Administración de Organizaciones Premium

Los administradores de organizaciones premium pueden:

  • cambiar el nombre de la organización
  • ver la lista completa de miembros de la organizaciónmiembros de la organización Las personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa. Lee mas y sus invitadosinvitados Los invitados son personas que trabajan en tu organización, pero no comparten el dominio de email de tu empresa. Lee mas , además de su actividad reciente
  • Quitar miembros e invitados de la organización
  • exportar información de miembros e invitados de la organización
  • ver la lista completa de equiposequipos Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas y cambiar sus ajustes de permisos.
  • solicitar autenticación mediante Cuentas de Google
  • definir los requisitos de complejidad de las contraseñas y forzar el restablecimiento de todas las contraseñas de los miembros de la organización
  • agregar/quitar el cargo de administrador a miembros de la organización

Acceder a los Ajustes de la Organización

Para acceder a los ajustes de tu organización:

  1. haz clic en tu foto de perfil;
  2. en el menú desplegable, selecciona Ajustes de la organizaciónAjustes de la organización Los ajustes de la organización son preferencias configuradas por los administradores y afectan a todos los miembros de la organización. Lee mas .

Como administrador, encontrarás 5 pestañas en el panel de ajustes de la organización:

  • Ajustes
  • Miembros
  • Equipos
  • Administración
  • Facturación

Ajustes

En esta pestaña el administrador puede cambiar el nombre de la organización.

Miembros

org member settings

En esta pestaña el administrador puede:

  • ver la lista completa de personas de una organización
  • ver si una persona es miembro o invitado de una organización
  • ver la última actividad de cada persona
  • quitar personas de una organización
  • exportar información de todos los miembros e invitados de una organización a un archivo .CSV
  • invitar a más miembros

Exportar Lista de Miembros

Para exportar una lista de miembros:

selecciona Solicitar CSV para exportar tu lista de miembros a un archivo .CSV.

Quitar personas de una organización

El administrador de una organización puede quitar personas de la organización en cualquier momento.

Si eres administrador y quieres quitar a una persona que se fue de tu empresa o negarle el acceso a los proyectos y tareas en Asana, puedes anular sus privilegios en la organización.

Para quitar a alguien de una organización premium:

  1. haz clic en tu foto de perfil y selecciona Ajustes de la organizaciónAjustes de la organización Los ajustes de la organización son preferencias configuradas por los administradores y afectan a todos los miembros de la organización. Lee mas en el menú desplegable;
  2. ve a la pestaña Miembros;
  3. coloca el cursor sobre el nombre de la persona y selecciona Quitar; luego
  4. haz clic en Quitar acceso.

Cuando se elimina una persona de tu organización, las tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas , los proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , las conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas , los archivos adjuntosarchivos adjuntos Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas y los comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas realizados por la persona quedan intactos.

Ten en cuenta que quitarle privilegios a un usuario de tu organización hará que su dirección de email empresarial se elimine de su cuenta; si la dirección se vuelve a agregar a la cuenta, volverán a aparecer en tu organización. Además, si el usuario no tiene una dirección de email alternativa asociada con su cuenta de usuario de Asana, quitarle privilegios de tu organización podrá hacer que no puedan ingresar a Asana

existe la opción de deshacer en caso de que te arrepientas de la eliminación a último minuto.

Recuperar las tareas de una persona con privilegios de acceso anulados

Luego de quitar a una persona de tu organización, se crea un proyecto privadoproyecto privado Los proyectos privados son visibles solo para los miembros del proyecto. Lee mas con todas las tareas que tenía previamente asignadas. Esto te permite encontrar y reasignar fácilmente cualquier tarea pendiente que esa persona haya dejado.

Se te asignará una tarea con un enlace a un proyecto que contiene todas las tareas de la persona que se quitó de tu organización.

Equipos

La pestaña Equipos permite a los administradores ver la lista de todos los equiposequipos Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas dentro de la organización y sus ajustes de permisos.

Haz clic en Editar para acceder a los Ajustes de cada equipo.

los administradores de una organización pueden acceder a los ajustes de cualquier equipo de esa organización, independientemente de si son miembros del equipo o no.

Administración

En la pestaña Administración puedes:

  1. cambiar a los administradores de tu organización
  2. cambiar los requisitos de autenticación para los miembros de la organización. Conoce más sobre estas opciones aquí.

una vez terminada la exportación de una organización, el administrador que la solicitó recibe un email para descargar la información en un archivo .JSON.

Facturación

El encargado de facturación puede realizar cambios en la pestaña de ajustes de la organización. Como administrador, también tienes acceso a esta página, pero no puedes hacer ningún cambio si es que no eres además encargado de facturación.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.