Lista de verificación de usuario avanzado

Si completaste la lista de verificación de incorporación y estás listo para aprender más, ¡estás en el lugar correcto!

Estas funciones fueron creadas para conectar el trabajo y a los compañeros de equipo a fin de ganar tiempo. (También llevan a los equipos que actualmente utilizan Asana a los instantes más reveladores). Una vez que las domines, serás incluso más productivo en el trabajo, y un verdadero experto en Asana.

1. Conecta la información con @menciones

Usa las @menciones para conectar con compañeros de equipo, proyectos, tareas y conversaciones desde cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Solo usa @ y comienza a escribir la información que deseas conectar.

Persona y proyectos vinculados en la descripción de la tarea

Usa las @menciones para hacer lo siguiente:

  • Enlazar a información de antecedentes: enlaza a otra tarea, proyecto o conversación para que el historial de los trabajos anteriores y las conversaciones importantes estén accesibles de inmediato.

  • Buscar tareas relacionadas: si una tarea está estrechamente relacionada con otra, incluye el enlace a la otra tarea en los comentarios o la descripción de la tarea.

  • Dirige un comentario a una persona en concreto: @menciona a tu compañero de equipo en una tarea o conversación para dirigirle el comentario. Recibirá una notificación y se agregará como seguidor a la tarea o conversación.

2. Agregar tareas a varios proyectos

Agrega una tarea a otro proyecto

La tarea anterior se encuentra en dos proyectos, incluido “Lanzamiento de sitio web” y “ Reunión semanal de equipo”

Un paso clave para que Asana se ajuste al flujo de trabajo es agregar una sola tarea a varios proyectos. Para ello, teclea Tab + P y usa el botón + que aparece para agregar la tarea a tantos proyectos como sea necesario.

Esto permite ver la misma información en muchos contextos diferentes, sin duplicar el trabajo. Si se actualiza una tarea, los cambios se reflejan en ambos proyectos (ya que es la misma tarea incluida en dos proyectos).

Estos son algunos escenarios en los que resulta especialmente útil agregar tareas a varios proyectos:

  • Quieres hablar acerca de una tarea en una reunión: Agrega la tarea al proyecto de tu reunión y consérvala en el proyecto original.

  • La tarea se refiere a una meta o hito de alto nivel: realiza un seguimiento de los objetivos de un proyecto con el equipo en general o la empresa y un seguimiento de los pasos a seguir en un proyecto independiente solo con el equipo directo. Coloca la tarea objetivo tanto en el proyecto “Objetivos” como en el proyecto “Pasos a seguir”.

  • La tarea es relevante para más de un proyecto: agrega tareas a los proyectos de dos equipos cuando requieren una entrega o trabajo de parte de ambos, para que todos puedan realizar un seguimiento del progreso sin duplicar información o conversaciones acerca de la tarea.

3. Utilizar la búsqueda avanzada para ejecutar informes

Crea vistas de búsqueda para cortar y segmentar, ordenar y filtrar información en Asana, en cualquier forma que elijas. Las vistas de búsqueda permiten crear una lista personalizada de tareas basadas en proyectos, personas, fechas de entrega y otros criterios. Puedes agregar a favoritos las vistas de búsqueda para acceder a ellas fácilmente más adelante.

Crea un informe con la búsqueda avanzada

Algunas vistas de búsqueda útiles: Te ofrecemos algunas sugerencias de informes que puedes crear utilizando las vistas de búsqueda:

  • Lo que el equipo completó recientemente: especifica el Responsable, selecciona Finalizado y configura la fecha de entrega dentro de la última semana o mes.

  • Lo que el equipo necesita terminar: especifica el Responsable, selecciona Incompleta y configura la fecha de entrega dentro de la próxima semana.

  • Las tareas asignadas que aún no se finalizaron: selecciona Tareas asignadas a otros en la barra de búsqueda. Luego haz clic en Refinar búsqueda en la esquina superior izquierda y cambia el estado a **Incompleta. **

4. Usar la selección múltiple para actualizar varias tareas al mismo tiempo

Presiona la tecla Shift y las teclas de flecha para seleccionar varias tareas a la vez. Luego arrástralas, asígnalas, configura las fechas de entrega o edita cualquier otra cosa. Los cambios se reflejarán en todas las tareas seleccionadas.

