Permisos de tareas

En Asana, el acceso a una tarea es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea:

Tarea: Accesible para:
Tarea privada Solo los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea
Tarea pública Todos los miembros de la organización
Tarea en un proyecto privado Colaboradores de la tarea y Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más
Tarea en un proyecto público Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto y Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más
Subtarea Quienes tienen acceso a la tarea madre

En este artículo te explicaremos:

  • Cómo identificar los permisos de tareas
  • Quién puede ver tu tarea
  • Cómo permitir el acceso a tareas
  • Cómo restringir el acceso a tareas

Más información acerca de cómo usar Asana

Mira nuestra serie web sobre Cómo usar Asana para aprender a crear tareas, proyectos y equipos privados en Asana.

Tareas privadas

Tarea privada

Para verificar si una tarea es privada o no en un proyecto, mira lo siguiente:

  1. Sobre el nombre de la tarea, verás una barra que indica que la tarea es privada para ti y para los colaboradores de la tarea.
  2. En el campo del proyecto, en el panel derechopanel derechoEl panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación.Lee más se indica si la tarea está dentro de un proyecto o no.

Las tareas creadas en Mis tareas son por defecto tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto y no tienen colaboradores.

¿Quién puede ver estas tareas?

Acceso a una tarea privada que no esté en ningún proyecto:

Solamente los Colaboradores pueden acceder a las tareas privadas que no se encuentran en ningún proyecto.

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Compartir una tarea privada que no está en un proyecto:

  1. Haz pública la tarea: si haces pública la tarea, será visible para todos los Miembros de la organizaciónMiembros de la organizaciónLas personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa.Lee más, pero tendrán que buscarlabuscarlaLee más para acceder a ella.
  2. Agrega la tarea a proyectos: al agregar la tarea a un proyecto todos los miembros del proyecto (probablemente, también los Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más) tendrán acceso a la tarea.
  3. Agrega a alguien como colaborador: agregar a alguien como colaborador le dará acceso a esta tarea en particular.

antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para limitar el acceso a una tarea privada que no está en ningún proyecto, puedes hacer lo siguiente:

  1. Hacer que la tarea sea privada para sus colaboradores.
  2. Quitar a todos los colaboradores para que la tarea sea privada para ti.

No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.

Tareas públicas

Verificar si una tarea es privada o no en un proyecto:

  1. Sobre el título de la tarea, verás una barra en la que se indicará que la tarea es visible para todos en [nombre de la organización]**.
  2. El campo de proyecto del panel derechopanel derechoEl panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación.Lee más indica si la tarea está en un proyecto o no.

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver tareas públicas que no están en ningún proyecto:

  1. Los ColaboradoresColaboradoresLee más de la tarea
  2. Todos los Miembros de la organizaciónMiembros de la organizaciónLas personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa.Lee más

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Agrega colaboradores a la tarea: si agregas a alguien como colaboradorcolaboradorLee más de la tarea, le otorgas acceso a dicha tarea. Si el usuario es Miembro de la organizaciónMiembro de la organizaciónLas personas de tu organización que comparten un dominio de email de la empresa.Lee más, ya tiene acceso a la tarea mediante la búsquedabúsquedaLa búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto o conversación en tu espacio de trabajo u organización.Lee más.
  2. Agrega la tarea a un proyecto: si agregas la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto (y posiblemente también los Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más) tendrán acceso a la tarea.

antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto y saber quién es miembro del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para restringir el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Quita a los colaboradores de la tarea: al quitar a todos los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea (excepto tú), los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de esta, pero aún tendrán acceso a la misma mediante la búsqueda.
  2. Haz privada la tarea: haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel derechopanel derechoEl panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación.Lee más y selecciona Hacer privada para los miembros del proyecto. Como la tarea no forma parte de ningún proyecto, solo es visible para ti y sus colaboradorescolaboradoresLee más, a quienes también puedes quitar.

Tareas en un proyecto público

Para verificar si una tarea se encuentra en un proyecto público, asegúrate de que:

  1. El campo de proyecto en el panel derechopanel derechoEl panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación.Lee más muestre el proyecto en el que se encuentra la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, el encabezadoencabezadoEl encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos.Lee más indicará que el proyecto es Compartido con [nombre del equipo].

