Crear y gestionar espacios de trabajo

Crea un espacio de trabajo

Crea un espacio de trabajo para colaborar con otras personas en Asana.

crear un espacio de trabajo

Para crear un espacio de trabajo nuevo:

  1. haz clic en tu foto de perfil y selecciona Mis ajustes de perfil de la lista;
  2. haz clic en la pestaña Cuenta;
  3. selecciona Crear nuevo espacio de trabajo.

Una sola cuenta de Asana puede unir o crear múltiples espacios de trabajo. Crea espacios de trabajo para distintos grupos de personas con quienes quieras colaborar.

Convierte tu espacio de trabajo en una organización

Si necesitas crear varios equipos o trabajar en diferentes departamentos, puedes convertir uno de los espacios de trabajo existentes en una organización. Más información acerca de las diferencias entre los espacios de trabajo y las organizaciones aquí.

Antes de que puedas convertir un espacio de trabajo en una organización, primero tienes que agregar la dirección de email de tu compañía a tu cuenta de Asana.

Convertir a una organización: paso 1

Para acceder a la Consola del administrador de tu espacio de trabajo:

  1. haz clic en el ícono de tu perfil, en el extremo superior derecho;
  2. haz clic en Consola del administrador.

Convertir a una organización: paso 2

Desde la Consola del administrador:

  1. haz clic en Ajustes; y
  2. haz clic en Convertir en organización.

Convertir a una organización: paso 3

Desde la pestaña Convertir en organización:

  1. selecciona tu dirección de email laboral;
  2. verifica los Términos de uso.

Si el dominio de email todavía no lo usa otra organización, se te pedirá que hagas clic en el botón Convertir.

Si tienes problemas para convertir uno de los espacios de trabajo existentes en una organización, y no observas el mensaje que indica que el dominio de email ya está en uso, por favor comunícate con el equipo de Asistencia de Asana e incluye la siguiente información:

  • El nombre de tu organización o espacio de trabajo más grande/activo de tu compañía
  • Tu dominio de email

Copia este texto para agilizar el proceso:

Organización/Espacio de trabajo principal:
Dominio de email:

Convertiremos tu espacio de trabajo más grande en un equipoequipo Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee más dentro de una organización nueva.

Si cuentas con un dominio de email compartido de una universidad (p. ej., college.edu), será necesario un subdominio separado (p. ej., staff.college.edu) para crear una organización.

Consola del administrador de un espacio de trabajo

Accede al menú de la Consola del administrador para:

  • Editar el nombre del espacio de trabajo
  • Gestionar personas e invitaciones
  • Gestionar la facturación aplica solamente para quienes tengan un Espacio de trabajo Premium

Solamente los miembros del espacio de trabajo pueden tener acceso a la Consola del administrador. Los miembros con acceso limitado no pueden hacerlo.

Consola del administrador

Desde la Consola del administrador puedes acceder a las siguientes pestañas: Miembros, Facturación, Ajustes, Aplicaciones y Recursos:

Miembros

Miembros

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Ver una lista de los miembros comunes y de los miembros con acceso limitado de tu espacio de trabajo
  2. Convertir a cualquier miembro común en miembro con acceso limitado o viceversa
  3. Eliminar a cualquier miembro o miembro con acceso limitado de tu espacio de trabajo
  4. Invitar a personas nuevas a tu espacio de trabajo

Ajustes

Ajustes

Desde la pestaña Ajustes puedes:

  1. Cambiar el nombre del espacio de trabajo
  2. Convertir tu espacio de trabajo en organización

Desactivar un espacio de trabajo

Dado que los espacios de trabajo son espacios compartidos, salir de un espacio de trabajo no elimina los proyectos ni las tareas dentro del mismo.

Si ya no necesitas tu espacio de trabajo, puedes desactivarlo de la siguiente manera:

Una vez que todo haya sido eliminado y tú seas el único miembro restante, tú mismo podrás salir del espacio de trabajo.

Solamente los invitados tendrán acceso al espacio de trabajo. Si todos los miembros son eliminados, ya no se tendrá acceso al espacio de trabajo.

No es posible archivar espacios de trabajo.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.