Permisos de proyectos
- Omitir y pasar a
- Proyectos privados
- Proyectos públicos
- Solicitar acceso a un proyecto privado
- Aceptar o rechazar solicitudes para agregar miembros a un proyecto
- Proyectos solo para comentar
- Cambiar la configuración de acceso de miembros individuales del proyecto
- Permisos del proyecto para usuarios individuales
En Asana, el acceso a un proyecto es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a un proyecto y sus tareas.
Si una persona tiene acceso a un proyecto, entonces tiene acceso a todas las tareas y conversaciones dentro del mismo.
| Proyecto: | Con acceso para: |
|---|---|
| Proyecto privado | Miembros del proyecto |
| Proyecto público por solicitud o equipo privado | Miembros del equipo y del proyecto |
| Proyecto público en equipo público | Organización, equipo y miembros del proyecto |
En este artículo te explicaremos:
- Cómo identificar los permisos de un proyecto
- Quién puede ver un proyecto
- Cómo compartir un proyecto
- Cómo limitar el acceso a un proyecto
Proyectos privados
Cómo identificar un proyecto privado:
Si un proyecto es privado, en su encabezado se indica que es Privado para los miembros del proyecto.
Si un proyecto solo es privado para ti, el encabezado indicará que este es Privado para ti.
¿Quién puede ver un proyecto privado?
Cuando un proyecto es privado, solamente pueden verlo sus miembros. Además, solo pueden encontrarlo quienes hayan sido invitados a participar en el proyecto.
¿Cómo puedo compartir un proyecto privado?
- Haz clic en el botón para compartir en la vista del proyecto.
- Aparecerá una ventana emergente desde donde podrás invitar a un miembro con un enlace.
- Agrega al miembro del proyecto por el nombre o el email.
Cómo transformar un proyecto privado en público:
Haz clic en Hacer público para [nombre del equipo] en el extremo inferior derecho de la pantalla Compartir.
Si haces público un proyecto, todos los miembros del equipo al que pertenezca ese proyecto tendrán acceso.
¿Cómo puedo limitar el acceso a un proyecto privado?
Los permisos de acceso se pueden configurar en la ventana emergente “Compartir”.
Puedes determinar qué miembros del proyecto pueden editarlo o solamente comentar. También puedes cambiar el encargado del proyecto o quitar a un miembro.
Cómo otorgar accesos a los miembros de un proyecto o cómo quitarlos del proyecto:
- Junto al nombre de cada miembro hay un menú desplegable con 4 opciones.
- Desde el menú desplegable puedes otorgarles algunos derechos a los miembros, según la opción que elijas.
Si quitas a un miembro de un proyecto privado, ya no tendrá acceso a las tareas ni conversaciones de ese proyecto.
Cómo gestionar las notificaciones
Puedes gestionar todas las notificaciones desde la ventana emergente “Compartir”.
Junto a los miembros del proyecto, haz clic en Gestionar notificaciones en la ventana emergente para compartir.
A continuación, en una ventana emergente para los Ajustes de notificaciones de los miembros, junto a cada miembro del proyecto, verás casillas para marcar si eliges que reciban las notificaciones sobre los cambios en las actualizaciones de estado, las conversaciones o las tareas que se agreguen en Asana.
Proyectos públicos
Identificar un proyecto público:
Si un proyecto es público, en su encabezado se indica que es Compartido con [nombre del equipo].
¿Quién puede ver un proyecto público?
A un proyecto público pueden acceder:
- Los miembros del proyecto
- Todos los miembros del equipo
En los equipos públicos, los miembros de la organización que no forman parte de un equipo pueden ver los proyectos públicos que se encuentran dentro de ese equipo. Consulta los permisos del equipo para ver si otros miembros de la organización pueden ver o no este proyecto público.
¿Cómo comparto un proyecto público?
Para compartir un proyecto público:
- Agrega a un usuario como miembro del proyecto: si el usuario es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, entonces ya tiene acceso a dicho proyecto. Si agregas a un miembro existente del equipo a un proyecto público, esta persona recibirá las notificaciones del proyecto.
- Agrega a un usuario como miembro del equipo: si agregas a un usuario como miembro de un equipo, tendrá acceso a todos los demás proyectos públicos dentro del equipo.
¿Cómo puedo limitar el acceso a un proyecto público?
Para limitar el acceso a un proyecto público:
- Quita a miembros del proyecto: si un usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, entonces aún tendrá acceso a dicho proyecto.
- Haz el proyecto privado: si conviertes un proyecto en privado, solo los miembros del proyecto pueden acceder al mismo. Los miembros del equipo ya no tienen acceso al proyecto.
Para quitar miembros del proyecto:
- Haz clic en Compartir y luego selecciona la pestaña Miembros.
- En el menú desplegable que indica el nivel de acceso de un miembro, selecciona Eliminar del proyecto.
Para cambiar un proyecto a privado:
Haz clic en el signo + y luego selecciona Hacer privado.
Solicitar acceso a un proyecto privado
Puedes comunicarte con el encargado de un proyecto privado para solicitarle acceso. Haz lo siguiente:
- Cuando intentes acceder a un proyecto privado, verás una página en la que se te indica que no tienes acceso.
- Haz clic en el botón Solicitar acceso para solicitarle al encargado del proyecto que te lo otorgue.
