Consola del administrador

La consola del administrador proporciona a todos los administradores y superadministradores de Asana las competencias administrativas que necesitan para fomentar el uso de Asana dentro de sus organizaciones.

Acceder a la consola del administrador de la organización

Acceso a la consola del administrador

Para acceder a la consola del administrador:

  1. Haz clic en tu foto de perfil.
  2. En el menú desplegable, selecciona Consola del administrador.

Analizar los datos de tu organización

Análisis de datos

Desde la pestaña Análisis de datos, puedes:

  • Entender, mediante métricas de alto nivel, cómo tu organización usa Asana.
  • Ver los compañeros de equipo que se han sumado recientemente.
  • Ver los miembros más influyentes de tu organización (miembros activos que han enviado más invitaciones, han creado más equipos y han compartido más proyectos en Asana).
  • Con el plan Business, puedes ver actividades detalladas de participación a lo largo del tiempo para detectar tendencias en el uso de Asana por parte de tu organización.

Gestionar a todos los miembros de una organización

Desde la pestaña Miembros, puedes ver cuántos miembros e invitados tienes en tu organización de Asana, así como cuántos lugares tienes disponibles. Puedes agregar miembros, otorgar accesos de administrador o anular los permisos de acceso a un usuario de forma sencilla.

Gestión de miembros

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Invitar a miembros nuevos a que se unan a un equipo de tu organización.
  2. Identificar la cantidad de miembros, invitados, invitados pendientes y el cupo de usuarios disponible en tu organización.
  3. Buscar a un usuario en tu organización.
  4. Ver el nombre de cada persona, si es administrador, miembro o invitado y cuándo fue la última vez que estuvo activa en tu organización.
  5. Editar los ajustes del perfil o quitar a alguien pasando el cursor sobre su nombre, haciendo clic en el ícono de los tres puntos y seleccionando una de las opciones.

Desactivar a un miembro de tu organización

Para eliminar a una persona de tu organización, dirígete a la pestaña Miembros de tu consola del administrador.

Busca el nombre de la persona desplazándote hacia abajo o usando la barra de búsqueda. Una vez que encuentres a la persona, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Eliminar.

eliminar miembro 1

eliminar miembro 2

Desde la siguiente pestaña, puedes:

  1. Elegir el miembro a quien deseas reasignarle la tarea.
  2. Hacer clic en Eliminar para confirmar la desactivación.

El miembro que fue desactivado aparecerá en tu lista de miembros como Eliminado.

eliminar miembro 3

¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se le anularon los permisos de acceso?

Después de anular los permisos de acceso a un miembro de tu organización, se generará de manera automática un proyecto privado que albergará las tareas que tenía asignadas previamente. Puedes asignártelo a ti mismo o a otro miembro de tu organización. Esto te permitirá asignar las tareas pendientes a la persona adecuada y así poder realizar una gestión más fácil.

El próximo paso es asignar las tareas. Realiza una selección múltiple de las tareas que no están asignadas, lo que te permite aplicar acciones comunes e incluso la asignación masiva para poder asignártelas a ti o a otros miembros de la organización.

En la columna Última actividad aparecerá la fecha en que se realizó la desactivación.

Restablecer a un miembro desactivado

Para restablecer un miembro desactivado, busca su nombre en la pestaña Miembros, luego haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restablecer.

restablecer 1

En la siguiente ventana, selecciona Restablecer.

restablecer 2

Si no logras realizar la reactivación, el administrador de tu organización recibirá una tarea donde se le pedirá que se ponga en contacto con nuestro equipo de Asistencia.

Filtrar por tipo de miembro

Desde la pestaña Miembros en tu consola del administrador, puedes filtrar la lista por tipo de miembro. Para hacer esto, haz clic en la flecha del menú desplegable y selecciona Todos, Administrador, Miembro, Invitado, Invitación enviada o Eliminado.

filtrar por tipo de miembro

Acceso del equipo

La pestaña de Acceso del equipo, dentro de la opción Mis ajustes de un miembro, permite que los administradores vean qué usuarios específicos tienen acceso al equipo y la posibilidad de editar el estado de las membresías.

