Integraciones de reglas

Resumen

Las reglas son una parte importante de muchos flujos de trabajo, al igual que las integraciones. Ahora, puedes usar una regla para integrar las herramientas favoritas de tu equipo con tu trabajo en Asana y dejar que las reglas hagan el trabajo pesado de manera automática. Puedes establecer disparadores específicos en tus proyectos de Asana y confiar en las reglas para que automaticen tu flujo de trabajo cuando se cumplan los criterios que elegiste.

Por ejemplo, la integración de reglas de Slack + Asana te permite enviar un mensaje a un compañero de equipo o canal en Slack en función del disparador establecido, como la finalización de una tarea.

Cómo crear una regla

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo crear una regla en un proyecto de Asana seleccionando un disparador, una acción y un nombre para la regla.

Para más información sobre cómo usar las reglas para automatizar tu trabajo diario, consulta nuestro artículo de la Guía sobre reglas.

Gmail

Aprovecha las reglas para enviar un email desde tu cuenta de Gmail al destinatario que elijas cuando se cumplan determinados parámetros, todos definidos previamente por ti mismo. Puedes elegir entre muchos disparadores, como cuando una tarea ya no está bloqueada o se acerca una fecha de entrega, y deja que las reglas envíen automáticamente un email con un mensaje personalizado.

Pasos para la configuración

1. Haz clic en el menú “Personalizar” en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona la opción Agregar regla de la lista.
2. En Agregar regla, selecciona un disparador como Aprobación finalizada.
3. En la pestaña Acciones, selecciona Enviar email.
4. Ingresa la dirección de email del destinatario en el campo Para.
5. Ingresa una dirección de email en el campo Responder a.
6. Ingresa el asunto del email en el campo Asunto.
7. Redacta el cuerpo del email en el campo Escribir un mensaje.

En este ejemplo, cuando se aprueba la tarea, se activa la regla y se implementa la acción. Luego se enviará un email desde tu dirección de email y se te enviará automáticamente una copia oculta. El enlace de la tarea también se incluirá en el email.

Twilio

Para comunicarte fácilmente con tus clientes o colaboradores, confía en las reglas para enviar un mensaje de texto (SMS) desde Twilio, según disparadores y combinaciones que puedes definir con anticipación.

Pasos para la configuración

1. Haz clic en el menú “Personalizar” en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona la opción Agregar regla de la lista.
2. En Agregar regla, selecciona un disparador, como por ejemplo, cambiar el valor del campo personalizado Urgencia a Alto.
3. En la pestaña Acciones, selecciona Enviar mensaje de texto (SMS).
4. Selecciona la opción “Conectarse a Twilio”. A continuación, se te pedirá que proporciones el SID de tu cuenta de Twilio y el token de autenticación. Puedes encontrar esta información iniciando sesión en tu cuenta de Twilio y seleccionando la opción Cuenta. Encontrarás tu token en Tokens de autenticación.
5. Luego de conectar tu cuenta, ingresa tu número de teléfono de Twilio.
6. Ingresa el número de teléfono del destinatario en el campo Enviar a.
7. Escribe el contenido del mensaje en el campo Escribir un mensaje.

En este ejemplo, cuando el valor del campo personalizado Urgencia se establece en Alto, se dispara la regla y se realiza la acción: se envía un mensaje SMS al destinatario elegido.

PagerDuty

Confía en las reglas para notificar a tu equipo de respuesta ante incidentes a través de PagerDuty cuando una tarea requiera atención. Los disparadores definidos permiten que Asana se integre con PagerDuty y cree automáticamente incidentes con el contexto de la tarea, a cualquier hora del día o de la noche.

Pasos para la configuración

1. Haz clic en el menú “Personalizar” en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona la opción Agregar regla de la lista.
2. En Agregar regla, selecciona un disparador, como por ejemplo, cambiar el valor del campo personalizado Urgencia a Alto.
3. En la pestaña Acciones, selecciona Crear incidente.
4. En el campo Título ingresa el título del incidente.
5. Elige un servicio en el campo Servicio.
6. En el campo Urgencia selecciona el tipo de urgencia.
7. Ingresa la Descripción del incidente.

En este ejemplo, cuando el valor del campo personalizado Urgencia se establece en Alto, se dispara la regla y se realiza la acción: se crea un incidente de Pagerduty. El email del creador de la tarea y el enlace de la tarea se incluirán automáticamente en la descripción del incidente.

Calendario de Google

Con las Reglas de Asana, los equipos pueden pasar de programar las reuniones de manera manual a crear automáticamente una reunión con los colaboradores del proyecto cuando una tarea alcanza una etapa determinada. Por ejemplo, los equipos pueden usar esta regla para activar la creación de un evento en el calendario del equipo cuando una tarea se mueve a la sección “Programado”. También se puede usar para las tareas recurrentes: puedes tener la tarea recurrente “Enviar agenda para la reunión” que envía la invitación a un evento cuando la tarea se finaliza.

