Establecer normas de Asana

Ahora que presentaste Asana a tu equipo asegúrate de que todos estén de acuerdo con algunas normas clave. Si defines con antelación cómo usar Asana, ayudas a tu empresa a lograr un éxito a largo plazo y podrás aprovechar al máximo las funciones de Asana Premium más adelante. Ponerse de acuerdo en algunas normas también permite que todos los miembros de tu equipo se sientan cómodos con Asana.

Recomendamos hablar de las normas de equipo en cuanto presentes Asana. De esta forma, todos tienen tiempo para familiarizarse con Asana, sin establecer patrones de uso todavía. Observa lo que le funciona a tu equipo y cómo prefieren usar Asana. Organiza una reunión sobre normas de uso y crea un proyecto de dichas normas de Asana antes de la reunión:

Establece normas de Asana con tu equipo mediante un proyecto

Cada equipo tiene sus propias preferencias, pero a continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a definir las normas de tu equipo.

Normas de tareas

Crear tareas

Te aconsejamos que animes a todos a crear tareas y asignarlas a cualquier persona en el equipo (incluso los subordinados directos deben poder asignar tareas a los gerentes). Asana es más útil cuando todos pueden aportar ideas y hacer que el trabajo avance.

Nombrar tareas

Recomendamos asignar nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones. Por ejemplo, en lugar de crear una tarea llamada “Publicación de blog”, es mejor crear una llamada “Escribir la publicación de blog [título]” y otra que se llame “Subir la publicación de blog [título]” para que quede claro qué se debe hacer.

Puedes establecer normas de nomenclatura para un proyecto específico si las tareas son parte de un flujo de trabajo en particular.

Escribir una buena tarea

Tu equipo debe definir los detalles que son necesarios para que una tarea sea “buena”. Cada tarea tiene un espacio para agregar una descripción, fecha de entrega, responsable, seguidores, subtareas y comentarios. Recomendamos incluir contexto y detalles importantes para que la persona a cargo pueda completar la tarea:

  • enlaza trabajos relevantes en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o conversaciones relacionados;
  • adjunta archivos cuando te refieras a algún documento;
  • establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración;
    • agrega fechas de inicio y de entrega para dejar en claro cuándo se debe comenzar a trabajar para finalizar a tiempo;
  • incluye compañeros de equipo como seguidores para que estén al tanto del progreso de la tarea;
  • marca la tarea como dependiente de otra para que tus compañeros de equipo no comiencen la tarea hasta que la anterior finalice.
  • Usa texto enriquecido en las descripciones de tareas para que tu mensaje sea claro mediante el uso de texto con formato, listas numeradas y listas con viñetas.

Actualizar tareas asignadas

Cuando alguien te asigna una tarea, significa que estás a cargo de hacer que ese trabajo avance. A continuación, te sugerimos algunas maneras para mantener a tus compañeros informados sobre tu progreso:

  • usa las respuestas rápidas o los me gusta para notificar que viste la tarea y así el solicitante sepa que recibiste la solicitud;
  • si tienes preguntas o actualizaciones que hacer, comenta directamente en la tarea;
  • si cambias la fecha de entrega, agrega un comentario que explique por qué se modificó para restablecer los plazos;
  • fija el comentario o la conclusión más relevante en la parte superior de la conversación;
  • si no puedes priorizar el trabajo, vuelve a asignar la tarea al creador de ella o usa la @mención para preguntar a los compañeros de equipo si pueden hacerse cargo de la tarea;
  • dale me gusta a la tarea para notificar que la viste y que estás de acuerdo con realizarla;
  • si la tarea tiene campos personalizados, complétalos adecuadamente y sigue actualizándolos a medida que la tarea progrese.
  • ¿Tu equipo usa Slack? Si lo hace, puedes realizar acciones en las tareas de manera fácil directamente desde Slack para seguir trabajando sin herramientas.

Utilizar subtareas

Cuando asignes una subtarea, asegúrate de que el responsable tenga suficiente contexto en la tarea principal o dentro de la descripción de la subtarea. Evita enterrar subtareas bajo demasiadas capas. Puedes arrastrar las subtareas al panel principal de tu proyecto y convertirlas en tareas en cualquier momento.

Nombrar las plantillas de tareas

Para flujos de trabajo repetitivos, recurrentes y predecibles, puedes duplicar plantillas de proyectos o tareas. Al crear plantillas, nombra claramente la tarea o el proyecto para que tus compañeros de equipo sepan que es una plantilla y puedan encontrarla fácilmente a través de una búsqueda (con la palabra “plantilla”, por ejemplo). En la descripción de la tarea o el proyecto, debes dar instrucciones sobre cómo y cuándo usar la tarea o el proyecto.

Normas de proyectos

Crear nuevos proyectos

Al igual que con las tareas, todos pueden crear un proyecto. Puedes designar una persona del equipo para que lo haga y organice todo de la misma manera.

Crear un buen proyecto

  • Decide qué tipos de flujos de trabajo usarán listas y cuáles usarán tableros.
  • Para los flujos de trabajo, iniciativas o reuniones importantes, elige un nombre de proyecto descriptivo y mantén las normas de nomenclatura.
  • Completa la descripción del proyecto con objetivos y metas que recuerden a sus compañeros de equipo el propósito de cada proyecto.
  • Agrega secciones que te ayuden a organizar tu proyecto y definir claramente las fases o categorías.
  • Configura campos personalizados para que puedas hacer seguimiento de toda la información necesaria en cada tarea creada en el proyecto.
  • Crear una plantilla personalizada o usa una plantilla creada por Asana para estandarizar tus flujos de trabajo y proyectos más comunes. De esta manera, no tienes que volver a hacer todo el trabajo y te aseguras de no olvidar ningún paso.

