Organizar una reunión inicial de Asana

Ahora que tú y algunos compañeros de equipo usan Asana y conocen los beneficios de monitorear el trabajo en conjunto, tal vez estés listo para presentar a Asana a todo tu equipo. Ya hiciste algo de trabajo preliminar, así que ya puedes organizar una reunión inicial para invitar al resto de tu equipo a usar Asana.

Reunión inicial de Asana

Si estás listo para incorporar a todos tus compañeros de equipo, te recomendamos organizar una reunión con el equipo para hablar acerca de los beneficios de Asana y así todos empiecen de la misma manera.

1. Crea un proyecto para el programa de la reunión inicial

A continuación, te mostramos los pasos que recomendamos agregar al proyecto del programa (continúa leyendo para saber más detalles de cada uno):

  • Responde la pregunta “¿por qué Asana?”
  • Muestra las funciones de Asana
  • Muestra tus funciones favoritas
  • Explica cómo utilizar Asana
  • Proporciona recursos
  • Establece tu cronograma y los siguientes pasos

¡puedes copiar y pegar la lista anterior en un nuevo proyecto de Asana para convertir cada elemento en una tarea!

2. Responde la pregunta “¿por qué Asana?”

Antes de llevar a cabo la reunión, te recomendamos tomar un tiempo para pensar en las dificultades y desafíos de tu equipo, la manera en que Asana puede ayudarte a resolverlos y el objetivo general del uso de Asana. Incluso puedes formularle estas preguntas a tu equipo para elaborar la solución y los objetivos en conjunto.

Explica los beneficios de usar Asana:

  1. Tener claro quién está haciendo qué y para cuándo.
  2. Dedicar más tiempo a trabajar y reducir el tiempo de coordinación del trabajo.
  3. Saber cómo tu trabajo encaja y contribuye a los objetivos y metas generales.

También es bueno que expliques cómo Asana se integra con las demás herramientas que utilizas, como el email, las herramientas para compartir archivos o los sistemas de chat grupal. Además, puede ser útil que des algunos ejemplos reales de casos en los que optarías por usar Asana en lugar de otra herramienta y viceversa (por ejemplo, para solicitudes de trabajo, es mejor usar Asana; para una pregunta rápida sobre dónde encontrar un documento, es mejor usar el chat).

utiliza nuestra plataforma de introducción para que te ayuden a organizar las ideas a presentar.

3. Muestra las funciones de Asana

Presenta a tu equipo las funciones clave de Asana para hacer un seguimiento efectivo del trabajo en base a sus flujos de trabajo. Asegúrate de nombrar los aspectos básicos como:

También puedes hablar sobre algunas de tus funciones favoritas, los resultados que lograste en Asana, las cosas que te gustan y cómo el resto del equipo puede beneficiarse. A continuación, nombramos algunas funciones que puedes presentar para comenzar:

Además, puedes hablar sobre la lista de funciones de Asana Premium para analizar cuáles pueden ayudar a tu equipo a beneficiarse aún más con Asana. Algunas características que puedes resaltar son:

los equipos que necesitan ajustes de administración, seguridad y privacidad con asistencia adicional para el éxito del cliente también pueden consultar nuestra opción Asana Empresarial.

Selecciona algunas de tus funciones favoritas y preséntalas, especialmente si son útiles y se relacionan con el trabajo de tu equipo.

4. Muestra cómo utilizar Asana

Asana es una herramienta flexible que puedes utilizar de diferentes maneras. Ya que no existe una forma “correcta” de usar Asana, puedes explicar cómo has utilizado las funciones de Asana hasta ahora para establecer un flujo de trabajo sin complicaciones. Presenta algunas de tus tareas y proyectos actuales para que muestres cómo organizas el trabajo. Más tarde, puedes evaluar con tu equipo lo que mejor funciona para todos.

5. Proporciona recursos de aprendizaje

  • La guía: los artículos de la guía le enseñará a tu equipo a usar Asana profesionalmente.
  • Ayuda: si tu equipo desea saber más acerca de las funciones de Asana o tiene dudas sobre alguna función específica, consulta nuestra sección de ayuda.
  • Tutoriales de Asana: empieza a usar Asana en pocos pasos con los tutoriales de Asana.
  • Recursos: nuestra página de recursos contiene videos instructivos, listas de verificación de integración y contenidos adicionales para que tu equipo pueda comenzar.

6. Establece tu plan y cronograma

Antes de dar por terminada la reunión, asegúrate de establecer un plan y un cronograma para poner Asana en acción. A continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a mantenerte en el camino correcto:

  • Elige un primer proyecto que sea fácil y requiera colaboración. Comienza con un proceso que pueda mejorarse.
  • Ten en cuenta que la mayoría de los equipos tarda aproximadamente dos meses en aprender e implementar Asana por completo. Verás el progreso antes de ese tiempo, pero crear hábitos que perduren lleva un tiempo. Prueba nuestra plantilla de incorporación de Asana para comenzar automáticamente con el plan perfecto de implementación.
  • Crea un espacio (como un equipo o proyecto) donde todos puedan explorar las funciones y aprender a trabajar sin preocuparse de “echar a perder” algo.
  • Establece algunas normas para la creación y utilización de tareas, proyectos y conversaciones. Las normas las ponen tú y tu equipo, pero puedes revisar algunas de las normas que recomendamos.
  • Una vez que hayas establecido las normas de tu equipo, crea un proyecto para monitorearlas y así todos pueden tener acceso a ellas. Asigna a un compañero de equipo como experto en Asana para que garantice que se cumplan y ayude a los otros miembros a aprender y probar.

Después de realizar la reunión inicial, ya estás listo para invitar a todos tus compañeros de equipo a Asana para que trabajen en tareas y proyectos.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.