Cómo usar las tareas

¿Qué son las tareas?

Las tareas representan pasos que se pueden ejecutar o tareas pendientes en las que se deja en claro quién es el responsable de qué y para cuándo. Pero también pueden representar ideas y elementos de referencia. En lugar de enviar un email cuando necesites pedirle algo a un compañero de equipo, intenta asignarle una tarea.

Por ejemplo, puedes tener una tarea para hacer animaciones en un video para una próxima campaña y que otro compañero de equipo sea el responsable de la organización. Se puede dar seguimiento a estas tareas en un proyecto de gestión de campañas.

Cada tarea contiene todos los archivos, comentarios e instrucciones relacionados con la misma, para que la información se mantenga en el lugar correcto (y en un solo lugar). Por lo general, las tareas son parte de un proyecto, por lo que tus compañeros de equipo pueden encontrarlas y verlas fácilmente.

Cómo crear tareas

Hay tres formas principales de crear tareas:

1. Desde el botón naranja de agregado rápido ubicado en la barra superior.
2. Con el botón Agregar tarea de un proyecto.
3. Haciendo clic en cualquier lista de tareas; después, pulsa ‘Enter’ y empieza a escribir.

También puedes crear tareas a partir de emails o de mensajes de Slack. Asana se integra con las principales herramientas para que ahorres tiempo y te sea más fácil gestionar tus tareas.

Responsable de la tarea

Cada tarea puede tener solo un responsable, pero puede tener muchos colaboradores.

Tanto el responsable de una tarea como los colaboradores pueden ver la tarea y editarla en función de los ajustes de permisos.

El campo de responsable indica qué persona realiza el trabajo.

Todas las tareas que se le asignen a un usuario, aparecerán en su sección Mis tareas.

Los colaboradores de la tarea reciben notificaciones cuando se actualiza la misma.

El creador de la tarea y su responsable se convierten automáticamente en colaboradores de la tarea.

Pulsa las teclas Tab+M para asignarte una tarea a ti mismo.

Asignar tareas duplicadas

Si quieres crear la misma tarea para varias personas, puedes asignar fácilmente varias tareas a diferentes personas o a un equipo completo de tu organización.

La asignación de copias no asigna la tarea original a varias personas, sino que crea varias copias de una tarea y se las asigna a cada persona.

Colaboradores de la tarea

Conviértete en colaborador de una tarea para mantenerte al día sobre los siguientes cambios:

• Cuando se agrega un archivo adjunto a la tarea
• Cuando se publica un comentario nuevo en la tarea
• Cuando a alguien le gusta la tarea
• Cuando la tarea se marca como finalizada

Los colaboradores recibirán notificaciones en su bandeja de entrada. También podrán recibir notificaciones por email según la configuración que establezcan.

Si recibes notificaciones de una tarea que ya no te interesa, puedes eliminarte como colaborador.

Cómo eliminar a un colaborador:

Si @mencionas a otra persona en la descripción o en los comentarios de una tarea, se agregará automáticamente como colaborador de la tarea.

Consejos y mejores prácticas para usar las tareas

Con estos consejos puedes aprender a crear una tarea perfecta y a responder a las tareas que tienes asignadas.

Cómo crear una tarea perfecta

1. Escribe nombres de tareas que sean claros y que indiquen una acción. Por ejemplo, es mejor escribir “Terminar el primer borrador de la publicación del blog” en vez de “Publicación del blog”.
2. Asígnate la tarea a ti mismo o a un compañero de equipo. Las tareas solamente pueden tener un responsable para que no haya confusiones con respecto a quién es el responsable del trabajo.

• Puedes dividir una tarea en subtareas en caso de que muchas personas deban contribuir para finalizarla.

3. Agrega fechas de inicio y entrega para mostrar la duración y el vencimiento final. Tus compañeros de equipo podrán calcular mejor el tiempo de una tarea y saber para cuándo se espera que el trabajo esté listo.
4. Usa la descripción de la tarea para incluir más detalles, instrucciones o información del contexto. De este modo, el responsable tendrá todos los datos que necesita para comenzar y terminar el trabajo. Además, puedes mencionar a un compañero de equipo o un proyecto, darle formato a la descripción de la tarea con texto enriquecido y agregar o insertar recursos mulimedia desde sitios como YouTube y Figma que aparecerán como una vista previa interactiva.
5. Adjunta cualquier archivo que necesites. Asana se integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box para que adjuntar archivos desde las herramientas que usas sea más fácil.
6. Algunas tareas pueden depender de que primero se termine otro trabajo. Configura las dependencias de la tarea para que el trabajo se haga en el orden y momento correctos.
7. Finalmente, puedes agregar colaboradores a la tarea; es como agregar a alguien con copia en un email. Recibirán notificaciones sobre la actividad de la tarea. Puedes agregar o quitar colaboradores en cualquier momento.
8. Cuando hayas finalizado una tarea, haz clic en la marca de verificación que está junto al nombre de la tarea. Publica un comentario para que tus compañeros de equipo sepan lo que has logrado.