Desde Editar ajustes del perfil los administradores pueden ir a la sección Mis ajustes... de un miembro para acceder a los equipos y gestionarlos.

editar los ajustes del perfil

Para acceder a la opción Mis ajustes de un miembro:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos desde el nombre del miembro seleccionado para ver las opciones.
  2. Haz clic en Editar ajustes del perfil desde la lista desplegable.

A continuación, ve a Acceso del equipo donde podrás buscar equipos, editar el acceso a los equipos y agregar o quitar miembros en los equipos.

acceso del equipo

Haz clic en Acceso del equipo para:

  1. Ver a qué equipos pertenece un usuario
  2. Agregar un usuario a cualquier equipo de la organización
  3. Desmarcar a un usuario para eliminarlo de cualquier equipo
  4. Guardar las modificaciones que se hayan realizado

Ordena a los miembros por nombre, tipo y por la última actividad

ordenar por nombre/actividad

También puedes ordenar tu lista de miembros, tipo de invitado o última actividad por nombre (en orden alfabético de la A a la Z o en el orden inverso), para poder ver cuánto tiempo hace que las personas ingresaron a la organización por última vez o si hay alguna invitación pendiente.

Exportar los datos de membresía a un CSV

exportar a csv

Para exportar los datos de membresía a un CSV

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos de la pestaña Miembros.
  2. Haz clic en Solicitar CSV de los miembros.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

El archivo CSV descargado contiene los siguientes campos:

  • Nombre
  • Dirección de email
  • Departamento
  • Fecha de incorporación a la organización
  • Invitado por
  • Email del usuario que envió la invitación
  • Primera fecha de inicio de sesión
  • Método de inicio de sesión
  • Estado de la autenticación multifactor (MFA)
  • Última actividad
  • Tipo
  • Cantidad de equipos
  • Equipos
  • Cantidad de proyectos
  • Proyectos

Gestionar los equipos

equipos

Desde la pestaña Equipos, puedes:

  1. Crear un equipo nuevo en tu organización.
  2. Ver el nombre, la cantidad de miembros, los permisos de privacidad, la fecha de creación y el creador del equipo.
  3. Para editar un equipo, pasa el cursor sobre el ícono de los tres puntos junto al campo Creador y haz clic en la opción Editar equipo que aparece.

Exportar los datos del equipo a un CSV

Los superadministradores de una división u organización de pago pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de su consola del administrador.

exportar equipo a un CSV

Para exportar los datos del equipo a un CSV:

  1. Ve a la pestaña Equipos.
  2. Haz clic en Exportar a CSV.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

El archivo CSV descargado contiene los siguientes campos:

  • Equipo
  • Recuento de miembros
  • Privacidad
  • Fecha de creación
  • Descripción
  • Miembros (email)
  • Miembros con acceso limitado (email)
  • Invitación pendiente (email)

La posibilidad de exportar en CSV la información de las organizaciones y de las divisiones les permite a los administradores hacer un seguimiento más fácil de los departamentos que usan Asana, para controlar el uso de la cantidad de usuarios y para mantener la facturación central dentro del departamento de TI. El campo de departamento o equipo se puede completar previamente gracias a nuestras integraciones SCIM con Azure AD y Okta.

La función de exportar a CSV puede resultar sumamente útil para organizaciones grandes en las que se necesite autorizar las devoluciones de cargos entre departamentos.

Ajustes de privacidad del equipo

Los superadministradores de las organizaciones Enterprise pueden establecer un nivel de privacidad predeterminado para los equipos de su organización.

Una vez configurado, esta será la opción por defecto al crear un equipo nuevo. Al crear equipos nuevos, los encargados de hacerlo siempre podrán establecer los niveles de privacidad que deseen.

Para establecer los ajustes de privacidad predeterminados dirígete a la consola del administrador y haz clic en la pestaña de Seguridad. Luego, haz clic en Ajustes de privacidad del equipo.

ajustes de privacidad del equipo 1

ajustes de privacidad del equipo 2

Desde la pestaña siguiente, puedes seleccionar tus ajustes predeterminados.

