Portafolios

Los Portafolios están disponibles para todos los clientes Business y Enterprise.

Los portafolios ofrecen una visión integral de todos tus proyectos importantes en un solo lugar. Con la gestión de portafolios de proyectos puedes organizar tus proyectos más importantes, hacer el seguimiento de su estado en tiempo real, profundizar para obtener más información y mantener a tu equipo actualizado sobre su progreso. También puedes acceder a los portafolios en dispositivos Android o iOS.

También puedes acceder a la gestión de recursos a través de los portafolios. Haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y después navega a la pestaña de Gestión de recursos.

Crear un portafolio

Panel 1

Para crear un portafolio:

  1. Haz clic en Portafolios en el menú lateral.
  2. Haz clic en la ficha Nuevo portafolio.
  3. Asigna un nombre al portafolio.
  4. Haz clic en Crear portafolio.

Vista de portafolios

Al hacer clic en uno de tus portafolios, accedes a una vista integral de todos los proyectos incluidos.

Vista de portafolios

Desde la vista de portafolios puedes:

  1. Agregar otro proyecto al portafolio.
  2. Ver el último estado de cada proyecto.
  3. Ver el porcentaje de progreso de cada proyecto.
  4. Ver o editar la fecha de entrega o el rango de fechas de un proyecto.
  5. Ver o editar la prioridad de un proyecto.
  6. Ver los valores de campo personalizado para cada proyecto.
  7. Ver el encargado del proyecto.

Agregar un proyecto a un portafolio

Agregar proyecto a un portafolio

Puedes agregar proyectos desde un portafolio de las siguientes maneras:

  1. Haz clic en Agregar trabajo para buscar un proyecto existente.
  2. Crea un proyecto nuevo: haz clic en la flecha del menú desplegable que se encuentra junto a + Agregar trabajo y selecciona Crear proyecto nuevo.
  3. Agrega un proyecto desde una plantilla de proyecto: selecciona una de las plantillas haciendo clic en la flecha del menú desplegable junto a + Agregar trabajo.

Puedes eliminar un proyecto de tu portafolio en cualquier momento.

Eliminar un proyecto del portafolio

Para eliminar un proyecto de un portafolio:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del proyecto
  2. Haz clic en Quitar del portafolio

Agregar una plantilla de proyecto a un portafolio

Agregar plantilla de proyecto a portafolio

  1. Haz clic en Personalizar.
  2. Desplázate hasta Plantillas de proyectos.
  3. Haz clic en + Agregar plantilla de proyecto.

Una vez que hayas agregado la plantilla de proyecto al portafolio, aparecerá en el menú desplegable junto a Agregar trabajo y se podrá usar para crear proyectos nuevos dentro de ese portafolio.

Agregar plantillas nuevas a tu portafolio:

Agregar plantilla a un portafolio

  1. En + Agregar plantilla de proyecto selecciona una plantilla del menú de la izquierda y, luego, haz clic en el botón + Agregar al portafolio.

Quitar una plantilla de tu portafolio:

Quitar plantilla de un portafolio

  1. Para quitar una plantilla de un portafolio, haz clic en el botón Eliminar del portafolio. La opción de Eliminar del portafolio solamente aparecerá para las plantillas que se hayan agregado al portafolio.

Resumen del proyecto

Haz clic en cualquier proyecto de tu portafolio para ver el resumen del proyecto.

Portafolio 3

Desde el resumen del proyecto puedes:

  1. Seleccionar un encargado del proyecto
  2. Agregar o editar una fecha de entrega o rango de fechas
  3. Acceder al proyecto directamente para ver sus tareas, recursos y cronograma
  4. Agregar o editar la prioridad de un proyecto
  5. Ver el último estado de un proyecto o actualizar tú mismo el estado de un proyecto

Actualizaciones de estado

En la sección del progreso del portafolio se ofrecen datos detallados sobre el estado de cualquier portafolio con el que trabajes. Con los informes de estado es mucho más fácil crear actualizaciones viables, repetibles y concretas, y compartirlas con otros participantes clave.

vista del portafolio

Progreso del portafolio

Al hacer clic en la pestaña Progreso de tu portafolio, verás una instantánea del avance actual de tu portafolio.

estado del portafolio

Desde la vista del progreso, puedes hacer lo siguiente:

  1. Controlar si el proyecto está en curso, en riesgo, con retraso o en espera.
  2. Ver la cantidad de proyectos que están en curso, en riesgo y con retraso o la cantidad total de proyectos.
  3. Actualizar el estado de tu portafolio.
  4. Ver o cambiar el encargado, el rango de fechas o la descripción del portafolio.
  5. Ver o cambiar los objetivos relacionados con el portafolio.
  6. Ver la actualización de estado más reciente.

