Portafolios

Asana ofrece tres niveles pagos en cuanto a colaboración: Business, Enterprise y Premium. Los Portafolios están disponibles para todos los clientes Business y Enterprise.

Los portafolios ofrecen una visión integral de todos tus proyectos importantes en un solo lugar. Puedes organizar tus proyectos más importantes, hacer el seguimiento de su estado en tiempo real, profundizar para obtener más información y mantener a tu equipo actualizado sobre su progreso. También puedes acceder a los portafolios en los dispositivos [Android] (/guide/help/android/portfolios) y iOS.

También puedes acceder a la Gestión de recursos a través de los Portafolios. Haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y después navega a la pestaña de Gestión de recursos.

Crear un portafolios

Panel 1

Para crear un portafolios:

  1. haz clic en Portafolios en la esquina superior derecha del menú lateral;
  2. haz clic en la ficha Nuevo portafolios;
  3. nombra el portafolio;
  4. haz clic en Crear portafolios.

Vista de portafolios

Cuando haces clic en uno de tus portafolios, podrás tener una vista integral de todos los proyectos que este contiene.

Vista de portafolios

Desde la vista de portafolios puedes:

  1. agregar otro proyecto al portafolios;
  2. ver el último estado de cada proyecto;
  3. ver el progreso % de cada proyecto;
  4. ver o editar la fecha de entrega o el rango de fecha de un proyecto;
  5. ver o editar la prioridad de un proyecto;
  6. ver los valores de campo personalizado para cada proyecto;
  7. ver el encargado del proyecto.

Puedes eliminar un proyecto de tu portafolios en cualquier momento.

Eliminar proyecto del portafolios

Para eliminar un proyecto de un portafolios:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del proyecto;
  2. haz clic en Quitar del portafolios.

Resumen del proyecto

Haz clic en cualquier proyecto de tu portafolios para ver el resumen del proyecto.

Portafolios 3

Desde el resumen del proyecto puedes:

  1. Seleccionar un encargado del proyecto
  2. Agregar o editar una fecha de entrega o rango de fechas
  3. Acceder al proyecto directamente para ver sus tareas, recursos y cronograma
  4. Agregar o editar la prioridad de un proyecto
  5. Ver el último estado de un proyecto o actualizar tú mismo el estado de un proyecto

Actualizaciones de estado

Si es necesario actualizar el estado de un proyecto, puedes hacer clic en el proyecto en tu portafolios y solicitar una actualización al encargado del proyecto o crear una actualización de estado tú mismo.

Portafolios 4

También puedes comentar un estado existente directamente desde el resumen del proyecto.

Portafolios 5

Ver opciones y logros

Si hay una manera específica en la que tú y tu equipo prefieren ordenar los portafolios, pueden guardarla como la vista predeterminada para todos.

Portafolios 5

Para cambiar la vista de tu portafolios:

  1. haz clic en el icono de barra deslizante ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla,
  2. elige entre Tareas y Logros según el tipo de progreso que quieras visualizar, luego
  3. selecciona ver tu portafolios por Estado, Responsable, Fecha de entrega u Orden alfabético.

Logros en vista de Portafolios

Los logros se pueden ver en los cronogramas de los portafolios.

Un diamante azul indica un logro clave.

Estos muestran eventos claves y trazan movimientos futuros en el plan del proyecto. Los logros actúan como señales durante el curso de tu proyecto, ayudando a garantizar que te mantengas al día.

Logros en portafolios

Luego puedes hacer clic en el símbolo del logro para obtener más contexto sobre la tarea dentro del proyecto.

tarea como logro

Puede mostrarse un máximo de 12 logros en tu vista de Portafolios; si hay más, la lista se corta.

También puedes ver los Logros de cada proyecto en la descripción general del proyecto haciendo clic en cualquier proyecto de un Portafolios.

Logros en el resumen del proyecto

Desde el resumen de un proyecto en un Portafolios, puedes:

  1. haz clic en el icono + para agregar un nuevo Logro;
  2. consulta los Logros finalizados y sin finalizar del proyecto.

También puedes agregar campos personalizados directamente del menú desplegable y luego ordenar tu portafolios por el campo que elijas.

Cómo gestionar los campos personalizados

En el menú desplegable del ícono de campos en la vista Proyectos tendrás la opción de hacer clic en + Agregar campo.

Agregar campo personalizado

Aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.

Si el botón para activar está azul, el campo está activo.

Crear nuevo

Cómo agregar un campo personalizado:

  1. haz clic en Crear nuevo;
  2. escribe el nombre del campo personalizado nuevo en el cuadro de Titulo del campo;
  3. haz clic en Crear campo para terminar de agregar el campo nuevo.

