Supervisa las iniciativas y gestiona los recursos

Los gerentes de proyectos y los líderes necesitan acceder sin problemas a los informes, las actualizaciones de estado de los proyectos y al personal de los equipos para asegurarse de que el trabajo esté encaminado y para tomar decisiones informadas acerca de la planificación. Ahora, pueden confiar en que analizarán los Portafolios gracias a los Paneles y la Gestión de recursos, todo en un mismo lugar.

Cómo usar los Portafolios

Los Portafolios son la mejor opción para organizar, supervisar y emitir informes de varios proyectos a la vez en un mismo lugar. Pueden ser útiles para responder a dudas como las siguientes:

  • ¿Cuáles son los proyectos que están en riesgo y cuáles son los que están en curso y por qué?
  • ¿Cuándo se comienzan o terminan los proyectos?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?
  • ¿En qué debo centrar más mi atención?

Al igual que los proyectos, los Portafolios ofrecen varias vistas diferentes (se enumeran a continuación) para que puedas tener distintos puntos de vista de los proyectos que se encuentren en un portafolios en particular.

Los portafolios son la mejor manera de dar seguimiento a todos los proyectos para una iniciativa o equipo específicos, en un solo lugar.

  • Proyectos: La vista principal con la que puedes acceder con un abrir y cerrar de ojos a las actualizaciones de todos los proyectos. También te permite ordenarlos y organizarlos.
  • Cronograma: Arrastra y suelta los proyectos para crear y poder ver planes y cronogramas anuales, trimestrales o mensuales.
  • Progreso: Publica las actualizaciones de estado para resumir los esfuerzos dedicados a tu iniciativa.
  • Gestión de recursos: Supervisa la carga laboral de tu equipo y haz los ajustes necesarios arrastrando y soltando los trabajos. Gestiona todo en base al trabajo que ya estaba asignado en los proyectos de tu portafolios.

Ejemplos de cómo usar los Portafolios

Los portafolios son ideales para los gerentes de proyectos y para los líderes de equipos, pero cualquiera puede usarlos y de muchas formas diferentes. A continuación hay algunos ejemplos para que empieces:

Rol Ejemplo
Gerentes de productos Da seguimiento a los lanzamientos de productos o mide la carga laboral del gerente de Producto o el alcance de lo que abarcará el responsable técnico en cada lanzamiento.
Ejecutivos o líderes Supervisa los principales proyectos para que tu equipo logre cumplir con los objetivos y resultados clave (OKR) de la empresa. También puedes exportar esta información sobre el progreso como archivos PNG y usarlos en presentaciones.
Gerentes y Agile scrum masters‭ Da seguimiento al trabajo de los sprints en un solo portafolios y usa la Gestión de recursos para equilibrar las asignaciones y definir puntos ágiles de trabajo.
Planificadores de eventos Gestiona varios eventos a la vez, míralos en un Cronograma y usa el Panel para controlar los logros de prioridad alta.
Directores creativos o productores Capta el estado de los principales proyectos y usa el Panel para informar acerca del progreso a los colaboradores de otros departamentos o para fundamentar la solicitud de más recursos.
Gerentes de campañas Da seguimiento a las campañas activas y gestiona la carga laboral del equipo para llevar las campañas a cabo, gracias a la Gestión de recursos.
Gerentes de Éxito del Cliente Conserva las cuentas de los clientes activos en un solo lugar y observa su comportamiento con las actualizaciones de estado.
Gerente de Informática Mira en el Cronograma todas las implementaciones activas de software, o las que se encuentran en evaluación, y cómo están programadas

¿Quieres una plantilla para alguno de los proyectos anteriores? Consulta nuestra galería de plantillas para ponerte en marcha y activo con unos pocos clics.

Consejos para gestionar los proyectos y los recursos con los Portafolios y la Gestión de recursos

  • ¿El estado de un proyecto parece viejo? Haz clic en el botón Solicitar actualización y el encargado recibirá la tarea de actualizar el estado del proyecto.
  • ¿Tu compañero de equipo parece tener demasiado trabajo? Arrastra y suelta las tareas para reasignarlas o reprogramarlas o bien, escribe un comentario en una tarea para revisar primero el tema con el encargado. Configura la dedicación para las tareas en cualquier proyecto dentro de tu Portafolios y podrás medir las horas con más precisión o la dedicación dispensada a cada tarea.
  • Ordena los datos para acceder a los detalles que necesitas atender. Ordena tu portafolios por campos personalizados para asegurarte de que lo prioritario está bajo control o para agrupar proyectos similares. La Gestión de recursos se ordena automáticamente por responsable.
  • Comparte el enlace del portafolios o agrega miembros en él para que otros puedan ver el progreso.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.