Gestionar los períodos

Asana establece un año fiscal predeterminado para todas las organizaciones, y los nuevos objetivos creados se asocian inmediatamente a un período. Estos períodos ayudan a alinear Asana con tu año fiscal y pueden usarse para los objetivos de la empresa y del equipo. La fecha de inicio anual predeterminada es el 1 de enero, pero puedes cambiarla en la consola del administrador.

períodos

Desde la consola del administrador, haz clic en los Ajustes y luego en Períodos. Allí selecciona el período que coincida con el ritmo operativo anual de tu organización y elige cuándo quieres que inicie este cambio de período. Los períodos son a nivel de toda la organización y debes ser administrador a nivel de toda la organización para poder actualizarlos. Solo los administradores a nivel de la organización y de los espacios de trabajo pueden actualizar los períodos en la consola del administrador; el resto de los administradores deberá contactarse con el equipo de Asistencia para actualizarlos.

Los usuarios individuales también pueden agregar períodos a los objetivos existentes de forma manual. Cuando los administradores hacen cambios en su año fiscal, estos se reflejan y aplican a todos los objetivos que no tienen fechas de entrega personalizadas o donde estas fechas no coincidan con el rango de fechas del período.

Administrar la información de facturación

El responsable de la cuenta de una organización Premium, que también es el administrador, puede acceder a su facturación a través de la consola del administrador.

información de facturación

Desde la pestaña Facturación, puedes hacer lo siguiente:

  1. Cambiar el tipo de plan de pago
  2. Ver el cupo de usuarios
  3. Actualizar tu información de facturación
  4. Reasignar el responsable de la cuenta
  5. Descargar tu última factura

Solamente el responsable de la cuenta de una organización podrá actualizar la información de facturación, reasignar tal responsabilidad o descargar la última factura.

Ver y descargar facturas

Los encargados de la facturación pueden ver y descargar el historial de facturación completo.

Desde Facturas, que se encuentra en la pestaña Facturación, no solo podrás ver las últimas facturas sino que podrás ver el historial de facturación con la opción de descargar todas las facturas de un año en particular.

historial de facturación

Para acceder:

  • Haz clic en Historial de facturación
  • Ve Todas las facturas
  • Haz clic en el símbolo de descarga para descargar el año completo o selecciona un mes específico

todas las facturas

Cambiar o editar el tamaño y nivel de tu plan

Desde la consola del administrador puedes cambiar fácilmente tu plan de pago de Premium a Business o viceversa.

Desde la consola del administrador haz clic en la pestaña Facturación.

cambiar entre Premium y Business

Desde la pestaña Facturación, haz clic en Cambiar plan.

cambiar plan

Aquí, puedes elegir actualizar a Asana Business o, si ya te encuentras en el nivel Business, puedes elegir cambiar a Asana Premium.

Cuando hayas elegido el nivel que quieres, haz clic en Confirmar y cambiar de plan.

elegir plan

Debes ser el responsable de la cuenta para editar el tamaño del plan de pago o cambiar de nivel.

Seguridad

Desde la pestaña Seguridad, los superadministradores pueden gestionar lo siguiente:

  1. Autenticación
    • Habilitar o inhabilitar el inicio de sesión único con Google para tu organización
    • Autenticación SAML
    • Autenticación de dos factores
    • Establecer cuánto tiempo los miembros pueden permanecer conectados en Asana
  2. Ajustes de la contraseña
    • Definir los requisitos de la contraseña para los miembros de la organización u obligar a todos los miembros a restablecer su contraseña
  3. Controles del administrador
    • Ajustes de las invitaciones
    • Opciones de archivos adjuntos
    • Ajustes de privacidad del equipo
    • Permisos para compartir enlaces de solo lectura
    • Permisos de acceso a los formularios
    • Permisos para emitir informes
    • Permisos de grabación de videos
    • Permisos de seguimiento del tiempo
    • Acceso del administrador: determinar quiénes son los administradores de tu organización
  4. Cumplimiento de las normativas
    • Alojamiento de datos
  5. Aplicaciones móviles
    • Los controles para los datos móviles están disponibles para los clientes Enterprise

Gestionar administradores de la organización

Desde la consola del administrador, puedes determinar quiénes son los administradores y superadministradores de tu organización.

Seguridad, acceso del administrador

Administradores de la organización

Los administradores de la organización tienen acceso para editar la declaración de misión de la empresa.