5. Usar atajos del teclado para trabajar aún más rápido

¡Diseñamos Asana para que sea rápida! Una de las claves de velocidad en Asana es conocer los atajos del teclado.

Aquí está la lista completa de los atajos del teclado. Puedes verlos en Asana escribiendo Cmd/ o Ctrl/ (un atajo del teclado para atajos del teclado, muy meta). Algunos de nuestros favoritos a continuación:

  • Tab+Q: tarea de Agregado rápido

  • Tab+M: asignar a mí

  • Tab+Y: marcar como Hoy

  • Shift+flecha hacia abajo: selección múltiple de tareas; funciona con la tecla shift + cualquier tecla de flecha.

  • Tab+F: agregar un seguidor

  • Dos puntos (:) a un nombre de tarea: transformar una tarea en un encabezado de Sección

  • Tab+↵: cambiar a la lista de tareas o al panel principal

  • H en Bandeja de entrada: ocultar los elementos leídos

6. Asignar copias de una tarea

Asigna copias de una tarea para varios compañeros de equipo o incluso para todo un equipo, con un par de clics desde el campo del responsable de la tarea.

Cuándo asignar copias de una tarea:

  • Si necesitas comentarios sobre un documento, asigna copias de una tarea de revisión a todos los interesados pertinentes para obtener comentarios o aprobación.

  • Cuando se requiera terminar un proceso de rutina, como la inscripción abierta para beneficios, asigna tareas a todos en el equipo para garantizar que las finalicen en la fecha límite.

  • Asigna copias para cada miembro del equipo para agregar los temas de la agenda al proyecto de su reunión semanal antes de la próxima reunión.

Asigna copias directamente desde el campo del responsable en los detalles de la tarea.

7. Crear y usar plantillas

Las plantillas facilitan y agilizan la configuración de los proyectos en Asana. Hay dos tipos de plantillas de proyectos:

  • Las plantillas personalizadas son perfectas para flujos de trabajo y proyectos que se repiten a menudo. Las plantillas personalizadas ahorran tiempo de configuración y garantizan que no se omita ningún paso.
  • Las plantillas creadas por Asana son un buen punto de partida para flujos de trabajo en común basados en prácticas recomendadas de Asana. Personalízalas aún más para satisfacer las necesidades específicas de tu equipo.

8. Establecer integraciones

Muchas de las herramientas que ya usas en el trabajo se integran con Asana. Establece algunas integraciones para optimizar el flujo de trabajo y dar seguimiento al trabajo en Asana.

Asana tiene integraciones para una amplia variedad de flujos de trabajo: * File storage: Dropbox, Google Drive, and Box * Communication: Hipchat, Slack, Dossier * Development: Instabug, GitHub, Phabricator * Reporting: Instagantt, Hourstack, Weekdone

Puedes ver una lista completa de las integraciones aquí.

¡Viva! Ya eres un usuario avanzado de Asana.

Probablemente a esta altura ya eres experto en el seguimiento del trabajo y la obtención de resultados. Puedes volver a consultar esta lista de verificación o la lista de verificación de integración [enlace] en cualquier momento. Estos son algunos otros recursos que pueden resultarte útiles:

  • Ayuda: Consulta la sección de Ayuda si tienes una pregunta sobre alguna función.

  • Videos: es una colección de videos que destacan las funciones, los flujos de trabajo y los ejemplos de las diferentes formas en que puedes utilizar Asana. Son útiles cuando necesitas inspiración o ideas sobre qué hacer en Asana, o si quieres compartir lo que hace Asana con tus compañeros de equipo.

  • El blog de Asana: visita y suscríbete a nuestro blog y mantente al día sobre lanzamientos de nuevos productos, sugerencias para trabajo inteligente en equipo y más.

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Registrarse

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Registrarse

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comenzar una prueba

Inicia sesión o regístrate en Asana para comenzar tu prueba del plan Premium.

or

¿Olvidaste la contraseña?

Cómpralo ahora

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Ingresar con tu email de trabajo

Este email parece ser un email personal. Si deseas conectarte con tu equipo, usa tu email de trabajo.

Ingresar un email de trabajo

¿Por qué preguntamos? Continuar con mi email

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.