Controla las iniciativas en un solo lugar con los portafolios

Quienes gestionan varios proyectos o los ejecutivos pasan tiempo realizando el seguimiento de los estados, para asegurarse de que los planes y objetivos estén encaminados. Por lo general, esto significa que deben emitir actualizaciones de varios compañeros de equipo, o pasar mucho tiempo actualizando sus planes de proyectos de forma manual. En vez de hacer esto, pueden aprovechar los portafolios para controlar los proyectos de forma proactiva y ver el progreso en tiempo real en un solo lugar.

¿Qué son los portafolios?

Los portafolios son la mejor manera de realizar el seguimiento de todos los proyectos, para una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar. Son una forma simple de archivar y organizar los proyectos a los que accedes con más frecuencia; además, podrás filtrarlos por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado, prioridad y más.

Los portafolios son la mejor manera de hacer un seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar

¿Por qué crear y usar portafolios?

Cualquier persona que gestione varios proyectos o trabaje en ellos sabe lo difícil que es ver el progreso real y el trabajo en riesgo, y brindar actualizaciones a las partes interesadas de toda la organización. Esto se puede realizar manualmente en planillas, que se desactualizan rápidamente. Tal vez otras personas que usan software de gestión de proyectos tengan una vista mejor, pero solo es accesible para ellas, está desconectada de los archivos de trabajo y, además, su uso requiere mucha capacitación técnica.

En el caso de las personas que trabajan en muchos proyectos, puede ser difícil seguir cada plan de proyecto. Con los portafolios, pueden agrupar los proyectos para encontrarlos con más facilidad.

Los líderes que desean controlar el progreso de los proyectos de mayor prioridad o de los proyectos principales para lograr objetivos clave pueden crear portafolios para obtener una vista rápida, sin convocar reuniones separadas o esperar que otros gestores se comuniquen con ellos.

Cómo crear un portafolio

Crear un portafolio es fácil:

  1. Abre la barra lateral y haz clic en Portafolios en la parte superior.
  2. Haz clic en el botón Nuevo portafolios, elige un nombre para tu portafolios y créalo.
  3. Haz clic en Agregar proyecto e ingresa los nombres de los proyectos que deseas agregar.
  4. Comparte cualquier portafolios copiando su URL.

Ejemplos de portafolios

Si bien los portafolios son ideales para los gerentes de proyectos y líderes de portafolios, cualquier persona puede usarlos de varias maneras. Estos son algunos ejemplos:

Rol Se puede usar portafolios para realizar el seguimiento de lo siguiente:
Gerentes de Producto Lanzamiento de productos
C-Suite Principales proyectos para el logro de objetivos y resultados clave de la empresa
Planificadores de eventos Eventos de este trimestre
Gerentes Todos los proyectos individuales
Gerentes de campañas y directores creativos Campañas activas
Gerentes de Recursos Humanos Todos los empleados nuevos que se incorporarán en un mes o trimestre
Gerentes del éxito del cliente Cuentas del cliente activas o todos los proyectos relacionados con un cliente específico
Gerente de TI Todas las consideraciones o desarrollos de software o activos
Gerentes de oficinas Aperturas de nuevas oficinas

¿Quieres la plantilla de alguno de los casos de uso anteriores? Revisa nuestra galería de plantillas](/templates) para hacer que cualquier proyecto esté listo y activo con unos pocos clics.

Sugerencias para gestionar el trabajo con portafolios

Las opciones de proyectos que puedes controlar en un portafolios son infinitas, pero aquí incluimos algunas sugerencias para ayudarte a utilizarlos de la mejor manera:

  • ¿La actualización de estado de un proyecto parece vieja o desactualizada? Solicítale al encargado del proyecto que actualice el estado haciendo clic en el proyecto y, luego, en Solicitar actualización. El encargado del proyecto recibirá la tarea de actualizar el estado del proyecto.
  • Clasifica tu portafolios utilizando otros campos personalizados. Hemos incluido un campo de prioridad, pero puedes agregar otros campos personalizados para ver tu portafolios organizado según el objetivo o el costo, entre otros.
  • ¿Deseas ver tu portafolios organizado por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado o nombre del proyecto? Clasifica tu portafolios utilizando otros campos, haciendo clic en el icono de filtro en la esquina superior derecha y seleccionando tus criterios.
  • Si tu empresa aún no utiliza Asana, puedes registrarte para recibir resúmenes del portfolio por correo electrónico para reenviárselos a quienes no tienen una cuenta.

Los portfolios son fáciles de crear y facilitan la organización y el control de varios proyectos de forma simultánea.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.