Generador de flujos de trabajo

Resumen

El generador de flujos de trabajo te ayuda a coordinar todo a la perfección entre los distintos equipos, al automatizar los procesos y mantener el trabajo en constante progreso. El generador te ofrece la posibilidad de crear flujos más eficientes con una herramienta visual en la que se conectan los equipos, se organiza el trabajo y se optimizan los proyectos, todo en un solo lugar. Con los flujos de trabajo puedes conectar a las personas indicadas con la información correcta en el momento adecuado. Así, logras que el equipo se centre en cumplir con los trabajos más importantes.

flujo de trabajo

Cómo crear un flujo de trabajo

crear

Con el generador de flujos de trabajo puedes elegir la forma en que las tareas se agregarán a tu proyecto. También puedes decidir si usarás otras opciones para ingresar la información o no.

  1. Envíos de formularios: Haz un formulario con el que se cree una tarea cada vez que alguien lo complete y lo envíe.
  2. Plantillas de tareas: Crea una plantilla para estandarizar las tareas fácilmente. Para seleccionar una fuente de ingreso de la información, haz clic en el menú desplegable que se encuentra en la tarjeta para recepción de la información. Cualquiera que tenga acceso al proyecto podrá agregar tareas manualmente.

Para más información sobre cómo preparar los Formularios como fuente de recepción de la información, lee el artículo de la guía sobre cómo crear un formulario. Para más detalles sobre cómo configurar las plantillas de tareas, lee el artículo de nuestra guía sobre cómo crear plantillas de tareas.

Las secciones

Usa las secciones para diferenciar las etapas (p. ej., “Listo para empezar”, “En curso” y “Trabajos terminados”) para dar seguimiento a cada flujo de trabajo específico. Estas tarjetas de secciones del Generador de flujos de trabajo están directamente vinculadas a las secciones de la vista de tareas (es decir, a las vistas de Lista y de Tablero). Recomendamos crear secciones que coincidan con las etapas según su orden secuencial de trabajo dentro del proyecto. Por ejemplo, “En clasificación”, “En progreso”, “A la espera de aprobación”, “Finalizadas”. De esta manera, cualquier miembro del proyecto podrá ver sin problemas en qué etapa se encuentra cada tarea.

secciones

Cómo crear una sección nueva

Haz clic en el botón + para agregar otra sección. Después, también puedes agregar reglas a la sección y asignar disparadores para esas reglas. Las reglas deberán cumplir con dos instancias automáticas dentro de la misma sección:

Los disparadores: indican cuándo o qué provoca el movimiento automático de la tarea a una sección determinada. En el panel de la derecha, hay una lista de opciones de la que puedes elegir la regla de transición. Por ejemplo, “cuando se acerque una fecha de entrega → mover a la sección Próximo” o “cuando una tarea se marque como finalizada → mover a la sección Finalizadas”.

Las acciones: después, también deberás decidir qué sucederá automáticamente cuando las tareas se muevan a esta sección. Por ejemplo, si hay que agregar colaboradores, si a la tarea se le debe asignar un responsable específico, si se debe agregar algún comentario u otras opciones similares. Tal como lo dijimos antes, puedes elegir de la lista de reglas recomendadas o crear una regla con el botón “Más acciones”.

Para más información sobre cómo configurar las Reglas en Asana, lee nuestro artículo sobre Reglas.

Cómo gestionar las secciones en uso

secciones en uso

Para editar el nombre de una sección, agregar reglas o quitarlas, haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra a la derecha del título de la sección.

Informes de flujos de trabajo

Panel

En la vista de Panel también puedes ver los metadatos de las secciones de tu proyecto. Por ejemplo, la cantidad de tareas sin finalizar de una sección, para después supervisarlas a lo largo del tiempo.

Arrastrar y soltar

arrastrar y soltar

Puedes arrastrar y soltar las secciones para reorganizar el trabajo o avanzar a través de las distintas etapas. Los miembros de un proyecto pueden reordenar las secciones según lo encuentren necesario.

