Consola del administrador

La Consola del administrador proporciona a todos los administradores y superadministradores de Asana las competencias administrativas que necesitan para fomentar el uso de Asana dentro de sus organizaciones.

Accede a la consola del administrador de la organización

Acceso a la Consola del administrador

Para acceder a la Consola del administrador:

  1. haz clic en tu foto de perfil;
  2. en el menú desplegable, selecciona Consola del administrador.

Analiza los datos de tu organización

Análisis de datos

Desde la pestaña Análisis de datos, puedes:

  • Entender, mediante métricas de alto nivel, cómo tu organización usa Asana.
  • Ver los compañeros de equipo que se han sumado recientemente.
  • Ver los miembros más influyentes de tu organización (miembros activos que han enviado más invitaciones, han creado más equipos y han compartido más proyectos en Asana).
  • Con el plan Business, puedes ver actividades detalladas de participación en rangos de tiempo para detectar tendencias en el uso de Asana por parte de tu organización.

Gestionar a todos los miembros de una organización

Desde la pestaña Miembros, puedes ver cuántos miembros e invitados tienes en tu organización de Asana, así como cuántos lugares tienes disponibles. Puedes agregar miembros, otorgar accesos de administrador o quitarle privilegios a un usuario de forma sencilla.

Gestión de miembros

Desde la pestaña Miembros, puedes:

  1. Invitar a miembros nuevos a que se unan a un equipo de tu organización.
  2. Identificar la cantidad de miembros, invitados, invitados pendientes y la cantidad de usuarios disponibles en tu organización.
  3. Buscar a alguien en tu organización.
  4. Ver el nombre de cada persona, si es administrador, miembro o invitado y cuándo fue la última vez que estuvo activa en tu organización.
  5. Editar los ajustes del perfil o quitar a alguien pasando el cursor sobre su nombre, haciendo clic en el ícono de los tres puntos y seleccionando una de las opciones.

Desactivar a un miembro de tu organización

Para eliminar a una persona de tu organización, dirígete a la pestaña Miembros de tu Consola del administrador.

Busca el nombre de la persona desplazándote hacia abajo o usando la barra de búsqueda. Una vez que encuentres a la persona, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Quitar.

eliminar miembro 1

eliminar miembro 2

Desde la siguiente pestaña, puedes:

  1. Escoger el miembro a quien deseas reasignarle la tarea
  2. Hacer clic en Quitar para confirmar la desactivación

El miembro que fue desactivado aparecerá en tu lista de miembros como Eliminado.

eliminar miembro 3

¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se le anularon los privilegios?

Después de anular los privilegios de un miembro de tu organización, se generará de manera automática un proyecto privado que contiene las tareas que tenía asignadas previamente. Puedes asignártelo a ti mismo o a otro miembro de tu organización. Esto te permitirá asignar las tareas pendientes a la persona adecuada y así poder realizar una gestión más fácil.

El próximo paso es asignar las tareas. Realiza una selección múltiple de las tareas que no están asignadas, lo que te permite aplicar acciones comunes e incluso la asignación masiva para poder asignártelas a ti o a otros miembros de la organización.

En la columna Última actividad aparecerá la fecha en que se realizó la desactivación.

Restablecer a un miembro desactivado

Para restablecer un miembro desactivado, busca su nombre en la pestaña Miembros, luego haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restablecer.

restablecer 1

En la siguiente ventana, selecciona Restablecer.

restablecer 2

Si no logras realizar la reactivación, el administrador de tu organización recibirá una tarea donde se le pedirá que se ponga en contacto con nuestro equipo de Asistencia.

Filtrar por tipo de miembro

Desde la pestaña Miembros en tu Consola del administrador puedes filtrar la lista por tipo de miembro. Para hacer esto, haz clic en la flecha del menú desplegable y selecciona Todos, Administrador, Miembro, Invitado, Invitación enviada o Eliminado.

filtrar por tipo de miembro

Acceso al equipo

La pestaña de Acceso al equipo, dentro de los Ajustes de perfil de un miembro, permite que los administradores vean qué usuarios específicos tienen acceso al equipo y editen el estado de las membresías.

Desde Editar ajustes de perfil los administradores pueden ir a los Ajustes de perfil de un miembro para acceder a los equipos y gestionarlos.

editar los ajustes del perfil

Para acceder a los ajustes de perfil de un miembro:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos desde el nombre del miembro seleccionado para ver las opciones;
  2. haz clic en Editar ajustes de perfil desde la lista desplegable.

