Cómo utilizar los proyectos

Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con la iniciativa, objetivo o trabajo importante en particular en una lista o tablero.

Aprende los aspectos clave de la gestión de tareas en nuestro seminario web Conceptos básicos de Asana. Regístrate ahora

Crear un proyecto

crear un proyecto

Para crear un proyecto nuevo:

  1. haz clic en el omnibotón;
  2. selecciona Proyecto.

Aparecerá una pantalla nueva con 3 opciones. Allí podrás optar entre crear un Proyecto en blanco, Usar una plantilla o Importar una hoja de cálculo.

Para empezar desde cero, haz clic en el signo + dentro de la ventana del Proyecto en blanco.

crear un proyecto 2

En las organizaciones, debes pertenecer a un equipo antes de poder crear un proyecto.

Configurar un nuevo proyecto

Cuando hagas clic en Proyecto en blanco, podrás completar los detalles de tu proyecto, seleccionar tu diseño y configurar tus ajustes de privacidad.

crear un proyecto 3

En la pantalla de los detalles del proyecto, puedes hacer lo siguiente:

  1. Escribir el nombre y la descripción del proyecto.
  2. Seleccionar el equipo al que deseas agregar el proyecto.
  3. Configurar los ajustes de privacidad del proyecto.
  4. Seleccionar un diseño de Lista, Tablero, Cronograma o Calendario.
  5. Crear un proyecto cuando hayas agregado todos los detalles.

En las organizaciones, el botón para crear un proyecto selecciona automáticamente el nombre del equipo que se encuentra en la parte superior del menú lateral. Haz clic en el campo Equipo para seleccionar manualmente el equipo en el que se creará el proyecto.

Una vez que hayas completado estos campos y hecho clic en el botón Crear proyecto, el nuevo proyecto se cargará en el panel principal y también aparecerá en el menú lateral.

Acciones del proyecto

Hay muchas acciones que puedes realizar en tus proyectos. Las acciones que mostramos a continuación se aplican a los proyectos. Las vistas de búsqueda y listas de Mis tareas tienen acciones algo distintas.

acciones del proyecto

Haz clic en el ícono del menú desplegable para acceder a las siguientes opciones:

  1. Editar detalles del proyecto: modifica el nombre o la descripción de tu proyecto
  2. Definir el color y el ícono: cambia el color del proyecto
  3. Copiar enlace del proyecto
  4. Guardar diseño como predeterminado
  5. Duplicar: duplica el proyecto
  6. Guardar como plantilla
  7. Agregar al portafolio
  8. Importar o Exportar/Imprimir
  9. Archivar: archiva el proyecto
  10. Eliminar proyecto

Marca un proyecto como favorito haciendo clic en el símbolo de la estrella junto al nombre del proyecto. Esto te permite agregarlo a tu menú lateral para que puedas acceder fácilmente.

Nombre y descripción del proyecto

El nombre y la descripción del proyecto brindan el contexto para entender de qué se trata el proyecto y qué se pretende lograr con él. Cuando abras un proyecto, el nombre se verá destacado en el encabezado.

cambiar la descripción del proyecto

Para cambiar el nombre y la descripción de un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Editar detalles del proyecto.

Las descripciones de los proyectos admiten texto enriquecido y emojis.  

Imprimir un proyecto

imprimir un proyecto

Para imprimir un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Haz clic en Exportar/Imprimir.
  3. Selecciona la opción Imprimir.

La copia impresa incluye:

  • Nombres y descripciones de tareas
  • Nombres y descripciones de subtareas
  • Nombres de secciones o columnas
  • Casillas de verificación sin finalizar/finalizadas
  • Campos personalizados
  • Fechas de entrega

La versión impresa refleja la vista actual de tu proyecto o de Mis tareas. Si quieres que la versión impresa se ordene o filtre de otra manera, simplemente cambia la vista e imprime nuevamente.

También puedes usar la opción de impresión para guardar tu proyecto como PDF. La mayoría de los navegadores ofrecen la opción de “Guardar como PDF” en el cuadro de diálogo de impresión. Selecciona esta opción para guardar la vista previa de impresión del proyecto en tu computadora.

