Portafolios
- Omitir y pasar a
- Crear un portafolio
- Vista de portafolio
- Resumen del proyecto
- Actualizaciones de estado
- Ver opciones y logros
- Exportar a Hojas de cálculo de Google
- Exportar a CSV
- Membresía de un portafolios y cómo compartirlo
- Cronograma del portafolios
- Búsqueda de Portafolios
- Agregar portafolios a otros portafolios
- Ajustes de privacidad
- Preguntas frecuentes sobre los Portafolios
Los Portafolios están disponibles para todos los clientes Business y Enterprise.
Los Portafolios ofrecen una visión integral de todos tus proyectos importantes en un solo lugar. Con la gestión de portafolios de proyectos puedes organizar tus proyectos más importantes, hacer el seguimiento de su estado en tiempo real, profundizar para obtener más información y mantener a tu equipo actualizado sobre su progreso. También puedes acceder a los Portafolios en los dispositivos iOS y Android.
También puedes acceder a la Gestión de recursos a través de los Portafolios. Haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y después navega a la pestaña de Gestión de recursos.
Crear un portafolio
Para crear un portafolio:
- haz clic en Portafolio en la esquina superior derecha del menú lateral;
- haz clic en la ficha Nuevo portafolio;
- nombra el portafolio;
- haz clic en Crear portafolio.
Vista de Portafolios
Cuando haces clic en uno de tus portafolios, podrás tener una vista integral de todos los proyectos que este contiene.
Desde la vista de Portafolios puedes:
- agregar otro proyecto al portafolio;
- ver el último estado de cada proyecto;
- ver el progreso % de cada proyecto;
- ver o editar la fecha de entrega o el rango de fecha de un proyecto;
- ver o editar la prioridad de un proyecto;
- ver los valores de campo personalizado para cada proyecto;
- ver el encargado del proyecto.
Puedes eliminar un proyecto de tu portafolio en cualquier momento.
Para eliminar un proyecto de un portafolio:
- haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del proyecto;
- haz clic en Quitar del portafolio.
Resumen del proyecto
Haz clic en cualquier proyecto de tu portafolio para ver el resumen del proyecto.
Desde el resumen del proyecto puedes:
- Seleccionar un encargado del proyecto
- Agregar o editar una fecha de entrega o rango de fechas
- Acceder al proyecto directamente para ver sus tareas, recursos y cronograma
- Agregar o editar la prioridad de un proyecto
- Ver el último estado de un proyecto o actualizar tú mismo el estado de un proyecto
No podrás agregar un proyecto a un portafolio a menos que se haya establecido una fecha de entrega/rango de fechas a nivel de proyecto.
Actualizaciones de estado
Si es necesario actualizar el estado de un proyecto, puedes hacer clic en el proyecto en tu portafolio y solicitar una actualización al encargado del proyecto o crear una actualización de estado tú mismo.
También puedes comentar un estado existente directamente desde el resumen del proyecto.
Ver opciones y logros
Si hay una manera específica en la que tú y tu equipo prefieren ordenar los portafolios, pueden guardarla como la vista predeterminada para todos.
Para cambiar la vista de tus Portafolios:
- haz clic en el icono de barra deslizante ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla,
- elige entre Tareas y Logros según el tipo de progreso que quieras visualizar, luego
- selecciona ver tu portafolio por Estado, Responsable, Fecha de entrega u Orden alfabético.
Logros en la vista de Portafolios
Los logros se pueden ver en los cronogramas de los portafolios.
Un diamante azul indica un logro clave.
Estos muestran eventos claves y trazan movimientos futuros en el plan del proyecto. Los logros actúan como señales durante el curso de tu proyecto, ayudando a garantizar que te mantengas al día.
Luego puedes hacer clic en el símbolo del logro para obtener más contexto sobre la tarea dentro del proyecto.
Puede mostrarse un máximo de 12 logros en tu vista de Portafolios; si hay más, la lista se corta.
También puedes ver los Logros de cada proyecto en el resumen del proyecto haciendo clic en cualquier proyecto de un portafolio.
Desde el resumen de un proyecto en un portafolio, puedes:
- haz clic en el icono + para agregar un nuevo Logro;
- consulta los Logros finalizados y sin finalizar del proyecto.
También puedes agregar campos personalizados directamente del menú desplegable y luego ordenar tu portafolio por el campo que elijas.
Cómo gestionar los campos personalizados
En el menú desplegable del ícono de campos en la vista Proyectos tendrás la opción de hacer clic en + Agregar campo.
Aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.
Si el botón para activar está azul, el campo está activo.
Cómo agregar un campo personalizado:
- haz clic en Crear nuevo;
- escribe el nombre del campo personalizado nuevo en el cuadro de Titulo del campo;
- haz clic en Crear campo para terminar de agregar el campo nuevo.