A continuación, ve a Acceso al equipo donde podrás buscar equipos, editar el acceso a los equipos y agregar o quitar miembros en los equipos.

acceso al equipo

Haz clic en Acceso al equipo para:

  1. Ver a qué equipos pertenece un usuario
  2. Agregar un usuario a cualquier equipo de la organización
  3. Desmarcar a un usuario para quitarlo de cualquier equipo
  4. Guardar las modificaciones que se hayan realizado

Ordena a los miembros por nombre y por la última actividad

Ordenar por nombre/actividad

También puedes ordenar tu lista de Miembros e invitados por nombre (en orden alfabético de la A a la Z o en el orden inverso) o según la última actividad, para poder ver cuánto tiempo hace que las personas ingresaron a la organización por última vez o si hay alguna invitación pendiente.

Exportar los datos de membresía a un CSV

exportar csv

Para exportar los datos de membresía a un CSV:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos de la pestaña Miembros;
  2. haz clic en Solicitar CSV de miembros.

Exportar los datos del equipo a un CSV

Los superadministradores de una división u organización paga pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de su Consola del administrador.

exportar equipo a un CSV

Para exportar los datos del equipo a un CSV:

  1. navega a la pestaña Equipos;
  2. haz clic en Exportar a CSV.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

El archivo CSV descargado contiene los siguientes campos:

  • Equipo
  • Recuento de miembros
  • Privacidad
  • Fecha de creación
  • Creado por
  • Descripción
  • Miembro (email)
  • Miembro con acceso limitado (email)
  • Invitación pendiente (email)

Gestionar los equipos

Equipos

Desde la pestaña Equipos, puedes:

  1. Crear un equipo nuevo en tu organización.
  2. Ver el nombre, la cantidad de miembros, los permisos de privacidad, la fecha de creación y el creador del equipo.
  3. Para editar un equipo, pasa el cursor sobre el ícono de los tres puntos junto al campo "Creado por" y haz clic en la opción Editar equipo que aparece.

Ajustes de privacidad del equipo

Los superadministradores de las organizaciones Enterprise pueden establecer un nivel de privacidad predeterminado para los equipos de su organización.

Una vez configurado, esta será la opción por defecto al crear un equipo nuevo. Al crear equipos nuevos, los encargados de hacerlo siempre podrán establecer los niveles de privacidad que deseen.

Para establecer los ajustes de privacidad predeterminados dirígete a la Consola del administrador y haz clic en la pestaña de Seguridad. Luego, haz clic en Ajustes de privacidad del equipo.

ajustes de privacidad del equipo 1

ajustes de privacidad del equipo 2

Desde la pestaña siguiente, puedes seleccionar tus ajustes predeterminados.

Gestionar los períodos

Asana establece un año fiscal predeterminado para todas las organizaciones y a los nuevos objetivos se les adjuntan períodos. Estos períodos ayudan a alinear Asana con tu año fiscal y pueden usarse para los objetivos de la empresa y del equipo. La fecha de inicio anual predeterminada es el 1 de enero, pero puedes cambiarla en la Consola del administrador.

períodos

Desde la Consola del administrador, haz clic en los ajustes y luego en Períodos. Allí selecciona el período que coincida con el ritmo operativo anual de tu organización y escoge cuándo quieres que inicie este cambio de período. Los períodos son a nivel de toda la organización y debes ser administrador a nivel de toda la organización para poder actualizarlos. Solo los administradores a nivel de la organización y de los espacios de trabajo pueden actualizar los períodos en la Consola del administrador; el resto de los administradores deberá contactarse con el equipo de Asistencia para actualizarlos.

Los usuarios individuales también pueden agregar períodos a los objetivos existentes de forma manual. Cuando los administradores hacen cambios en su año fiscal, estos se reflejan y aplican a todos los objetivos que no tienen fechas de entrega personalizadas o donde estas fechas no coincidan con el rango de fechas del período.

Administrar la información de facturación

El Responsable de la cuenta de una Organización Premium, que también es el Administrador, puede acceder a su facturación a través de la Consola del administrador.

Información de facturación

Desde la pestaña Facturación, puedes:

  1. Cambiar el tipo de plan pago.
  2. Ver tu utilización de usuarios.
  3. Actualizar tu información de facturación.
  4. Reasignar al responsable de la cuenta.
  5. Descargar tu última factura.

Solamente el responsable de la cuenta de una organización podrá actualizar la información de facturación, reasignar tal responsabilidad o descargar la última factura.

Ver y descargar facturas

Los encargados de la facturación pueden ver y descargar el historial de facturación completo.