Duplicar un proyecto

Duplica un proyecto para usarlo como plantilla para los flujos de trabajo en común.

duplicar un proyecto

Para duplicar un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable junto al título del proyecto.
  2. Selecciona Duplicar.

cuadro de diálogo de duplicar proyecto

Aquí aparece una lista de campos de la tarea que puedes incluir en tu nuevo proyecto. Marca los campos que desees y haz clic en Crear nuevo proyecto cuando termines.

Para flujos de trabajo que utilices todo el tiempo, considera usar las plantillas de proyectos en lugar de duplicar proyectos uno por uno.

Mover un proyecto a otro equipo

Esta acción está disponible tanto para los proyectos públicos como privados de las organizaciones.

La salvedad es que para mover un proyecto privado debes ser miembro de ambos equipos.

Solo puedes mover un proyecto a equipos de los que eres miembro.

mover un proyecto a otro equipo

Para mover un proyecto a otro equipo:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Mover a otro equipo.
  3. Selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente).

También puedes mover un proyecto de un equipo a otro arrastrándolo y soltándolo en el menú lateral.

Mover proyectos a otro espacio de trabajo u organización

Los espacios de trabajo y las organizaciones están aislados. Por eso, para mover un proyecto a otro espacio, debes crear un nuevo proyecto en la organización y el espacio de trabajo que quieras, y [copiar y pegar](https://asana.com/guide/help/tasks/actions# sts=Multi-select) manualmente las listas de tareas desde el proyecto anterior al nuevo.

Sin embargo, tal vez te convenga utilizar esta integración externa. Kothar es una herramienta para transferir proyectos de Asana entre diferentes espacios de trabajo. Copia tu proyecto y lo replica en el espacio de tu elección, sin alterar el proyecto original.

Copiar el enlace de un proyecto

Copia la URL de la tarea para compartirla fácilmente con los miembros del equipo.

copiar enlace

Para copiar el enlace de un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Copiar enlace del proyecto.

Cambiar el color de un proyecto

Si tienes muchos proyectos, pero solo algunos son importantes o urgentes para ti, usa la función de color para hacer que estos proyectos resalten visualmente.

cambiar el color de un proyecto

Para cambiar el color de un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Definir el color y el ícono.
  3. Selecciona la casilla Configurar para todos, para establecer el color del proyecto para todos en tu espacio de trabajo u organización.

Importar un proyecto a Asana

Puedes importar tareas a un proyecto en Asana con el importador CSV.

importar tareas

Haz clic en el menú desplegable del encabezado del proyecto que se encuentra junto al nombre de tu proyecto, pasa el cursor sobre Importar y selecciona CSV.

importar tareas

Sigue las instrucciones a continuación, elige el proyecto al cual quieras agregar tu archivo CSV y la organización donde se encuentra.

Para importar proyectos o tareas en Asana también puedes duplicar como una lista las tareas que quieres mover a Asana, y pegar esa lista en un proyecto. Asana automáticamente creará una tarea nueva después de cada salto de línea.

Ten en cuenta que nuestro equipo de Asistencia no puede ofrecer ayuda técnica para herramientas externas que no fueron desarrolladas por Asana.

Exportar un proyecto

Puedes exportar tu proyecto a archivos de texto JSON o CSV.

Además de exportar proyectos, también puedes exportar vistas de Búsqueda o listas de Mis tareas.  

exportar un proyecto

Para exportar un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable junto al título del proyecto.
  2. Pasa el cursor sobre Exportar/Imprimir.
  3. Selecciona el tipo de archivo que deseas.

Obtén más información sobre cómo exportar proyectos.  

Archivar un proyecto

Archivar un proyecto te permite centrarte en otros proyectos más activos.

archivar proyectos

Para archivar un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Archivar.

Cualquier usuario que tenga el enlace al proyecto archivado podrá acceder fácilmente a este. También lo puedes hallar mediante la función de Búsqueda.

Las tareas de proyectos archivados que están asignadas a ti siempre se muestran en Mis tareas.

¿Quieres marcar un proyecto como finalizado? Te recomendamos finalizar tu proyecto desde el estado del proyecto, ya que si lo archivas, su estado no se actualizará.

Desarchivar proyectos

Siempre puedes restaurar un proyecto a través del encabezado del proyecto o por el menú lateral.

desarchivar proyectos

Para desarchivar un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Desarchivar.
  3. O haz clic en el botón Restaurar en la esquina superior derecha.