Ordenar por campos
En la opción Ordenar de la vista Proyecto también puedes ordenar tu Gestión de recursos según las opciones de los campos.
Ahora puedes categorizar, priorizar o diagnosticar las distintas etapas del trabajo y ordenarlas según tus necesidades particulares.
Exporta tu portafolio a Hojas de cálculo de Google
Una vez hayas creado un portafolio, puedes exportarlo a Hojas de cálculo de Google en cualquier momento.
Para exportar un portafolio a Hojas de cálculo de Google:
- Toca el ícono de los tres puntos junto al título del portafolio.
- Pasa el cursor por Exportar y selecciona Hojas de cálculo de Google.
Exporta tu portafolio a CSV
También puedes exportar tus portafolios a CSV. Los campos personalizados también se incluyen en la exportación a CSV.
Para exportar un portafolio a CSV:
- toca el icono de tres puntos junto al título del portafolio;
- pasa el cursor por Exportar y selecciona CSV.
Membresía de un portafolio y cómo compartirlo
En Asana, puedes compartir portafolios con tus compañeros de equipo o puedes agregarlos a ellos como miembros de los portafolios en cualquier momento.
Cuando haces clic en el botón de compartir y accedes a la pantalla de membresía del portafolio, puedes:
- Copiar el enlace del portafolio y compartirlo con tus colegas.
- Agregar miembros a un portafolio.
- Configurar a un miembro como dueño del portafolio o eliminar a cualquier miembro del portafolio.
Cuanto te hayan agregado como miembro de un portafolio, recibirás una notificación en la Bandeja de entrada. También verás un ícono de "Nuevo" junto al portafolio en cuestión cada vez que ingreses a la página de Portafolios.
Si te han agregado como miembro de un portafolio, recibirás un email con el informe semanal siempre que tengas activa tu opción para recibir notificaciones por email.
Si compartes un portafolio que contiene algunos proyectos privados, la persona con quien lo has compartido verá la notificación (que se muestra aquí, arriba) al pie de la pantalla.
Cronograma del portafolio
El Cronograma del portafolio te permite visualizar, compartir y ajustar el modo en que las iniciativas se ordenan en secuencia para poder utilizar mejor tus recursos y cumplir con los vencimientos.
Acceder al Cronograma de tu portafolio
Para acceder al Cronograma en los Portafolios, primero haz clic en la pestaña Portafolios y elige el portafolio deseado.
Después, haz clic en la pestaña Cronograma para ver el Cronograma de tu portafolio.
Barra de herramientas del Cronograma del portafolio
Desde la barra de herramientas de Portafolios, puedes:
- filtrar los proyectos por día;
- filtrar tu vista por días, semanas, meses, trimestres, semestres o años;
- definir el color o elegir campos personalizados con color.
Búsqueda de portafolios
Ten en cuenta que estamos lanzando esta función de forma gradual.
Uso de la búsqueda básica
Para hacer una Búsqueda básica, escribe el nombre de tu portafolio en la barra de búsqueda.
Uso de la búsqueda avanzada
Puedes usar la Búsqueda avanzada para buscar información dentro de un portafolio.
Se puede hacer fácilmente desde la página de inicio.
En la página de inicio:
- haz clic en Buscar;
- después, haz clic en Búsqueda avanzada.
Aquí, completa los parámetros de búsqueda y haz clic en Agregar filtro y luego elige En portafolios, para buscar dentro de tus portafolios.
También puedes buscar un portafolio si @mencionas el portafolio en cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Ten en cuenta que si es privado, deberás tener acceso a ese portafolio para que aparezca en los resultados de tu búsqueda.
Agregar portafolios a otros portafolios
Para obtener más información sobre cómo agregar portafolios a otros portafolios, consulta el siguiente artículo.
Ajustes de privacidad
El encargado del portafolio tiene la opción de hacer que tu portafolio sea privado o público.
Al convertir el portafolio en privado, solamente los miembros de ese portafolio tendrán acceso al contenido que allí se encuentre y no será visible en tu organización ni en tu espacio de trabajo. Al hacer público tu portafolio se podrá ver en toda tu organización o espacio de trabajo.
Para cambiar entre los ajustes para hacer público o privado un portafolio se debe hacer lo siguiente:
Desde adentro de tu portafolio:
- haz clic en el ícono Compartir.
Desde aquí puedes elegir conservar este portafolio como privado o hacerlo público para tu organización o espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes sobre los Portafolios
Si tienes alguna pregunta relacionada a Portafolios, consulta nuestra página de preguntas frecuentes sobre los Portafolios o contacta a nuestro equipo de de asistencia.