Gestionar un proyecto

Cuando creas un proyecto, te conviertes por defecto en el encargado del proyectoencargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas . Puedes cambiar al encargado del proyecto en la vista del progresovista del progreso La vista del progreso te ayuda a hacer un seguimiento de la finalización de las tareas de un proyecto en el tiempo y a obtener actualizaciones del estado de los encargados del proyecto. Lee mas . El encargado del proyecto o el compañero de equipo designado se encarga de mantenerlo organizado y publicar actualizaciones de estado semanales.

  • A medida que se crean nuevas tareas o que el trabajo avanza, asegúrate de que las tareas tengan un responsable y una fecha de entrega, muévelas a las secciones o columnas adecuadas y actualiza los campos personalizados según sea necesario.
  • Si las tareas se atrasan o no tienen fechas de entrega asignadas, comunícate con el responsable para que vuelva a poner el trabajo en marcha.
  • Usa el Cronograma para visualizar el plan de tu proyecto y hacer ajustes a medida que avanzas hacia tu objetivo. Puedes ver fácilmente las dependencias de las tareas y ajustar el programa de tus proyectos con la vista tipo diagrama de Gantt.
  • Si gestionas varios proyectos, agrégalos a un portafolios para organizarlos y controlarlos por iniciativa. Los portafolios facilitan el control del estado de todos tus proyectos.

Enviar actualizaciones de estado

El encargado del proyecto o el compañero de equipo designado debe enviar regularmente actualizaciones de estado del proyecto desde la vista de progreso del proyecto.

  • Las actualizaciones de estado dan claridad a tu equipo y a los equipos multidisciplinarios sobre el progreso del proyecto.
  • Establece un color para tus actualizaciones de estado (verde, amarillo o rojo) para indicar cómo está avanzando el proyecto.
  • Los compañeros de equipo pueden responder a las actualizaciones de estado cuando quieran hacer preguntas o comentarios o cuando quieran crear una tarea de seguimiento.
  • El encargado del proyecto recibe tareas de recordatorio cada semana para actualizar el estado del proyecto.
  • Usa la integración de Slack para enviar actualizaciones de tu proyecto directamente a canales específicos, de modo que todos puedan ver fácilmente las actualizaciones, sin importar dónde estén trabajando.

Agrega proyectos a un portafolios para ver todas las actualizaciones de estado, las fechas de entrega y el progreso de los proyectos (o para avisarles a los encargados de proyectos que deben emitir una actualización) en un solo lugar.

Normas de email

Utilizar conversaciones de equipo

Te recomendamos utilizar las conversaciones en vez de emails para todas las comunicaciones internas del equipo. Recuérdales a tus compañeros de equipo usar Asana en lugar del email cuando sea necesario.

Utilizar notificaciones de email

Asana envía notificaciones de email cuando existe actividad nueva para que los compañeros de equipo que no usan Asana todo el tiempo se mantengan informados. Las personas que utilizan Asana constantemente prefieren usar Mi bandeja de entradaMi bandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas (y no email) para estar al tanto de las actualizaciones.

Te sugerimos mantener las notificaciones de email hasta que tú y tus compañeros de equipo usen Asana todos los días. Esta decisión puede dejarse a consideración de cada compañero de equipo.

Reducir los emails en tu equipo

Para tener más éxito, recomendamos a los equipos dejar de enviar solicitudes y necesidades de los proyectos por email y usar Asana en su lugar. El email es ideal para comunicarse con alguien fuera de la organización o para presentarse, pero no está equipado para planificar, gestionar y priorizar el trabajo. Asana está hecho para eso.

Con nuestro complemento de Asana para Gmail y nuestra aplicación de Asana para Outlook app, puedes transformar rápidamente conversaciones en acciones, lo que puede ser una manera fácil de inculcar en tu equipo el hábito de pasar del email a Asana sin hacerlos aprender algo nuevo o cambiar su manera de trabajar.

Reforzar las normas

Las normas permitirán a tu equipo mantener Asana organizado para todos, establecer claridad e incluso ayudar a que todos colaboren de la manera más efectiva posible. Solicita a algunos compañeros de equipo que ayuden a reforzar las normas para que otros no tengan miedo de “echar a perder” algo y que puedan recibir consejos útiles si aún no se acostumbran.

crea un “proyecto seguro” en Asana donde las personas puedan aprender a usar las funciones e interactuar con ellas sin temor a modificar un trabajo real.

Una vez que definas las normas con tu equipo, guárdalas en un proyecto al que todos, incluso los nuevos compañeros de equipo, puedan acceder. De esta forma, todas las personas tienen la misma información y pueden volver a consultar las normas del equipo cuando lo necesiten.

intenta usar Asana en tu siguiente reunión de equipo y tómate un tiempo para revisar las normas de equipo en Asana.

Cuando definas las normas con tu equipo, guárdalas en un proyecto al que todos, incluso los nuevos compañeros de equipo, puedan acceder. De esta forma, todas las personas tienen la misma información y pueden volver a consultar las normas del equipo cuando lo necesiten.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.