Divisiones

Anteriormente, la mayoría de los usuarios de Asana tenían tres opciones al momento de decidir actualizar a nuestra versión Premium. Solo era posible pagar por un espacio de trabajo, equipos individuales dentro de una organización o una organización completa. Esta oferta les viene bien a las empresas pequeñas y medianas. Sin embargo, para las empresas más grandes, no siempre es posible comprometerse completamente con un plan de toda la organización y, al mismo tiempo, los planes de equipo tampoco se ajustan bien a sus necesidades. Con los Planes de división, ahora es posible pagar por una parte de tu empresa. De este modo, tienes visibilidad y control de las personas por las cuales pagas y de los datos que eso incluye. Si te interesa configurar una División dentro de tu organización, ponte en contacto con Ventas.

Accede a la consola del administrador de la división

Accede a la consola del administrador

Para acceder a la consola del administrador de la división en tu organización:

  1. haz clic en tu foto de perfil,
  2. en el menú desplegable, selecciona Consola del administrador.

Solo el Responsable de la cuenta de una división puede acceder a la consola del administrador de esa división, pero él mismo puede otorgar acceso de administrador a otro miembro de un equipo que se encuentre dentro de la división.

Gestionar todos los miembros de una división

Gestión de miembros

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Quitar miembros de tu división si pasas el cursor sobre un nombre y haces clic en Quitar.
  2. Invitar miembros nuevos a unirse a un equipo de tu división.

Crear un equipo nuevo en una división

Puedes crear un equipo en una división, directamente desde la consola del administrador, en cualquier momento.

Crear equipo 1

Para crear un equipo nuevo en una división, haz lo siguiente:

  1. haz clic en Agregar equipos en la pestaña de equipos de la consola del administrador;
  2. desliza hasta la parte inferior de la lista y haz clic en Crear nuevo equipo.

Crear equipo 2

Desde el cuadro de diálogo para crear equipos nuevos, podrás hacer lo siguiente:

  1. Ingresar un nombre de equipo.
  2. Invitar miembros al equipo.
  3. Configurar el equipo como Oculto o de Membresía por solicitud y después hacer clic en el botón Crear equipo.

Gestionar los equipos de una división

El responsable de la cuenta puede agregar o eliminar equipos de su división en cualquier momento. También puede editar la configuración de cada equipo directamente desde la consola del administrador.

Para poder agregar un equipo a tu división, debes ser un miembro del equipo y el equipo no debe estar en un plan pago.

Agrega un equipo a tu división

Agregar equipos 1

Para agregar uno o más equipos a una división:

  1. navega hacia la pestaña Equipos en la consola del administrador;
  2. selecciona Agregar equipos.

Agregar equipos 2

Desde la ventana emergente Agregar equipos:

  1. selecciona los equipos de tu organización que deseas agregar a la división;
  2. después de seleccionar, haz clic en Agregar equipos.

Eliminar un equipo de tu división

Eliminar un equipo

Para eliminar un equipo de una división:

  1. pasa el cursor sobre un equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos que aparece;
  2. selecciona Eliminar equipo de la división.

No es posible tener un equipo en una División que es pública para la organización.

Exportar los datos del equipo a un CSV

Los administradores de una división pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de su Consola del administrador.

Exportar a CSV

Desde la Consola del administrador:

  1. ve a la pestaña Equipos;
  2. haz clic en Exportar a CSV.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

Varios administradores

Puedes ver y asignar más de un administrador por cada División. Los administradores de divisiones distribuyen su responsabilidad a otros miembros de la división y ya no necesitan formar parte de todos los equipos de una división.

Esta función es muy útil en las divisiones grandes, para que el mantenimiento no recaiga en una sola persona.

otorgar acceso de administrador

Para otorgar acceso de administrador:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos junto al miembro a quien quieres otorgarle derechos de administrador;
  2. elige la opción Conceder acceso de administrador.

Cómo asignar el acceso de administrador desde la pestaña Seguridad

Aquí podrás agregar un administrador y ver a todos los demás administradores de la división.

acceso de administrador 2

Desde la pestaña Seguridad en la consola del administrador:

  1. navega a Ajustes adicionales;
  2. ve a Acceso del administrador y haz clic en la flecha.

acceso de administrador 2

Aparecerá una ventana emergente que te permitirá Agregar un administrador. De aquí pasarás al cuadro de Miembros donde podrás determinar a quién quieres otorgarle acceso.

Solamente puedes ser administrador de un equipo del cual eres miembro.

Gestionar la facturación de una división

Gestión de la facturación

Desde la pestaña Facturación puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver y editar los detalles de tu plan
  2. Editar tu información de pago
  3. Ver o descargar tu última factura

Autofacturación

Los responsables de cada cuenta tienen acceso pleno al mantenimiento de la facturación. Pueden ver la información de la cuenta, agregar usuarios, editar detalles y tienen libertad para gestionar la facturación ellos mismos.

También pueden cambiar la frecuencia de las facturas, de mensuales a anuales, y reasignar al responsable de la cuenta.

El responsable de la cuenta es el único que puede cambiar el tamaño del plan y los detalles de pago. Lo que pueden hacer los administradores es agregar o quitar miembros y equipos.

Cómo agregar o reducir la cantidad de usuarios

En la sección Utilización de usuarios de la pestaña Facturación puedes: ver cuántos usuarios quedan en tu división, cuántos tienes en tu plan, y agregar o disminuir la cantidad de usuarios.

Agregar o quitar miembros de un plan que se paga con tarjeta de crédito

Tarjeta de crédito

Agregar o quitar miembros de un plan con forma de pago manual

plan manual

En la Información de pago de la página de Facturación verás si tu facturación es manual o si pagas con tarjeta de crédito.

Cómo modificar la frecuencia de facturación de las divisiones con autoservicio de facturación.

En la pestaña Facturación puedes cambiar a un plan de facturación anual. Para modificarlo, simplemente haz clic en el botón Cambiar a anual.

mensual-anual

Cómo reasignar al responsable de la cuenta

Este flujo permite que los responsables de las cuentas reasignen su responsabilidad a otro usuario que se encuentre dentro de la misma división. El nuevo responsable de la cuenta deberá ser miembro de la división.

reasignar a responsable de la cuenta

En la pestaña Facturación de la Consola del administrador:

  1. ve a Responsable de la cuenta y haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta;
  2. escribe allí el nombre o el email del nuevo responsable de la cuenta o selecciónalo con el menú desplegable;
  3. después de haberlo elegido, haz clic en Cambiar al responsable de la cuenta para confirmarlo.

reasignar al responsable de la cuenta

reasignar al responsable de la cuenta

El responsable anterior de la cuenta seguirá siendo administrador de la división pero ya no será responsable de ninguno de los elementos de la cuenta.

SAML para divisiones Enterprise

SAML es una norma que permite integrar Asana con sistemas independientes de inicio de sesión único como Okta, OneLogin o Microsoft Active Directory. Anteriormente, SAML solo estaba disponible para nuestras organizaciones Enterprise. Sin embargo, si compras un plan de División de la empresa, ahora puedes habilitar SAML o solicitarlo para una División dentro de la organización. Si ya tienes un plan de División Enterprise y deseas habilitar SAML, completa la encuesta aquí.

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