Guía rápida

Welcome to Asana! Whether you’re the first person at your organization to sign up or a new hire on a team already using it, free or starting a free trial, this article will teach you the fastest way to get the most value out of Asana and how to use the key features. It won’t explain everything (that’s what the entire Asana Guide is for) but we will cover the fundamentals to help you start using Asana the best way, right away.

How is information stored in Asana?

Overview of Asana structure

Asana domains are based around a shared company email address, so as you invite teammates (or get invited) you will join the same domain. Here’s how Asana is organized:

  1. Organizations are based on your company’s shared email domain, and connect everybody within your company that uses Asana. Organizations (not Workspaces) are intended for businesses, companies, and professional uses of Asana. Access your Organization settings by clicking your avatar.
  2. The sidebar is a launching point for key actions. This is where you can check and respond to notifications in Inbox, see all tasks assigned to you in My Tasks, and where you can save reports, like for at-risk work or approvals.
  3. Portfolios store groups of projects. You can use them to see all the projects and status updates towards an initiative or objective in one place.
  4. Teams are functional groups in an Organization that likely correspond to general teams at your company like marketing or sales. Above, we see the Marketing team of Apollo Enterprises
  5. Projects track all the actionable steps, information, and communications towards achieving a goal, initiative, or objective. Kat Mooney is a member of four projects within the Design team of Apollo’s Asana Organization: design requests, weekly critique, web design, and marketing assets.
  6. Tasks are stored in projects and make it clear who’s responsible for what by when. Tasks store all the files, conversations, and instructions related to it so information stays in the right place (and one place.)

Get a quick tour of Asana’s interface.

Projects and tasks are the most fundamental building blocks of Asana. Next we’ll show you how to create workflows with these building blocks.

1. Create your first project

Projects are how you organize and plan all of the tasks related to a specific initiative, goal, or big piece of work. You can visualize projects as a list or board, as well as on a calendar or Timeline. You can create a project for almost anything you want, however you want, but we see many projects fall into these four categories:

The four different Asana views, lists, calendars, boards, and Timeline

See more use cases in our ways to use Asana section or checking out our Asana-created templates.

How to create an Asana project

We recommend creating your first project from a template to save time, and so you can see the basic structure of projects before you start building your own. Of course, you can always start from scratch.

How to create a new project in Asana

  1. Click the bright orange + button in the top bar, and select Project.
  2. If you want to start with a template, click the Templates tab, then scroll to find a template that corresponds to work your team does. Click Use Template then rename it, select the team you want it to be on, then Create Project. You can add or delete anything as needed.
  3. If you want to build your own project, decide if you want a list or board, name your project, and add a description. Then click Create Project.

2. Organize your project

Now that you’ve got a project, we’ll walk you through how to organize it. If you used a template, or have other teammates already using Asana, you will see custom fields and sections are already in projects. If you created your own project, you can add them as you follow along.

Group related tasks together with sections or columns

Example of sections in an Asana list view

Sections (in list layout) or columns (in board layout) help you organize tasks in your project, instead of just having a long list. Grouping tasks makes it easier to find them and understand how they work together towards the goal. They’re most helpful for categories that won’t change as work moves forward. For example, you could create sections by timeframe (like quarters or month) or task type. Or you could make boards columns for “to do,” “doing,” and “done.”

To create sections, type a colon at the end of a task name. In board projects, just click Add column.

Sort and filter tasks in projects with custom fields

Sections and columns represent one layer of categorization to group tasks, and custom fields help you filter and sort tasks in your project by things like priority, task status, or task approval. So if there are other ways you’d like to group your work that you didn’t create sections for, custom fields help you do this.

How to sort tasks by custom field in Asana

Custom fields also help you standardize the information you track on a task. For example, you could have a “cost” custom field in a sprint planning project so you can ensure each task is properly costed before prioritizing it.

3. Turn your project into a collaborative plan

Create tasks for all the steps to achieve your plan

Tasks represent actionable steps or to-do’s, and they can even store reference information in a project (like the project brief or spec.) You’ll see example tasks in our templates, but you’ll likely want to add more of your own to represent all the steps that need to happen to complete your project.

Click into the project, type a task name, then press enter to keep adding more. A good task has an assignee, date range, and instructions or context to complete the work (a task description, attached file, or comment).

Example Asana task with assignee, date range, and description

Tips for creating a great task

  • Make task names specific and action-based.
    • E.g., instead of “Blog post,” create a task called “Write [title] blog post” and one called “Publish [title] blog post”, so there’s no question about what needs to get done.
  • Link to relevant work in the task description by @mentioning related tasks, projects, or conversations.
  • Add start and due dates so it’s clear when someone should start on the work in order to successfully complete it by the deadline.
  • Attach files when referencing a document.
  • Set realistic due dates for your teammates as soon as they are known, or with your best guess so they’re on the radar.
  • Add teammates as followers so they can stay up to date on task progress.
  • Mark a task as dependent upon another so teammates only start that task when the prior task has been completed.