Cómo crear una actualización de estado del portafolio

Puedes actualizar el estado de tu portafolio en cualquier momento. La estructura de bloques tipo plantilla te permite incorporar el trabajo real que se hace en Asana con contexto narrado para explicar el estado de ese trabajo.

Crear una actualización de estado

crear una actualización de estado

Para crear una actualización de estado nueva:

  1. Haz clic en el ícono Actualizar estado en la vista de progreso de tu portafolio.

pantalla de actualización de estado

Desde la ventana de actualización de estado puedes hacer lo siguiente:

  1. Agregar un título.
  2. Completar los detalles de tu actualización de estado, incluidos el progreso, el encargado y las fechas del portafolio.
  3. Mostrar u ocultar los campos personalizados.
  4. Incluir un resumen.
  5. Destacar los logros.
  6. Detectar qué está bloqueado.
  7. Arrastrar los destacados a tu actualización para contar mejor tu historia.
  8. Después de ingresar una actualización, haz clic en el botón azul para publicarla.

Ten en cuenta que debes seleccionar un estado del portafolio: en curso, en riesgo, con retraso o en espera y al menos un bloque de texto antes de poder publicar una actualización del estado del portafolio.

Agregar puntos destacados a una actualización de estado

Puedes arrastrar y soltar los puntos destacados, como los proyectos que están en curso o en riesgo, dentro de la actualización del estado para contar tu historia. Al destacar estos elementos obtienes información visual de los logros recientes o de los posibles obstáculos para tu equipo.

Después de agregar lo que quieres destacar y publicar tu estado, Asana recordará el orden y la estructura del bloque para futuras actualizaciones.

orden de los destacados

También puedes reordenar tus secciones Qué logramos, Qué está bloqueado y Próximos pasos, si las arrastras y las sueltas a tu gusto.

Agregar gráficos a una actualización de estado

Si agregas gráficos a las actualizaciones de estado, tendrás acceso a más detalles visuales del trabajo que hace todo el equipo. Puedes arrastrar y soltar bloques de gráficos en las actualizaciones de estado.

gráfico

Controles de acceso

Los usuarios pueden agregar colaboradores a la actualización de estado, aunque esos colaboradores no tengan acceso al proyecto. Si esto sucede, el usuario podrá ver todo el contenido de la actualización, pero si hace clic en los puntos destacados o en algún otro elemento del proyecto al que no tiene acceso, no podrá verlos.

En el caso de los portafolios, esto significa que las actualizaciones de estado de los portafolios públicos quedarán totalmente a la vista en la pestaña de progreso aunque los usuarios no tengan acceso a todos los proyectos del portafolio.

Ver opciones e hitos en tu portafolio

Si hay una manera específica en la que tú y tu equipo prefieren ordenar los portafolios, pueden guardarla como vista predeterminada para todos.

Portafolio 5

Para cambiar la vista de tus portafolios:

  1. Haz clic en el ícono de barra deslizante ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.
  2. Elige entre Tareas e Hitos según el tipo de progreso que quieras visualizar.
  3. Elige ver tu portafolio por estado, encargado, fecha de entrega u orden alfabético.

Hitos en la vista de portafolios

Los hitos se pueden ver en los cronogramas de los portafolios.

Un diamante azul indica un hito clave. Estos muestran eventos clave y trazan movimientos futuros en el plan del proyecto. Los hitos actúan como señales durante el curso de tu proyecto y te ayudan a garantizar que te mantengas al día.

Hitos en portafolios

Luego puedes hacer clic en el símbolo del hito para obtener más contexto sobre la tarea dentro del proyecto.

tarea como hito

Puede mostrarse un máximo de 12 hitos en tu vista de portafolios. Si hay más, la lista se corta.

También puedes ver los hitos de cada proyecto en el resumen del proyecto haciendo clic en cualquier proyecto de un portafolio.

