientas y tecnologías para ayudar a los emprendedores y las marcas a lanzar nuevos productos y líneas de negocio. George ha trabajado como diseñador de experiencia del usuario e interfaz del usuario (UX/UI) por más de diez años y le apasiona armar equipos creativos que resuelven grandes problemas.

Objetivos para Asana

  • Estar todos en el mismo canal internamente.
  • Transparencia dentro y fuera de la empresa.
  • Proporcionar un espacio para colaborar con los clientes. Permitirles compartir ideas y comentar los desarrollos.
  • Dar visibilidad a los clientes, de modo que su relación pueda centrarse en la colaboración y no en la duda.

Mejores prácticas

  • Organiza los clientes por equipo. Cada equipo representa un cliente y contiene un conjunto de plantillas de proyectos.
  • Usa un código único al principio de cada nombre del proyecto para separar los proyectos con nombres similares de los diferentes equipos de clientes y para que sean más fáciles de buscar.
  • Invita a tus clientes a sus respectivos equipos y permíteles tener transparencia completa sobre los procesos y el progreso de tu equipo.
  • Invierte 30 minutos en capacitar a los clientes sobre cómo usar Asana y cómo has establecido tus flujos de trabajo. Asegúrate de demostrarles dónde deben poner foco o tomar medidas.
  • Limita la membresía de los proyectos y equipos solo a los miembros del personal que está involucrado directamente. Asegúrate de que tu equipo no reciba notificaciones de proyectos en los que no están trabajando directamente.
  • Usa instagantt para compartir gráficos del progreso y cronogramas detallados con los clientes.

Flujos de trabajo

Comunicaciones con los clientes

Crema crea un proyecto de comunicaciones con el cliente en cada equipo de cliente. El personal de George usa la capacidad de Asana de agregar tareas a múltiples proyectos para llamar la atención a tareas que requieren la atención del cliente. El proyecto de comunicaciones con el cliente también brinda a los clientes un lugar donde hacer preguntas o solicitudes.

Obtén más información [aquí] sobre cómo crear proyectos de comunicación de cara al cliente (/guide/examples/sales-services/client-onboarding).

Cronograma

Cada equipo contiene un proyecto de hoja de ruta en el nivel superior. Esto brinda al cliente una vista general del recorrido y las fechas clave futuras. Las tareas de este proyecto representan objetivos de nivel superior en los procesos de Crema, en lugar de los trabajos específicos que se realizan para lograrlos.

Crea tus propias hojas de ruta en Asana con estas instrucciones.

Prioridades

Crema usa un proyecto de prioridades para permitir que los clientes sepan lo que sucede cada semana. Este proyecto está organizado por etapas y dividido en tres secciones: * Lo que sucede en la etapa de la semana actual. * Lo que se planifica para la siguiente etapa. * Un registro en retrospectiva de las tareas que todavía deben finalizarse para las etapas futuras.

Establecer un plan por etapas en Asana es simple. Solo sigue estos seis pasos.

Capacidades

A lo largo de una sesión de estrategia de tres días, Crema crea un proyecto de capacidades para sus clientes. Este proyecto contiene los problemas que el cliente está intentando solucionar y sugiere soluciones en forma de historias de usuarios. Cada tarea del proyecto de capacidades representa una función o componente de producto en particular con una variedad de historias de usuarios relacionadas incluidas en su descripción.

George y el equipo de Crema usan la función de arrobar para hacer referencia a componentes e historias de usuarios relacionados en las descripciones de las tareas.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.