Lista de verificación de incorporación

Asana es la forma más fácil para los equipos de hacer un seguimiento del trabajo y obtener resultados. Si te unes a un equipo que ya utiliza Asana, esta lista de integración te pondrá al día rápidamente.

Recomendamos abrir esta lista de verificación en otra ventana del navegador para que puedas seguir los pasos a medida que conoces Asana. También puedes descargar e imprimir la lista como referencia.

1. Entender Asana

El trabajo y las conversaciones del equipo están centralizadas y pueden buscarse en Asana. Antes de entrar de lleno, revisemos la estructura de Asana:

Jerarquía de organizaciones, equipos, proyectos y tareas

  • **Las organizaciones son el nivel de jerarquía más alto de la empresa. ** Están asociadas con la cuenta de email de tu empresa e incluyen a todos los equipos.

  • **Los equipos son grupos de personas en tu organización que trabajan juntos. ** Los equipos pueden ser de departamentos de la empresa (Ingeniería, Marketing, Diseño, Contratación, etc.) o cualquier grupo de personas que necesitan trabajar juntas en una serie de proyectos.

  • **Los proyectos organizan el trabajo del equipo en listas o tableros. ** Crea proyectos para la última iniciativa del equipo (como el lanzamiento del sitio web), objetivos actuales, lluvias de ideas, orden del día o cualquier trabajo que requiere muchos pasos o involucra a muchos compañeros de equipo.

  • **Las tareas desglosan el proyecto en pasos ejecutables. ** Las tareas pueden ser los pendientes, solicitudes para los compañeros de equipo, recordatorios o ideas.

2. Ver y unirse a los equipos

Ahora que entiendes lo básico, es el momento de explorar y unirse a algunos equipos. Puesto que eres miembro de una organización, probablemente ya te han invitado a un equipo.

Revisa el menú lateral de la izquierda para ver los demás equipos en la organización. Solicita unirte para acceder a los proyectos del equipo y colaborar con otros miembros.

Anidadas debajo del nombre de cada equipo, están sus conversaciones (se usan generalmente para debates del equipo, anuncios, etc.) seguidas por una lista de los proyectos del equipo.

3. Unirse a proyectos

Se puede ver un proyecto como una lista de tareas o como un tablero (y dentro de un proyecto, puedes ver calendarios, conversaciones y gráficos del progreso). Usa los proyectos para dar seguimiento y organizar todas las tareas relacionadas con una iniciativa concreta, como el lanzamiento de un producto o una campaña.

Revisa el menú lateral de la izquierda para ver los equipos a los que te uniste en Asana. Haz clic en el símbolo de intercalación a la izquierda del nombre del equipo para ver una lista de todos los proyectos públicos en el equipo. Empieza a explorar el trabajo en ellos y pregunta a tus compañeros de equipo acerca de los proyectos a los que debes unirte.

Para unirte a un proyecto, haz clic en el botón + en la esquina superior derecha del proyecto.

Lista desplegable para unirse a un proyecto

Para crear un proyecto propio, solo haz clic en el botón (+) en la barra superior y selecciona Proyecto desde el menú desplegable. Asigna a tu proyecto un nombre y una descripción clara y orientada a los objetivos. Los proyectos se hacen públicos de forma predeterminada, pero se puede establecer la privacidad y seleccionar el equipo donde residirá el proyecto (mediante la flecha desplegable).

También puedes crear plantillas personalizadas para tus flujos de trabajo comunes o probar una plantilla creada por Asana para ayudarte a empezar. Haz clic en el botón + y selecciona Proyecto; luego haz clic en la pestaña Plantillas. Después, puedes elegir la plantilla personalizada creada por ti o empezar con una de las nuestras y personalizarla para tu equipo. ¡Incluso tenemos una plantilla de integración de Asana!

Crea un proyecto en formato de lista o tablero en Asana para dar seguimiento al trabajo que lo necesita

4. Asignar y completar las tareas

Las tareas son la unidad básica de trabajo en Asana y pueden representar muchas cosas: tareas pendientes realizables, ideas que deseas mantener como prioridad o simples recordatorios, como este: enviar solicitud de vacaciones a Recursos Humanos.

Crear tareas en Asana es sencillo. En un proyecto nuevo o en uno existente, selecciona una línea en el panel principal y presiona la tecla Enter o haz clic en el botón + debajo del encabezado de la columna en el tablero de un proyecto. También puedes agregar una tarea directamente desde la barra superior con el botón +.

Ahora pruébalo tú mismo: crea una tarea nueva con un llamado a la acción y asígnatela a ti mismo o a un compañero de equipo. Asegúrate de asignarle a tu tarea un nombre, una descripción y una fecha de entrega para que todo el mundo sepa quién es responsable de hacer qué y para cuándo. También puedes agregar la tarea a un proyecto para encontrarla fácilmente.

¿Cuándo debes completar una tarea? La regla es: cuando termines el trabajo, marca la tarea como completada.

5. Agregar subtareas y archivos adjuntos

Se puede hacer aún más con las tareas si agregas subtareas y archivos adjuntos.

Las Subtareas dividen las tareas en partes más pequeñas. Crea subtareas si las tareas son complicadas o hay más de una persona responsable. Las subtareas funcionan de forma similar a las tareas independientes: tienen sus propios responsables, fechas de entrega y descripciones, a menos que estén integradas a una tarea principal.

Para crear una subtarea, haz clic en el botón subtareas ** junto al campo de fecha de entrega en el panel derecho. O bien, presiona **Tab+S en el teclado después de seleccionar una tarea principal. Después de crear una subtarea, selecciónala y presiona Intro en el teclado para crear otra.

