Permisos de tareas

En Asana, el acceso a una tarea es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea:

Tarea:Con acceso para:
Tarea privadaSolo colaboradores de la tarea
Tarea públicaTodos los miembros de la organización
Tarea en un proyecto privadoColaboradores de la tarea y miembros del proyecto
Tarea en un proyecto públicoColaboradores de la tarea, miembros del proyecto y miembros del equipo
SubtareaAquellos que tienen acceso a la tarea madre

En este artículo te explicaremos:

  • Cómo identificar los permisos de tareas
  • Quién puede ver tu tarea
  • Cómo permitir el acceso a tareas
  • Cómo restringir el acceso a tareas

Más información acerca de cómo usar Asana

Mira los videos de Cómo usar Asana en nuestro canal para aprender cómo crear tareas, proyectos y equipos privados en Asana.

Tareas privadas

Tarea privada

Cómo verificar si una tarea es privada o no en un proyecto:

  1. Sobre del nombre de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es privada para ti y para los colaboradores de la tarea.
  2. El campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.

Las tareas creadas en Mis tareas son por defecto tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto ni tienen colaboradores.

¿Quién puede ver estas tareas?

Acceso a una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

Solo los colaboradores pueden acceder a las tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto.

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Haz pública la tarea: si haces pública la tarea, será visible para todos los miembros de la organización, pero tendrán que buscarla para acceder a ella.
  2. Agrega la tarea a un proyecto: al agregar la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto y miembros del equipo tendrán acceso.
  3. Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, tendrá acceso a la tarea.

Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para limitar el acceso a una tarea que no pertenece a ningún proyecto, puedes:

  1. Hacer que la tarea sea privada para sus colaboradores.
  2. Quitar a todos los colaboradores para que la tarea sea privada para ti.

No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.

Tareas públicas

Cómo verificar si una tarea es pública y no pertenece a ningún proyecto:

  1. Sobre el título de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es visible para todos en [nombre de la organización].
  2. El campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas públicas que no pertenecen a ningún proyecto:

  1. Los colaboradores de la tarea
  2. Todos los miembros de la organización

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, tendrá acceso a la tarea. Si esa persona es miembro de la organización, ya tiene acceso a la tarea mediante la búsqueda.
  2. Agrega la tarea a un proyecto: al agregar la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto tendrán acceso a la tarea.

Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto y saber quién es miembro del proyecto.  

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

Para limitar el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto:

  1. Quita a los colaboradores de la tarea: al quitar a todos los colaboradores de la tarea, excepto tú, los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de esta tarea, pero aún tendrán acceso mediante la búsqueda.
  2. Haz privada la tarea: haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel de detalles de la tarea y selecciona Hacer privada para los miembros del proyecto. Como la tarea no pertenece a ningún proyecto, solo será visible para ti y los colaboradores, a quienes también puedes quitar.

Tareas en proyectos públicos

Cómo verificar que una tarea está en un proyecto público:

  1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, en el encabezado se indicará que el proyecto está Compartido con [Nombre del equipo].

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas en un proyecto público:

  1. Los colaboradores de la tarea
  2. Los miembros del proyecto
  3. Los miembros del equipo

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Acceso a un proyecto público

Para compartir tareas en un proyecto público:

  1. Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, recibirá actualizaciones de la tarea. Si esa persona ya es miembro del proyecto o el equipo, ya tiene acceso a la tarea.
  2. Agrega miembros al proyecto: al agregar a alguien como miembro del proyecto, tendrá acceso a todas las tareas del proyecto. Si esa persona es miembro del equipo, ya tiene acceso a la tarea.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Elimina a las personas como colaboradores de las tareas.
  • Elimina a las personas como miembros del proyecto.
  • Quita las tareas del proyecto.
  • Transforma el proyecto en privado.

Eliminar colaboradores de la tarea

Cuando quitas a alguien como colaborador de una tarea en un proyecto púbico, ya no recibirá notificaciones de la tarea. Si esa persona es miembro del equipo o del proyecto, aún podrá acceder a la tarea.

Eliminar miembros del proyecto

Cuando quitas a un miembro del proyecto, ya no recibirá notificaciones de la tarea ni del proyecto. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, podrá ver la tarea y otras tareas del proyecto porque es público.

Eliminar una tarea del proyecto

Los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún podrán acceder a ella.

Hacer privado un proyecto

Los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea o al proyecto en general, pero los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.

Tareas en proyectos privados

Cómo verificar que una tarea pertenece a un proyecto privado:

  1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, en el encabezado se indicará que el proyecto es Privado para los miembros. Si ese proyecto solo es visible para ti, entonces el encabezado del proyecto indicará que es Privado para ti.

Si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.

¿Quién puede ver estas tareas?

Quién puede ver las tareas en un proyecto privado:

  1. Los colaboradores de la tarea
  2. Los miembros del proyecto

¿Cómo puedo permitir el acceso a estas tareas?

Para compartir una tarea en un proyecto privado:

  1. Agrega colaboradores a la tarea: agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporcionará acceso a una sola tarea. Si esa persona es miembro del proyecto, entonces ya tiene acceso a la tarea.
  2. Agrega miembros del proyecto: agregar a alguien como miembro del proyecto le proporcionará acceso a todas las tareas del proyecto.
  3. Haz público el proyecto: si haces público un proyecto, le otorgas acceso a todos los miembros del equipo al que pertenece el proyecto.

¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?

  • Elimina a las personas como colaboradores de las tareas.
  • Elimina a las personas como miembros del proyecto.
  • Quita las tareas del proyecto.

Eliminar colaboradores de la tarea

Si quitas a un colaborador de la tarea, este ya no tendrá acceso a ella. Sin embargo, si también es miembro del proyecto, podrá volver a acceder a la tarea desde el proyecto, pero ya no recibirá las notificaciones de la tarea.

Eliminar miembros del proyecto

Si quitas a un miembro del proyecto, este ya no tendrá acceso a la tarea ni a ninguna tarea dentro del proyecto, a menos que aún sea colaborador de la tarea.

Eliminar la tarea del proyecto

Si quitas una tarea del proyecto, los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero sus colaboradores aún contarán con acceso a la misma.

Solicitar acceso a una tarea privada

En la pantalla se muestra la opción de solicitar acceso a una tarea privada

Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso. Haz lo siguiente:

  1. Haz clic en el enlace de la tarea privada a la que necesitas acceso. Verás una pantalla en la que se explica que tú no tienes acceso a la tarea.
  2. Haz clic en Solicitar acceso para pedírselo al responsable de la tarea.
  3. El responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso y tendrá la opción de agregarte como colaborador.

Aceptar o rechazar las solicitudes para agregar colaboradores a una tarea privada

Si no tienes acceso a una tarea privada, puedes solicitar que te agreguen como colaborador. Para acceder a esa tarea, primero deben aceptar tu solicitud.

  • Cuando solicitas acceso a una tarea privada, el responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso. El responsable puede agregarte al proyecto para que tengas acceso.
  • Si no hay nadie asignado a la tarea, la tarea para otorgar o rechazar el acceso será asignada al creador de la tarea si aún tiene acceso para editarla.
  • Si no hay nadie asignado a la tarea y el creador no tiene acceso para editarla, el primer colaborador de esa tarea con acceso para editarla será quien reciba la tarea para aceptar o rechazar el acceso.
  • Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, la tarea para aceptar o rechazar el acceso se le asignará al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la tarea será asignada a un miembro con acceso para editar ese proyecto.

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