Comunicación de equipo efectiva

Reuniones, emails, chats… hay muchas formas en las que los equipos se pueden mantener informados. Tantas como para perderse entre las comunicaciones. Asana mantiene las conversaciones relevantes dentro del trabajo correcto y con los compañeros de equipo correctos al conservarlas dentro de su contexto. Sigue estos consejos para tener conversaciones más claras y seguir las principales convenciones con respecto a la comunicación en Asana.

¿Prefieres ver un turorial? Continúa descubriendo Cómo usar Asana

Cómo usar Asana es una serie de tutoriales breves que puedes ver con continuidad para practicar y aprender rápidamente a usar Asana.

Consejos y convenciones acerca de la comunicación de los equipos en Asana

Ayuda a tu equipo sentirse confiado al comunicarse en Asana y obtén mayor claridad sin tantos emails, reuniones ni seguimientos.

1. Usa las integraciones para dedicar menos tiempo a los emails.

Lo ideal es que a medida que tu equipo empiece a usar Asana, dependas menos de los emails para gestionar tus solicitudes de trabajo y tus planificaciones y que las comunicaciones se lleven a cabo en Asana. Para todas aquellas situaciones para las que todavía necesitas usar emails, hay opciones para cambiar entre herramientas sin inconvenientes.

Las integraciones con el complemento de Asana para Gmail y el de Asana para Outlook te ayudan a convertir tus comunicaciones por email en acciones concretas además de permitirte actualizar tareas directamente desde tu bandeja de entrada de emails. De este modo, las acciones pendientes y las actualizaciones no se pierden entre los emails y puedes migrar el trabajo a Asana sin ningún inconveniente.

2. Mantén al chat accionable.

Muchos equipos usan tanto Asana como Slack para la coordinación y las comunicaciones laborales. En vez de elegir una herramienta u otra, los equipos pueden usarlas juntas gracias a la integración de Asana para Slack y así hacer que las conversaciones se puedan convertir en acciones concretas.

Por ejemplo, si un colega usa Slack para pedirte si puedes revisar algo rápidamente, lo más fácil y probable es que digas que sí y dejes lo que estás haciendo o que esperes y después te olvides. En cambio, puedes usar la integración para crear una tarea con todo el contexto que necesitas y después asignarle la prioridad para el momento correcto.

GIF sobre usar la integración de Asana y Slack para crear una tarea a partir de un mensaje de Slack y darle seguimiento para que se convierta en trabajo concreto

Puedes configurar la integración con unos pocos clics. Sigue las instrucciones de nuestro tutorial para aprender cómo usar la integración y recibir consejos.

3. Haz preguntas y recibe las respuestas con los comentarios.

Comenta en una tarea para acusar recibo cuando se te asigne y cuando necesites hablar sobre ideas, preguntar, responder preguntas o actualizar información. Si quieres agregar a un compañero de equipo específico a un comentario, @menciónalo.

Para entrar o salir de las conversaciones sigue o deja de seguir tareas. De este modo te puedes poner al día rápidamente o salir cuando ya no es relevante para ti.

4. Haz solicitudes con las tareas.

Si quieres solicitar información a un compañero de equipo, crea una tarea en lugar de enviar un email o mensaje de chat. La tarea aparece en la lista Mis tareas de tu compañero de equipo y se te agrega automáticamente como seguidor. De esta forma, sabes que tu solicitud no está perdida en el email y tu colega puede priorizar y responder junto al resto del trabajo.

Más información acerca de cómo usar Asana para crear y gestionar las preguntas y solicitudes laborales.

5. Confía en las búsquedas para reducir el desorden.

Todos pueden buscar todas las tareas, las conversaciones o los proyectos que sean públicos. Incluso si acabas de unirte al equipo o si no seguías la tarea o proyecto desde el principio. Escribe lo que deseas encontrar en la barra de búsqueda o usa la Búsqueda avanzada si necesitas definir criterios más específicos. De este modo, no tienes que depender de las notificaciones de tu bandeja de entrada ni preocuparte acerca de poder encontrar todo en el menú lateral.

6. Ejecuta tu proceso de comentarios y aprobaciones en Asana.

Dar seguimiento a los comentarios y a las aprobaciones por separado puede derivar en confusiones y hacer los proyectos más lentos. En cambio, puedes gestionar las aprobaciones y brindar comentarios dentro de las tareas de Asana.

GIF del flujo de trabajo con campos personalizados para aprobación en Asana

De esta forma, puedes mantener los comentarios dentro del contexto laboral. Todos sabrán cuando cosas como el presupuesto o las publicaciones del blog hayan recibido la aprobación.

GIF del uso de la verificación de comentarios en una imagen adjunta a una tarea en Asana

7. Mira las actualizaciones de estado en cualquier momento

Con Asana, puedes ver las actualizaciones de estado de cualquier proyecto en la vista de progreso para que no tengas que perder tiempo en preguntarles a tus compañeros de equipo qué es lo que está pasando dentro de un proyecto. Acostumbra a los encargados de proyecto a actualizar el estado de los proyectos cada semana para mantenerlos al día.

Puedes supervisar varios proyectos desde un solo lugar, si creas un Portafolios. Los Portafolios son ideales para los gerentes de proyectos, líderes de equipos o ejecutivos, para que cuenten con un lugar desde el cual puedan ver rápidamente todas las actualizaciones de estado de los proyectos de un solo vistazo y en tiempo real.

8. Gestiona y responde a las notificaciones desde la bandeja de entrada.

Al igual que con otros tipos de notificaciones de actualización, la Bandeja de entrada en Asana proporciona actualizaciones automáticas de las tareas que sigues. Por ejemplo, el uso de la bandeja de entrada te permite ver, responder y actuar según las notificaciones con mayor facilidad que con el email o el chat. Puedes ver actualizaciones, tales como tareas nuevas, comentarios, tareas finalizadas, modificaciones en las fechas de entrega y demás. De esta manera, siempre estás al tanto de lo que pasa con el trabajo que te importa y puedes seguir avanzando.

conoce más sobre la bandeja de entrada con un tutorial rápido de Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.