Reglas

Las Reglas están disponibles para los clientes con planes Premium, Business y Enterprise de Asana. Algunas de las funciones de las Reglas, como la herramienta para crear reglas personalizadas, las reglas personalizadas con condiciones, el disparador por cambio en el estado de aprobación y la acción de agregar comentario, solamente están disponibles para los clientes con planes Business y Enterprise.

Las reglas te permiten simplificar las tareas rutinarias y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, se puede crear una regla para que asigne una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

Potencia tus procesos con las Reglas de Asana. Únete a nuestro webinar Optimiza el trabajo para aprender a usarlas. Regístrate ahora

Una regla puede activar otra regla. También puedes agregar varias acciones a un mismo disparador para generar una funcionalidad similar.

Crear una regla

Existen dos formas de crear una regla para tu proyecto: seleccionar una de la Galería de reglas de tu proyecto o crear tu propia regla personalizada. La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.

Las reglas solo se ejecutarán en el primer nivel de subtareas, por lo que no se activarán en subtareas de subtareas.

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral.

Poner en pausa una regla

Puedes poner una regla en pausa en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral.

Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral y luego haciendo clic en el botón Eliminar.

Reglas basadas en secciones

Los usuarios Premium, Business y Enterprise verán el ícono de Reglas en las secciones que contienen reglas (en las vistas de lista y tablero). Cuando se active una regla, el ícono se volverá animado. Al hacer clic en el ícono, se abrirá el menú de Reglas para dicha sección, que les permitirá a los usuarios agregar reglas nuevas o editar las existentes.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre la regla.

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

Las reglas personalizadas con condiciones, los disparadores por cambios en el estado de las aprobaciones y las acciones para agregar comentarios se encuentran disponibles únicamente para los clientes con planes Business y Enterprise.

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas rutinarias y que tu equipo no tenga que preocuparse por ellas.

Disparadores y acciones adicionales

Disparador “Se acerca la fecha de entrega”

Los clientes con planes Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada desde el cuadro de diálogo de las Reglas y buscar Se acerca la fecha de entrega en la lista de disparadores. Puedes elegir entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

La opción Personalizar te permite especificar cuántos minutos, horas, días o semanas antes de la fecha de entrega se debe activar la regla.

Disparador “La tarea está atrasada”

Los clientes con planes Enterprise y Business pueden encontrar el disparador La tarea está atrasada al crear una regla personalizada. Puedes elegir una de las opciones predeterminadas o bien, puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

La opción Personalizar te permite especificar la cantidad de minutos, horas, días o semanas de retraso que debe tener una tarea para que se active la regla.

Si seleccionas días o semanas al configurar tu disparador, se ignorarán las horas de entrega y se activará solo en función de las fechas de entrega. Sin embargo, si seleccionas minutos u horas, se considerarán las horas de entrega.

Algunas consideraciones sobre los disparadores “Se acerca la fecha de entrega” y “La tarea está atrasada”

• Estos disparadores se activan cuando una tarea se vence o está atrasada, y no simplemente por el hecho de que una tarea esté por atrasarse.
• Ambos disparadores no se activarán de manera retroactiva con la creación de una regla para todas las tareas en el proyecto que cumplan con sus criterios. Solo se activarán para eventos que ocurran después de la creación de la regla.
• Estos disparadores solo se activan con las tareas que no estén finalizadas.
• Las reglas con un día o semana precisos no se ejecutarán exactamente a la medianoche. Más bien, estas reglas se ejecutarán entre las 00:00 y la 01:00.

Crear acciones de la tarea

Con una suscripción Enterprise o Business puedes usar reglas para crear tareas, hitos y aprobaciones en tu proyecto automáticamente. Elige un disparador o una combinación de disparadores, y Asana creará la tarea cuando se ejecute la regla. Puedes preseleccionar el nombre de la tarea, el responsable, la fecha de entrega relativa y más.

Para crear una tarea con una regla:

1. Accede a Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
2. Haz clic en + Agregar regla y, luego, en Crear regla personalizada.
3. Elige un disparador o una combinación de disparadores.
4. Después de seleccionar el disparador, haz clic en la pestaña Acciones.
5. En Crear nuevo, selecciona Tarea.

Crear acciones de la subtarea

Los clientes con planes Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada desde el cuadro de diálogo de las Reglas y buscar Subtareas en la lista de acciones.

Las subtareas te permiten agregar automáticamente una lista predefinida de subtareas a una tarea.

Puedes crear hasta 20 subtareas.