Los proyectos archivados nunca vencen y no se eliminan. Actualiza la página para volver a ocultar los proyectos archivados.

Eliminar un proyecto

Las tareas asignadas y las tareas asociadas a otros proyectos no se eliminan.

eliminar proyectos

Para eliminar un proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable.
  2. Selecciona Eliminar proyecto.

Todos los miembros del proyecto recibirán una notificación por email de la eliminación y la persona que lo eliminó recibirá un enlace para recuperarlo. El enlace de recuperación expirará después de 30 días. Los emails de aviso de la eliminación del proyecto no se enviarán si el proyecto tiene menos de un día y no tiene ninguna tarea.

Cuando haces clic en Usar una plantilla, puedes elegir una en la biblioteca de plantillas generales.

Plantilla

Verás plantillas recomendadas para ti según tu tipo de equipo. Sin embargo, si en esa función no ves ninguna plantilla que te guste, puedes cambiar fácilmente el equipo para ver otras opciones de plantillas.

Plantillas personalizadas

También, si así lo prefieres, es posible ver y usar plantillas personalizadas creadas específicamente por tu organización. Estas plantillas personalizadas están organizadas por equipo.

Plantilla 2

Para utilizar una plantilla personalizada:

  1. Selecciona el nombre de tu organización.
  2. Selecciona la plantilla personalizada que quieres usar.

Vista previa de la plantilla

Una vez que hayas encontrado la plantilla que deseas usar, puedes acceder a una vista previa de la misma para tener más información. Cuando estés listo para comenzar, selecciona Usar plantilla.

Cuando selecciones Usar plantilla, podrás cambiar el nombre de la plantilla y comenzar a trabajar con tu proyecto nuevo.

El primer paso es agregar los detalles en el proyecto nuevo.

Vista previa de plantillas

Escribe los detalles:

  • Agrega los detalles, el nombre y selecciona una opción de privacidad para el proyecto.

El segundo paso será programar los plazos del proyecto.

Paso 2 para plantillas

Programación

  • Al crear el proyecto, agrégale una fecha de inicio y una de finalización.
  • Luego, haz clic en el botón Crear proyecto.

Permisos del proyecto

Obtén más información acerca de los permisos del proyecto y cómo configurarlos en el artículo sobre permisos.

Encontrar y acceder a proyectos

acceder a los proyectos

Hay muchas formas de acceder a un proyecto:

  1. Con una búsqueda del nombre del proyecto
  2. Desde la lista de proyectos de los equipos
  3. Desde la lista de proyectos en el menú lateral

Encargado y miembros del proyecto

Cada proyecto tiene un solo encargado, pero puede tener muchos miembros.

Tanto los encargados como los miembros pueden agregar, quitar y editar tareas del proyecto.

Tanto el encargado como los miembros del proyecto pueden actualizar el estado del proyecto y ajustar el gráfico de progreso del proyecto, además de recibir notificaciones sobre el proyecto.

Encargado del proyecto

Uno de los miembros de un proyecto puede convertirse en encargado del proyecto.

identificación del propietario del proyecto

Es posible identificar al propietario del proyecto de la siguiente manera:

  1. Accede a la sección Resumen del proyecto.
  2. En Roles en el proyecto se mostrará el encargado del proyecto.

Por defecto, la persona que crea el proyecto se asigna como encargado del proyecto.

Reasignar el rol de encargado del proyecto

cambiar el propietario del proyecto

Para cambiar el propietario del proyecto:

  1. Accede a la sección Roles en el proyecto de la pestaña Resumen del proyecto.
  2. Haz clic en la flecha desplegable junto al nombre de cualquier miembro del proyecto y selecciona Establecer como encargado del proyecto.

eliminar el propietario del proyecto

También puedes hacer clic en la flecha desplegable junto al nombre del propietario del proyecto actual y seleccionar Eliminar como encargado del proyecto.

Miembros del proyecto

Mantente al tanto de los proyectos junto a tus colegas convirtiéndote en miembro de proyectos.

