El proceso de seguimiento de objetivos con los Objetivos de Asana

Eres el encargado y responsable del proceso de gestión de objetivos de tu organización o para tu equipo mediante los Objetivos de Asana. Pero, ¿cómo funciona eso en la realidad? Sigue leyendo para encontrar ejemplos específicos de actividades del proceso de seguimiento de objetivos a lo largo del año.

Liderar el proceso de objetivos para tu organización

El proceso de gestión de objetivos tiene cuatro fases distintivas: redacción, finalización, ejecución y calificación. Durante el último trimestre del año, se lleva a cabo la planificación de objetivos anuales, y se redactan y aprueban todos los objetivos para el año próximo.

Además del proceso de planificación anual que se describe aquí, se puede realizar un proceso de planificación más rápido cada trimestre o cada semestre para crear objetivos a más corto plazo basados en los que se establecieron durante el proceso anual.

En Asana, realizamos la planificación de objetivos anualmente y cada semestre porque creemos que este es el equilibrio apropiado entre la estrategia y la ejecución.

Echemos un vistazo a cada fase y su cronograma en detalle.

cronograma

Redacción

El propósito de esta fase es que tanto los objetivos de la empresa como los del equipo estén listos para ser revisados para su finalización.

Esta fase comienza en el último trimestre del año y comprende dos hitos. Primero, el equipo directivo elabora un borrador de alta confianza de los objetivos de la empresa basado en la misión de la organización. Luego, los equipos elaboran borradores para los objetivos en función de los objetivos de la empresa.

Hito: redacción de los objetivos a nivel de la empresa

Cuándo

Los borradores de los objetivos de la empresa deben terminarse con tiempo suficiente como para que se redacten y se aprueben los objetivos del equipo antes de fin de año. La redacción de los objetivos más estratégicos de la empresa puede llevar hasta 2 meses, y la de los más tácticos, un poco menos.

Si el proceso de planificación es para un solo equipo, esta fase puede omitirse, y el equipo puede basar sus objetivos en función de las prioridades o la misión de la empresa.

Cómo se lleva a cabo

Una vez que se redactan los objetivos de alta confianza de la empresa, se comparten con la organización para que los equipos puedan desarrollar objetivos que los respalden.

Hito: redacción de los objetivos a nivel del equipo

Cuándo

Los borradores de los objetivos del equipo deben terminarse con tiempo suficiente como para que todos los objetivos se aprueben antes de fin de año. Según el tamaño de la organización, la redacción de los objetivos del equipo puede llevar hasta 2 semanas para las empresas pequeñas y un mes o más para las más grandes.

Esta fase puede llevar una semana si el proceso de planificación es para un solo equipo.

Cómo se lleva a cabo

  1. El equipo directivo comparte con la empresa la estrategia para el año a través de los objetivos de la empresa. Deben comunicar el qué y el porqué de estos objetivos para que los equipos puedan pensar en formas de contribuir.
  2. A continuación, estos objetivos se aplican a los objetivos del equipo, que los líderes de equipo redactan para respaldar a los objetivos de la empresa. El contenido de estos objetivos debe seguir las mejores prácticas para la redacción de objetivos.
  3. Los individuos y los equipos pueden compartir sus ideas y crear sus propios objetivos alineados con la estrategia de la empresa. Combinada con un enfoque en cascada, la cocreación ascendente de objetivos estimula la innovación y el compromiso del equipo.

Un enfoque descendente, en el que todos los objetivos de los equipos deben descender en cascada desde uno de los objetivos de la empresa, crea alineación. Al mismo tiempo, los equipos fomentan la innovación ascendente cuando sugieren nuevos objetivos, incluso cuando estos no contribuyen a los objetivos descendentes de la empresa previamente establecidos.

Las empresas deben combinar los enfoques descendentes y ascendentes para la creación de objetivos en función de sus prioridades.

Finalización

El propósito de esta fase es que tanto los objetivos de la empresa como los del equipo sean aprobados por las partes interesadas correspondientes.

