Divisiones

Antes, la mayoría de los usuarios de Asana tenían tres opciones al momento de decidir cambiar a un plan de pago. Solamente era posible pagar por un espacio de trabajo, equipos individuales dentro de una organización o una organización completa. Esta oferta es ideal para empresas pequeñas y medianas. Sin embargo, para las empresas más grandes, no siempre es posible comprometerse completamente con un plan para toda la organización y, al mismo tiempo, los planes de equipo tampoco se ajustan bien a sus necesidades. Con un plan para división, ahora es posible pagar por una parte de tu empresa. De este modo, tienes visibilidad y control de las personas por las cuales pagas y de los datos que eso incluye. Si te interesa configurar una división dentro de tu organización, ponte en contacto con Ventas.

Acceso a la consola del administrador en las divisiones

Acceder a la consola del administrador

Para acceder a la consola del administrador de la división en tu organización:

  1. Haz clic en tu foto de perfil.
  2. En el menú desplegable, selecciona Consola del administrador.

Solo el responsable de la cuenta de una división puede acceder a la consola del administrador de esa división, pero también puede otorgar acceso de administrador a otro miembro de un equipo que se encuentre dentro de la división.

Gestionar a todos los miembros de una división

gestión de miembros

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Eliminar a miembros solo de tu división, o de toda la organización. Coloca el cursor sobre un nombre y haz clic en Eliminar.
  2. Invitar a nuevos miembros a unirse a un equipo en tu división.

 

Eliminar a un usuario de tu división

Los administradores de divisiones pueden eliminar usuarios de su división desde la pestaña Miembros en la consola del administrador de la división. Quitar a un usuario de la división no desactivará la cuenta del usuario, ni lo eliminará de la organización, pero te permitirá asegurarte de que ese usuario no ocupe un lugar en un plan de pago. Puedes quitar a los invitados de la misma manera.

Eliminar a un usuario de una división no lo elimina de la organización ni de ningún otro equipo o división de la que forme parte. Explora Desactivar un miembro de la organización a través de la consola del administrador de la división a continuación para obtener instrucciones sobre cómo desactivar un miembro de la organización.

Desactivar un miembro de la organización a través de la consola del administrador de la división

Para eliminar a una persona de tu organización a través de la consola del administrador de la división, dirígete a la pestaña Miembros de tu consola del administrador.

Busca el nombre de la persona desplazándote hacia abajo o usando la barra de búsqueda. Una vez que encuentres a la persona, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Eliminar.

eliminar miembro 1

eliminar miembro 2

Desde la siguiente pestaña, puedes:

  1. Elegir el miembro a quien deseas reasignarle la tarea.
  2. Hacer clic en Eliminar para confirmar la desactivación.

El miembro que fue desactivado aparecerá en tu lista de miembros como Eliminado.

eliminar miembro 3

¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se ha desactivado?

Después de anular los permisos de acceso a un miembro de tu organización a través de la consola del administrador de la división, se generará de manera automática un proyecto privado que albergará las tareas que tenía asignadas previamente. Puedes asignártelas a ti mismo o reasignárselas a otro miembro de tu división. De este modo, podrás asignar las tareas pendientes a la persona adecuada para que la gestión resulte más fácil.

Si es necesario, el próximo paso es asignar las tareas. Realiza una selección múltiple de las tareas que no están asignadas; esto te permite aplicar acciones comunes e incluso la asignación masiva para poder asignártelas a ti o a otros miembros de la división.

En la columna Última actividad aparecerá la fecha en que se realizó la desactivación.

Restablecer a un miembro desactivado

Para restablecer un miembro desactivado, busca su nombre en la pestaña Miembros, luego haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restaurar.

restablecer 1

En la siguiente ventana, selecciona Restablecer.

restablecer 2

Si no logras realizar la reactivación, el administrador de tu división recibirá una tarea donde se le pedirá que se ponga en contacto con nuestro equipo de Asistencia.

Filtrar por tipo de miembro

Desde la pestaña Miembros en tu consola del administrador, puedes filtrar la lista por tipo de miembro. Para hacerlo, haz clic en la flecha del menú desplegable y selecciona Todos, Administrador, Miembro, Invitado, Invitación enviada o Eliminado.

filtrar por tipo de miembro

Crear un equipo nuevo en una división

Puedes crear un equipo en una división directamente desde la consola del administrador, en cualquier momento.

Crear equipo 1

Para crear un equipo nuevo en una división, haz lo siguiente:

  1. Haz clic en Agregar equipos en la pestaña Equipos de la consola del administrador.
  2. Desplázate hasta la parte inferior de la lista y haz clic en Crear nuevo equipo.

Crear equipo 2

Desde el cuadro de diálogo para crear equipos nuevos, podrás hacer lo siguiente:

  1. Escribir un nombre de equipo.
  2. Invitar miembros al equipo.
  3. Configurar el equipo como Privado o con Membresía por solicitud y después, hacer clic en el botón Crear equipo.

Gestionar los equipos de una división

El responsable de la cuenta puede agregar o eliminar equipos de su división en cualquier momento. También puede editar la configuración de cada equipo directamente desde la consola del administrador.

Los administradores de divisiones no necesitan ser miembros de todos los equipos de una división. Los administradores también tienen la opción de agregar a la división cualquier equipo que se encuentre dentro de la organización, aunque use la versión gratuita.