Los miembros de los proyectos reciben una notificación (por email o en su bandeja de entrada, según los ajustes de las notificaciones), cada vez que:

  • El encargado del proyecto actualiza el estado del proyecto
  • Alguien crea o agrega una tarea nueva al proyecto
  • Se publica una nueva conversación en el proyecto

No es necesario ser miembro de un proyecto para verlo. La visibilidad del mismo se determina por los permisos del proyecto.  

Agregar miembros al proyecto

agregar miembros al proyecto

Para agregar miembros al proyecto:

  1. haz clic en el icono de perfil de miembros en el encabezado del proyecto;
  2. escribe el nombre de la persona o su dirección de email.

agregar miembros a los proyectos

Puedes agregar varias personas en el campo de miembros del proyecto. Una vez que escribas el nombre o la dirección de email de la persona, se activará el botón Agregar miembro.

Todos los miembros de un proyecto reciben una notificación de email en caso de que se elimine el proyecto. No es posible deshabilitar estas notificaciones.

Las notificaciones de proyectos eliminados también contienen un enlace para restaurar el proyecto que se eliminó.

Ajustes de notificación de los miembros

acceso a los ajustes de notificación del proyecto

Para acceder a los ajustes de notificación de miembros:

  1. haz clic en el icono de perfil de miembros en el encabezado del proyecto;
  2. selecciona Ajustes de notificación del miembro.

ajustes de las notificaciones del proyecto

En los ajustes de notificaciones de los miembros, puedes:

  1. Configurar las notificaciones para cualquier miembro del proyecto.

En los ajustes de las notificaciones del proyecto se muestran tres opciones:

  • Actualizaciones de estado: son las notificaciones que recibes cuando el encargado del proyecto actualiza el estado del mismo.
  • Conversaciones: son las notificaciones que recibes cuando alguien publica una conversación en el proyecto.
  • Creaciones de tareas: son las notificaciones que recibes cuando se crean o agregan tareas al proyecto.

Hay dos categorías de notificaciones en los proyectos:

Las disparadas por acciones que se hacen en el proyecto

  • Tareas que se agregan a un proyecto
  • El cambio del encargado del proyecto
  • El cambio de la fecha de entrega del proyecto
  • Cuando se comparten las actividades del proyecto (p. ej., alguien comparte un proyecto contigo)

Las que se relacionan con un proyecto

  • Cuando se crea una conversación (tiene sus propias cadenas en la bandeja de entrada de Asana)
  • Cuando se crea una actualización de estado (tiene sus propias cadenas en la bandeja de entrada de Asana)
  • Si se acepta una invitación (cuando alguien acepta tu invitación)

Los usuarios de Asana reciben notificaciones por email cuando se realizan comentarios o @menciones en una tarea en la que son colaboradores.

Secciones

Las secciones te permiten dividir y organizar las tareas de tu proyecto. Las secciones pueden usarse para crear categorías, etapas en el flujo de trabajo, prioridades y más.

Puedes crear una sección en la versión de escritorio de Asana con el atajo del teclado Tab-N.

secciones

Crear secciones

crear sección

Para crear una sección en el proyecto:

  1. Haz clic en el menú desplegable junto al botón Agregar tarea.
  2. Luego, haz clic en Agregar sección.

Mover tareas entre secciones

cambiar de secciones

Hay dos maneras de mover una tarea a otra sección:

  1. Arrastrar y soltar la tarea entre las secciones en el panel principal.
  2. Hacer clic en el nombre de la sección en el panel de detalles de la tarea y seleccionar una sección diferente desde el menú desplegable.

Todas tus tareas se moverán automáticamente a la sección nueva.

Ver secciones

identificar secciones

Hay dos maneras de identificar en qué sección se encuentra una tarea:

  1. Desde el panel principal.
  2. Desde el panel de detalles de la tarea.

Para agregar una sección a la lista de subtareas, debes usar el atajo del teclado TAB+N.

Secciones que se contraen

Las secciones se pueden expandir o contraer según sea necesario.

Haz clic en la flecha junto a la sección y podrás expandir o contraer la sección para ver o no las tareas que se encuentran dentro.

Secciones que se contraen

Cómo eliminar una sección

Las secciones se pueden eliminar en cualquier momento.

Eliminar sección

Para eliminar una sección:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al encabezado de la sección.
  2. Selecciona Eliminar sección.

Aquí se te pedirá que confirmes la acción de eliminar.

Eliminar sección 2

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