Ordenar por campos

En la opción Ordenar de la vista Proyecto también puedes ordenar tu Gestión de recursos según las opciones de los campos.

ordenar

Ahora puedes categorizar, priorizar o diagnosticar las distintas etapas del trabajo y ordenarlas según tus necesidades particulares.

Exporta tu portafolios a Hojas de cálculo de Google

Una vez hayas creado un portafolios, puedes exportarlo a Hojas de cálculo de Google en cualquier momento.

Exportar a hojas de cálculo

Para exportar un portafolios a Hojas de cálculo de Google:

  1. Toca el ícono de los tres puntos junto al título del portafolios.
  2. Pasa el cursor por Exportar y selecciona Hojas de cálculo de Google.

Exporta tu Portafolios a CSV

También puedes exportar tu Portafolios a CSV. Los campos personalizados también se incluyen en la exportación a CSV.

exportación a csv

Para exportar un Portafolios a CSV:

  1. toca el icono de tres puntos junto al título del portafolios;
  2. pasa el cursor por Exportar y selecciona CSV.

Membresía de un portafolios y cómo compartirlo

En Asana, puedes compartir portafolios con tus compañeros de equipo o puedes agregarlos a ellos como miembros de los portafolios en cualquier momento.

Compartir portafolios

Cuando haces clic en el botón de compartir y accedes a la pantalla de membresía del portafolios, puedes:

  1. Copiar el enlace del portafolios y compartirlo con tus colegas.
  2. Agregar miembros a un portafolios.
  3. Configurar a un miembro como dueño del portafolios o eliminar a cualquier miembro del portafolios.

Compartir portafolios 2

Cuanto te hayan agregado como miembro de un portafolios, recibirás una notificación en la bandeja de entrada. También verás un ícono de “Nuevo” junto al portafolios en cuestión cada vez que ingreses a la página de portafolios.

Si te han agregado como miembro de un portafolios, recibirás un email con el informe semanal siempre que tengas activa tu opción para recibir notificaciones por email.

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Compartir portafolios 3

Si compartes un Portafolios que contiene algunos proyectos privados, la persona con quien lo has compartido verá la notificación (que se muestra aquí, arriba) al pie de la pantalla.

Cronograma del portafolios

El Cronograma del portafolios te permite visualizar, compartir y ajustar el modo en que las iniciativas se ordenan en secuencia para poder utilizar mejor tus recursos y cumplir con los vencimientos.

Acceder al Cronograma de tu portafolios

Para acceder al Cronograma de tu portafolios, primero haz clic en la pestaña Portafolios y elige el portafolios deseado.

Cronograma del portafolios

Después, haz clic en la pestaña Cronograma para ver el Cronograma de tu portafolios.

Vista de Cronograma del portafolios

Barra de herramientas del Cronograma del portafolios

Barra de herramientas del portafolios

Desde la barra de herramientas de tu Portafolios, puedes:

  1. filtrar los proyectos por día;
  2. filtrar tu vista por días, semanas, meses, trimestres, semestres o años;
  3. definir el color o elegir campos personalizados con color.

Ten en cuenta que estamos lanzando esta función de forma gradual.

Uso de la búsqueda básica

búsqueda básica

Para hacer una Búsqueda básica, escribe el nombre de tu portafolios en la barra de búsqueda.

Uso de la búsqueda avanzada

Puedes usar la Búsqueda avanzada para buscar información dentro de un Portafolios.

Se puede hacer fácilmente desde la página de inicio.

Búsqueda de portafolios

En la página de inicio:

  1. haz clic en Buscar;
  2. después, haz clic en Búsqueda avanzada.

portfolio timeline search

Aquí, completa los parámetros de búsqueda y haz clic en Agregar filtro y luego elige En portafolios, para buscar dentro de tus portafolios.

También puedes buscar un portafolios si @mencionas el portafolios en cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Ten en cuenta que si es privado, deberás tener acceso a ese portafolios para que aparezca en los resultados de tu búsqueda.

Ajustes de privacidad

El encargado del portafolios tiene la opción de hacer que tu portafolios sea privado o público.

Al convertir el portafolios en privado, solamente los miembros de ese portafolios tendrán acceso al contenido que allí se encuentre y no será visible en tu organización ni en tu espacio de trabajo. Al hacer público tu portafolios se podrá ver en toda tu organización o espacio de trabajo.

Para cambiar entre los ajustes para hacer público o privado un portafolios se debe hacer lo siguiente:

búsqueda en un portafolios

Desde adentro de tu portafolios:

  1. haz clic en el ícono Compartir.

Privacidad de un portafolios

Desde aquí puedes elegir conservar este portafolios como privado o hacerlo público para tu organización o espacio de trabajo.

Preguntas frecuentes de Portafolios

Si tienes alguna pregunta relacionada a Portafolios, consulta nuestra página de preguntas frecuentes de Portafolios o contacta a nuestro equipo de de asistencia.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.