Usa Asana y el email

El email permite que las personas se comuniquen dentro de una organización (e incluso con el resto del mundo), pero no fue diseñado para las tareas, proyectos o gestión del trabajo. En Asana, no usamos emails internamente. Y aunque no parezca realista, este artículo ayudará a que tu equipo reemplace el email y brindará algunos consejos para aquellas situaciones en las que aún podrían necesitarlo.

Cómo ayudar a tu equipo a enviar menos emails

Casi todos estamos acostumbrados al email y puede ser difícil romper con viejos hábitos. Sin embargo, es importante que tu equipo comprenda cuándo usar Asana y cuándo usar el email, y que se implementen las convenciones establecidas. De lo contrario, te enfrentarás a los mismos problemas. Nuestros consejos y convenciones y ejemplos de flujos de trabajo a continuación, pueden ayudarte a migrar del email a Asana.

Para un desglose rápido sobre cómo usar Asana junto a tu email, échale un vistazo a Cómo usar Asana.

Usa las integraciones con el email para convertir conversaciones en acciones

La forma más fácil de trasladar tu trabajo a Asana es convertir los email en tareas, en especial si te comunicas con alguien que no pertenece a tu organización (como un contratista, una agencia, o tus clientes). De esta manera, puedes mantener la bandeja de entrada de tu email para la correspondencia y utilizar Asana para hacer seguimiento y priorizar el trabajo. Esto es fácil y rápido con nuestras integraciones con el email.

Prueba las aplicaciones de Asana para Gmail o Outlook

Si usas Gmail y Outlook, prueba el complemento de Asana para Gmail o la aplicación de Asana para Outlook para transformar emails directamente en tareas, asignar tareas a tus compañeros de equipo, establecer fechas de entrega y agregar tareas a un proyecto, todo sin salir de la bandeja de entrada de tu email. Esto hace que se acelere tu flujo de trabajo.

Usa el complemento de Asana para Gmail disponible en el GSuite marketplace para transformar tus emails en tareasUsa la aplicación de Asana para Outlook disponible en nuestra página de aplicaciones para convertir emails en tareas

Por ejemplo, si un cliente te solicita por email una sesión de capacitación para su equipo, puedes convertir su pregunta en una tarea directamente con la integración. Esto la convierte en una tarea que se puede seguir, con todo el contexto del email para que puedas priorizarla con los otros trabajos, adjuntar cualquier documento que puedas necesitar para que esté a mano durante la capacitación y no olvidar cuándo se realiza.

Transforma tus emails en tareas de Asana

Si no usas Gmail o Outlook, igual puedes reenviar cualquier email a x@mail.asana.com e irá automáticamente a Mis tareas. Para obtener instrucciones más detalladas, consulta nuestro artículo de Ayuda sobre cómo reenviar emails a Asana.

También puedes probar otras integraciones de email como Newton.

Gestiona tus emails de Asana

Asana también te puede enviar emails sobre nuevas notificaciones. Te recomendamos mantener esta función activada hasta que ya te hayas acostumbrado a utilizar Asana y a mirar diariamente tu Bandeja de entrada. También es útil si trabajas mucho con tu email, ya que puedes tomar acciones concretas en las tareas que se encuentren en tu bandeja de entrada. Los emails de notificaciones de Asana te permiten:

  • Marcar tus tareas finalizadas: Responde con Complete
  • Hacer comentarios en tu tarea: Responder con tu comentario en el cuerpo del email
  • Asignar la tarea: Responde directamente a la dirección de email de tus compañeros de equipo en el campo "para:"
  • Agregar seguidores de la tarea: Responde con la dirección de email de tus compañeros de equipo en el campo "cc:"

Si recibes muchas notificaciones de email y ya no las necesitas, puedes desactivarlas en los Ajustes de mi perfil.

Ejemplo de flujos de trabajo entre Asana y el email

Ahora que ya entiendes como Asana puede trabajar junto a tus emails, te queremos dar más formas de maximizar tu productividad en cada uno:

Consejos generales:

  • En vez de enviar solicitudes o preguntas a tus compañeros de equipo por email, intenta asignarles tareas. Agrega a quien quieras poner en copia como colaborador de la tarea para que pueda estar al día.
  • Usa los comentarios de la tarea en vez de escribir y responder a los emails. De esa manera, la información del trabajo se mantiene allí mismo en contexto. Usa el ícono del "pulgar hacia arriba" para dar las gracias o mostrar que viste un comentario.
  • Los archivos adjuntos pueden ser difíciles de encontrar y gestionar en tus emails. Adjúntalos a las tareas en Asana para tenerlos exactamente donde los necesitas al momento de empezar a trabajar.
  • Si necesitas hacer el seguimiento a un email, usa una integración con el email o reenvía el email para crear una tarea con recordatorio en Asana en vez de hacer su seguimiento en otro lugar.

Comunicaciones:

  • Invitar a otras personas: Hay muchos asuntos que suceden entre tú y otras personas fuera del dominio de Asana, considera invitarlos a Asana para hacer que tus comunicaciones y elementos de acción sean más directos y se les pueda dar seguimiento.
  • Comunicaciones privadas: Usa los Mensajes para comunicarte de manera directa y privada con un usuario o equipo y, a la vez, hacer referencia a otros trabajos en Asana al @mencionarlos.
  • Actualizaciones del estado: Si por lo general compartes tus actualizaciones de estado por email intenta utilizar una conversación de equipo o proyecto. En tu actualización puedes @nombrar a tus compañeros de equipo, tareas y proyectos en Asana. Tus compañeros de equipo pueden hacer comentarios en tu actualización en lugar de pasar su tiempo mirando las largas cadenas de email donde los archivos adjuntos y las respuestas pueden perderse.

Proyectos específicos:

  • Planificación de campaña: Si trabajas con una agencia, puedes convertir los emails en tareas de aprobaciones para que esté al tanto y sepa cuando esté aprobada.
  • Solicitudes creativas: Si alguien de tu organización te envía un email para solicitar que crees o diseñes algo para ellos, usa las integraciones o reenvíalo para convertirlo en una tarea, y realiza el seguimiento junto con los otros trabajos de tu proyecto de solicitudes. Entonces puedes priorizar la solicitud en relación con los otros trabajos y asegurarte de que no se esté realizando el mismo trabajo en otra parte, algo que no puedes hacer en el email.
  • Planificación de eventos: Si un proveedor te envía un presupuesto o las especificaciones para un evento, puedes convertir el email en una tarea de Asana en tu proyecto de eventos para analizarlo con tu equipo.
  • Críticas de diseño: En vez de brindar y recibir comentarios por email puedes usar la verificación para dejar comentarios directamente en una imagen, así, estará en contexto y será una referencia fácil de usar para el creador.

Cada equipo usa la integración de Asana y los emails de manera diferente, pero lo ideal es que Asana pueda reducir el número de emails que tu equipo envía. Y con todos los emails que envías y recibes, fácilmente puedes moverte entre Asana y tu email para mantenerte al día y ser más productivo.

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