Nuevas plantillas de proyectos

Resumen

Las plantillas personalizadas pueden hacerle ahorrar a tu equipo muchísimo tiempo si permites crear proyectos estandarizados para simplificar tu flujo de trabajo. Con la versión anterior de las plantillas de proyecto de Asana, los usuarios se veían frente a escenarios poco probables y el trabajo se frenaba o se interrumpía. El ahora pulido generador de las nuevas plantillas de proyectos permite apreciar de un solo vistazo todos los elementos y aspectos de la plantilla de proyecto y también los del equipo.

Las nuevas plantillas de proyectos ofrecerán la posibilidad de crear plantillas personalizadas y reutilizables para ayudar a que el equipo inicie proyectos nuevos en cuestión de segundos, fundamentalmente mediante la rectificación de obstáculos anteriores.

Gracias a la nueva posibilidad de crear plantillas de proyectos desde cero, adaptarás las tareas asociadas, los colaboradores y los cronogramas a tu gusto.

Plantillas anteriores vs. plantillas nuevas de proyectos

Los usuarios, antes, se encontraban con inconvenientes al momento de usar las plantillas de proyectos que hacían que sus flujos de trabajo se vieran frenados o interrumpidos. Las flamantes funciones disponibles en las nuevas plantillas de proyectos rectificarán lo sucedido con los obstáculos asociados con las plantillas originales de proyectos.

Las plantillas de proyecto anteriores: problemasLas nuevas plantillas de proyecto: soluciones
Las tareas aparecían como tareas regulares en la bandeja Mis tareas del responsable, una vez que se le habían asignado a dicha persona.Las tareas asignadas con una plantilla nueva para proyectos no aparecerán en la bandeja Mis tareas del responsable.
Las fechas dentro de una plantilla permanecían estáticas. Por lo tanto, las plantillas creadas mostraban fechas de entrega vencidas.En las nuevas plantillas de proyectos solamente se mostrarán las fechas relativas (p. ej., 3 días después de haber iniciado el proyecto) en vez de exhibir todas las fechas.
Era complicado encontrar las plantillas para equipos específicos en un mismo lugar.Todas las nuevas plantillas de proyectos de un equipo dado ahora se verán en la página del equipo.

Cómo crear un proyecto con plantillas a partir de otro proyecto

Invitados

  1. Haz clic en el ícono con la flecha junto al título del proyecto.
  2. Haz clic en “Guardar como plantilla”.

A partir de este punto, puedes cambiar el nombre de tu plantilla de proyecto y compartirla con el equipo. También puedes adaptar la configuración de privacidad para que se pueda compartir con el equipo, otorgarles acceso para editar la plantilla o configurarla como privada para que solamente accedan los miembros dedicados al proyecto. Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear una plantilla nueva.

Invitados

Ahora, tu plantilla se ha generado y puedes empezar a desarrollarla y adaptarla a tus necesidades.

Invitados

Aquí tendrás la opción de agregar o editar los componentes predeterminados como las tareas, los responsables y las fechas de entrega.

Configurar las fechas del proyecto a partir de una plantilla personalizada

Las fechas de las plantillas de proyectos son relativas. De este modo, se facilita el seguimiento de las tareas, ya que es posible observar cuántos días faltan ya sea para el inicio del proyecto como para la fecha de finalización.

Las fechas de las plantillas de proyectos ahora están vinculadas a las fechas de inicio y finalización del proyecto creado a partir de una plantilla.

Si vas al selector de fechas verás que puedes optar por configurar fechas de inicio y/o finalización cuando generes tu plantilla de proyecto y Asana programará todas las tareas asociadas acorde a estas fechas seleccionadas. En el selector solamente encontrarás las fechas relativas (p. ej., 3 días después de la fecha de inicio del proyecto).

Fechas relativas

Configuración de la fecha de referencia

Definir el tipo de cronograma

Cuando configures el cronograma puedes hacer lo siguiente:

  1. Elegir A partir de la fecha de inicio del proyecto para que las fechas de todas las tareas sean relativas a la fecha de inicio del proyecto, cuando se lo cree a partir de la plantilla.

  2. O elegir A partir de la fecha de entrega del proyecto para que las fechas de todas las tareas sean relativas a la fecha de entrega del proyecto, cuando se lo cree a partir de la plantilla.

También tienes la opción de no incluir fechas o de excluir fines de semana.

Una vez que hayas elegido las fechas, también tendrás la opción de hacer clic en Agregar horario en la esquina inferior izquierda de la pantalla del selector de fechas. Con esta acción se establecerá automáticamente una hora de entrega con su correspondiente hora de inicio.

Personalizar la plantilla

Las plantillas se pueden adaptar y personalizar desde la pestaña Personalizar que se encuentra en la esquina derecha de la plantilla.

Contenido del proyecto

Aquí tendrás la opción de personalizar los campos, los formularios, las plantillas de tareas y las reglas.

Además, podrás elegir si deseas agregar, editar o eliminar algún campo. Una vez que hayas decidido cuáles serán las fechas y los campos personalizados de las tareas, haz clic en Continuar, a la izquierda de la plantilla del proyecto.

Las tareas asignadas en una plantilla de proyecto no aparecerán en la bandeja Mis tareas del responsable.

Configurar la plantilla

Invitados

Desde los Ajustes de la plantilla puedes:

  1. Editar el título de la plantilla.
  2. Agregar una descripción.
  3. Elegir qué equipo tendrá acceso a la plantilla.
  4. Seleccionar una configuración de privacidad en particular.
  5. Elegir a los colaboradores de la plantilla de proyecto.

Ajustes

Los encargados de las plantillas pueden decidir si los demás miembros pueden editar o usar las plantillas de proyectos.

Invitados

  1. Quienes tengan permisos del tipo Puede editar tendrán la posibilidad de editar o eliminar lo que deseen de la plantilla.
  2. Quienes tengan permisos del tipo Puede usar tendrán la posibilidad de usar las plantillas para crear proyectos, pero no podrán editar nada de la plantilla.
  3. A quienes sean miembros se les podrá otorgar el acceso como nuevo encargado de la plantilla.
  4. Además, a los miembros también se los podrá quitar de la opción miembro de la plantilla.

Crear un proyecto desde cero con una plantilla de proyecto

También puedes usar el generador para crear una plantilla desde cero:

  1. Crea un proyecto nuevo.
  2. Selecciona Usar una plantilla.
  3. Desplázate hacia abajo hasta la sección de plantillas personalizadas.
  4. Haz clic en + Plantilla nueva.

Nota: Una vez que el equipo haya creado su primera plantilla, también podrás crear otras desde la página del equipo, en la sección Plantillas.

Plantilla nueva

Eliminar una plantilla

Las plantillas de proyectos de cualquier equipo se pueden ver sin problemas y es posible identificarlas simplemente con ir a la página de equipos.

Aquí, las plantillas se pueden editar o eliminar fácilmente al hacer clic en el ícono de los tres puntos, en el extremo superior derecho de la plantilla.

Eliminar plantilla

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