Mover las comunicaciones a Asana

En este punto, tu equipo puede tener preguntas acerca de cómo transferir a Asana el trabajo ya realizado por email o chat. Cuando todas tus conversaciones están relacionadas a equipos, proyectos o tareas en Asana, tu equipo puede ver claramente lo que está pasando con un trabajo en vez de buscar y recopilar la información desde varias herramientas.

Ver el video Cómo usar Asana

¿Prefieres ver un video? Mira nuestro episodio Cómo usar Asana que trata sobre la comunicación en equipo para tener interacciones más fluidas sin recurrir al email o a las reuniones.

1. Inicia una conversación en una tarea

Comenta en una tarea para acusar recibo cuando se te asigne y cuando necesites hablar sobre ideas, preguntar y responder preguntas o actualizar información. Si quieres agregar a un compañero de equipo a un comentario, @menciónalo o presiona las teclas Tab + F y escribe su nombre para agregarlo como seguidor.

entra o sal de las conversaciones siguiendo o dejando de seguir tareas. Cuando te agregan a una tarea, puedes ver su historial de actividad sin interrumpir a nadie.

2. Inicia una conversación con los miembros del proyecto

Usa las conversaciones del proyecto cuando desees hablar sobre varias tareas, compartir una idea importante, iniciar un proyecto, hablar acerca de su progreso o hacer una lluvia de ideas.

3. Inicia una conversación con tu equipo

Si necesitas hablar sobre un tema laboral pero aún no tienes un proyecto o tarea que sea relevante, o quieres compartir información con un grupo grande, las conversaciones de equipo son la mejor solución.

Comparte información con todos mediante una conversación de equipo

puedes usar conversaciones de equipo para informar de actualizaciones semanales de múltiples proyectos, presentar a nuevos empleados, publicar avisos generales para el equipo o llevar a cabo una lluvia de ideas.

4. Crea y asigna una tarea a un compañero de equipo

Si quieres solicitar información a un compañero de equipo, crea una tarea en lugar de enviar un email o mensaje de chat. La tarea aparece en la lista Mis tareas de tu compañero de equipo y se te agrega automáticamente como seguidor. De esta forma, sabes que tu solicitud no está perdida en el email y tu colega puede priorizar y responder junto al resto del trabajo.

5. Muévete sin problemas entre Asana y el email

A medida que tu equipo comienza a usar Asana, lo ideal es que dependa cada vez menos del email para gestionar el trabajo. Las solicitudes, la planificación y comunicación son actividades que debieran llevarse a cabo en Asana. Sin embargo, para todo lo que aún requiera el uso de email, existen opciones para moverte fácilmente entre ambas herramientas.

Los usuarios de Gmail pueden trabajar en el complemento de Asana para Gmail para convertir rápidamente las conversaciones de email en tareas y actualizarlas desde Gmail. De esta forma, los pendientes y las actualizaciones no se pierden en el email y puedes usar Asana directamente desde la bandeja de entrada de tu email.

gmail add-on create task details

Si utilizas un proveedor de email distinto, reenvía los emails a Asana para convertirlos en tareas. Esto es útil para registrar actualizaciones y comunicaciones. Usa la dirección de email x@mail.asana.com para enviar la tarea a Mis tareas.

también puedes reenviar los emails a un proyecto específico de Asana.

Para asignarte una tarea a ti mismo directamente desde el email, sigue estas instrucciones. Así es como será el formato de tu email en Asana:

  • Asunto del email = nombre de la tarea
  • Cuerpo del email = descripción de la tarea
  • Los archivos adjuntos del email se convierten en archivos adjuntos de la tarea
  • Remitente = responsable

6. Muévete sin problemas entre Asana y Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar y comunicar el trabajo. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usarlas juntas con la integración de Asana para Slack. De ese modo, puedes encontrar a los compañeros de equipo donde trabajan y coordinar sin problemas para avanzar más rápidamente.

Puedes configurar la integración en unos pocos clics, y tienes varias maneras de usar ambas herramientas sin cambiar constantemente de contexto.

  • Convierte los mensajes de Slack en una tarea de Asana para hacer que las conversaciones sean procesables.
  • Realiza acciones en las tareas dentro de Slack para hacer que el trabajo avance sin cambiar de herramienta.
  • Envía las actualizaciones del proyecto a los canales específicos para mantener a todos informados.
  • Recibe notificaciones de Slack sobre el trabajo que tienes asignado y las tareas que sigues

La integración de Asana para Slack te ayuda a que el trabajo avance más rápidamente sin importar dónde esté trabajando tu equipo

Mira Cómo usar Asana para ver rápidamente cómo puedes realizar las acciones mencionadas arriba.

7. Usa la búsqueda para encontrar información

Todos los miembros de tu equipo pueden buscar tareas, conversaciones y proyectos públicos para que puedan encontrar lo que necesiten, incluso si se acaban de unir al equipo o no eran originalmente seguidores de una tarea o proyecto. Escribe lo que buscas en la barra de búsqueda o usa la búsqueda avanzada si necesitas encontrar criterios específicos. No más bandejas de entrada desordenadas o cadenas viejas de email.

8. Actualizaciones de estado en cualquier momento, sin preguntar

Con Asana, puedes ver las actualizaciones de estado de cualquier proyecto en la vista de progreso para que no tengas que perder tiempo en preguntarles a tus compañeros de equipo qué es lo que está pasando dentro de un proyecto. Acostumbra a los encargados de proyecto a actualizar el estado de los proyectos cada semana para mantenerlos al día.

cuando se publica una actualización del estado de un proyecto, tu equipo puede responder directamente haciendo preguntas o comentarios, o creando una tarea desde la conversación.

9. Usa la bandeja de entrada

Al igual que otros tipos de notificaciones de actualización, la bandeja de entrada en Asana proporciona actualizaciones automáticas de las tareas que sigues. Por ejemplo, el uso de la bandeja de entrada te permite ver, responder y tomar acciones según las notificaciones más fácilmente que el email o chat. Puedes ver actualizaciones, tales como nuevas tareas, comentarios, tareas finalizadas, modificaciones en las fechas de entrega y más. De esta manera, siempre estás al tanto de lo qué está pasando con el trabajo que monitoreas y puedes continuar trabajando desde Asana.

conoce más sobre la bandeja de entrada con un tutorial rápido de Asana.

El email es una herramienta de comunicación esencial, pero no es la más adecuada para gestionar proyectos y tareas. Ve el video Cómo usar Asana para obtener más consejos para hacer que tu equipo deje de utilizar email.

Tener un plan claro para transferir tus comunicaciones y colaboraciones a Asana desde otras herramientas te permite establecer expectativas realistas. Tú y tu equipo pueden obtener todos los beneficios y la claridad de Asana desde el principio.

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Cómpralo ahora

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Ingresar con tu email de trabajo

Este email parece ser un email personal. Si deseas conectarte con tu equipo, usa tu email de trabajo.

Ingresar un email de trabajo

¿Por qué preguntamos? Continuar con mi email

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.