Seguridad de la contraseña

Puedes elegir el nivel de seguridad de tu contraseña. Haz clic en la pestaña Seguridad de la consola del administrador y luego, en Seguridad de la contraseña.

La contraseña puede ser débil o más segura. Las contraseñas simples deben tener al menos 8 caracteres y las más seguras también, pero además deben contener caracteres de al menos tres de los siguientes tipos: minúsculas, mayúsculas, números o caracteres especiales.

Seguridad de la contraseña

Los cambios en la seguridad de la contraseña solo afectarán a las contraseñas recién creadas.

Controles para las invitaciones

Los superadministradores de las organizaciones o divisiones Enterprise pueden controlar quién puede invitar personas (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) a su organización de Asana. Los superadministradores pueden seleccionar una de las siguientes tres opciones para decidir quién tiene la capacidad de invitar personas a la organización:

  • Solo administradores

  • Administradores y miembros de la organización

  • Todos (incluidos los miembros y los invitados de la organización)

Si quieres activar una de estas opciones para tu organización, puedes hacerlo a través de la consola del administrador y después ir a la pestaña Seguridad.

Controles para las invitaciones 1

Para acceder a los controles para las invitaciones:

  1. Ve a la pestaña Seguridad desde la consola del administrador.
  2. En Controles del administrador, haz clic en Ajustes de las invitaciones.

Controles para las invitaciones 2

Desde aquí, debes:

  1. Seleccionar una de las opciones de invitaciones.
  2. Hacer clic en Guardar los cambios.

Una vez que se haya habilitado, quienes ya no tengan la capacidad de invitar personas a la organización recibirán un mensaje de error cuando intenten hacerlo en Asana.

Si no eres el superadministrador, puedes encontrar el administrador o los administradores de tu organización si haces clic en tu foto de perfil en el extremo superior derecho, accedes a la Consola del administrador y visualizas el superadministrador en la pestaña Miembros al seleccionar Administrador desde la flecha desplegable Tipo de miembro.

quién es el administrador

Aplicaciones móviles

Los controles para los datos móviles están disponibles para los clientes Enterprise.

Agrega seguridad extra a las aplicaciones móviles de Asana (iOS y Android) para proteger los datos de tu organización mientras le brindas a tu equipo la posibilidad de trabajar y colaborar desde cualquier lugar.

aplicaciones móviles

Como superadministrador, puedes utilizar los siguientes controles para datos móviles para tu organización:

Autenticación biométrica

Al activar la autenticación biométrica, puedes permitir que los usuarios desbloqueen Asana en los dispositivos móviles por medio de su huella digital o del reconocimiento facial. Puedes definir la frecuencia con la que los usuarios deberán volver a autenticarse.

Permisos para realizar capturas de pantalla (solamente para Android)

Decide si los usuarios de tu organización pueden realizar capturas de pantalla en la aplicación móvil.

Permisos de archivos adjuntos

Restringe las descargas o la capacidad de compartir archivos adjuntos en Asana en los dispositivos móviles.

Permisos de uso de widgets

Restringe el widget de la pantalla de inicio de Asana en los dispositivos móviles para que los usuarios puedan ver sus tareas directamente desde la pantalla de inicio del teléfono.

Permisos para copiar y pegar

Limita los permisos para copiar y pegar en la aplicación móvil.

Email de contacto para asuntos de seguridad

Los superadministradores de organizaciones de pago pueden agregar un email de contacto en sus consolas del administrador para recibir actualizaciones de seguridad de Asana. Esta función le permite a Asana saber dónde enviar este tipo de comunicaciones importantes.

Los superadministradores de divisiones de pago deben ponerse en contacto con nuestro equipo de Asistencia en support@asana.com para acceder a esta función.

Como superadministrador de una organización de pago, inicia sesión en la cuenta de Asana con el rol de superadministrador para tu organización. Desde allí, dirígete a la consola del administrador, haz clic en la opción Ajustes en el menú lateral y luego en Email de contacto para asuntos de seguridad.

Ingresa la dirección de email a la que deseas que Asana envíe notificaciones relacionadas con la seguridad.

