Establece las convenciones de Asana

Ahora que presentaste Asana a tu equipo asegúrate de que todos estén de acuerdo con algunas normas clave. Si defines con antelación cómo usar Asana, ayudas a tu empresa a lograr un éxito a largo plazo y podrás aprovechar al máximo las funciones de Asana Premium más adelante. Ponerse de acuerdo en algunas normas también permite que todos los miembros de tu equipo se sientan cómodos con Asana.

Recomendamos hablar de las normas de equipo en cuanto presentes Asana. De esta forma, todos tienen tiempo para familiarizarse con Asana, sin establecer patrones de uso todavía. Observa lo que le funciona a tu equipo y cómo prefieren usar Asana. Organiza una reunión sobre normas de uso y crea un proyecto de dichas normas de Asana antes de la reunión:

Cada equipo tiene sus propias preferencias, pero a continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a definir las normas de tu equipo.

Normas de tareas

Crear tareas

Te aconsejamos que animes a todos a crear tareas y asignarlas a cualquier persona en el equipo (incluso los subordinados directos deben poder asignar tareas a los gerentes). Asana es más útil cuando todos pueden aportar ideas y hacer que el trabajo avance.

Nombrar tareas

Recomendamos asignar nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones. Por ejemplo, en lugar de crear una tarea llamada “Publicación de blog”, es mejor crear una llamada “Escribir la publicación de blog [título]” y otra que se llame “Subir la publicación de blog [título]” para que quede claro qué se debe hacer.

Puedes establecer normas de nomenclatura para un proyecto específico si las tareas son parte de un flujo de trabajo en particular.

Escribir una buena tarea

Tu equipo debe definir los detalles que son necesarios para que una tarea sea “buena”. Cada tarea tiene un espacio para agregar una descripción, fecha de entrega, responsable, colaboradores, subtareas y comentarios. Recomendamos incluir contexto y detalles importantes para que la persona a cargo pueda finalizar la tarea:

• Vincula trabajos pertinentes en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o mensajes relacionados.
• Adjunta archivos cuando te refieras a algún documento.
• Establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración.
• Agrega  fechas de inicio y entrega para dejar en claro cuándo se debe comenzar a trabajar para finalizar a tiempo.
• Agrega compañeros de equipo como colaboradores para que estén al tanto del progreso de la tarea.
• Marca una tarea como dependiente de otra para que tus compañeros de equipo no comiencen la tarea hasta que la anterior finalice.
• Usa texto enriquecido en las descripciones de tareas para que tu mensaje sea claro mediante el uso de texto con formato, listas numeradas y listas con viñetas.

Actualizar tareas asignadas

Cuando alguien te asigna una tarea, significa que estás a cargo de hacer que ese trabajo avance. A continuación, te sugerimos algunas maneras para mantener a tus compañeros informados sobre tu progreso:

• Marca las tareas con “Me gusta” para que quien las solicita sepa que las viste.
• Si tienes preguntas o actualizaciones que hacer, comenta directamente en la tarea.
• Si cambias la fecha de entrega, agrega un comentario que explique el motivo del cambio
• Fija el comentario o la conclusión más relevante en la parte superior de la conversación.
• Si no puedes priorizar el trabajo, vuelve a asignar la tarea al creador de ella o usa la @mención para preguntar a los compañeros de equipo si pueden hacerse cargo de la tarea.
• Si la tarea tiene campos personalizados, complétalos adecuadamente y sigue actualizándolos a medida que la tarea progrese.
• ¿Tu equipo usa Slack? Si lo hace, puedes realizar acciones en las tareas de manera fácil directamente desde Slack para seguir trabajando sin herramientas.

Utilizar subtareas

Cuando asignes una subtarea, asegúrate de que el responsable tenga suficiente contexto en la tarea madre o dentro de la descripción de la subtarea. Evita enterrar subtareas bajo demasiadas capas. Puedes arrastrar las subtareas al panel principal de tu proyecto y convertirlas en tareas en cualquier momento.

Nombrar las plantillas de tareas

Para flujos de trabajo repetitivos, recurrentes y predecibles, puedes duplicar plantillas de proyectos o tareas. Al crear plantillas, nombra claramente la tarea o el proyecto para que tus compañeros de equipo sepan que es una plantilla y puedan encontrarla fácilmente a través de una búsqueda (con la palabra “plantilla”, por ejemplo). En la descripción de la tarea o el proyecto, debes dar instrucciones sobre cómo y cuándo usar la tarea o el proyecto.

Normas de proyectos

Crear nuevos proyectos

Al igual que con las tareas, todos pueden crear un proyecto. Puedes designar una persona del equipo para que lo haga y organice todo de la misma manera.

Crear un buen proyecto

• Decide qué tipos de flujos de trabajo usarán listas y cuáles usarán tableros.
• Para los flujos de trabajo, iniciativas o reuniones importantes, elige un nombre de proyecto descriptivo y mantén las normas de nomenclatura.
• Completa la descripción del proyecto con objetivos y metas que recuerden a sus compañeros de equipo el propósito de cada proyecto.
• Prepara el resumen del proyecto para que tus compañeros de equipo siempre puedan hallar el brief y ver los roles del proyecto. A medida que avances, asegúrate de controlar la pestaña Resumen para estar al tanto de las novedades.
• Agrega secciones que te ayuden a organizar tu proyecto y definir claramente las fases o categorías.
• Configura campos personalizados para que puedas hacer seguimiento de toda la información necesaria en cada tarea creada en el proyecto.
• Crea una plantilla personalizada o usa una plantilla creada por Asana para estandarizar tus flujos de trabajo y proyectos comunes y para comenzar cada proyecto sin demoras. Así, no tendrás que empezar desde cero con cada proyecto y estarás seguro de no olvidar ningún paso.

