Permisos de tareas
- Omitir y pasar a
- Tarea privada
- Tarea pública
- Tarea en un proyecto público
- Tarea en un proyecto privado
- Solicitar acceso a una tarea privada
- Aceptar o rechazar solicitudes de acceso a una tarea privada
En Asana, el acceso a una tarea es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea:
| Tarea: | Con acceso para: |
|---|---|
| Tarea privada | Solo colaboradores de la tarea |
| Tarea pública | Todos los miembros de la organización |
| Tarea en un proyecto privado | Colaboradores de la tarea y miembros del proyecto |
| Tarea en un proyecto público | Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto y miembros del equipo |
En este artículo te explicaremos:
- Cómo identificar los permisos de tareas
- Quién puede ver tu tarea
- Cómo permitir el acceso a tareas
- Cómo restringir el acceso a tareas
Tareas privadas
Cómo verificar si una tarea es privada o no en un proyecto:
- Sobre el nombre de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es privada para ti y para los colaboradores de la tarea.
- El campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.
Las tareas creadas en Mis tareas son por defecto tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto ni tienen colaboradores.
¿Quién puede ver estas tareas?
Acceso a una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:
Solo los colaboradores pueden acceder a las tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto.
¿Cómo puedo dar acceso a estas tareas?
Para compartir una tarea privada que no pertenece a ningún proyecto:
- Haz pública la tarea: si haces pública la tarea, será visible para todos los miembros de la organización, pero tendrán que buscarla para acceder a ella.
- Agrega la tarea a un proyecto: al agregar la tarea a un proyecto, todos los miembros del proyecto y los miembros del equipo tendrán acceso.
- Agrega colaboradores a la tarea: al agregar a alguien como colaborador, tendrá acceso a la tarea.
Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto.
¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?
Para limitar el acceso a una tarea que no pertenece a un proyecto:
- Haz que la tarea sea privada para los colaboradores.
- Elimina a todos los colaboradores para que la tarea sea privada para ti.
No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.
Tareas públicas
Cómo verificar si una tarea es pública y no pertenece a un proyecto:
- Sobre el título de la tarea, verás un mensaje que indica que la tarea es visible para todos en [Nombre de la organización].
- En el campo del proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica si la tarea pertenece a un proyecto o no.
¿Quién puede ver estas tareas?
Quién puede ver una tarea pública que no pertenece a un proyecto:
- Todos los miembros de la organización
- Todos los colaboradores de la tarea
¿Cómo puedo dar acceso a una tarea que no pertenece a un proyecto?
- Agregar a alguien como colaborador de una tarea: al agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporcionará acceso a ella. Si es miembro de una organización, ya tiene acceso a la tarea a través de la búsqueda.
- Agregar la tarea a un proyecto: al agregar la tarea al proyecto, todos los miembros del proyecto tendrán acceso a la tarea.
Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto y saber quién es miembro del proyecto.
¿Cómo limito el acceso a una tarea pública que no pertenece a un proyecto?
- Eliminar usuarios como colaboradores de la tarea: al eliminar a todos los colaboradores de la tarea, excepto tú mismo, los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de la tarea, pero aún podrán acceder a la tarea buscándola.
- Hacer que la tarea sea privada: en el banner de la ventana de detalles de la tarea haz clic en Hacer privada. Dado que la tarea no pertenece a ningún proyecto, solo será visible para ti y los colaboradores de la tarea.
Tareas en proyectos públicos
Cómo verificar que una tarea está en un proyecto público:
- En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
- Después de cargar el proyecto, en el encabezado se indicará que el proyecto es público para [Nombre del equipo].
¿Quién puede ver estas tareas?
Quién puede ver tareas en un proyecto público:
- Miembros del proyecto
- Colaboradores de la tarea
- Miembros del equipo
¿Cómo puedo dar acceso a una tarea en un proyecto público?
- Agregar a alguien como colaborador de la tarea: agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporcionará actualizaciones sobre la tarea. Si ya es miembro del proyecto o del equipo, ya puede acceder a la tarea.
- Agregar a alguien como miembro del proyecto: al agregar a alguien como miembro del proyecto, tiene acceso a todas las tareas del proyecto. Si es miembro del equipo, ya puede acceder a la tarea.
¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?
- Eliminar colaboradores de las tareas: ya no recibirán notificaciones de las tareas. Si son miembros del proyecto o del equipo, aún pueden acceder a la tarea.
- Eliminar miembros del proyecto: ya no recibirán notificaciones de tareas ni proyectos. Sin embargo, si también son miembros del equipo en el que está el proyecto, podrán ver la tarea y otras tareas del proyecto porque es pública.
- Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún pueden acceder a la tarea.
- Hacer que el proyecto sea privado: los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea o al proyecto general, pero los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.
Tareas en proyectos privados
Cómo verificar que una tarea está en un proyecto privado:
- En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
- Después de cargar el proyecto, en el encabezado se indicará que el proyecto es privado para los miembros del proyecto. Alternativamente, el encabezado del proyecto puede indicar que es privado para ti si solo tú puedes ver el proyecto.
Si el acceso a la tarea está limitado a un grupo de usuarios, aparece una barra amarilla arriba del campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea. Esta barra amarilla muestra exactamente quién tiene acceso a la tarea.
¿Quién puede ver estas tareas?
Quién puede ver tareas en un proyecto privado:
- Miembros del proyecto
- Colaboradores de la tarea
¿Cómo puedo dar acceso a tareas en un proyecto privado?
- Agregar a alguien como colaborador de una tarea: agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporcionará acceso a una sola tarea. Si es miembro del proyecto, entonces ya tiene acceso a la tarea.
- Agregar a alguien como miembro del proyecto: al agregar a alguien como miembro del proyecto tendrá acceso a todas las tareas del proyecto.
- Hacer público el proyecto: al hacer público el proyecto les proporcionarás acceso a todos los miembros del equipo en el que está el proyecto.
¿Cómo puedo limitar el acceso a estas tareas?
- Eliminar colaboradores de la tarea: ya no tendrán acceso a la tarea. Sin embargo, si también son miembros del proyecto, pueden volver a acceder a la tarea desde el proyecto, pero ya no recibirán notificaciones.
- Eliminar miembros del proyecto: ya no tendrán acceso a la tarea ni a ninguna tarea del proyecto a menos que sigan siendo colaboradores de la tarea.
- Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.
Solicitar acceso a una tarea privada
Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso. Haz lo siguiente:
- Haz clic en el enlace de la tarea privada a la que necesitas acceso. Verás una pantalla en la que se explica que tú no tienes acceso a la tarea.
- Haz clic en Solicitar acceso para pedírselo al responsable de la tarea.
- El responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso y tendrá la opción de agregarte como colaborador.
Aceptar o rechazar las solicitudes para agregar colaboradores a una tarea privada
Si no tienes acceso a una tarea privada, puedes solicitar que te agreguen como colaborador. Para acceder a esa tarea, primero deben aceptar tu solicitud.
- Cuando solicitas acceso a una tarea privada, el responsable recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso. El responsable puede agregarte al proyecto para que tengas acceso.
- Si no hay nadie asignado a la tarea, la tarea para otorgar o rechazar el acceso será asignada al creador de la tarea si aún tiene acceso para editarla.
- Si no hay nadie asignado a la tarea y el creador de la tarea no tiene acceso de edición, el primer colaborador con acceso de edición recibirá la tarea para aceptar o denegar el acceso.
- Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, la tarea para aceptar o rechazar el acceso se le asignará al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la tarea será asignada a un miembro con acceso para editar ese proyecto.
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