Hitos en el resumen del proyecto

Desde el resumen de un proyecto en un portafolio, puedes:

  1. Hacer clic en el ícono + para agregar un hito nuevo.
  2. Consultar los hitos finalizados y sin finalizar del proyecto.

También puedes agregar campos personalizados directamente del menú desplegable y luego ordenar tu portafolio por el campo que elijas.

Cómo gestionar los campos personalizados

En el menú desplegable del ícono de campos en la vista Proyectos tendrás la opción de hacer clic en + Agregar campo.

Agregar campo personalizado

Aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.

Si el botón para activar está azul, el campo está activo.

Crear nuevo

Cómo agregar un campo personalizado:

  1. Haz clic en Crear nuevo.
  2. Escribe el nombre del campo personalizado nuevo en el cuadro Titulo del campo.
  3. Haz clic en Crear campo para terminar de agregar el campo nuevo.

Ordenar por campos

En la opción ordenar de la vista de proyecto también puedes ordenar tu gestión de recursos según las opciones de los campos.

ordenar

Ahora puedes categorizar, priorizar o diagnosticar las distintas etapas del trabajo y ordenarlas según tus necesidades particulares.

Exportar tu portafolio a Hojas de cálculo de Google

Una vez que hayas creado un portafolio, puedes exportarlo a Hojas de cálculo de Google en cualquier momento.

Exportar a hojas de cálculo

Para exportar un portafolio a Hojas de cálculo de Google:

  1. Toca el ícono de los tres puntos junto al título del portafolio.
  2. Pasa el cursor por Exportar y selecciona Hojas de cálculo de Google.

Exportar tu portafolio a CSV

También puedes exportar tus portafolios a un archivo CSV. Los campos personalizados también se incluyen en la exportación.

exportación a csv

Para exportar un portafolio a CSV:

  1. Toca el ícono de tres puntos junto al título del portafolio.
  2. Pasa el cursor por Exportar y selecciona CSV.

Membresía de un portafolio y cómo compartirlo

En Asana, puedes compartir portafolios con tus compañeros de equipo o agregarlos como miembros de los portafolios en cualquier momento.

Compartir un portafolio

Cuando haces clic en el botón de compartir y accedes a la pantalla de membresía del portafolio, puedes:

  1. Copiar el enlace del portafolio y compartirlo con tus colegas.
  2. Agregar miembros a un portafolio.
  3. Asignar a un miembro como encargado del portafolio o eliminar a cualquier miembro del portafolio.

Compartir portafolios 2

Si te agregan como miembro de un portafolio, recibirás una notificación en la bandeja de entrada. También verás un ícono de Nuevo junto al portafolio cada vez que ingreses a la página de portafolios.

Si te han agregado como miembro de un portafolio, recibirás un email con el informe semanal siempre que tengas activa la opción para recibir notificaciones por email.

Compartir un portafolio 3

Si compartes un portafolio que contiene algunos proyectos privados, la persona con quien lo has compartido verá la notificación (que se muestra aquí, arriba) al pie de la pantalla.

Cronograma del portafolio

El cronograma del portafolio te permite visualizar, compartir y editar el modo en que las iniciativas se ordenan en secuencia para poder utilizar mejor tus recursos y cumplir con los plazos.

Acceder al cronograma de tu portafolio

Para acceder al cronograma en los portafolios, primero haz clic en la pestaña Portafolios y elige el portafolio deseado.

Cronograma del portafolio

Después, haz clic en la pestaña Cronograma para ver el cronograma de tu portafolio.

Vista de Cronograma del portafolio

Barra de herramientas del cronograma del portafolio

Barra de herramientas del portafolio

Desde la barra de herramientas del portafolio, puedes:

  1. Filtrar los proyectos por día.
  2. Filtrar tu vista por días, semanas, meses, trimestres, semestres o años.
  3. Definir el color o elegir campos personalizados con color.

Puedes usar la búsqueda avanzada para buscar información dentro de un portafolio.

Búsqueda de portafolios

En la página de Inicio:

  1. Haz clic en Buscar.
  2. Después haz clic en Búsqueda avanzada.

búsqueda del cronograma en el portafolio

Allí, completa los parámetros de búsqueda y haz clic en Agregar filtro. Luego, elige En portafolios, para buscar dentro de tus portafolios.

También puedes buscar un portafolio si @mencionas el portafolio en cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Ten en cuenta que, si es privado, deberás tener acceso a ese portafolio para que aparezca en los resultados de la búsqueda.

