Cómo funcionan los espacios de trabajo

Las cuentas de Asana son gratuitas y están vinculadas a usuarios individuales. Brindan acceso a espacios de trabajo y organizaciones compartidos para colaborar con otros usuarios de Asana.

Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples espacios de trabajo y organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana. Los espacios de trabajo y organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.

Debido a que cada espacio de trabajo y organización son entidades separadas, tus colegas no podrán ver otros espacios de trabajo ni organizaciones a los que pertenezcas; de igual forma, tú tampoco podrás ver los espacios de trabajo u organizaciones a los que pertenezcan tus colegas. Para más información sobre privacidad entre estos espacios, consulta aquí.

diagrama de cuenta

Obtén más información sobre los ajustes de permisos de tus proyectos y tareas dentro de cada uno de tus espacios de trabajo y organizaciones aquí.  

¿Qué es un espacio de trabajo?

Un espacio de trabajo es un grupo de personas que colaboran en proyectos y tareas. Los espacios de trabajo pueden ser utilizados por cualquier grupo de personas y no requieren un dominio de email de una compañía en común, como sí lo requieren las organizaciones.

Las personas que creen una cuenta de Asana con una dirección de email personal (p. ej., @gmail.com o @yahoo.com) comenzarán con un espacio de trabajo.

diagrama del espacio de trabajo

Si cuentas con un email con un dominio de alguna compañía, es mejor que consideres utilizar una organización.

Personas en tu espacio de trabajo

Existen dos tipos de personas en los espacios de trabajo: miembros del espacio de trabajo y miembros con acceso limitado. Los miembros del espacio de trabajo tienen acceso total a tu espacio de trabajo, mientras que los miembros con acceso limitado están limitados a proyectos, tareas y mensajes que hayas compartido explícitamente con ellos.

Miembros del espacio de trabajo

Los miembros del espacio de trabajo tienen acceso total a todos los proyectos, tareas y conversaciones públicos dentro de tu espacio de trabajo.

Todos los miembros del espacio de trabajo pueden:

  • Cambiar el nombre del espacio de trabajo
  • Cambiar el espacio de trabajo a un plan de pago
  • Convertirse en responsables de la cuenta de cualquier espacio de trabajo de pago
  • Invitar o quitar personas del espacio de trabajo
  • Convertir usuarios en miembros o miembros con acceso limitado

Miembros con acceso limitado

Los miembros con acceso limitado son personas con acceso restringido a tu espacio de trabajo. Los miembros con acceso limitado solo podrán ver proyectos que hayas compartido con ellos. Puedes invitar a contratistas, clientes o terceras partes a ser miembros con acceso limitado, dándoles acceso a proyectos y tareas relevantes sin tener que otorgarles acceso a toda la información contenida en tu espacio de trabajo.

Los miembros con acceso limitado no pueden:

  • Cambiar el nombre del espacio de trabajo
  • Cambiar el espacio de trabajo a un plan de pago
  • Convertirse en responsables de la cuenta de ningún espacio de trabajo de pago
  • Invitar a otras personas a ser miembros con acceso pleno del espacio de trabajo
  • Quitar personas
  • Convertir usuarios en miembros o miembros con acceso limitado

Los miembros con acceso limitado pueden:

  • Crear proyectos y tareas nuevos
  • Editar proyectos y tareas que han sido compartidos con ellos
  • Invitar a otros miembros con acceso limitado
  • Escribir mensajes

En los espacios de trabajo, no hay invitados.

Identificar miembros y miembros con acceso limitado

Identificación de miembros

Desde la pestaña Miembros del menú lateral de la izquierda puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver un panorama general del estado de las membresías
  2. Seleccionar a los miembros con acceso limitado
  3. Seleccionar Eliminar para quitar miembros
  4. Invitar a otros miembros para que se unan

Los miembros del espacio de trabajo también pueden convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado, o viceversa, desde esta ventana.

Crear un espacio de trabajo

Crea un espacio de trabajo para colaborar con otras personas en Asana.

crear espacio de trabajo

Para crear un espacio de trabajo nuevo:

  1. Haz clic en tu foto de perfil y selecciona la opción Mis ajustes... del menú desplegable
  2. Haz clic en la pestaña Cuenta
  3. Selecciona Crear nuevo espacio de trabajo

Una sola cuenta de Asana puede crear o unirse a múltiples espacios de trabajo. Puedes crear espacios de trabajo para distintos grupos de personas con los que quieras colaborar.

