Construye y mantén el impulso

Creamos Asana para que dar seguimiento a tu trabajo sea lo más simple posible, pero hacerlo podría representar una nueva forma de trabajar para su equipo, por lo que es importante que se hagan revisiones regulares. A la larga, Asana es más poderosa cuando es usada por toda tu organización. Entonces, a medida que tu equipo logre más claridad y alcance objetivos, es posible que comiences a ver formas de utilizar Asana que vayan más allá de tu equipo.

Revisiones con tu equipo

Hasta ahora, todo tu equipo ya debería de estar explorando la funcionalidades de Asana y comenzando a ver los beneficios de dar seguimiento al trabajo conjuntamente. En este punto, es crucial verificar que todos avancen juntos. Aquí hay algunas cosas que puedes cubrir:

Usa un proyecto de retroalimentación de Asana

Si aún no lo has hecho, puedes crear un proyecto para dar seguimiento a preguntas, comentarios, preocupaciones, y éxitos que puedas estar experimentando al usar Asana.

  • Los compañeros de equipo pueden asignar tareas entre sí, o comentar sobre ellos a lo largo del camino para ayudar a responder preguntas y aclarar cualquier confusión.
  • Agenda una reunión recurrente, y usa el proyecto check-in para configurar la agenda. Puedes hablar de las victorias que hayas tenido, y todos los retos que aún estés enfrentando. Puedes encontrar otros compañeros de equipo para que hagan esto contigo si es que no todos necesitan asistir.

Selecciona a un “campeón Asana” para tu equipo para ayudar a hacer los check-ins más sencillos, responder preguntas, y asegurarte que tu equipo esté usando Asana de la manera que estableciste.

Responde preguntas comunes

Hay muchos recursos que ofrecemos para ayudarte a responder las preguntas de tu equipo sobre las funciones y el“por qué” detrás de ellas:

  • Si tienen preguntas sobre el aprendizaje de Asana en general, puedes dirigirlos al artículo de inicio rápido, procesos de la lista de verificación, y lista de verificación del usuario avanzado.
  • Para preguntas de funcionalidad específica y dudas “a fondo”, llévalos a nuestra sección Ayuda del la Guía.
  • Para otro tipo de material de aprendizaje (vídeos, presentaciones, documentos), puedes revisar nuestra página de Recursos.
  • Para obtener más información acerca de nuestra empresa y conocer nuevas versiones de características, consulta nuestro Blog.

Si ciertos compañeros de equipo todavía parecen indecisos, lee Inspirar la confianza del equipo para obtener más consejos sobre cómo abordar preguntas o inquietudes.

Cómo presentar Asana a otros equipos

A medida que tu equipo se familiarice con Asana, se generarán oportunidades de agregar aún más flujos de trabajo e incorporar a otros equipos. Para impulsar ese despegue, aquí tienes más consejos que te ayudarán a presentar Asana a otros equipos:

Encuentra a tu equipo donde sea que estén

Si bien Asana es donde los equipos gestionan todo su trabajo y los pasos para ejecutarlo (tal como un proyecto de solicitudes de diseño), tal vez hacen ese trabajo en otras herramientas. Afortunadamente, Asana se integra con las principales herramientas y aplicaciones para minimizar el trabajo duplicado y hacer más efectiva la colaboración.

Asana es especialmente poderoso cuando se integra con herramientas de email y mensajería para hacer que las conversaciones sean accionables. Con las integraciones con el email de Gmail o Outlook y Slack, puedes convertir conversaciones en una tarea (y mucho más) sin tener que cambiar de herramienta.

Asóciate con otros equipos

Con los flujos de trabajo de tu equipo construidos, puedes darte cuenta que el trabajo puede requerir la opinión de colegas que no están en Asana. Invitarlos dará mayor claridad a los flujos de trabajo, y de igual forma su equipo podrá comenzar a ver los beneficios. Es una manera sencilla de comenzar por lo fácil.

Identifica proyectos multifuncionales

Antes de que comience un proyecto más grande y multifuncional, podrías considerar cómo podrías presentar a Asana a los interesados del proyecto en lugar de coordinar a través de interminables cadenas de email o herramientas separadas.

Comparte resultados con tu equipo

Otros miembros de tu organización querrán saber acerca de cuánto tiempo has ahorrado, puntos débiles que hayas enfrentado, o ver una comparación del antes y el después de flujos de trabajo con y sin Asana. Da seguimiento a estos y compártelos en los éxitos de un proyecto en Asana.

Puedes etiquetar tareas existentes con “Asana win” y buscar la etiqueta rápidamente para obtener una lista de ejemplos. O puedes almacenar la tarea en múltiples proyectos.

Usa plantillas de proyecto

Crea tus propias plantillas personalizadas o inicia una plantilla creada por Asana para flujos de trabajo en común. Tu equipo ahorrará tiempo en la configuración del proyecto y no se perderá ninguno de los pasos.

Usa ejemplos para otros

Asana tiene la confianza de grandes compañías en diferentes tipos de equipos e industrias. Ve cómo usan Asana, y cómo podría ajustarse con otros dentro de tu organización. También puedes leer formas en qué otros equipos usan Asana.

Consulta integraciones de Asana para obtener aún mejores resultados de las aplicaciones que ya usas, y ve cómo estas integraciones pueden hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente.

Obtén acceso a más funciones, seguridad y soporte

A medida que se incorporen más equipos y trabajo a Asana, es probable que te des cuenta de que Asana Premium, Business o Enterprise se ajustan mejor a las necesidades de tu empresa y a los flujos de trabajo de los equipos. Saca más provecho de Asana con informes detallados de varios proyectos, más control de administración y poderosas funciones adicionales como campos personalizados y plantillas. Además, prepárate para el éxito con nuestros Gerentes de Éxito del Cliente.

Una vez que tú y tu equipo tengan confianza en el seguimiento de todo su trabajo en Asana, es posible que veas oportunidades para llevar a Asana a más equipos. Para obtener más consejos y orientación sobre cómo hacer que esto suceda, sigue leyendo Estamos expandiendo nuestro uso de Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.