Reglas

Las Reglas están disponibles para los clientes que usen Asana Premium. Algunas de las funciones de las Reglas, como la herramienta para crear reglas personalizadas, las reglas con condiciones, el disparador por cambio en el estado de aprobación y la acción de "agregar comentario", solamente están disponibles para los clientes con planes Business y Enterprise.

Las Reglas te permiten simplificar las tareas rutinarias y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitas contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, una regla puede ser asignar una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

Crear una Regla

Hay dos formas de crear una regla para tu proyecto: seleccionar una de la Galería de reglas de tu proyecto o crear tu propia Regla personalizada.

Reglas

Haz clic en el ícono Reglas de la barra de herramientas.

Desde la galería de reglas preestablecidas, puedes seleccionar una opción que ya tenga un disparador y una acción configurados. Después, puedes especificar los parámetros necesarios (como la columna o el responsable).

Galería de Reglas

Crea una regla personalizada

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Desde la herramienta para crear reglas personalizadas tienes acceso a todas las combinaciones de disparador y acción.

Agregar regla

Una vez que hagas clic en el ícono de Reglas de tu barra de herramientas:

  1. selecciona Agregar regla.

regla personalizada

Desde allí, haz clic en Crear regla personalizada.

pestaña de regla personalizada

Desde la pestaña Agregar regla, puedes:

  1. elegir el nombre de tu Regla;
  2. elegir uno o más disparadores;
  3. elegir una o más acciones;
  4. cuando hayas seleccionado las opciones que prefieras, haz clic en Crear regla.

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas.

editar

Poner en pausa una regla

Puedes poner una regla en pausa haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas

pausar regla

Poner una regla en pausa

Para poner tu regla en pausa, haz clic en el ícono para desactivarla.

Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu barra de herramientas.

eliminar regla

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

*Las reglas personalizadas con condiciones, los disparadores para cambios de estado de las aprobaciones y las acciones para agregar comentarios se encuentran disponibles solamente para clientes de los planes Business y Enterprise.*

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas de rutina y que tu equipo no tenga que pensar en ellas.

múltiples disparadores y acciones

Ahora es posible agregar hasta 20 combinaciones de disparadores y seleccionar hasta 5 acciones diferentes al crear una regla personalizada. A pesar de que puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez cuando creas una regla personalizada, solamente puedes usar una acción una sola vez.

regla en acción

Una vez que una regla se ha agregado al proyecto desde las vistas de Lista o Tablero, mediante formulario, email o en otra área del producto, la regla personalizada tendrá efecto inmediatamente.

Más disparadores y acciones

más disparadores

Cómo usar otros disparadores y acciones:

  1. Puedes especificar la acción que se produzca en consecuencia cuando cambia el estado de una aprobación.
  2. Crea un comentario que se publicará en nombre de Asana cada vez que se active el disparador seleccionado.

Nos encantaría recibir tus Comentarios acerca de las combinaciones de disparadores o de la lógica condicional y las múltiples acciones.

Tipos y limitaciones de las reglas

Independientemente de que las Reglas se encuentren en un proyecto de un plan Premium o Business, el límite son 20 reglas por proyecto.

Reglas personalizadas

Disparadores

  • Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
  • Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.

Múltiples acciones

  • Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
  • No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores en base a columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos en vista de tablero o proyectos que se han actualizado para usar las secciones plegables nuevas.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con los campos personalizados.

Reglas personalizadas

Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Disparar una regla

Una regla se puede disparar desde cualquier lugar (mediante integraciones externas, web, móviles). Si actualizas algo en una tarea, revisamos para ver si esa tarea se encuentra en alguno de los proyectos con reglas y si tu acción es el disparador de cualquiera de esas reglas.

Los proyectos a los que no tienes acceso

Puedes hacer que las reglas se disparen en proyectos a los que no tengas acceso, pero el ícono con el rayo amarillo no se mostrará, lo que indica que la regla está activa.