Gestionar un proyecto

Cuando creas un proyecto, te conviertes por defecto en el encargado del proyecto. Puedes cambiar al encargado en la pestaña Resumen. El encargado del proyecto o el compañero de equipo designado se encarga de mantenerlo organizado y de publicar actualizaciones de estado semanales.

• A medida que se crean nuevas tareas o que el trabajo avanza, asegúrate de que las tareas tengan un responsable y una fecha de entrega, muévelas a las secciones o columnas adecuadas y actualiza los campos personalizados según sea necesario.
• Agrega reglas a los proyectos para ahorrar tiempo en la gestión de esos proyectos y ayudar a que los compañeros de equipo sigan los pasos correctos. Con las reglas el trabajo manual se automatiza; por ejemplo, la actualización de los campos en Asana o la asignación de las tareas.
• Si las tareas se atrasan o no tienen fechas de entrega asignadas, comunícate con el responsable para que vuelva a poner el trabajo en marcha.
• Configura los hitos de las tareas en tu proyecto para poder cumplir con los objetivos más importantes y para tener bajo control los marcadores clave de progreso de forma visual y simple.
• Usa el cronograma para visualizar el plan de tu proyecto y hacer ajustes a medida que avanzas hacia tu objetivo. Puedes ver fácilmente las dependencias de las tareas y ajustar el cronograma de tu proyecto con la vista al estilo de diagrama de Gantt.
• Si gestionas varios proyectos, agrégalos a un portafolios para organizarlos y controlarlos por iniciativa. Los portafolios facilitan el control del estado de todos tus proyectos.

Enviar actualizaciones de estado

El encargado del proyecto o el compañero de equipo designado debe enviar regularmente actualizaciones de estado del proyecto desde la vista de progreso en la pestaña Resumen del proyecto.

• Las actualizaciones de estado dan claridad a tu equipo y a los equipos multidisciplinarios sobre el progreso del proyecto.
• Establece un color para tus actualizaciones de estado (verde, amarillo o rojo) para indicar cómo está avanzando el proyecto.
• Los compañeros de equipo pueden responder a las actualizaciones de estado cuando quieran hacer preguntas o comentarios o cuando quieran crear una tarea de seguimiento.
• El encargado del proyecto recibe tareas de recordatorio cada semana para actualizar el estado del proyecto.

Agrega proyectos a un portafolio para ver todas las actualizaciones de estado, las fechas de entrega y el progreso de los proyectos (o para avisarles a los encargados de los proyectos que deben emitir una actualización) en un solo lugar.

Normas de email

Usar los mensajes del equipo

Te recomendamos utilizar los mensajes en vez de emails para todas las comunicaciones internas del equipo. Recuérdales a tus compañeros de equipo usar Asana en lugar del email cuando sea necesario.

Utilizar notificaciones de email

Asana envía notificaciones por email cuando hay actividad nueva para que los compañeros de equipo que no trabajan con Asana todo el tiempo se mantengan informados. Quienes usan Asana constantemente prefieren emplear la Bandeja de entrada} (y no el email) para estar al tanto de las actualizaciones.

Recomendamos mantener las notificaciones por email activas hasta que tus compañeros de equipo y tú se acostumbren a chequear Asana con frecuencia. Puedes activarlas o desactivarlas desde Mis ajustes.

Reducir los emails en tu equipo

Para tener más éxito, recomendamos a los equipos que dejen de enviar solicitudes y las necesidades relativas a los proyectos por email, y que usen Asana en su lugar. El email es ideal para comunicarse con alguien que no pertenece a la organización o para presentarse, pero no sirve para planificar, gestionar y priorizar el trabajo. Asana fue diseñada para eso.

Con nuestro complemento de Asana para Gmail y nuestra aplicación de Asana para Outlook, puedes transformar rápidamente los emails en acciones. Esta puede ser una manera fácil de inculcar en tu equipo el hábito de pasar del email a Asana sin hacerlos aprender algo nuevo ni cambiar su manera de trabajar.

Reforzar las normas

Las normas permitirán a tu equipo mantener Asana organizado para todos, establecer claridad e incluso ayudar a que todos colaboren de la manera más efectiva posible. Solicita a algunos compañeros de equipo que ayuden a reforzar las normas para que otros no tengan miedo de "echar a perder" algo y que puedan recibir consejos útiles si aún no se acostumbran.

crea un “proyecto seguro” en Asana donde las personas puedan aprender a usar las funciones e interactuar con ellas sin temor a modificar un trabajo real.

Una vez que definas las normas con tu equipo, guárdalas en un proyecto al que todos, incluso los nuevos compañeros de equipo, puedan acceder. De esta forma, todas las personas tienen la misma información y pueden volver a consultar las normas del equipo cuando lo necesiten.

intenta usar Asana en tu siguiente reunión de equipo y tómate un tiempo para revisar las normas de equipo en Asana.