Portafolios anidados

Agregar un portafolio a otro te permite integrar y dar seguimiento a tu trabajo en varios proyectos, sin problemas. De esta manera, podrás supervisar tu trabajo sin esfuerzo y comunicar el progreso a las demás partes interesadas.

Agregar un portafolio a otro

Para agregar un portafolio a otro, haz clic en el ícono Agregar trabajo y selecciona o escribe un nombre para el portafolio.

agregar trabajo 1

Vista de cronograma y gestión de recursos en portafolios anidados

A los portafolios que contienen otros portafolios se les deshabilitarán las pestañas de cronograma y gestión de recursos. Esto se puede deshacer al eliminar todos los portafolios anidados.

Ajustes de privacidad del portafolio

El encargado del portafolio tiene la opción de hacer que el portafolio sea privado o público.

Al convertir el portafolio en privado, solamente los miembros de ese portafolio tendrán acceso al contenido y no será visible en tu organización ni en tu espacio de trabajo. Al hacer público tu portafolio se podrá ver en toda tu organización o espacio de trabajo.

Para cambiar entre los ajustes para hacer público o privado un portafolio debes hacer lo siguiente:

búsqueda de portafolios

Desde adentro de tu portafolio:

  1. Haz clic en el ícono para compartir.

privacidad del portafolio

Desde allí puedes elegir conservar este portafolio como privado o hacerlo público para tu organización o espacio de trabajo.

Preguntas frecuentes sobre los Portafolios

Preguntas frecuentes sobre los portafolios.

¿Quién puede ver mi portafolio?

Si tu portafolio es público, cualquier persona con la que compartas la URL en la organización podrá acceder. Una vez que visita la URL, esta se mostrará automáticamente en su sección de elementos recientes en la vista de portafolios. Si alguno de tus proyectos en el portafolio es privado, se mostrará una notificación al final de la pantalla indicando que algunos proyectos son privados.

Solo los miembros del portafolio pueden acceder a los portafolios privados.

¿Ocurre algún cambio en el proyecto cuando lo agrego a mi portafolio?

Sí, te conviertes automáticamente en seguidor del estado de todos los proyectos. Recibirás una notificación cada vez que haya una actualización de estado de algún proyecto de tu portafolio.

¿Cómo agrego un campo personalizado a mi portafolio?

Si tú o tu equipo prefieren ordenar los portafolios de alguna manera específica, la puedes guardar como vista predeterminada para todos. En la vista de portafolios, también puedes hacer clic en el ícono campos para ver un menú desplegable que te dará la opción de +Agregar campo. Desde ahí, aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.

agregar campo

Desde la pestaña Agregar campo puedes:

  1. Agregar el título del campo.
  2. Seleccionar el tipo de campo.
  3. Agregar una descripción.
  4. Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que puedan volver a utilizarlo en toda la organización.

¿Cómo creo un campo personalizado desde la barra de herramientas?

Para agregar un campo personalizado desde tu barra de herramientas, haz clic en Personalizar y luego +Agregar campo.

exportar

Desde la pestaña Agregar campo puedes:

  • Agregar el título del campo
  • Seleccionar el tipo de campo
  • Agregar una descripción
  • Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que puedan volver a utilizarlo en toda la organización.

Puedes agregar hasta 20 campos por portafolio y puedes visualizar 5 campos en todo momento en la vista de portafolios.

¿Cuáles son las limitaciones de los portafolios?

  • ¿Cuántos portafolios puedo crear? No hay límites.

  • ¿Cuántos portafolios pueden aparecer simultáneamente en la sección Recientes? Máximo 20 portafolios y puedes verlos en todo momento.

  • ¿Cuántos proyectos puedo agregar a un portafolio? Puedes agregar 500 como máximo (incluyendo los proyectos archivados).

  • ¿Cuántos campos personalizados puedo agregar a un portafolio? Puedes agregar 30 como máximo.

  • ¿Cuántos campos personalizados pueden visualizarse simultáneamente en la vista de portafolios? Puedes ver 30 como máximo.

  • ¿Cuántas notificaciones de informes del portafolio puedo recibir semanalmente por email? Puedes recibir 20 como máximo.

  • ¿Cuántos proyectos se incluyen en cada informe semanal por email? Se incluyen 50 como máximo, pero también tendrás un enlace para ver más información.

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