Cualquiera puede disparar una Regla, incluso los Invitados.

Permisos: algunas consideraciones

  • Solamente el encargado de una regla puede editarla o eliminarla.
  • Si el encargado del proyecto es un miembro con acceso limitado, no podrá editar una regla; solamente podrá pausarla o activarla.
  • Solamente puedes configurar reglas en los proyectos en los que tienes acceso pleno para editarlos. Si solamente tienes permiso para comentar en un proyecto, tu regla quedará en pausa. Para reactivarla, deberás contar con el acceso pleno a la edición del proyecto, recién entonces podrás reactivarla desde la vista de edición.
  • Solamente puedes configurar reglas para que funcionen con aquello a lo que tú tengas acceso. Si no tienes acceso a un proyecto, no puedes tener una regla que pertenezca a varias tareas en ese proyecto.

¿Quién puede activar o desactivar una regla?

Cualquier usuario, con acceso para editar un proyecto en el cual se ejecute una regla, podrá activarla o desactivarla aunque la haya creado alguien más.

activar reglas

Los usuarios con acceso para edición son los únicos que pueden ver el historial de cambios.

Un usuario con acceso para edición puede poner una regla en pausa o activarla, pero solamente el encargado de esa regla puede editar los disparadores y las acciones.

El Encargado todavía es la única persona que puede editar o eliminar una regla.

Anulación de privilegios

Cuando anules los privilegios de alguien que tenga una regla, su regla quedará en pausa y la propiedad de cualquiera de las reglas del proyecto pasará al Encargado del proyecto.

Si no hay Encargado del proyecto, la propiedad pasará al Administrador que anuló los privilegios del usuario. Solamente el encargado nuevo de una regla puede reactivarla para que continúe funcionando.

Las actualizaciones en reglas mal configuradas

Si tu regla se configura mal (por ejemplo, como "Marcado como finalizado > Mover a la columna 'Listo'" y alguien elimina tu columna "Listo") enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

  • Te enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una mala configuración. No te volveremos a enviar un email hasta que haya sido corregida y funcione correctamente al menos una vez antes de volver a quedar mal configurada.

  • Los encargados también ven una señal de advertencia en vez de un rayo en el menú de Reglas de la barra de herramientas de su proyecto; además de la información específica acerca de qué regla está averiada y si lo que hace falta configurar es el disparador o la acción.

  • Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones esas advertencias desaparecerán.

Integraciones

Cuando las tareas se crean a partir de integraciones (p. ej. con Slack, Gmail, Outlook) pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

  1. Tarea agregada al proyecto
  2. Tarea asignada
  3. Fecha de entrega modificada
  4. La tarea se marcó como finalizada
  5. Cambio de campo personalizado
  6. Adjunto agregado

En el caso de todos estos disparadores, la acción automática se aplicará para todas las tareas, no simplemente para aquellas que surjan de las integraciones.

Formularios

Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

Tarea agregada a un proyecto

Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.

Configuración de campos personalizados

En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Entonces, si un proyecto tiene campos personalizados de Prioridad y de Etapa, verás "Configuración de Prioridad" y "Configuración de Etapa" como disparadores. Tú eliges qué valor de un campo personalizado deseas que dispare una regla.

Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones "Blog" y "Sitio web", puedes configurar una regla en el proyecto como: "Cuando el 'Tipo de solicitud' se defina como 'Blog', la tarea se agregará al proyecto 'Solicitudes desde Blog'".

Esto solamente funciona con campos personalizados desplegables en el proyecto. Algunos campos desplegables de los formularios no son campos personalizados.

Permisos para invitados

Los invitados no pueden crear o tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.

Precios

Clientes Business y Enterprise:

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes Premium:

  • Mover a la columna/sección > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Mover a la columna/sección
  • Cambio del campo personalizado > Mover a la columna/sección
  • Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
  • Cambio del campo personalizado > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Configurar campo personalizado

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