Agregar subtareas

También se pueden usar archivos adjuntos para compartir fácilmente los archivos relacionados con una tarea. Adjúntalos a una tarea haciendo clic en el icono de clip en la parte superior del panel derecho. Puedes adjuntar archivos desde:

  • Tu computadora
  • Google Drive, OneDrive, Dropbox o Box

Agregar archivos adjuntos

6. Comentar y seguir tareas

Comenta una tarea para hacer preguntas u ofrecer más información y otra perspectiva.

Sigue una tarea para estar informado de los comentarios y cambios. Los seguidores de una tarea recibirán notificaciones en Mi bandeja de entrada (en Asana) y por email, de acuerdo con sus ajustes de notificación.

Para agregarte como seguidor o agregar a alguien más, usa el atajo Tab + F o haz clic en el botón + en la parte inferior del panel derecho.

Si recibes notificaciones de una tarea en la que ya no estás trabajando y quieres dejar de seguirla, coloca el cursor sobre tu foto en el campo de seguidores y haz clic en X o en Siguiendo en la parte inferior del panel derecho. También puedes dejar de seguir las tareas y los proyectos a través de Mi bandeja de entrada.

7. Planificar el día con Mis tareas

Mis tareas es la vista de todas las tareas que tienes asignadas. Debe ser lo primero que revises por la mañana, así como el punto de referencia a lo largo del día para recalibrar prioridades.

Mis tareas en Asana

Todas las nuevas tareas creadas en Mis tareas se te asignan automáticamente y son privadas. Puedes agregarlas a los proyectos para que el resto del equipo pueda verlas.

Usa Mis tareas para organizar tu día. Revisa las tareas en la sección Tareas nuevas y márcalas con prioridad de Hoy, Próxima o Más tarde:

  • Arrastra y suelta las tareas a cualquier sección.
  • Haz clic en el punto azul para acceder a la lista desplegable y selecciona una sección.
  • Selecciona las tareas y usa los atajos Tab + Y (Hoy), Tab + U (Próxima) o Tab + L (Más tarde).

Inténtalo y establece prioridades para algunas tareas nuevas. Solo verás las secciones Tareas nuevas, Hoy, Próxima y Más tarde si cada una tiene al menos una tarea.

8. Mantenerse informado con Mi bandeja de entrada

Mi bandeja de entrada es tu centro de notificación en Asana. Las notificaciones para las tareas y conversaciones que sigues se envían a tu bandeja de entrada. Navega hacia ahí desde la barra superior.

La bandeja de entrada, similar a una secuencia de actividades, permite ver lo que estuvo pasando y dónde tienes que centrar tu atención. Verás un punto naranja junto a Mi bandeja de entrada si hay notificaciones sin leer.

Bandeja de entrada en Asana

Recibirás una notificación en tu Bandeja de entrada cuando:

  • Se te asigne una tarea
  • Una tarea ya no te esté asignada
  • Se complete una tarea que estás siguiendo
  • Se agregue un archivo a una tarea que estás siguiendo
  • Te agreguen como seguidor a un proyecto
  • Se cambie la fecha de entrega de una tarea que te asignaron
  • Hoy sea la fecha de entrega de una tarea que te asignaron
  • Se agregue un comentario a una tarea que estás siguiendo
  • Le den me gusta a tu comentario, archivo adjunto o finalización de la tarea
  • Le den me gusta a una tarea que estás siguiendo

Una vez que te acostumbras a consultar the Bandeja de entrada periódicamente, es posible que quieras desactivar las notificaciones de email. Puedes ajustar los ajustes de notificación de email desde el menú desplegable en la parte superior de tu Bandeja de entrada o desde Mis ajustes de perfil.

9. Personalizar Asana con Mis ajustes de perfil

Para personalizar la cuenta, haz clic en la foto de perfil en la esquina superior derecha de Asana y selecciona Mis ajustes de perfil. Si aún has subido una foto de perfil, haz clic en el círculo con tus iniciales.

En el menú Mis ajustes de perfil, puedes:

  • Cambiar tu nombre y foto de perfil
  • Ajustar si vas a recibir notificaciones de email y recordatorios de la tarea y dónde las recibirás
  • Definir cuáles direcciones de email pueden enviar tareas a Asana y agregar emails adicionales a tu cuenta de Asana
  • Desactivar tu cuenta
  • Ver las aplicaciones que autorizaste
  • Cambiar el tema de Asana o activar los hacks (ver próxima sección)

Si aún no lo haces, actualiza tu nombre y apellido, carga una foto de perfil y agrega tu función y departamento para que te reconozcan fácilmente.

10. ¡A divertirse con Asana!

Dale Me gusta a una tarea para mostrar entusiasmo, manifiestar estar de acuerdo con el comentario de alguien o expresar agradecimiento cuando se complete una tarea. Para ello, haz clic en el icono del pulgar hacia arriba donde esté: en el panel principal, panel derecho, en tus notificaciones, etc.

Me gusta en Asana

Para revisar algunas de las funciones experimentales de Asana, navega por los Mis ajustes de perfil y selecciona la pestaña Hacks.

Personaliza tu vista de Asana con los fondos de pantalla. Para revisar los fondos de pantalla disponibles, navega por Mis ajustes de perfil y selecciona la pestaña Visualización.

Más información

¿Estás ávido de conocer más de Asana?

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Cómpralo ahora

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Ingresar con tu email de trabajo

Este email parece ser un email personal. Si deseas conectarte con tu equipo, usa tu email de trabajo.

Ingresar un email de trabajo

¿Por qué preguntamos? Continuar con mi email

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.