Permisos de tareas

En Asana, el acceso a una tarea es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea:

Tarea: Accesible para:
Tareas privadas Solo los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea
Tareas públicas Todos los miembros de la organización
Tareas en proyectos privados Seguidores de la tarea y miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas
Tareas en proyectos públicos Seguidores de la tarea, miembros del proyecto y miembros del equipomiembros del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas
Subtarea Aquellos que tienen acceso a la tarea principal

En este artículo te explicaremos:

  • Cómo identificar los permisos de tareas
  • Quién puede ver tu tarea
  • Cómo permitir el acceso a tareas
  • Cómo restringir el acceso a tareas

Más información acerca de cómo usar Asana

Mira el video Cómo usar Asana en nuestro canal para aprender cómo crear tareas, proyectos y equipos privados en Asana.

Tareas privadas

Para verificar que una tarea es privada y no pertenece a ningún proyecto, asegúrate de que:

  1. El campo del proyecto en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas indica Sin proyecto
  2. Arriba del campo del proyecto, una barra muestra que la tarea es privada para ti y para cualquiera de los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas

las tareas creadas en Mis tareas son por defecto tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto y no tienen seguidores.

¿Quién puede ver estas tareas?

Acceso a tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto:

cuando una tarea es privada y no está en ningún proyecto, solo sus seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas tienen acceso a ella. 

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Agrega seguidores a la tarea: si agregas usuarios como seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea, estos pueden acceder a ella
  2. Agrega la tarea a un proyecto: si agregas la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto (y posiblemente también los miembros del equipomiembros del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas ) tienen acceso a la tarea
  3. Haz pública la tarea: si haces pública la tarea, esta es visible para todos los miembros de la organizaciónmiembros de la organización Las personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa. Lee mas , pero deben buscarla para poder acceder a ella

antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para restringir el acceso a una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

quita a todos los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea para que vuelva a ser privada.

no te quites a ti mismo como seguidor de la tarea o también pierdes el acceso a ella.

Tareas públicas

Para verificar que una tarea es pública y no pertenece a ningún proyecto, asegúrate de que:

  1. El campo del proyecto en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas indica Sin proyecto
  2. Arriba del campo del proyecto, una barra muestra que la tarea es visible para todos en [Nombre de la organización]

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver tareas públicas que no están en ningún proyecto:

  1. Los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea
  2. Todos los miembros de la organizaciónmiembros de la organización Las personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa. Lee mas

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Agrega seguidores a la tarea: si agregas a alguien como seguidorseguidor Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea, le das acceso a dicha tarea. Si el usuario es miembro de la organizaciónmiembro de la organización Las personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa. Lee mas , ya tiene acceso a la tarea mediante la búsquedabúsqueda La búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto o conversación en tu espacio de trabajo u organización. Lee mas
  2. Agrega la tarea a un proyecto: si agregas la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto (y posiblemente también los miembros del equipomiembros del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas ) tienen acceso a la tarea

antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto y saber quién es miembro del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para limitar el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Quita seguidores de la tarea: al quitar a todos los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea (excepto tú), los miembros de la organización ya no reciben notificaciones de esta, pero aún tienen acceso a ella mediante la búsqueda
  2. Haz privada la tarea: haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas y selecciona Hacer privada para los miembros del proyecto. Como la tarea no es parte de ningún proyecto, solo es visible para ti y sus seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas , a quienes también puedes quitar

Tareas en proyectos públicos

Para verificar que una tarea está en un proyecto público, asegúrate de que:

  1. El campo de proyecto en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas muestra el proyecto en el que se encuentra la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo
  2. Después de cargar el proyecto, el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas indica que el proyecto es Compartido con [Nombre del equipo]

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas en un proyecto público:

  1. Los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea
  2. Los miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas
  3. Los miembros del equipomiembros del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

acceso a un proyecto público

Para compartir una tarea en proyectos públicos:

  1. Agrega seguidores a la tarea: si agregas seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas a una tarea, estos reciben actualizaciones de la misma. Si esa persona ya es miembro del proyectomiembro del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas o miembro del equipomiembro del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas , entonces ya tiene acceso a la tarea
  2. Agrega miembros al proyecto: si agregas usuarios como miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , estos tienen acceso a todas las tareas del proyecto. Si el usuario es miembro del equipomiembro del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas , entonces ya tiene acceso a la tarea

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quitar seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas
  • Quitar miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas
  • Quitar tareas del proyecto
  • Hacer privado el proyecto

Quitar seguidores de la tarea

Cuando quitas seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de una tarea en un proyecto público, estos ya no reciben notificaciones de la tarea. Si son miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas o miembros del equipomiembros del equipo Una persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo. Lee mas , entonces aún tienen acceso a esta.

Quitar miembros del proyecto

Cuando quitas a un miembro del proyectomiembro del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , este ya no recibe notificaciones de la tarea ni del proyecto. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo en el que está el proyecto, puede ver la tarea y otras tareas del proyecto (porque es público).

Quitar tareas del proyecto

Si quitas tareas de un proyecto, los miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas ya no tienen acceso a la tarea, pero los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea aún tienen acceso a ella.

Hacer privado un proyecto

Si haces privado un proyecto, los miembros del equipo ya no tienen acceso a la tarea ni al proyecto en general, pero los miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas y los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea aún tienen acceso a la tarea.

Tareas en proyectos privados

Para verificar que una tarea pertenece a un proyecto privado, asegúrate de que:

  1. El campo de proyecto en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas muestra el proyecto en el que se encuentra la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo
  2. Después de cargar el proyecto, el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas indica que el proyecto es Privado para los miembros. Si ese proyecto solo es visible para ti, entonces el encabezado del proyecto debe indicar que es Privado para ti

si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel derecho. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas de proyectos privados:

  1. Los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea
  2. Los miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea en un proyecto privado:

  1. Agrega seguidores a la tarea: si agregas usuarios como seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de una tarea, estos solo tienen acceso a dicha tarea. Si los usuarios son miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , entonces ya tienen acceso a la tarea
  2. Agrega miembros al proyecto: si agregas usuarios como miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , estos tienen acceso a todas las tareas dentro del proyecto
  3. Haz público el proyecto: si haces público un proyecto, le das acceso a todos los miembros del equipo en el que este proyecto se encuentre

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quitar seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas
  • Quitar miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas
  • Quitar tareas del proyecto

Quitar seguidores de la tarea

Si quitas un seguidorseguidor Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de una tarea, este ya no tendrá acceso a ella. Sin embargo, si también es miembro del proyectomiembro del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , puede volver a acceder a la tarea desde el proyecto, pero ya no recibe las notificaciones de la tarea.

Quitar miembros del proyecto

Si quitas un miembro del proyectomiembro del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas , este ya no tiene acceso a la tarea ni a ninguna tarea dentro del proyecto, a menos que sea seguidorseguidor Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea.

Quitar la tarea del proyecto

Si quitas una tarea del proyecto, los miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas ya no tendrán acceso a la tarea, pero sus seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas aún tienen acceso a ella.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.