Inicio de sesión único de Google

Inicio de sesión único

Los superadministradores primero deben iniciar sesión con su cuenta de Google para habilitar la opción de inicio de sesión único de Google. Si ya iniciaste sesión con tu email y contraseña, simplemente debes cerrar sesión y volver a ingresar, pero esta vez con el botón azul que muestra Usar cuenta de Google.

Inicio de sesión único

Al hacer clic en la pestaña de Seguridad en Autenticación de Google Apps, puedes:

  1. Configurar la opción de inicio de sesión único de Google, ya sea como opcional u obligatoria para todos los miembros.
  2. Después de haber elegido una opción, haz clic en Guardar configuración.

Los invitados de una organización siempre pueden iniciar sesión con el email y la contraseña, independientemente de si el inicio de sesión único de Google es obligatorio para los miembros o no.

SAML

Con el plan Enterprise, las organizaciones también pueden activar SAML desde la pestaña Seguridad en la consola del administrador.

saml

Habilitar

Tiempo de espera de la sesión SAML

Los superadministradores pueden establecer el tiempo de espera de la sesión SAML entre 1 hora y 30 días en la consola del administrador. La sesión de los miembros se cerrará automáticamente después del tiempo de espera establecido y se les pedirá que inicien sesión nuevamente.

tiempo de espera de la sesión saml

Ajustes

seguridad

Desde la pestaña de Ajustes, puedes:

  1. Cambiar el nombre de tu organización.
  2. Ver o cambiar la lista de los dominios verificados de tu organización.
  3. Solicitar que se exporten todos los datos de tu organización como un archivo JSON.

Controles de edición de los campos del perfil

Asana tiene integraciones SCIM con las principales plataformas de proveedores de identidad que permiten a los clientes importar información de perfil de usuario, como puesto y departamento a Asana. Como esta información se importa de los sistemas de identidad, es posible que los administradores quieran controlar si los usuarios pueden o no editar esta información en Asana usando los controles de los campos del perfil.

Controles de edición de los campos del perfil - consola del administrador

Los superadministradores pueden elegir qué campos de perfil pueden editar los usuarios dirigiéndose a Consola del administrador > Seguridad > Ajustes relacionados con SCIM > Ajustes del perfil de usuario.

Recomendamos restringir que los usuarios editen esta información en Asana solo si tu organización sincroniza los campos de perfil de usuario a través de SCIM con Asana. De lo contrario, los usuarios no podrán agregar esta información a sus perfiles.

De todas formas, los administradores podrán actualizar los atributos bloqueados en nombre de otros usuarios al realizar cambios en los perfiles de los usuarios desde la pestaña Miembros de la consola del administrador.

Controles de edición de los campos del perfil - ajustes

Los superadministradores pueden activar o desactivar los controles de edición del campo de perfil para Nombre del puesto o Departamento o equipo.

Controles de edición de los campos del perfil - bloqueados

Cuando los superadministradores han restringido los permisos de edición a los campos Nombre del puesto y Departamento o equipo, los usuarios verán que la edición de estos campos está bloqueada cuando vayan a los ajustes del perfil.

Exportar dominio

Los superadministradores pueden solicitar que todos los datos de tu organización se exporten como un archivo JSON. Puedes hacerlo desde la pestaña Ajustes en tu consola del administrador. Ten en cuenta que exportar un dominio es una función del plan Enterprise.

Exportar

Los superadministradores pueden optar por exportar solo el texto o exportar texto y archivos adjuntos.

archivos adjuntos

Ciertos tipos de archivos adjuntos, incluidas las transcripciones de video, las fotos de portada de los formularios y las imágenes de perfil de los usuarios, no se incluyen actualmente en la exportación de archivos adjuntos. Si necesitas datos que no puedes exportar, contáctanos.

Gestión de aplicaciones e integraciones

La gestión de aplicaciones les ofrece a los superadministradores en organizaciones Enterprise la capacidad de supervisar y controlar las aplicaciones, los tokens de acceso personal (PAT) y las cuentas de servicio activas en su dominio.

Los administradores de división y los usuarios que no sean superadministradores no tendrán acceso a esta función.