También puedes crear hitos para representar los principales objetivos del proyecto (como cumplir con una meta de rentabilidad) o partes del trabajo que desbloquean la siguiente fase (como confirmar el lugar de un evento).

¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?

Muchos clientes se hacen esta pregunta y, en general, la respuesta es que básicamente depende de lo que estés intentando lograr y de cómo quieres ver la información. A continuación puedes consultar nuestro marco y algunos consejos que te ayudarán a elegir la opción más conveniente:

	Crear un proyecto...	Crear una tarea...	Crear una subtarea...	Ejemplos
Nivel de dedicación	Se trata de una labor que demanda gran dedicación y en la que hay un grupo de participantes que trabaja hacia la consecución de un objetivo a lo largo del tiempo. O bien, quieres un lugar central donde dar seguimiento al trabajo.	Intentas capturar una tarea en particular para una persona que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo.	Varias personas contribuyen a la realización de una tarea para ayudarte a distribuir el trabajo y lograr el éxito.	Proyecto: Calendario editorial Tarea: Publicar un blog Subtarea: Reunir citas de los clientes para el blog
Vistas	Quieres ver el proyecto y sus tareas utilizando diferentes vistas (lista, tablero, cronograma, calendario) y generar informes con los Portafolios y los gráficos de paneles.	Quieres que el trabajo se pueda ver en las vistas de Cronograma, Panel o Gestión de recursos (las subtareas no se muestran automáticamente aquí).	No necesitas ver las subtareas en las vistas de Cronograma, Panel o Gestión de recursos. Pero si necesitas hacerlo, convierte la tarea madre en un proyecto.	Proyecto: Lanzamiento de un producto Tarea: Realizar una investigación de mercado Subtarea: Escribir un resumen de la investigación para marketing
Complejidad	El trabajo que estás realizando tiene muchos pasos, etapas, participantes o niveles.	Quieres comunicarte con un grupo definido de participantes con respecto a una parte específica del trabajo (y no respecto al proyecto entero).	Intentas desglosar una tarea en pequeñas unidades. (Pero si asignas más de cinco subtareas a diferentes participantes, asegúrate de que no se trate de un proyecto en encubierto).	Proyecto: Campaña de año nuevo Tarea: Finalizar los mensajes de la campaña Subtarea: Revisar los mensajes de la campaña

Responder y colaborar en las tareas

Las tareas están previstas para que cualquier persona las cree y las asigne, cualquiera en tu espacio de Asana. Haz que la colaboración sea más estrecha con estos consejos:

• Si alguien te asigna una tarea, puedes acusar recibo con un me gusta para mostrar que la has visto y que puedes hacerla.
• Si no eres la persona correcta para trabajar en la tarea, puedes reasignarla o iniciar una conversación en los comentarios de la tarea.
• A medida que trabajas en la tarea, brinda actualizaciones con los comentarios de la tarea para que los colaboradores de la tarea puedan responder y estar al tanto del progreso.
• Si un comentario contiene detalles clave o si es una entrega final, lo puedes fijar al inicio para que sea fácil encontrarlo.
• Si necesitas que alguien dirija su atención a una tarea o comentario, puedes @mencionarlo. Esa persona recibirá una notificación y podrá navegar rápidamente a la tarea en cuestión. Al @mencionar a alguien en una tarea, se convierte automáticamente en un colaborador y recibe una notificación en la bandeja de entrada.
• También puedes @mencionar el nombre de un proyecto, tarea y conversación para conectar tu trabajo y que sea fácil consultarlo.

Más recursos para dominar las tareas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? Revisa estos recursos:

Recursos	Enlace
Tutoriales de Asana	Aprende los aspectos básicos de las tareas en 5 minutos
Video tutorial sobre las tareas	Mira: Cómo usar Asana
Curso a pedido sobre la gestión de tareas	Regístrate en la Academia Asana
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