Convertir tu espacio de trabajo en una organización

Si necesitas crear varios equipos o trabajar en diferentes departamentos, puedes convertir uno de tus espacios de trabajo existentes en una organización. Explora las diferencias entre los espacios de trabajo y las organizaciones aquí.

Antes de que puedas convertir un espacio de trabajo en una organización, primero tienes que agregar la dirección de email de tu compañía a tu cuenta de Asana.

convertir a organización paso 1

Para acceder a la consola del administrador de tu espacio de trabajo:

  1. Haz clic en tu foto de perfil.
  2. Haz clic en la opción Consola del administrador

convertir a organización paso 2

Desde la Consola del administrador:

  1. Ve a la pestaña Ajustes
  2. Haz clic en Convertir en organización

Convertir a organización paso 3

Desde la pestaña Convertir en organización:

  1. Selecciona tu dirección de email laboral
  2. Verifica los Términos de uso

Si el dominio de email todavía no lo usa otra organización, se te pedirá que hagas clic en el botón Convertir.

¿Tienes problemas para convertir tu espacio de trabajo?

Si tienes problemas para convertir uno de los espacios de trabajo existentes en una organización y no ves el mensaje que indica que el dominio de email ya está en uso, comunícate con el equipo de Asistencia de Asana e incluye la siguiente información:

  • El nombre de tu organización o espacio de trabajo más grande/activo de tu compañía
  • Tu dominio de email

Te ayudaremos a convertir tu espacio de trabajo más grande en una organización nueva.

Copia este texto para agilizar el proceso:

Organización/Espacio de trabajo principal:
Dominio de email:

Si cuentas con un dominio de email compartido de una universidad (p. ej., college.edu), será necesario un subdominio separado (p. ej., staff.college.edu) para crear una organización.

Consola del administrador de un espacio de trabajo

Accede al menú de la consola del administrador para:

  • Editar el nombre del espacio de trabajo
  • Gestionar personas e invitaciones
  • Gestionar la facturación aplica solamente para quienes tengan un espacio de trabajo de pago

Solamente los miembros del espacio de trabajo pueden tener acceso a la consola del administrador. Los miembros con acceso limitado no pueden hacerlo.

Consola del administrador

Desde la consola del administrador puedes acceder a las siguientes pestañas: Miembros, Facturación, Ajustes, Aplicaciones y Recursos:

Miembros

espacio de trabajo

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Ver una lista de los miembros y los miembros con acceso limitado de tu espacio de trabajo.
  2. Convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado, o viceversa.
  3. Eliminar a cualquier miembro o miembro con acceso limitado de tu espacio de trabajo.
  4. Invitar a personas nuevas a tu espacio de trabajo.

 

Ajustes

Ajustes

Desde la pestaña Ajustes, puedes:

  1. Cambiar el nombre de tu espacio de trabajo
  2. Convertir tu espacio de trabajo en organización

Desactivar un espacio de trabajo

Dado que los espacios de trabajo son espacios compartidos, abandonar un espacio de trabajo no elimina los proyectos ni las tareas dentro del mismo.

Si ya no usas tu espacio de trabajo, puedes desactivarlo de la siguiente manera:

  • Eliminar todas las tareas
  • Eliminar todos los proyectos
  • Eliminar a todos los miembros

Una vez que todo haya sido eliminado y seas el último miembro que queda, podrás abandonar el espacio de trabajo.

Solamente los usuarios invitados tendrán acceso al espacio de trabajo. Si todos los miembros son eliminados, ya no se podrá acceder al espacio de trabajo.

No es posible archivar espacios de trabajo.

Unirse a un espacio de trabajo existente

Para unirte a un espacio de trabajo, debes solicitar a un miembro que te invite.

Abandonar un espacio de trabajo

Puedes abandonar un espacio de trabajo si ya no colaboras activamente con los miembros de ese espacio.

Una vez que abandonas el espacio de trabajo, ya no tendrás acceso a sus proyectos o tareas. Además, el espacio de trabajo ya no aparecerá en tu cuenta cuando hagas clic en tu foto de perfil. Sin embargo, dicho espacio continuará existiendo.