Pasos para la configuración

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración de reglas.
2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, dirígete a las Reglas y selecciona + Agregar regla.
3. Selecciona Google Calendar de la columna de la izquierda.
4. Selecciona una de las reglas predeterminadas o haz clic en Crear regla personalizada.
5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
6. Haz clic en el enlace Conectar reglas al calendario de Google para autenticarla.
7. Inicia sesión con tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.
8. Completa los campos para el evento del calendario de Google.
9. De manera opcional, invita a los colaboradores de la tarea como invitados del evento.

Dropbox (próximamente)

Con las Reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de Dropbox específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración. Los equipos pueden pasar de la transferencia manual de archivos a elegir disparadores para cargar de manera automática y segura los archivos adjuntos de tareas en Dropbox para facilitar su consulta.

Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de Dropbox específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.

Consideraciones al utilizar esta integración:

• Las reglas que se activen en tareas con más de 10 archivos adjuntos solo cargarán los 10 archivos adjuntos más recientes.
• A los archivos que se carguen que tengan el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta de Dropbox asociada se les cambiará el nombre automáticamente y se cargarán correctamente.

Pasos para la configuración

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración de reglas.
2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, dirígete a las Reglas y selecciona + Agregar regla.
3. Selecciona Dropbox de la columna de la izquierda.
4. Puedes seleccionar una de las reglas predeterminadas o hacer clic en Crear regla personalizada.
5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
6. Haz clic en el enlace Conectar reglas a Dropbox para autenticarla y sigue los pasos.
7. Agrega la URL de la carpeta de Dropbox que se encuentra en la aplicación web.

Box

Usa las Reglas de Asana para automatizar el proceso de cargar el contenido a Box cuando se realizan determinadas acciones en Asana. Los equipos pueden ahorrar tiempo al configurar disparadores que transfieran automáticamente los archivos adjuntos desde tus tareas de Asana a Box.

Por ejemplo, los equipos de diseño que trabajan en los activos pueden crear una regla para cargar el archivo adjunto a Box una vez que la tarea pasa a la sección “Activos finales aprobados”.

Consideraciones al utilizar esta integración:

• Las reglas que se activen en tareas con más de 10 archivos adjuntos solo cargarán los 10 archivos adjuntos más recientes.
• Los intentos de carga de archivos con el mismo nombre que un archivo existente en la carpeta de Box provocarán un error en la regla. Para solucionar este error, cambia el nombre del archivo existente, edita y vuelve a guardar la regla y activa de nuevo la acción de carga.

Pasos para la configuración

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración de reglas.
2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, dirígete a las Reglas y selecciona + Agregar regla.
3. Selecciona Box de la columna de la izquierda.
4. Puedes seleccionar una de las reglas predeterminadas o hacer clic en Crear regla personalizada.
5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
6. Haz clic en el enlace Conectar reglas a Box para autenticarla y sigue los pasos.
7. Agrega la URL de la carpeta de Box que se encuentra en la aplicación web.

Microsoft OneDrive

Con las Reglas de Asana, los equipos tienen la capacidad de cargar automáticamente archivos adjuntos de tareas de Asana a una carpeta de OneDrive específica para optimizar el uso compartido, el almacenamiento y la colaboración, al tiempo que reducen el trabajo manual.

Por ejemplo, los equipos pueden usar Asana para trabajar en las aprobaciones de activos y, luego de aprobados, pueden cargar automáticamente el archivo adjunto de la tarea a una carpeta de OneDrive específica para garantizar que los activos finales se carguen en la ubicación correcta.

Ten en cuenta que esta integración funciona con OneDrive, no con Sharepoint.

Consideraciones al utilizar esta integración:

• Las reglas que se activen en tareas con más de 10 archivos adjuntos solo cargarán los 10 archivos adjuntos más recientes.
• Los archivos que se carguen cuando ya existe un archivo con el mismo nombre en la carpeta OneDrive reemplazarán al archivo existente. Si no quieres que esto ocurra, asegúrate de que los archivos tengan nombres diferentes.

Pasos para la configuración

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración.
2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, dirígete a las Reglas y selecciona + Agregar regla.
3. Selecciona OneDrive de la columna de la izquierda.
4. Puedes seleccionar una de las reglas predeterminadas o hacer clic en Crear regla personalizada.
5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
6. Haz clic en el enlace Conectar reglas a OneDrive para autenticarla y sigue los pasos.
7. Agrega la URL de la carpeta de OneDrive que se encuentra en la aplicación web, y la ruta. La ruta se puede encontrar en Más detalles en el panel Información de la carpeta de OneDrive. Mis archivos se debe ejecutar desde la ruta.