Supervisa las iniciativas y gestiona los recursos

Los gerentes de proyectos y los líderes necesitan acceder sin problemas a los informes, las actualizaciones de estado de los proyectos y al personal de los equipos para asegurarse de que el trabajo esté encaminado y para tomar decisiones informadas acerca de la planificación. Ahora, pueden confiar en que analizarán los portafolios gracias a los Paneles y la Gestión de recursos, todo en un mismo lugar.

Cómo usar los Portafolios

Los Portafolios son la mejor opción para organizar, supervisar y emitir informes de varios proyectos a la vez en un mismo lugar. Pueden ser útiles para responder a dudas como las siguientes:

  • ¿Cuáles son los proyectos que están en riesgo y cuáles son los que están en curso y por qué?
  • ¿Cuándo se comienzan o terminan los proyectos?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?
  • ¿En qué debo centrar más mi atención?

Al igual que los proyectos, los Portafolios ofrecen varias vistas diferentes (se enumeran a continuación) para que puedas tener distintos puntos de vista de los proyectos que se encuentren en un portafolio en particular.

Los Portafolios son la mejor manera de dar seguimiento a todos los proyectos para una iniciativa o equipo específicos, en un solo lugar.

  • Proyectos: La vista principal con la que puedes acceder con un abrir y cerrar de ojos a las actualizaciones de todos los proyectos. También te permite ordenarlos y organizarlos.
  • Cronograma: Arrastra y suelta los proyectos para crear y poder ver planes y cronogramas anuales, trimestrales o mensuales.
  • Progreso: Publica las actualizaciones de estado para resumir los esfuerzos dedicados a tu iniciativa.
  • Gestión de recursos: Supervisa la carga laboral de tu equipo y haz los ajustes necesarios arrastrando y soltando los trabajos. Gestiona todo en base al trabajo que ya estaba asignado en los proyectos de tu portafolio.

Ejemplos de cómo usar los Portafolios

Los Portafolios son ideales para los gerentes de proyectos y para los líderes de equipos, pero cualquiera puede usarlos y de muchas formas diferentes. A continuación hay algunos ejemplos para que empieces:

Rol Ejemplo
Gerentes de productos Da seguimiento a los lanzamientos de productos o mide la carga laboral del gerente de Producto o el alcance de lo que abarcará el responsable técnico en cada lanzamiento.
Ejecutivos o líderes Supervisa los principales proyectos para que tu equipo logre cumplir con los objetivos y resultados clave (OKR) de la empresa. También puedes exportar esta información sobre el progreso como archivos PNG y usarlos en presentaciones.
Gerentes y Agile scrum masters‭ Da seguimiento al trabajo de los sprints en un solo portafolio y usa la Gestión de recursos para equilibrar las asignaciones y definir puntos ágiles de trabajo.
Planificadores de eventos Gestiona varios eventos a la vez, míralos en un Cronograma y usa el Panel para controlar los logros de prioridad alta.
Directores creativos o productores Capta el estado de los principales proyectos y usa el Panel para informar acerca del progreso a los colaboradores de otros departamentos o para fundamentar la solicitud de más recursos.
Gerentes de campañas Da seguimiento a las campañas activas y gestiona la carga laboral del equipo para llevar las campañas a cabo, gracias a la Gestión de recursos.
Gerentes de Éxito del Cliente Conserva las cuentas de los clientes activos en un solo lugar y observa su comportamiento con las actualizaciones de estado.
Gerente de Informática Mira en el Cronograma todas las implementaciones activas de software, o las que se encuentran en evaluación, y cómo están programadas

¿Quieres una plantilla para alguno de los proyectos anteriores? Consulta nuestra galería de plantillas para ponerte en marcha y activo con unos pocos clics.

Consejos para gestionar los proyectos y los recursos con los Portafolios y la Gestión de recursos

  • ¿El estado de un proyecto parece viejo? Haz clic en el botón Solicitar actualización y el encargado recibirá la tarea de actualizar el estado del proyecto.
  • ¿Tu compañero de equipo parece tener demasiado trabajo? Arrastra y suelta las tareas para reasignarlas o reprogramarlas o bien, escribe un comentario en una tarea para revisar primero el tema con el encargado. Configura la dedicación para las tareas en cualquier proyecto dentro de tu Portafolio y podrás medir las horas con más precisión o la dedicación dispensada a cada tarea.
  • Ordena los datos para acceder a los detalles que necesitas atender. Ordena tu portafolio por campos personalizados para asegurarte de que lo prioritario está bajo control o para agrupar proyectos similares. La Gestión de recursos se ordena automáticamente por responsable.
  • Comparte el enlace del portafolio o agrega miembros en él para que otros puedan ver el progreso.

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