Cuándo

Todos los objetivos se deben finalizar y aprobar antes de fin de año. La finalización puede llevar entre 1 y 2 semanas para las organizaciones pequeñas y entre 3 y 4 semanas para las más grandes.

Cómo se lleva a cabo

Los encargados de los objetivos a nivel de la empresa revisan y finalizan sus objetivos con el equipo directivo. Los encargados de los objetivos de los equipos revisan y aprueban sus objetivos con sus gerentes y otras partes interesadas relevantes. Las aprobaciones de Asana son la herramienta perfecta para llevar a cabo esta fase.

En esta fase, el equipo directivo puede revisar los objetivos de la empresa en función de los objetivos del equipo que se crearon para tener en cuenta las ideas ascendentes provenientes de los equipos.

Ejecución

En esta fase, los equipos trabajan en pos de sus objetivos. Los encargados de los objetivos comunican su estado a las partes interesadas. Estas actualizaciones de estado son fundamentales para detectar los riesgos a tiempo y recalibrar el objetivo o pedir más recursos para cumplirlo.

Cuándo

Es una práctica recomendada definir hitos formales durante el año para comunicar y revisar el estado de un objetivo. En caso necesario, estos hitos pueden utilizarse para debatir con las partes interesadas si un objetivo debe actualizarse para reflejar condiciones imprevistas o si deben utilizarse nuevos recursos para mantener el objetivo encaminado.

Según la naturaleza de tus objetivos, esto puede ocurrir cada mes, cada trimestre o una vez a mitad de año. Los objetivos pueden refinarse o actualizarse durante estas revisiones, en función de la nueva información que surja durante la ejecución.

Como regla general, debes seguir la siguiente frecuencia al realizar las actualizaciones de estado:

  • Objetivos anuales: al menos actualizaciones trimestrales.
  • Objetivos semestrales (seis meses): actualizaciones trimestrales o mensuales.
  • Objetivos trimestrales: al menos actualizaciones mensuales.

Las actualizaciones de estado deben contener la siguiente información:

  • Cuál es el estado del objetivo (en curso, en riesgo, con retraso) y por qué.
  • Logros clave para la consecución del objetivo.
  • Próximos pasos para el objetivo.

En Asana, el progreso de los objetivos se puede compartir con las partes interesadas mediante actualizaciones de estado. Los encargados de los objetivos pueden establecer recordatorios recurrentes para crear actualizaciones de estado con la frecuencia deseada (semanal, quincenal, etc.). Más información sobre las actualizaciones de estado.

Calificación

El propósito de esta fase es evaluar los criterios de éxito de los objetivos que se definieron durante la fase de aprobación. Luego, el objetivo se cierra y se califica como logrado, parcial, no cumplido o descartado. Lee más acerca de la redacción de los criterios de calificación de objetivos.

Cuándo

La calificación puede realizarse en cualquier momento luego de que se complete un objetivo. Por ejemplo, si tienes el objetivo de lanzar una campaña a finales de febrero, ese objetivo debe calificarse en el momento en que se complete. Dicho esto, es una práctica recomendada establecer hitos en el proceso de objetivos durante el año para calificar formalmente los objetivos. Suele realizarse al menos dos veces: una a mitad de año y otra a fin de año. Las organizaciones que utilizan objetivos trimestrales establecen hitos de calificación trimestrales.

Cómo se lleva a cabo

En Asana, la calificación se realiza con una actualización de estado. Para hacerlo, actualiza el estado del objetivo a logrado, parcial, no cumplido o descartado en función de los criterios de calificación que se definieron para el objetivo en la fase de aprobación. Incluye información sobre el impacto del objetivo y cualquier desviación del plan o motivo por el que no se haya cumplido.

Con la calificación viene la reflexión sobre los aprendizajes relacionados con los objetivos y su ejecución, que deben compartirse y tenerse en cuenta para el año siguiente.

¿Tienes alguna pregunta? Comunícate con nosotros a través de tu gerente de Éxito del Cliente o el Foro de la comunidad de Asana.

Más recursos sobre los Objetivos de Asana

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