Para editar una regla haz clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral. Los cambios que realices se guardarán automáticamente.

Tipos y limitaciones de las reglas

Independientemente de que las reglas se encuentren en un proyecto de un plan Premium o Business, el límite son 50 reglas por proyecto.

Reglas personalizadas

Disparadores

• Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
• Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.

Múltiples acciones

• Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
• No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores en base a columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones están disponibles para proyectos con vista de tablero o proyectos que se han actualizado para usar las nuevas secciones que se contraen.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con campos personalizados. Esta función también es compatible con los campos personalizados de Personas.

Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Activar una regla

Una regla se puede disparar desde cualquier lugar (mediante integraciones externas, web, móviles). Si actualizas algo en una tarea, revisamos para ver si esa tarea se encuentra en alguno de los proyectos con reglas y si tu acción es el disparador de cualquiera de esas reglas.

Los proyectos a los que no tienes acceso

Puedes activar reglas en proyectos a los que no tienes acceso. Sin embargo, el ícono del rayo amarillo, que indica que la regla se está ejecutando, no se mostrará.

Cualquiera puede disparar una regla, incluso los invitados.

Algunas consideraciones sobre los permisos

Al igual que los campos personalizados, ahora otros miembros del proyecto pueden editar las reglas por defecto. Además, las reglas que alojan tareas en otros proyectos pueden verse desde el menú Personalizar y también se pueden pausar directamente desde el proyecto.

• Ahora tienes la opción de permitir que otros, con acceso para edición, puedan editar las reglas. Otra novedad es que las reglas se crean por defecto como editables.
• Solamente el encargado de una regla puede eliminarla.
• Al actualizar reglas en proyectos y plantillas, el editor debe tener los permisos correctos para que se guarden todos esos cambios en las reglas. Por ejemplo, si la regla está configurada para agregar tareas a otro proyecto, el editor también debe tener permisos de edición en ese otro proyecto.
• Si una regla se duplica por la duplicación de un proyecto, el usuario que produce la duplicación se convierte en el encargado con privilegios insuficientes. En esta instancia, la regla se desactiva, pero el encargado aún tiene acceso para editarla.
• Las reglas no se romperán cuando los permisos de control de acceso de los encargados cambien. Por ejemplo, si una regla está configurada para agregar tareas a un proyecto y luego pierdes el acceso a ese proyecto, la regla seguirá ejecutándose.
• Cuando se copia una regla o se duplica a través de plantillas de proyecto nuevas y anteriores, el usuario de la plantilla se convierte en el encargado de la regla. En este caso, la regla solamente se desactivará si quien duplica la plantilla no tiene permisos de control de acceso suficientes para la regla. Por ejemplo, no puedes editar un proyecto en el que la regla permite agregar tareas.
• Si un usuario abandona un proyecto, la regla no se romperá. Sin embargo, si no hay usuarios que interactúen con el proyecto, la regla se desactivará.
• Todos los colaboradores de un proyecto tienen acceso y pueden desactivar las reglas.
• Si el encargado del proyecto es un miembro con acceso limitado, no podrá editar una regla; solamente podrá pausarla o activarla.

¿Quién puede activar o desactivar una regla?

Cualquier usuario, con acceso para editar un proyecto en el cual se ejecute una regla, podrá activarla o desactivarla aunque la haya creado otra persona.

Un usuario con acceso de edición puede activar o poner en pausa una regla, pero solamente el encargado de esa regla puede editar los disparadores y las acciones.

El encargado de la regla todavía es la única persona que puede editar o eliminar una regla.

Anulación de privilegios

Cuando anules los privilegios de acceso de alguien que tenga una regla, su regla quedará en pausa y la propiedad de cualquiera de las reglas del proyecto pasará al encargado del proyecto.

Si no hay encargado del proyecto, la propiedad pasará al administrador que anuló los privilegios de acceso del usuario. Solamente el encargado nuevo de una regla puede reactivarla para que continúe funcionando.

Si el encargado de una regla se desactiva y el nuevo encargado tiene los permisos suficientes, la regla seguirá funcionando y el encargado nuevo podrá editarla.

Actualizaciones sobre las reglas mal configuradas

Si una regla queda mal configurada (por ejemplo, “Marcada como finalizada > Mover a la columna ‘Trabajo terminado’” y alguien elimina la columna ‘Trabajo terminado’), enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

• Enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una configuración errónea. No volveremos a enviar un email hasta que se haya corregido y ejecutado correctamente al menos una vez antes de que vuelva a surgir un problema en la configuración.

