Creación y administración de Espacios de Trabajo

Crear un Espacio de trabajo

Crear un Espacio de trabajo para colaborar con otras personas en Asana.

crear un Espacio de trabajo

Crear un nuevo Espacio de trabajo:

  1. Haz click en tu foto de perfil y selecciona Mis Ajustes de Perfil de la lista
  2. Haz click en la pestaña Cuenta
  3. Selecciona Crear un Nuevo Espacio de Trabajo

Una sola cuenta de Asana puede unir o crear múltiples Espacios de trabajo. Crear Espacios de trabajo para distintos grupos de personas con los que quieras colaborar.

Convertir tu Espacio de trabajo existente en una Organización

Si necesitas crear varios equipos o trabajar en diferentes departamentos, puedes convertir uno de los Espacios de trabajo existentes en una Organización. Aprende más acerca de las diferencias entre Espacios de Trabajo y Organizaciones aquí.

Antes de que puedas convertir un Espacio de trabajo en una Organización, primero tienes que agregar la dirección de email de tu compañía a tu cuenta de Asana.

convertir un Espacio de trabajo

Convertir un Espacio de trabajo:

  • Haz click en tu foto de perfil y selecciona [Nombre del Espacio de trabajo] Ajustes desde la lista
  • Haz click en la pestaña Convertir en una Organización
  • Selecciona el dominio del email que deseas asociar con tu Organización desde el campo desplegable Email de Trabajo
  • Si este dominio de email aún no es utilizado por otra Organización, se te pedirá que hagas click en el botón Convertir en una Organización

convertir espacio de trabajo agregar email

También puedes agregar una nueva dirección de email de trabajo a tu cuenta de Asana para convertir tu Espacio de trabajo utilizando un dominio de email distinto.

Si tienes problemas para convertir uno de los Espacio de trabajo existentes en una Organización, y no observas el mensaje que indica que el dominio de email está en uso, por favor contacta al equipo de Soporte de Asana e incluye la siguiente información:

  • El nombre de tu Organización o el Espacio de trabajo más grande/activo de tu compañía
  • Tu dominio de email

Copia este texto para agilizar el proceso:

Organización/Espacio de trabajo principal:
Dominio de email:

Después de que escribas la información necesaria, convertiremos tu Espacio de trabajo más grande en equipoequipo Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas dentro de una nueva Organización.

Si cuentas con un dominio de email compartido de una universidad (i.e. college.edu), un subdominio separado (i.e. staff.college.edu) será necesario para crear una Organización.

Ajustes del Espacio de trabajo

Ingresa al menú de Ajustes de Espacio de trabajo para:

  • Editar el nombre del Espacio de trabajo
  • Administrar personas e invitaciones
  • Administrar la facturación (aplica sólo para los que tengan un Espacio de trabajo Premium)  

Solamente los Miembros del Espacio de trabajo puede tener acceso a los Ajustes del Espacio de trabajo, Miembros con acceso limitado no pueden hacerlo.

acceso a ajustes del espacio de trabajo

Acceso a Ajustes del Espacio de trabajo

  1. Haz click en tu foto de perfil
  2. Selecciona [Nombre del Espacio de trabaja] Ajustes

Desde tu sección de Ajustes de Espacio de Trabajo, verás 3 pestañas: General, Miembros, y Avanzado.

General

pestaña general del espacio de trabajo

Desde la pestaña general, podrás:

Cambiar el nombre de tu Espacio de trabajo.

Miembros

pestaña de ajustes para los miembros del espacio de trabajo

Desde la pestaña de Miembros, puedes:

  1. Ver una lista de Miembros y Miembros con acceso limitado en tu Espacio de trabajo
  2. Convert any Member into a Limited Access Member, or vice versa
  3. Remove any Member or Limited Access Member from your Workspace
  4. Invite new people into your Workspace

Avanzado

Pestaña de ajustes avanzados del espacio de trabajo

Desde la pestaña de ajustes avanzados, podrás:

Enable/disable the Harvest integration for your Workspace.

Eliminar un Espacio de trabajo

Ya que los Espacios de trabajo son espacios compartidos, salir de un Espacio de trabajo no elimina los proyectos y tareas dentro de él.

Si tu espacio de trabajo ya no es necesario, puedes eliminarlo de la siguiente manera:

Una vez que todo haya sido eliminado y tú seas el único Miembro restante, tú mismo podrás salir del Espacio de trabajo.

Solamente los invitados tendrán acceso al Espacio de trabajo. Si todos los Miembros son eliminados, el Espacio de trabajo ya no se podrá accesar.

No es posible archivar Espacios de trabajo.

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¡Qué tal, ya nos conocemos!

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.