Example project plan with Asana Timeline, a Gantt chart style view

Plan your best project with Timeline

To help you map out the most successful project schedule and stay flexible once it’s underway, try Timeline. Timeline is a Gantt-style view to help you visualize your schedule, where you can easily drag and drop tasks and create task dependencies to ensure your schedule is realistic before conflicts happen. If they do, you can easily shift things around to move deadlines or resources.

4. Collaborate and manage projects more effectively

When you manage work in Asana, everybody knows who’s doing what by when, so you have clarity and accountability around tactical work. Because you can see status updates and progress, you can have a more strategic view, too. Here are a few ways to start collaborating more effectively with your team and managing your projects like a pro:

Tips for better task collaboration:

  • Add a follower—Add stakeholders as followers of a task so they can see any work on the task, communicate about it, and get notified about progress. You can add/remove followers at the bottom of the right panel.
  • Comment on a task—You can comment on a task to ask questions, respond to teammates, or offer extra information and insight.
  • @mention—Type @ in a comment or description to mention teammates and create direct links to conversations, tasks, or projects in Asana.
  • Complete a task—When the work represented by a task is finished, mark it complete. Leave a comment to make it clear what you accomplished and if there is anything else someone should know about the final work or outcome.
    • If there is important information in the completed task you want to keep easily accessible, unassign it from yourself, mark it incomplete, then rename the task to have “[REFERENCE]” in the title so it’s clear there isn’t anything actionable to do on it.
  • If your team still heavily relies on email to make requests or give updates, consider using our Gmail or Outlook integrations to help transition into Asana. Even though email is “easy to use,” it makes work management very difficult (which is likely why you’re using Asana.)

Tips for better project management:

  • Use Timeline to make any shifts in your project plan if deadlines or resources need to be moved around. You can also share this view with stakeholders that want to see your project plan so they know key milestones and deadlines and how you’re pacing to hit them.
  • Write status updates in the Progress tab of your project. Choose a status color and @mention teammates, tasks, other projects, and conversations to link to them in the status update. The update will go out to all the project members.
  • Managing multiple projects? Create a project Portfolio to see project status, deadline, priority, and owner all in one place. Portfolios make it easier to understand progress and share that out without having to cobble together information across docs, meetings, and stakeholders.

5. How to stay updated on work

As projects move forward, Asana gives you lots of options to monitor work in a variety of ways that don’t require extra manual work the way email and files do. Open the sidebar of Asana to see My Tasks, Inbox, and Portfolios, which are like a command center to help you navigate to your own work, updates about work, and overall project progress.

  • My Tasks automatically shows all tasks assigned to you and when they’re due. Come back to My Tasks throughout the day to check off tasks you’ve completed, see any new work that’s come in, and get started on your next task.
    • Mark tasks as Today, Upcoming, or Later so you can focus on work you need to complete now, but not lose track of what’s coming up. Just drag and drop them to the proper category.
  • Inbox is a news feed of updates, but only for the work you’re following. Unlike email, you can control what updates you get and unfollow anything that’s not relevant. You can also respond to things right from Inbox to keep work moving.
    • You also don’t need to manage your Asana Inbox obsessively to be able to find work again—all updates you see in Inbox live in tasks, projects, and conversations that are already organized in Asana.

Learn more about Asana with other resources

Congrats! You’ve taken your first step in learning how to use Asana. There are lots of other resources to help you and your team along the way, for all different kinds of learning styles.

  • Read the Guide—You’re already reading it now! The Guide Journey walks you through onboarding, best practices, and gives lots of examples. The Help section provides specific feature documentation.
  • Enroll in Asana Academy—The Academy is full of in-depth online video courses that walk you through the best ways to use Asana.
  • Learn Asana basics in 15 minutes—Asana lessons are animated slides that explain the top features for individuals and take only a few minutes to complete.
  • Try out some different ways to use Asana—Asana is meant for all kinds of teams to track their work. Peruse our use cases to learn more about ways you and your team can use Asana in general, and specifically for your team type. You can also take a look at our templates.
  • Download our iOS or Android app—Just like our web app, you can use our mobile app to create tasks and projects, have conversations, and get updates on progress to track your work on the go, both on and offline.
  • Connect other tools with Asana—Integrating tools you already use with Asana helps you work smarter so there’s less context switching, and you can use each tool for what it’s best at. Check out our Gmail and Outlook to start moving away from email with your team.
  • Get your questions answered— Our Community Forum is full of Asana experts, customers, and advocates to answer your questions and share how they use Asana. You can also reach out to our support team with any issues.
  • Watch How to AsanaHow to Asana is our YouTube series that gives you walkthroughs of our top features, use cases, and best practices in 3 minutes or less.
  • Print our handy 1-pager that gives you a quick breakdown of features to keep at your desk or share with your team before/after the kickoff meeting.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.