• Todos los usuarios con acceso de lectura a la regla en cuestión podrán ver el estado correcto de la regla.

• Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones, esas advertencias desaparecerán.

Integraciones de reglas

Las reglas son una parte importante de muchos flujos de trabajo, así como lo son las integraciones. Ahora, puedes usar una regla para integrar las herramientas favoritas de tu equipo con tu trabajo en Asana y dejar que las reglas hagan el trabajo pesado de manera automática. Puedes establecer disparadores específicos en tus proyectos de Asana y confiar en que las reglas automatizarán tu flujo de trabajo cuando se cumplan los criterios que elegiste.

Por ejemplo, la integración de reglas de Slack + Asana te permite enviar un mensaje a un compañero de equipo en Slack, mensaje que se activa por la finalización de una tarea o proyecto.

Puedes crear una regla que enviará un mensaje a un canal específico en Microsoft Teams en función de criterios como la modificación de los valores de un campo personalizado.

O crear nuevas incidencias en Jira Cloud y Jira Server cuando se agrega una tarea a una sección de proyecto en particular.

Las integraciones de reglas que lanzamos recientemente también admiten acciones en Gmail, PagerDuty y Twilio. Obtén más información sobre cómo configurar sus respectivas integraciones de reglas aquí.

Acciones disparadoras en las aplicaciones

Existen tres tipos de disparadores para las reglas, y esto también se aplica a la hora de disparar acciones con integraciones de reglas.

Disparadores del tipo “Tarea agregada”

• Tarea agregada a una sección
• Tarea agregada a este proyecto

Disparadores del tipo “Tarea actualizada”

• En función del estado de aprobación
• En función del estado de finalización
• En función del responsable
• En función de la fecha de entrega
• En función de los archivos adjuntos
• En función de los comentarios

Disparadores del tipo “Plazos de la tarea”

• Una tarea ya no está bloqueada
• Se acerca la fecha de entrega
• La tarea está atrasada

Formularios

Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden activar cualquiera de los siguientes disparadores:

Tarea agregada a un proyecto

Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.

Campo personalizado configurado

En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Entonces, si un proyecto tiene campos personalizados de “Prioridad” y de “Etapa”, verás “Prioridad configurada” y “Etapa configurada” como disparadores. Tú eliges qué valor del campo personalizado deseas que dispare una regla.

Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones “Blog” y “Sitio web”, puedes configurar una regla en el proyecto como: “Cuando el ‘Tipo de solicitud’ se defina como ‘Blog’, la tarea se agregará al proyecto ‘Solicitudes de Blog’”.

Esto solamente funciona con campos personalizados desplegables en el proyecto. Algunos campos desplegables de los formularios no son campos personalizados.

Disparadores de envío de formularios

Con los disparadores de envío de formularios, puedes mover automáticamente tus formularios a un proceso nuevo sin tener que clasificarlos manualmente. Estos disparadores pueden ayudarte a estandarizar tu proceso de recepción y automatizar los formularios en tus flujos de trabajo.

Después de configurar el disparador, podrás ver la regla en el menú Personalizar.

Cada vez que se envíe un formulario, recibirás una notificación. También puedes hacer un seguimiento del historial de envío de formularios desde el panel de detalles de la tarea.

Permisos para invitados

Los invitados no pueden crear ni tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.

Precios

Clientes Business y Enterprise:

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes Premium:

• Mover a la columna/sección > Marcar como finalizada
• Marcar como finalizada > Mover a la columna/sección
• Campo personalizado modificado > Mover a la columna/sección
• Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
• Campo personalizado modificado > Marcar como finalizada
• Marcar como finalizada > Configurar campo personalizado

Acciones inversas para las reglas

Clientes Business y Enterprise:

Las acciones inversas son un complemento a las reglas existentes que brindan la opción de reestablecer o eliminar datos. Con esta opción, hemos creado un motor de reglas más robusto que refleja mejor la estructura, la calidad y la eficiencia de los flujos de trabajo de los clientes.

Acciones inversas disponibles:

• Retirar la asignación de una tarea
• Mover una tarea a otro proyecto
• Quitar fecha de entrega
• Marcar una tarea como sin finalizar
• Eliminar colaboradores

Variables en las reglas

Ahora es posible hacer referencia a valores dinámicos, denominados variables, al crear reglas. Los usuarios pueden usar las variables Responsable de la tarea, Creador de la tarea y Fecha de entrega para brindar más claridad y flexibilidad.

Las variables se pueden usar en el campo de texto Agregar comentario al crear una regla.