Usa Asana y email

El email permite a las personas comunicarse a través de una organización (e incluso con el resto del mundo), pero no fue diseñado para la gestión del trabajo. La sobrecarga de las bandejas de entrada ocurre fácilmente, lo que lleva a anuncios pasados por alto y tareas poco claras a las cuales dar seguimiento y organizar de forma diligente. Planear y comunicar sobre los proyectos en Asana hace que sea mucho más fácil administrar las cargas de trabajo y colaborar efectivamente con tu equipo. Pero no te preocupes puedes usar Asana junto a tu email.

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Asana se puede utilizar con tu email de varias maneras que te ayudaran a mantente productivo. La clave es usar cada herramienta para aquello en lo que es mejor. Para un desglose rápido sobre cómo usar Asana junto a tu email, échale un vistazo a Cómo usar Asana.

Si recién estás comenzando, te recomendamos que configures las [convenciones](/guía/equipo/integración/convenciones de equipo) con tu equipo para determinar cuándo usar el email y cuándo usar Asana. Mira aquí nuestros ejemplos de flujos de trabajo.

Para empezar, intenta crear con tu equipo un nuevo pedido de trabajo como una tarea de Asana en ligar de hacerlo por email.

Envía tus emails a Asana

La forma más fácil de trasladar tu trabajo a Asana es convertir los email en tareas, en especial si te comunicas con alguien que no pertenece a tu organización (como un contratista, una agencia, o tus clientes). De esta manera, puedes mantener la bandeja de entrada de tu email para la correspondencia y utilizar Asana para hacer seguimiento y priorizar el trabajo.

Por ejemplo, si un cliente te escribe un email para pedirte una curso de formación para su equipo, puedes enviar esta solicitud por email a Asana. Este se transformará en una tarea a la cual podrás darle seguimiento, que tendrá todo el contexto del email.

Transforma tus email en tareas de Asana:

Reenvía cualquier email a x@mail.asana.com y automáticamente irá a mis tareas. Agrega más detalles a la tarea siguiendo este cuadro:

Campo de email: Campo de la tarea:
Email a x@mail.asana.com Tarea en My Tasks
Dirección adicional añadida en el campo Para: assignee de la tarea
Destinatarios de emails con copia “CC” followers de la tarea
Asunto del email Nombre de tarea
Cuerpo del email Task description
Archivos adjuntos del email attachments de la tarea

Para reenvía un email a un proyecto específico en Asana:

  1. Busca el proyecto que deseas en la sidebar.
  2. Haz clic en la flecha del menú desplegable del encabezado del proyecto.
  3. Selecciona Agrega tareas por email.
  4. Copia esta dirección de email y reenvía allí tu email. La tarea aparecerá en el proyecto.

Usa las integraciones de email

Gmail

Los usuarios de gmail pueden instalar el complemento de Asana para Gmail. Puedes usar el complemento de Asana para Gmail para transformar tus emails en tareas, asignar tareas a tus compañeros de equipo, establecer fechas de entrega y agregar tareas a un proyecto, todo sin salir de Gmail, lo cual hace que se acelere tu flujo de trabajo.

Usa el complemento de Asana para Gmail disponible en el GSuite marketplace para transformar tus emails en tareas

El complemento de Asana para Gmail también es una aplicación para Android.

Outlook

Los usuarios de Outlook pueden probar Sendana para crear las tareas de Asana y las conversaciones por email sin tener que salir de Outlook. Adicionalmente puedes usar el conector de Microsoft 365 para hacer que las notificaciones te sean enviadas a Yammer, Outlook y a los equipos de Microsoft.

También puedes probar otras integraciones de email como Dossier o Newton. Newton resulta útil para los demás clientes de email como son Exchange y cualquier cuenta IMAP.

Gestiona tus emails de Asana

Asana también te puede enviar emails sobre nuevas notificaciones. Te recomendamos mantener esta función activada hasta que ya te hayas acostumbrado a utilizar Asana y a mirar diariamente tu bandeja de entrada de Asana. También es útil si tu trabajas mucho con tu email, ya que puedes tomar acciones en las tareas que se encuentren en tu bandeja de entrada. Los emails de notificaciones de Asana te permiten:

  • Marcar tus tareas finalizadas: Responde con Finalizada
  • Hacer comentarios en tu tarea: Responder con tu comentario en el cuerpo del email
  • Asignar la tarea: Responde directamente a la dirección de email de tus compañeros de equipo en el campo “para:”
  • Agregar seguidores de la tarea: Responde con la dirección de email de tus compañeros de equipo en el campo “cc:”

Si recibes muchas notificaciones de email y ya no las necesitas, puedes desactivarlas en los Ajustes de mi perfil.

Ejemplo de flujos de trabajo

Ahora que ya entiendes como Asana puede trabajar junto a tus emails, te queremos dar más formas de maximizar tu productividad en cada uno:

Consejos generales:

  • Asignar tareas: En vez de enviar solicitudes a tus compañeros de equipo por email, intenta asignarles tareas. Agrega a quien quieras como seguidor de la tarea utilizando el campo “cc” para que ellos puedan mantenerse al día.
  • Comentarios: Usa los comentarios de la tarea en vez de escribir y responder a los emails. De esa manera la información sobre un trabajo se mantiene allí. Usa un el ícono del “pulgar hacia arriba” para dar las gracias o mostrar que tu viste un comentario.
  • Vista de los archivos: Los archivos pueden ser difíciles de encontrar en tu email. Adjúntalos a las tareas y utiliza la vista de archivos para ver una galería de todos los archivos que se encuentran en un proyecto.
  • Seguimientos: Si necesitas hacer el seguimiento de un email envíalo a Asana para crear una tarea con un recordatorio en vez de hacer su seguimiento en otro lugar.

Comunicaciones:

  • Invitar a otras personas: Hay muchos asuntos que suceden entre tú y otras personas fuera del dominio de Asana, considera invitarlos a Asana para hacer que tus comunicaciones y elementos de acción sean más directos y se les pueda dar seguimiento.
  • Comunicaciones privadas: Crea equipos, proyectos y/o tareas privadas in Asana. De esta forma toda la información será fácil de encontrar, pero únicamente para aquellos que necesitan verla.
  • Actualizaciones del estado: Si por lo general compartes tus actualizaciones de estado por email intenta utilizar una conversación de equipo o proyecto. En tu actualización puedes @nombrar a tus compañeros de equipo, tareas y proyectos en Asana. Tus compañeros de equipo pueden hacer comentarios en tu actualización en lugar de pasar su tiempo mirando las largas cadenas de email donde los archivos adjuntos y las respuestas pueden perderse.

Proyectos específicos:

  • Planeación de una campaña: Si trabajas con una agencia puedes reenviar tus emails con los recursos de la campaña a tus proyectos de campaña en Asana para poder verlos en la “vista de archivos” y compartirlos con tu equipo.
  • Contratación: Los reclutadores pueden reenviar la correspondencia que hayan tenido por email con el candidato para mantener al día a los entrevistadores, mientras que el candidato sube de nivel en el proceso de contratación.
  • Planeación de eventos: Si un vendedor te envía un presupuesto, o con las especificaciones para un evento, tú puedes reenviar este email a aAsana para conversar de ello con tu equipo y utiliza las subtareas para que ellos te den una retroalimentación.

Cada equipo usa la integración de Asana y los emails de manera diferente, pero el ideal es que Asana pueda reducir el número de emails que tu equipo envía. Y con todos los emails que envías y recibes, fácilmente puedes moverte entre Asana y tu email para mantenerte al día y ser más productivo.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.