Cómo personalizar el panel

Panel

Agrega elementos de flujos de trabajo generales con la información del panel Personalizar que se encuentra a la derecha de la pantalla y que incluye lo siguiente:

  1. Campos personalizados
  2. Reglas globales que son útiles más allá de para una sección en particular de un flujo de trabajo
  3. Aplicaciones (p. ej. Slack o Microsoft Teams)
  4. Formularios
  5. Plantillas de tareas

Función de incorporación de aplicaciones en el Generador de flujos de trabajo

Agregar aplicaciones externas para crear tareas en Asana.

agregar aplicación

Para agregar una aplicación como fuente de recepción para tu flujo de trabajo:

  • Haz clic en Desde otras aplicaciones

lista de aplicaciones

Haz clic en la aplicación de la lista que deseas configurar.

No aparecerán en la lista las aplicaciones que ya han sido configuradas como fuentes de recepción en los proyectos ni las aplicaciones que han sido bloqueadas por el administrador.

Asana para Salesforce

Serás redirigido al sitio web de la aplicación para completar la instalación.

Finalizar configuración de la aplicación

Para finalizar la instalación, deberás seguir los pasos a continuación, en la aplicación externa:

  1. Configurar la integración de Asana en [nombre de la aplicación]
  2. Usar la aplicación para agregar tareas a [proyecto]

Una vez que hayas seguido todos estos pasos, verás la aplicación en el Generador de flujos de trabajo.

aplicación agregada

Si no completaste todos los pasos anteriores, verás un mensaje que dice Finalizar configuración.

incompleto

También puedes agregar una aplicación desde la sección Aplicaciones del menú Personalizar.

Las aplicaciones externas que agreguen tareas nuevas en Asana se verán aquí, aunque se hayan configurado sin la función de incorporación de aplicaciones de Asana.

Menú personalizar

Métricas de flujos de trabajo de “duración de las etapas”

Con las métricas de “duración de las etapas”, ahora puedes registrar fácilmente cuánto tiempo hace falta para que una de tus tareas avance a través de las distintas etapas del flujo de trabajo. Estas métricas de flujos de trabajo te ayudan a identificar cuellos de botella y brindan claridad acerca de cuánto tiempo necesitas para desarrollar tus trabajos. Si las tareas permanecen demasiado tiempo en una etapa en particular, lo sabrás y tendrás la posibilidad de recalibrar el proceso en consecuencia.

Hay dos formas diferentes de usar los Informes y los Paneles para ver los datos sobre métricas de flujos de trabajo: el Tiempo en secciones y el Tiempo en campos personalizados.

Tiempo en secciones

Si tu flujo de trabajo precisa que las tareas avancen a través de diferentes secciones dentro de tu proyecto de Asana, te será muy útil registrar el tiempo de duración de cada sección para determinar el ritmo con el que fluyen las tareas de una sección a otra a lo largo del proceso, hasta su finalización.

métricas de flujo de trabajo, sección

En este gráfico se muestra cuánto tiempo permanecen las tareas en cada sección del proyecto. En este ejemplo, las tareas han estado 6 días y 3 horas en la sección Planificación. También puedes filtrar los datos por responsable o fecha de entrega, entre otros parámetros.

Tiempo en campos personalizados

En algunos flujos de trabajo se usan campos personalizados para indicar que el trabajo está listo para avanzar a una etapa nueva de finalización. Al registrar el tiempo en el campo personalizado se cuantifica el tiempo que una tarea ha permanecido en cualquiera de las etapas, en base a los valores seleccionados del campo personalizado.

métricas de flujos de trabajo, campos personalizados

Como ejemplo, en el gráfico anterior se informa sobre un proyecto que contiene un campo personalizado denominado Etapa de finalización.

métricas de flujos de trabajo, campos personalizados 2

El campo personalizado Etapa de finalización se ha configurado con 4 valores posibles: Aún sin iniciar, En progreso, Bloqueada y Finalizada. En el gráfico se registra el tiempo total que la tarea permanece marcada en el campo personalizado con el valor Bloqueada.

Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.

Elige el idioma

Al seleccionar un idioma, este cambia y también puede cambiar el contenido en asana.com.