Invitar personas a proyectos y tareas

Una vez realizada la reunión inicial y que tu equipo está listo para usar Asana, es hora de enviar invitaciones y agregar personas como miembros de proyecto y seguidores de la tarea. Si tú y un grupo más pequeño de compañeros de equipo ya probaron Asana, asegúrate de que los proyectos y las tareas estén bien organizados para que el resto de tu equipo pueda empezar a trabajar. También puedes seguir los pasos a continuación y preparar Asana para tu equipo.

Incorpora a tu equipo en Asana

1. Crea un proyecto en el que todos puedan trabajar

Antes de invitar a tu equipo, asegúrate de crear tu primer proyecto para que haya algo en qué trabajar inicialmente en Asana. Lo ideal es que el proyecto involucre a todas las personas de tu equipo para que puedan comenzar a contribuir de inmediato. A continuación, te presentamos algunas maneras fáciles para comenzar:

Para obtener instrucciones más detalladas, revisa nuestro ejemplo de agendas de reuniones o utiliza nuestra plantilla de agenda de reunión.

2. Invita a compañeros de equipo

Invitar compañeros de equipo a Asana es fácil. Una vez que envíes una invitación al email de trabajo de un compañero de equipo, ambos estarán en la misma organización. Existen varias formas en las que puedes invitar a compañeros de equipo:

Cómo invitar compañeros de equipo a Asana

  1. Haz clic en el botón + debajo del nombre de tu equipo en el menú lateral y escribe el email de un compañero de equipo.

  2. Haz clic en el botón + en la barra superior y selecciona Invitar.

  3. Haz clic en el botón + en el encabezado de la página de tu equipo. Para acceder, haz clic en Conversaciones del equipo en el menú lateral.

  4. Crea una tarea y escribe el email de un compañero de equipo para designarlo como responsable y enviar una invitación.

Una vez que tus compañeros de equipo creen sus cuentas, puedes invitarlos a proyectos y a equipos o dejarlos que busquen y se unan a ellos por su cuenta.

si no deseas que los nuevos miembros modifiquen algo dentro del proyecto al que los invitaste, dales acceso solo para comentar. Puedes cambiar los ajustes de cada usuario según sea el caso.

3. Agrega seguidores

Luego de presentar Asana a tus compañeros de equipo e invitarlos a los proyectos, también deberías agregarlos como seguidores en tareas importantes. Agregar seguidores de tareas es similar a copiar personas en un email. Cada vez que comentas en las tareas les llega una notificación a su email y a su Bandeja de entrada.

Para agregar seguidores, puedes presionar las teclas Tab + F en cualquier tarea y escribir el nombre de un compañero de equipo o hacer clic en el botón + en la parte inferior del panel derecho.

Agregar seguidores en el panel derecho inferior de una tarea

una vez que tú y tus compañeros de equipo se familiaricen con la bandeja de entrada de Asana, puedes desactivar las notificaciones de email.

4. Proporciona recursos

Nuestra experiencia nos dice que es probable que tus compañeros de equipo tengan dudas sobre Asana durante la primera semana, pero debieran acostumbrarse con rapidez después de ese tiempo. Te recomendamos que estés disponible para ayudar a tus compañeros mientras se familiarizan con Asana, durante la primera semana por ejemplo, y que además les compartas recursos.

crea un proyecto de “preguntas de Asana” en el que tus compañeros de equipo puedan asignarte tareas con sus dudas sobre el uso de Asana.

Aquí presentamos algunos recursos que puedes compartir para ayudar a tus compañeros de equipo:

5. Haz seguimiento con tu equipo

Una vez que todos usen Asana, tómate un tiempo para revisar los plazos y planes que estableciste en la reunión inicial de Asana para asegurarte de que todos estén al tanto. Utiliza la lista de verificación para evaluar lo que va bien y lo que necesita clarificarse. Lee nuestro artículo sobre cómo mover las comunicaciones a Asana que te ayudará a responder preguntas frecuentes y compartir consejos para que tu equipo se sienta seguro utilizando Asana.

Si dedicas un tiempo para ayudar a tu equipo a dar sus primeros pasos en Asana, podrás ver beneficios rápidamente. Esto les permitirá hacer un seguimiento eficiente del trabajo comunicarse de una manera más efectiva y lograr grandes cosas en conjunto.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.