Desde Facturas, que se encuentra en la pestaña de Facturación, no solo podrás ver las últimas facturas sino que podrás ver un historial de facturación con la opción de descargar todas las facturas de un año en particular.

historial de facturación

Para acceder:

  • haz clic en Historial de facturación;
  • ver Todas las facturas;
  • haz clic en el símbolo de descarga para descargar el año completo o selecciona un mes específico.

todas las facturas

Cambiar o editar el tamaño y nivel de tu plan

Desde la Consola del administrador puedes cambiar fácilmente tu plan pago de Premium a Business o viceversa.

Desde la Consola del administrador haz clic en la pestaña Facturación.

cambiar entre Premium y Business

Desde la pestaña Facturación, haz clic en Cambiar plan.

cambiar plan

Aquí, puedes elegir actualizar a un plan Business o, si ya te encuentras en el nivel Business, puedes elegir cambiar al plan Premium.

Cuando hayas elegido el nivel que quieres, haz clic en Confirmar y cambiar de plan.

elegir plan

Debes ser el responsable de la cuenta para editar el tamaño del plan pago o cambiar de nivel.

Seguridad

Seguridad

Desde la pestaña Seguridad, los superadministradores pueden:

  1. Activar o desactivar el inicio de sesión único de Google para tu organización.
  2. Activar SAML para tu organización.
  3. Definir los requisitos de la contraseña para los miembros de la organización u obligar a todos los miembros a restablecer su contraseña.
  4. Ver todos los administradores de tu organización.

Seguridad de la contraseña

Puedes elegir el nivel de seguridad de tu contraseña. Haz clic en la pestaña Seguridad de la Consola del administrador y luego, en Seguridad de la contraseña.

La contraseña puede ser débil o más segura. Las contraseñas simples deben tener al menos 8 caracteres y las más seguras también, pero además deben contener caracteres de al menos tres de los siguientes tipos: minúsculas, mayúsculas, números o caracteres especiales.

Seguridad de la contraseña

Los cambios en la seguridad de la contraseña solo afectarán a las contraseñas recién creadas.

Inicio de sesión único de Google

Inicio de sesión único

Los superadministradores primero deben iniciar sesión con su cuenta de Google para habilitar la opción de inicio de sesión único de Google. Si ya iniciaste sesión con el email y la contraseña, sencillamente debes cerrar sesión y volver a ingresar, pero esta vez con el botón azul que muestra Usar cuenta de Google.

Inicio de sesión único

Al hacer clic en la pestaña de Seguridad en Autenticación de Google Apps, puedes:

  1. Configurar la opción de inicio de sesión único de Google, ya sea como opcional u obligatoria para todos los miembros.
  2. Después de haber elegido una opción, haz clic en Guardar configuración.

Los invitados de una organización siempre pueden iniciar sesión con el email y la contraseña, independientemente de si el inicio de sesión único de Google es obligatorio para los miembros o no.

SAML

Con el plan Enterprise, las organizaciones también pueden activar SAML desde la pestaña Seguridad en la Consola del administrador.

saml

Habilitar

Tiempo de espera de la sesión SAML

Los superadministradores pueden establecer el tiempo de espera de la sesión SAML entre 1 hora y 30 días en la Consola del administrador. La sesión de los miembros se cerrará automáticamente después del tiempo de espera establecido y se les pedirá que inicien sesión nuevamente.

tiempo de espera de la sesión saml

Nombre de la organización y dominios comprobados de email

Seguridad

Desde la pestaña de Ajustes, puedes:

  1. Cambiar el nombre de tu organización.
  2. Ver o cambiar la lista de los dominios comprobados de tu organización.
  3. Solicitar que se exporten todos los datos de tu organización como un archivo JSON.

Exportar dominio

Los superadministradores pueden solicitar que todos los datos de tu organización se exporten como un archivo JSON. Puedes hacerlo desde la pestaña Ajustes en tu Consola del administrador. Ten en cuenta que exportar por dominio es una función del plan Enterprise.

Exportar

Gestionar aplicaciones e integraciones

Aplicaciones

Desde la pestaña Aplicaciones, los superadministradores pueden:

  1. Ver las integraciones recomendadas de Asana.
  2. Hallar y explorar las aplicaciones en nuestro directorio.
  3. Con el plan Enterprise puedes autorizar o desautorizar cuentas de servicio.

Acceder a recursos para evacuar dudas acerca del producto

recursos

Desde la pestaña Recursos, puedes:

  • Conectar a tu equipo con los tutoriales introductorios y consejos ara ayudarte a empezar a trabajar en Asana.
  • Hallar recursos que ayuden a que tu equipo domine y descubra las nuevas formas de usar Asana.
  • Explorar y entender las funciones del administrador.

Desactivar los archivos adjuntos

La posibilidad de desactivar los archivos adjuntos es una función del plan Enterprise.

Para más información, consulta el artículo de la guía aquí.

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