Inicio rápido del administrador

Asana es la mejor manera de que los equipos hagan un seguimiento a su trabajo y obtengan resultados. Al mismo tiempo, es fácil de gestionar para los administradores y para el equipo de TI. Sigue nuestra guía de inicio rápido a continuación para configurar tus controles de seguridad y administrar a los usuarios desde el inicio.

Administrar los ajustes de tu organización

Cómo acceder a los ajustes

Para gestionar cualquier ajuste de administrador, usa el menú Ajustes de la organización:

El equipo de TI y los administradores pueden acceder a los ajustes de su organización haciendo clic en su avatar de Asana

  1. Haz clic en tu avatar de Asana, luego elige “Ajustes del [nombre de la organización]”.
  2. En el menú Ajustes de la organización, puedes seleccionar entre las pestañas General, Miembros, Equipos, Administración, Cuentas de servicio y Facturación según lo que necesites hacer.

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Seguridad

Asegúrate de que los datos de tu empresa están seguros y protegidos al configurar primero tus ajustes de seguridad. Dirígete hacia la pestaña Administración de la consola del administrador.

El equipo de TI y los administradores pueden usar una configuración SAML para iniciar sesión

  1. Primero, selecciona los ajustes de autenticación de inicio de sesión para tu organización. Puedes usar un inicio de sesión normal de Asana, el inicio de sesión de tu cuenta de Google o SAML. Recomendamos SAML de manera que los usuarios tengan un único conjunto de credenciales para acceder a Asana y los administradores puedan gestionar a los usuarios de forma más precisa y estricta.
  2. Si no usas SAML, asegúrate de configurar los requisitos de seguridad de la contraseña en este menú.

Consulta nuestras [integraciones de seguridad para empresas](/es/apps/? category=enterprise-security) para más opciones.

Gestión de los miembros y del equipo

Miembros

A continuación, es importante entender dónde agregar, quitar o ver a los miembros de tu organización y a los equipos de los cuales forman parte.

Para agregar:
  1. Haz clic en el botón + en la barra superior y selecciona Invitar.
  2. Escribe las direcciones de email de quien deseas incluir. Puedes agregar varias personas al mismo tiempo. Luego selecciona los equipos de los cuales deben formar parte. Se enviará una invitación de Asana a sus direcciones de email.
  3. Recomendamos agregar a las personas de un mismo equipo al mismo tiempo.
Para quitar:

El equipo de TI y los administradores pueden quitar miembros de Asana en su organización desde la pestaña de ajustes de la organización de los miembros

  1. Antes de quitar miembros de tu organización, recomendamos ir a su lista de Mis tareas y reasignar su trabajo a otros compañeros de equipo para que sus tareas no queden sin responsable.
  2. Para quitar definitivamente a un miembro de tu organización de Asana, dirígete a la pestaña Miembros del menú Ajustes de la organización.
  3. A continuación, busca su nombre. Cuando aparezca su nombre, coloca el cursor sobre él y aparecerá la opción Quitar.
  4. Confirma que deseas quitarlo. Al quitar a alguien, ya no tendrá acceso a tu organización de Asana, pero todo el trabajo que hizo anteriormente permanecerá en Asana.

Cuando se quita a un miembro, cualquier tarea que tuviera asignada se agrega a un nuevo proyecto al cual solamente tú como administrador puedes acceder.

Para ver a todos los miembros en tu organización:

  1. También desde la pestaña Miembros de Ajustes de la organización puedes solicitar que se exporte un CSV con una lista con todos los miembros, los equipos y proyectos de los cuales son miembros, el primer y último inicio de sesión y más.
  2. Después de solicitar el archivo CSV, se te enviará un enlace con vencimiento al email que usas para iniciar sesión en Asana para que puedas acceder al archivo.

Equipos

Para ver todos los equipos:

  1. En el menú Ajustes de la organización, haz clic en la pestaña Equipos.
  2. Aquí puedes ver a todos los equipos, sus ajustes de privacidad (pública, membresía a pedido u oculta) y el número de miembros en cada equipo.
  3. Para hacer cualquier cambio en los equipos, haz clic en Editar. Aquí puedes cambiar el nombre de los equipos, las descripciones, la configuración de privacidad, los miembros y más.

Todos los controles del administrador

Los pasos anteriores son nuestras mejores recomendaciones para empezar, pero hay muchísimos otros ajustes de administrador a los que puedes acceder. A continuación, enumeramos lo que puedes hacer en cada pestaña del menú Ajustes de la organización.

El equipo de TI y los administradores pueden modificar sus ajustes en el menú de ajustes de la organización

Generales

En los ajustes generales, puedes:

  • Cambiar el nombre de tu organización.
  • Ver otros administradores (para cambiar los administradores, dirígete a la pestaña Administración).

Miembros

En tus ajustes de miembros, puedes:

  • Consultar el número de lugares abiertos que dejaste en Asana, así como el número total de lugares en tu plan.
  • Solicitar un archivo CSV que incluya a todos los miembros, los equipos y proyectos de los cuales forman parte y más.
  • Ver y buscar a los miembros de tu organización en Asana.
  • Quitar miembros.

Equipos

En tus ajustes de equipos, puedes:

  • Consulta una lista de todos los equipos con sus ajustes de privacidad (pública, membresía por solicitud u oculta) y el número de miembros en cada equipo.
  • Editar los nombres de los equipos, las descripciones y la configuración de privacidad.
  • Agregar y quitar miembros de cualquier equipo.
  • Invitar a usuarios nuevos y existentes al equipo.
  • Controlar quién puede aprobar las solicitudes para unirse a su equipo.
  • Eliminar un equipo.

Administración

En tus ajustes de administración, puedes:

  • Agregar y quitar administradores
  • Configurar SAML/SSO.
  • Elegir los ajustes de seguridad de la contraseña.
  • Forzar el restablecimiento de las contraseñas en toda la organización. Todos los miembros de la organización cerrarán la sesión de inmediato y se les pedirá que restablezcan su contraseña la próxima vez que inicien sesión.
  • Solicitar una exportación completa de Asana en la organización. Este es un archivo JSO completo que incluye a todos los equipos, miembros, proyectos, tareas, comentarios, conversaciones y archivos adjuntos.

Las organizaciones empresariales que usan SAML configurarán su URL de inicio de sesión y el certificado X.509 desde su proveedor de SAML en el menú Administración.

Cuentas de servicio

En tus ajustes de cuenta de servicio, puedes:

El equipo de TI y los administradores pueden configurar cuentas de servicio para hacer respaldos de información, tareas administrativas y disparadores de acción

  • Agrega y elimina las cuentas de servicio que puedes usar para copias de seguridad de datos, tareas administrativas automatizadas, disparadores de acción de Asana o desarrollo de integraciones internas. Más información en nuestro artículo sobre cuentas de servicio en la guía.
  • Restablecer los tokens de la cuenta de servicio.

Facturación

En tus ajustes de facturación, puedes:

  • Ver tu plan actual de Asana (gratuito, premium o empresarial), cuántos lugares están ocupados y cuántos disponibles.
  • Ver al responsable de la facturación.

Consultar nuestras integraciones.

Asana se integra con muchas otras aplicaciones que puede usar tu organización. Revisa nuestra página de aplicaciones para consultar las integraciones disponibles y hacer que los equipos configuren las integraciones que quieren y necesitan.

Con tantas empresas haciendo su trabajo en la web, Asana se ha comprometido a capacitar a los administradores para que puedan mantener la seguridad y la gestión simple de sus organizaciones.

Para obtener más información, visita nuestra página de privacidad y seguridad o contacta a nuestro equipo de ventas.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.