Los superadministradores ahora pueden realizar las siguientes acciones en la consola del administrador:

  1. Ver qué aplicaciones están conectadas y tienen acceso a los datos en el dominio.
  2. Bloquear aplicaciones específicas para evitar que sean usadas por los usuarios del dominio.
  3. Colocar un dominio en 'modo de aprobación' donde no se permite el uso de aplicaciones a menos que el superadministrador las apruebe específicamente.
  4. Gestionar las cuentas de servicio.
  5. Permitir o denegar el uso de tokens de acceso personal en el dominio.

Si tienes más preguntas sobre las funciones de bloqueo o controles de aplicaciones, comunícate con tu contacto en el equipo de Éxito del Cliente o con el equipo de Asistencia de Asana.

Para obtener más información sobre las cuentas de servicio, consulta el siguiente artículo de la guía.

Ver las aplicaciones conectadas

consola
 

  1. Dirígete a la consola del administrador.
  2. Ve a la sección Aplicaciones en el menú lateral izquierdo y accede a la pestaña Gestionar aplicaciones. Luego haz clic en la opción Aplicaciones conectadas. Aquí encontrarás una lista de todas las aplicaciones conectadas por los usuarios en el dominio de Asana, junto con la fecha de la última vez que se usó cada aplicación en este dominio (la actualización demora 24 horas).

detalles de la aplicación

Al hacer clic en cualquiera de las aplicaciones de la lista, accederás a la página de dicha aplicación, donde encontrarás más detalles. Estos incluyen:

  1. Breve descripción de la aplicación, si está disponible.
  2. Información sobre el desarrollador y enlaces a la página de soporte o a la política de privacidad que el desarrollador pueda haber proporcionado.
  3. Estadísticas de uso más recientes.
  4. Permisos otorgados a la aplicación.

Ajustes globales de la aplicación

global

Un superadministrador debe decidir cómo quiere gestionar las aplicaciones. Existen dos modos de control principales disponibles en la página de ajustes globales de la aplicación.

Permitir todas las aplicaciones (predeterminado)

Las aplicaciones se pueden usar de forma predeterminada. Sin embargo, los administradores pueden gestionar una lista de aplicaciones bloqueadas.

Solicitar aprobación para las aplicaciones

Las aplicaciones no se pueden usar a menos que estén en una lista de aplicaciones aprobadas gestionadas por los administradores.

Si una organización tiene configurado el modo de aprobación de aplicaciones, cuando se une un invitado que usa una aplicación que no está aprobada, dicha aplicación se bloqueará y el invitado recibirá una notificación por email.

Bloqueo de aplicaciones

bloqueo de aplicaciones

Esta función se usa para bloquear expresamente una aplicación.

  1. Accede a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de Aplicaciones conectadas.
  2. Haz clic en el botón Bloquear.

Esta acción evitará que todos los usuarios del dominio (miembros e invitados) puedan configurar y usar estas aplicaciones. Los usuarios que ya usaban la aplicación pueden encontrar errores y la aplicación eventualmente puede dejar de funcionar. Para los usuarios que pertenecen a varios dominios, el bloqueo les impedirá usar la aplicación en cualquiera de sus dominios.

Desbloqueo de aplicaciones

Ve a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de aplicaciones conectadas. Haz clic en el botón Desbloquear. Si tu organización tiene configurado el modo “Solicitar aprobación de la aplicación” (consulta a continuación), deberás aprobar dicha aplicación para desbloquearla.

Una vez que se desbloquea la aplicación, es posible que los usuarios deban configurarla o autenticarla nuevamente, según cómo se comporte la aplicación.

Aprobación de aplicaciones

mensaje de aprobación

Si la organización tiene configurado el modo “Solicitar aprobación de la aplicación”, los usuarios no podrán conectar ninguna aplicación que no esté en la lista de aplicaciones aprobadas gestionada por los superadministradores. En su lugar, los usuarios verán un mensaje con una opción para solicitar la aprobación por parte de un administrador.

email

Si el usuario hace clic en Enviar solicitud, se enviará un email a las direcciones de email que hayan sido configuradas en la página de ajustes globales de la aplicación. De forma predeterminada, se incluye a todos los superadministradores, pero siempre se puede ajustar dicha configuración.

El administrador recibirá un email similar al del ejemplo anterior.

aprobación

Al hacer clic en Gestiona la aplicación en Asana, el superadministrador accederá a la página de detalles de la aplicación para poder aprobarla.