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas en un proyecto público:

  1. Los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea
  2. Los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más
  3. Los Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

acceso a un proyecto público

Para compartir una tarea en un proyecto público:

  1. Agrega Colaboradores a la tarea: si agregas ColaboradoresColaboradoresLee más a una tarea, estos reciben actualizaciones de la misma. Si esa persona ya es Miembro del proyectoMiembro del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más o Miembro del equipoMiembro del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más, entonces ya tiene acceso a la tarea.
  2. Agrega miembros al proyecto: si agregas usuarios como Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, estos tienen acceso a todas las tareas del proyecto. Si el usuario es Miembro del equipoMiembro del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más, entonces ya tiene acceso a la tarea.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quita a los ColaboradoresColaboradoresLee más de la tarea
  • Quita a los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más
  • Quita la tarea del proyecto
  • Transforma el proyecto en privado

Quitar a los colaboradores de la tarea

Cuando quitas a los colaboradorescolaboradoresLee más de una tarea en un proyecto público, estos ya no reciben notificaciones de la tarea. Si son Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más o Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más, entonces aún tienen acceso a esta.

Quitar miembros del proyecto

Cuando quitas a un Miembro del proyectoMiembro del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, este ya no recibe notificaciones de la tarea ni del proyecto. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo en el que está el proyecto, puede ver la tarea y otras tareas del proyecto (porque es público).

Quitar tareas del proyecto

Si quitas tareas de un proyecto, los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea aún tendrán acceso a la misma.

Hacer privado un proyecto

Si haces privado un proyecto, los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea ni al proyecto en general, pero los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más y los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea aún tendrán acceso a la tarea.

Tareas en proyectos privados

Para verificar que una tarea pertenece a un proyecto privado, asegúrate de que:

  1. El campo de proyecto en el panel derechopanel derechoEl panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación.Lee más muestre el proyecto en el que se encuentra la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, el encabezadoencabezadoEl encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos.Lee más indicará que el proyecto es Privado para los miembros. Si ese proyecto solo es visible para ti, entonces el encabezado del proyecto deberá indicar que es Privado para ti.

Si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel derecho. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas en un proyecto privado:

  1. Los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea
  2. Los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea en un proyecto privado:

  1. Agrega colaboradores a la tarea: si agregas usuarios como colaboradorescolaboradoresLee más de una tarea, estos solo tendrán acceso a dicha tarea. Si los usuarios son Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, entonces ya cuentan con acceso a la tarea.
  2. Agrega miembros al proyecto: si agregas usuarios como Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, estos tienen acceso a todas las tareas dentro del proyecto.
  3. Haz público el proyecto: si haces público un proyecto, le otorgas acceso a todos los miembros del equipo en el que este proyecto se encuentre.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Quita a los colaboradorescolaboradoresLee más de la tarea
  • Quita a los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más
  • Quitar tareas del proyecto

Quitar a loa colaboradores de la tarea

Si quitas a un colaboradorcolaboradorLee más de la tarea, este ya no tendrá acceso a ella. Sin embargo, si también es Miembro del proyectoMiembro del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, puede volver a acceder a la tarea desde el proyecto, pero ya no recibirá las notificaciones de la tarea.

Quitar a miembros del proyecto

Si quitas a un Miembro del proyectoMiembro del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más, este ya no tendrá acceso a la tarea ni a ninguna tarea dentro del proyecto, a menos que sea colaboradorcolaboradorLee más de la tarea.

Quitar la tarea del proyecto

Si quitas una tarea del proyecto, los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más ya no tendrán acceso a la tarea, pero sus colaboradorescolaboradoresLee más aún contarán con acceso a la misma.

Solicitar acceso a una tarea privada

En la pantalla se muestra la opción de solicitar acceso a una tarea privada

Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso. Haz lo siguiente:

  1. Haz clic en el enlace de la tarea privada a la que necesitas acceso. Verás una pantalla en la que se explica que tú no tienes acceso a la tarea.
  2. Haz clic en el botón Solicitar acceso para pedírselo al responsable de la tarea.
  3. El responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso y tendrá la opción de agregarte como colaborador.

Aceptar o rechazar las solicitudes para agregar colaboradores a una tarea privada

Quienes no tengan acceso a una tarea privada tendrán la posibilidad de solicitar que los agreguen como Colaboradores. Para que accedan a la tarea, será necesario que antes se apruebe su solicitud.

  • Cuando alguien solicite acceso a una tarea privada, la persona responsable recibirá una tarea en la que se notifica que alguien ha pedido acceso. El responsable puede agregarlo al proyecto para otorgarle ese acceso.
  • Si no hay nadie asignado a la tarea, la tarea para otorgar o rechazar el acceso será asignada al creador de la tarea si aún tiene acceso para editarla.
  • Si no hay nadie asignado a la tarea y el creador no tiene acceso para editarla, el primer colaborador de esa tarea con acceso para editarla será quien reciba la tarea para aceptar o rechazar el acceso.
  • Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, la tarea de aceptar o rechazar el acceso se le asignará al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la tarea será asignada a un miembro con acceso para editar ese proyecto.

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