Reglas

Las Reglas están disponibles para todos los clientes de los planes Premium, Business y Enterprise.

Las Reglas te permiten simplificar las tareas rutinarias y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitas contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, una regla puede ser asignar una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

Apreciamos enormemente cualquier comentario que quieras hacer acerca de las Reglas.

Crear una Regla

Hay dos formas de crear una regla para tu proyecto: seleccionar una de la Galería de reglas de tu proyecto o crear tu propia Regla personalizada.

Reglas

Haz clic en el ícono Reglas de la barra de herramientas.

Desde la galería de reglas preestablecidas, puedes seleccionar una opción que ya tenga un disparador y una acción configurados. Después, puedes especificar los parámetros necesarios (como la columna o el responsable).

Galería de Reglas

Crea una regla personalizada

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Desde la herramienta para crear reglas personalizadas tienes acceso a todas las combinaciones de disparador y acción.

Agregar regla

Una vez que hagas clic en el ícono de Reglas de tu barra de herramientas:

  1. selecciona Agregar regla.

regla personalizada

Desde allí, haz clic en Crear regla personalizada.

pestaña de regla personalizada

Desde la pestaña Agregar regla, puedes:

  1. elegir el nombre de tu Regla;
  2. elegir uno o más disparadores;
  3. elegir una o más acciones;
  4. cuando hayas seleccionado las opciones que prefieras, haz clic en Crear regla.

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas.

editar

Poner en pausa una regla

Puedes poner una regla en pausa haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas

pausar regla

Poner una regla en pausa

Para poner tu regla en pausa, haz clic en el ícono para desactivarla.

Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas.

eliminar regla

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

Las reglas personalizadas con condiciones, los disparadores para cambios de estado de las aprobaciones y las acciones para agregar comentarios se encuentran disponibles solamente para clientes de los planes Business y Enterprise.

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas de rutina y que tu equipo no tenga que pensar en ellas.

múltiples disparadores y acciones

Ahora es posible agregar hasta 20 combinaciones de disparadores y seleccionar hasta 5 acciones diferentes al crear una regla personalizada. A pesar de que puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez cuando creas una regla personalizada, solamente puedes usar una acción una sola vez.

regla en acción

Una vez que una regla se ha agregado al proyecto desde las vistas de Lista o Tablero, mediante formulario, email o en otra área del producto, la regla personalizada tendrá efecto inmediatamente.

Más disparadores y acciones

más disparadores

Cómo usar otros disparadores y acciones:

  1. Puedes especificar la acción que se produzca en consecuencia cuando cambia el estado de una aprobación.
  2. Crea un comentario que se publicará en nombre de Asana cada vez que se active el disparador seleccionado.

Nos encantaría recibir tus Comentarios acerca de las combinaciones de disparadores o de la lógica condicional y las múltiples acciones.

Tipos y limitaciones de las reglas

Independientemente de que las Reglas se encuentren en un proyecto de un plan Premium o Business, el límite son 20 reglas por proyecto.

Reglas personalizadas

Disparadores

  • Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
  • Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.

Múltiples acciones

  • Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
  • No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores en base a columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos en vista de tablero o proyectos que se han actualizado para usar las secciones plegables nuevas.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con los campos personalizados.

Reglas personalizadas

Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Disparar una regla

Una regla se puede disparar desde cualquier lugar (mediante integraciones externas, web, móviles). Si actualizas algo en una tarea, revisamos para ver si esa tarea se encuentra en alguno de los proyectos con reglas y si tu acción es el disparador de cualquiera de esas reglas.

Los proyectos a los que no tienes acceso

Puedes hacer que las reglas se disparen en proyectos a los que no tengas acceso, pero el ícono con el rayo amarillo no se mostrará, lo que indica que la regla está activa.

Cualquiera puede disparar una Regla, incluso los Invitados.

Permisos: algunas consideraciones

  • Solamente el encargado de una regla puede editarla o eliminarla.
  • Solamente puedes configurar reglas en los proyectos en los que tienes acceso pleno para editarlos. Si solamente tienes permiso para comentar en un proyecto, tu regla quedará en pausa. Para reactivarla, deberás contar con el acceso pleno a la edición del proyecto, recién entonces podrás reactivarla desde la vista de edición.
  • Solamente puedes configurar reglas para que funcionen con aquello a lo que tú tengas acceso. Si no tienes acceso a un proyecto, no puedes tener una regla que pertenezca a varias tareas en ese proyecto.

¿Quién puede activar o desactivar una regla?

Cualquier usuario, con acceso para editar un proyecto en el cual se ejecute una regla, podrá activarla o desactivarla aunque la haya creado alguien más.

activar reglas

Los usuarios con acceso para edición son los únicos que pueden ver el historial de cambios.

Un usuario con acceso para edición puede poner una regla en pausa o activarla, pero solamente el encargado de esa regla puede editar los disparadores y las acciones.

El Encargado todavía es la única persona que puede editar o eliminar una regla.

Anulación de privilegios

Cuando anules los privilegios de alguien que tenga una regla, su regla quedará en pausa y la propiedad de cualquiera de las reglas del proyecto pasará al Encargado del proyecto.

Si no hay Encargado del proyecto, la propiedad pasará al Administrador que anuló los privilegios del usuario. Solamente el encargado nuevo de una regla puede reactivarla para que continúe funcionando.

Las actualizaciones en reglas mal configuradas

Si tu regla se configura mal (por ejemplo, como “Marcado como finalizado > Mover a la columna ‘Listo’” y alguien elimina tu columna “Listo”) enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

  • Te enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una mala configuración. No te volveremos a enviar un email hasta que haya sido corregida y funcione correctamente al menos una vez antes de volver a quedar mal configurada.

  • Los encargados también ven una señal de advertencia en vez de un rayo en el menú de Reglas de la barra de herramientas de su proyecto; además de la información específica acerca de qué regla está averiada y si lo que hace falta configurar es el disparador o la acción.

  • Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones esas advertencias desaparecerán.

Integraciones

Cuando las tareas se crean a partir de integraciones (p. ej. con Slack, Gmail, Outlook) pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

  1. Tarea agregada al proyecto
  2. Tarea asignada
  3. Fecha de entrega modificada
  4. La tarea se marcó como finalizada
  5. Cambio de campo personalizado
  6. Adjunto agregado

En el caso de todos estos disparadores, la acción automática se aplicará para todas las tareas, no simplemente para aquellas que surjan de las integraciones.

Formularios

Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

Tarea agregada a un proyecto

Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.

Configuración de campos personalizados

En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Entonces, si un proyecto tiene campos personalizados de Prioridad y de Etapa, verás “Configuración de Prioridad” y “Configuración de Etapa” como disparadores. Tú eliges qué valor de un campo personalizado deseas que dispare una regla.

Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones “Blog” y “Sitio web”, puedes configurar una regla en el proyecto como: “Cuando el ‘Tipo de solicitud’ se defina como ‘Blog’, la tarea se agregará al proyecto ‘Solicitudes desde Blog’”.

Esto solamente funciona con campos personalizados desplegables en el proyecto. Algunos campos desplegables de los formularios no son campos personalizados.

Permisos para invitados

Los invitados no pueden crear o tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.

Precios

Clientes Business y Enterprise:

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes Premium:

  • Mover a la columna/sección > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Mover a la columna/sección
  • Cambio del campo personalizado > Mover a la columna/sección
  • Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
  • Cambio del campo personalizado > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Configurar campo personalizado

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.