El usuario solicitante también recibirá un email informándole que el administrador ha sido notificado. La dirección de email del usuario también se incluye en el email de solicitud de aprobación de la aplicación. Recomendamos implementar un proceso para supervisar las solicitudes entrantes y/o notificar a los usuarios sobre los próximos pasos, en función de cómo tu empresa gestiona este tipo de solicitudes.

Gestión de tokens de acceso personal

tokens de acceso personal

Los usuarios de una organización pueden usar tokens de acceso personal para crear sus propias secuencias y automatizaciones. Estos tokens tienen los mismos permisos de acceso que su creador. En la página Tokens de acceso personal puedes acceder a una lista de tokens de acceso personal activos que pertenecen a los usuarios del dominio.

activar

Los tokens de acceso personal se pueden activar o desactivar desde la página Ajustes globales de la aplicación del dominio.

Al desactivar los tokens de acceso personal, se revocarán y bloquearán todos los tokens de acceso personal existentes que pertenecen a los usuarios de una organización. Por lo tanto, los superadministradores deben informar a los usuarios de su organización con anticipación, ya que dicha acción podría causar interrupciones.

Recursos

recursos

Desde la pestaña Recursos, puedes:

  • Conectar a tu equipo con los tutoriales introductorios y consejos para ayudarlos a empezar a trabajar en Asana.
  • Hallar recursos que ayuden a que tu equipo domine y descubra nuevas formas de usar Asana.
  • Explorar y entender las funciones del administrador.

Desactivar los archivos adjuntos

La posibilidad de desactivar los archivos adjuntos es una función del plan Enterprise, disponible para superadministradores.

Resumen

La opción de desactivar los archivos adjuntos es una función que permite a los superadministradores garantizar que la implementación de Asana en toda la organización cumpla con todos los requisitos de seguridad y conformidad relacionados con el bloqueo de archivos adjuntos que estén restringidos, de acuerdo con las políticas de seguridad de la empresa y las integraciones de archivos de preferencia.

Esta función permite un control más preciso a nivel de dominio para garantizar el cumplimiento de políticas estrictas con respecto a la carga de archivos, de acuerdo con los requisitos de la empresa.

Los administradores informáticos también tienen la opción de activar o desactivar rápidamente una o más fuentes de carga de archivos, como computadora, Dropbox, Google Drive, Box y Onedrive/Sharepoint, siguiendo las políticas de seguridad informática de la empresa, y de aplicar dicha configuración en todas las áreas de productos de Asana donde se permita agregar archivos adjuntos.

Cómo acceder a tus opciones de archivos adjuntos

Los superadministradores pueden acceder a la configuración de las opciones de archivos adjuntos desde la pestaña Seguridad de su Consola del administrador.

Una vez en la pestaña Seguridad, desplázate hacia abajo hasta la opción Controles del administrador y luego haz clic en Opciones de archivos adjuntos.

Opciones de archivos adjuntos

Todos los archivos adjuntos estarán activados de forma predeterminada.

Opciones de archivos adjuntos 2

En la ventana siguiente, puedes establecer la configuración de los archivos adjuntos.

Desmarcar la opción “Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana”

desmarcar archivos adjuntos

Esta acción desactivará los siguientes tipos de archivos adjuntos

  • Archivos adjuntos web
  • Aplicación móvil
  • API
  • Copiar y pegar
  • Formularios
  • Arrastrar y soltar
  • Reenvío de email

Desactivar los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros

Para evitar que se adjunten archivos desde aplicaciones de terceros, puedes bloquearlas desde la pestaña Aplicaciones o seleccionar la aplicación deseada desde la ventana emergente. Esto significa que ya no se podrá agregar archivos adjuntos desde Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive/SharePoint.

Desactivar los archivos adjuntos en dispositivos móviles

En la aplicación móvil, no hay diferenciación entre los archivos adjuntos del dispositivo y los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros. Esto se debe a que todos los archivos se descargan primero en el dispositivo y luego se cargan a la aplicación móvil de Asana.

La única forma de desactivar los archivos adjuntos en dispositivos móviles es desactivando la opción Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana.

Desactivar los archivos adjuntos en dispositivos móviles

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