Miembros del Espacio de trabajo y Miembros con acceso limitado

Existen dos tipos de personas en un Espacio de trabajo: Miembros y Miembros con acceso limitado en un Espacio de trabajo. Los Miembros del Espacio de trabajo tiene acceso total a tu Espacio de trabajo, en tanto que los Miembros con acceso limitado sólo tendrán acceso a proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas , y conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas que hayan sido compartido explícitamente con ellos.

Ver a los Miembros del Espacio de trabajo y a Miembros con acceso limitado

Como miembro del Espacio de trabajo, puedes ir a la lista de miembros del Espacio de trabajo para:

  • Invitar a otros Miembros y a Miembros con acceso limitado
  • Cancelar invitaciones
  • Convertir Miembros a Miembros con acceso limitado, o viceversa
  • Quitar Miembros o Miembros con acceso limitado

acceso a la lista de miembros del espacio de trabajo

Acceso a la lista de Miembros del Espacio de trabajo y Miembros con acceso limitado

  1. Haz click en tu foto de perfil y selecciona [nombre del Espacio de trabajo] Ajustes desde el menú desplegable
  2. Dirígete a la pestaña Miembros

Aquí también podrás ver el número de Miembros del Espacio de trabajo y los Miembros con acceso limitado en tu Espacio de trabajo, esto en la parte superior del menú. Mejora tu Espacio de trabajo para agregar a más personas una vez que hayas llegado al límite.

Invita personas

Desde Ajustes de tu Espacio de trabajo

Puedes invitar a personas a tu Espacio de trabajo desde la pestaña Miembros a tu Ajustes Espacio de trabajo.  

invite from workspace settings

To invite from your Workspace’s Settings:

  1. Click your profile photo and select [Workspace’s name] Settings from the dropdown menu
  2. Navigate to the Members tab
  3. Enter the person’s email address and their name in the corresponding fields
  4. You can choose to make this person a Limited Access Member by clicking the Give Limited Access box
  5. Haz click en el botón Enviar Invitación

Desde un proyecto

También puedes invitar a personas desde un proyecto.

invitar desde un proyecto

Para invitar desde un proyecto:

  1. Selecciona el proyecto al que te gustaría invitar a alguien desde el menú lateral o el menú de búsqueda, y haz click en el botón + en el encabezado del proyecto
  2. Enter the person’s email address and their name in the corresponding fields
  3. Click the Add button

Recibirás una alerta cuando invites a alguien que no forma parte de tu Espacio de trabajo a un proyecto.

Más información sobre invitaciones a compañeros de equipo en Cómo usar Asana

Cancelar invitaciones

cancelar una invitación a un espacio de trabajo

Para cancelar una invitación:

  1. Haz click en tu foto de perfil y selecciona [nombre del Espacio de trabajo] Ajustes desde el menú desplegable
  2. Dírigete a la pestaña Miembros
  3. Posiciónate sobre el nombre de la persona y haz click en Cancelar Invitación

La persona cuya invitación hayas cancelado aún tendrá una invitación en su email, pero al seguir el enlace no será dirigida a tu Espacio de trabajo o proyecto. En vez de eso, verán el mensaje de error “Lo sentimos, no cuentas con acceso”.

Convertir Miembros y Miembros con acceso limitado

Puedes convertir a cualquier Miembro en un Miembro con acceso limitado para limitar su acceso, o convertir a un Miembro con acceso limitado en un Miembro a fin proporcionarles acceso total proyectos públicosproyectos públicos Los proyectos públicos están visibles para todos los miembros del equipo y del proyecto. Lee mas en tu Espacio de trabajo.

convertir a un invitado en miembro

To convert a Member into a Limited Access Member, or vice versa:

Click your profile photo and select [Workspace’s name] Settings from the dropdown menu. Navigate to the Members tab, hover over the person’s name and click Member (or Limited Access Member) to toggle between the two.

Esta opción sólo está disponible en el equipo o nivel de Espacio de trabajo. In organizacionesorganizaciones Las organizaciones conectan a todas las personas de una empresa que usan Asana en base a un dominio de email compartido. Lee mas , the Member/Guest distinction is automatically identified by the person’s email address.

Quitar Miembros y Miembros con acceso limitado

Quitar Miembros o Miembros con acceso limitado de tu Espacio de trabajo si ya no quieres darles acceso a los proyectos y tareas del Espacio de trabajo.

quitar del espacio de trabajo

Quitar personas de un Espacio de trabajo:

  1. Haz click en tu foto de perfil y selecciona [nombre del Espacio de trabajo] Ajustes desde el menú desplegable
  2. Dirígete a la pestaña Miembros
  3. Hover over the person’s name and click Remove
  4. Click Remove Access

Cuando alguien es quitado de tu Espacio de trabajo, el tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas , proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas , archivos adjuntosarchivos adjuntos Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas y comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas la persona creada permanecerá intacta, pero sus tareas asignadas quedarán sin asignación.

Para asegurarse de que ninguna tarea desaparezca, es una buena idea entrar en la sección Mis Tareas de la persona y reasignarreasignar La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas sus tareas antes de quitarlas.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.