Agrega un equipo a tu división

Agregar equipos 1

Para agregar equipos a una división:

  1. Ve a la pestaña Equipos de la consola del administrador.
  2. Selecciona Agregar equipos.

No se puede agregar un equipo a una división si ese equipo ya trabaja con una suscripción de pago o una versión de prueba. Si quieres quitar al equipo de la versión de prueba o de la suscripción para moverlo a una división, el responsable de la cuenta es quien debe cancelar la prueba o la suscripción. En caso de necesitar ayuda, no dudes en comunicarte con el equipo de Asistencia.

Agregar equipos 2

En la ventana emergente para agregar equipos:

  1. Selecciona los equipos de tu organización que deseas agregar a la división.
  2. Después, haz clic en Agregar equipos.

No se puede tener un equipo en una división que sea público para la organización. Los equipos que se encuentran dentro de las divisiones son privados o con membresía por solicitud.

Eliminar un equipo de tu división

Eliminar un equipo

Para eliminar un equipo de una división:

  1. Coloca el cursor sobre un equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos que aparece.
  2. Selecciona Eliminar equipo de la división.

Primero debes quitar al equipo de la división a la que pertenece para luego poder eliminarlo.

Exportar los datos del equipo a un CSV

Los administradores de una división pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de la consola del administrador.

Exportar a CSV

Desde la consola del administrador:

  1. Ve a la pestaña Equipos.
  2. Haz clic en Exportar a CSV.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

Varios administradores

Las divisiones pueden tener varios administradores. Los administradores de divisiones pueden designar a otros miembros de la división como administradores y, en caso de que lo hagan, ya no necesitarán formar parte de todos los equipos de una división.

Esta función es muy útil en las divisiones grandes, donde no sería razonable que todas las responsabilidades del administrador recayeran en una sola persona.

otorgar acceso de administrador 1

Para otorgar acceso de administrador:

  1. Haz clic en Editar ajustes del perfil.

Luego, bajo el tipo de membresía, selecciona Administrador y haz clic en Guardar los cambios.

otorgar acceso de administrador 2

Cómo asignar el acceso de administrador desde la pestaña Seguridad

Aquí podrás agregar un administrador y ver a todos los administradores de la división.

acceso de administrador 2

Desde la pestaña Seguridad en la consola del administrador:

  1. Ve a Ajustes adicionales.
  2. Luego, ve a Acceso del administrador y haz clic en la flecha.

acceso de administrador 2

Aparecerá una ventana emergente que te permitirá Agregar un administrador. De aquí pasarás al cuadro de miembros donde podrás determinar a quién quieres otorgarle acceso.

Gestionar la facturación de una división

Gestión de la facturación

Desde la pestaña Facturación puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver y editar los detalles de tu plan
  2. Editar tu información de pago
  3. Ver o descargar tu última factura

Autofacturación

Los responsables de cada cuenta tienen acceso pleno al mantenimiento de la facturación. Pueden ver la información de la cuenta, agregar y eliminar el cupo de usuarios, editar detalles y tienen libertad para gestionar las facturas ellos mismos.

También pueden cambiar la frecuencia de la facturación, de mensual a anual, y reasignar el rol de responsable de la cuenta.

El responsable de la cuenta es el único que puede cambiar el tamaño del plan y los detalles de pago. Los administradores pueden agregar o eliminar miembros y equipos.

Cómo agregar o reducir el cupo de usuarios

En la sección Utilización de cupos de la pestaña de facturación puedes ver cuál es el cupo de usuarios disponible en tu división, cuántos usuarios hay en tu plan, y agregar o disminuir el cupo de usuarios.

Agregar o eliminar el cupo de usuarios de un plan que se paga con tarjeta de crédito

Tarjeta de crédito

Agregar o eliminar el cupo de usuarios de un plan con forma de pago manual

plan manual

En la Información de pago de la página de facturación verás si tu facturación es manual o si pagas con tarjeta de crédito.

Cómo modificar la frecuencia de facturación de las divisiones con autoservicio de facturación.

En la pestaña Facturación puedes cambiar a un plan de facturación anual. Para modificarlo, simplemente haz clic en el botón Cambiar a anual.

mensual-anual

Cómo reasignar al responsable de la cuenta

Este flujo permite que los responsables de las cuentas reasignen su función a otro miembro que se encuentre dentro de la misma división. El nuevo responsable de la cuenta deberá ser miembro de la división. Los invitados de la organización no podrán ser responsables de la cuenta.

reasignar a responsable de la cuenta

En la pestaña Facturación de la consola del administrador:

  1. Ve a Responsable de la cuenta y haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta.
  2. Escribe allí el nombre o el email del nuevo responsable de la cuenta o selecciónalo con el menú desplegable.
  3. Después de haberlo elegido, haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta para confirmarlo.

reasignar al responsable de la cuenta

reasignar al responsable de la cuenta

El responsable anterior de la cuenta seguirá siendo administrador de la división, pero ya no será responsable de ninguno de los elementos del plan. Cualquier administrador de división puede quitarle los permisos de administrador a otro, en caso de que lo necesite.

SAML para divisiones Enterprise

SAML es un estándar que permite integrar Asana con sistemas de inicio de sesión único para empresas como Okta, OneLogin o Microsoft Active Directory. Anteriormente, SAML solo estaba disponible para nuestras organizaciones Enterprise. Sin embargo, si compras un plan de división Enterprise, ahora puedes habilitar SAML o solicitarlo para los miembros de esa división. Si ya tienes un plan de división Enterprise y deseas habilitar SAML, completa el siguiente formulario aquí.

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