Abandonar un espacio de trabajo

Para abandonar un espacio de trabajo:

  1. Haz clic en tu foto de perfil
  2. Haz clic en Más
  3. Selecciona Abandonar este espacio de trabajo

Gestionar a los miembros del espacio de trabajo y a miembros con acceso limitado

Como miembro del espacio de trabajo, puedes usar la consola del administrador para:

  • Invitar a otros miembros y a miembros con acceso limitado
  • Cancelar invitaciones
  • Convertir miembros a miembros con acceso limitado y viceversa
  • Quitar miembros o miembros con acceso limitado

acceso a la lista de miembros del espacio de trabajo

Para acceder a la pestaña Miembros a través de la Consola del administrador:

  1. Haz clic en tu foto de perfil y selecciona Consola del administrador desde el menú desplegable
  2. Navega a la pestaña Miembros

Aquí también podrás ver la cantidad de miembros y miembros con acceso limitado del espacio de trabajo en la parte superior del menú. Cambia el plan de tu espacio de trabajo para agregar más personas una vez que hayas llegado al límite.

Convertir miembros y miembros con acceso limitado

Puedes convertir a cualquier miembro en un miembro con acceso limitado para limitar su acceso, o convertir a un miembro con acceso limitado en un miembro con acceso pleno para darles acceso total a los proyectos públicos en tu espacio de trabajo.

convertir a un invitado en miembro

Para convertir a un miembro común en uno con acceso limitado, o viceversa:

  1. Ve a la pestaña Miembros en la consola del administrador del espacio de trabajo
  2. Haz clic en el ícono de los tres puntos a la derecha del nombre de la persona y luego, haz clic en Miembro (o en Miembro con acceso limitado) para cambiar entre una opción y otra

Invitar a personas

Invitar a otras personas desde la pestaña Miembros de tu Consola del administrador

Puedes invitar a otras personas a tu espacio de trabajo desde la pestaña Miembros de tu Consola del administrador.

Invitar a otras personas a un equipo

Para invitar desde la Consola del administrador:

  1. Ve a la pestaña Miembros
  2. Haz clic en el botón Invitar miembros
  3. Escribe la dirección de email de la persona
  4. En el menú desplegable puedes elegir un proyecto
  5. Haz clic en el botón Enviar

Puedes convertir a un usuario del espacio de trabajo en miembro con acceso limitado desde la consola del administrador. Solo tienes que acceder a la pestaña Miembros y hacer clic en el ícono de los tres puntos junto a su nombre.

Invitar a personas desde un proyecto

También puedes invitar a personas desde el proyecto mismo.

invitar desde un proyecto

Para invitar desde un proyecto:

  1. Selecciona el proyecto al que te gustaría invitar a alguien desde el menú lateral o la barra de búsqueda
  2. Haz clic en el ícono Miembros para abrir la ventana Compartir proyecto
  3. Agrega al usuario como miembro al proyecto por su nombre o email

Recibirás una alerta cuando invites al proyecto a un usuario que aún no forma parte de tu espacio de trabajo.

Cancelar invitaciones

cancelar invitaciones a un espacio de trabajo

Para cancelar una invitación desde la Consola del administrador:

  1. Ve a la pestaña Miembros en la Consola del administrador
  2. Busca al usuario cuya invitación deseas cancelar
  3. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a su nombre
  4. Haz clic en la opción Cancelar invitación

La persona cuya invitación hayas cancelado aún tendrá una invitación en su email, pero al hacer clic en el enlace no será dirigido a tu espacio de trabajo o proyecto. En su lugar, verá el mensaje de error “Lo sentimos, no cuentas con acceso”.

Quitar miembros y miembros con acceso limitado

Elimina miembros o miembros con acceso limitado de tu espacio de trabajo si ya no quieres darles acceso a los proyectos y tareas del espacio de trabajo.

eliminar miembros del espacio de trabajo

Para eliminar personas de tu espacio de trabajo:

  1. Desde la pestaña Miembros haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del miembro en cuestión
  2. Haz clic en Eliminar

Cuando quitas a una persona de una organización, las tareas, los proyectos, los mensajes, los archivos adjuntos y los comentarios que la persona creó se mantendrán intactos, pero las tareas que tenía asignadas previamente quedarán sin responsable.

Para asegurarse de que no se pierda ninguna tarea, es una buena idea entrar en la sección Mis tareas de esa persona y reasignar sus tareas antes de eliminarla.

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