- El encargado del proyecto recibirá una notificación indicándole que has solicitado acceso al proyecto.
No es posible solicitar acceso a proyectos solo para comentar.
Aceptar o rechazar solicitudes para agregar miembros a un proyecto
Quienes no tengan acceso a un proyecto privado tendrán la posibilidad de solicitar ese acceso. Para que accedan al proyecto, será necesario que antes se apruebe su solicitud.
- Cuando alguien solicite acceso a un proyecto privado, se le asignará al encargado del proyecto una tarea en la que se notifica que alguien ha pedido acceso. El encargado del proyecto puede agregarlo al proyecto para otorgarle ese acceso.
- Si no hay un encargado asignado a ese proyecto, la tarea para otorgar o rechazar el acceso se le asignará al creador del proyecto.
- Si no hay un encargado asignado a ese proyecto y el creador no tiene acceso para editarlo, el primer miembro del proyecto con acceso para editarlo será quien reciba la solicitud y podrá aceptar o rechazar el acceso.
Proyectos solo para comentar
Con los permisos solo para comentar de los proyectos permites que otros usuarios vean o comenten los proyectos sin darles acceso para que los editen. De este modo, resulta más fácil compartir información en un proyecto con todos los que la necesiten, al tiempo que evita la incorporación de cambios accidentales o innecesarios al proyecto. Captura comentarios sobre los proyectos y mantén al tanto a las demás partes interesadas, manteniendo intacta la estructura de tus proyectos. Los permisos solo para comentar son perfectos para las wikis, las plantillas, los puntos de referencia y los procesos de tu empresa que son sólidos y no deben modificarse.
Cambiar un proyecto para que sea solo para comentar
Puedes acceder a los ajustes de los permisos con el botón Compartir de la página del proyecto.
Solo los miembros del proyecto que tengan permisos de edición podrán modificar un proyecto que sea solo para comentar. Los usuarios que no sean miembros del proyecto aún podrán tener acceso al proyecto completo o a tareas individuales que allí se encuentren, pero solamente tendrán permiso para comentar.
Para cambiar los ajustes de permisos del proyecto a solo para comentar:
- Ve al botón Compartir junto a la barra de búsqueda en tu proyecto para abrir el menú de ajustes de permisos y miembros del proyecto.
- Elige qué miembro del proyecto quieres que solamente tenga acceso para comentar y selecciona Puede comentar en el menú desplegable.
Desde aquí puedes elegir compartir un proyecto con el equipo o hacerlo privado para los miembros, y también restringir lo que estos miembros pueden hacer dentro del proyecto.
Después de modificar los ajustes, el proyecto público queda con permisos solo para comentar para los usuarios que están en tu equipo, división u organización, pero no para aquellos que sean miembros del proyecto. Estos cambios no afectan los ajustes de acceso al proyecto de miembros del proyecto existentes.
Cambiar la configuración de acceso de miembros individuales del proyecto
El encargado del proyecto y los demás miembros que tienen permiso de edición pueden otorgar permisos de edición a otros miembros del proyecto cambiando los ajustes de acceso individuales por Puede editar.
Para cambiar los permisos de acceso de los miembros del proyecto, haz lo siguiente:
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre del miembro del proyecto de quien estás cambiando los ajustes.
- Elige Puede editar para darle permiso de acceso pleno al proyecto o Puede comentar para limitar el permiso de acceso por “solo para comentar”.
- Los encargados de los proyectos, además, pueden reasignar su rol a otro miembro del proyecto.
- Para guardar los cambios, cierra el menú.
Los miembros del proyecto verán qué permisos tienen configurados en la vista de tareas sobre el nombre del proyecto en un banner.
Permisos del proyecto para usuarios individuales
Los miembros del proyecto pueden tener permisos individuales independientemente de la configuración predeterminada del proyecto. A nivel del proyecto, los miembros con permisos solo para comentar o que se les asigna una tarea con permisos solo para comentar pueden publicar únicamente mensajes del proyecto y actualizaciones de estado.
La siguiente tabla describe las acciones que pueden realizar los miembros del proyecto con permisos de edición, con acceso solo para comentar y con acceso solo para comentar que además tengan asignada una tarea en dicho proyecto.
| Puede editar: | Puede comentar: | Puede comentar con una tarea asignada: |
|---|---|---|
| Finalizar tareas | Finalizar tareas | |
| Cambiar al responsable | Cambiar al responsable | |
| Cambiar la fecha de entrega | Cambiar la fecha de entrega | |
| Modificar el título y la descripción de la tarea | ||
| Agregar o quitar etiquetas | ||
| Agregar o modificar subtareas | ||
| Agregar o modificar las dependencias de la tarea | ||
| Editar o ver formularios | ||
| Modificar los valores de campos personalizados | Modificar los valores de campos personalizados | |
| Agregar o quitar archivos adjuntos | Agregar o quitar archivos adjuntos | Agregar o quitar archivos adjuntos |
| Comentar una tarea | Comentar una tarea | Comentar una tarea |
| Modificar los colaboradores de la tarea | Modificar los colaboradores de la tarea | Modificar los colaboradores de la tarea |
| Marcar las tareas o comentarios con "me gusta" | Marcar las tareas o comentarios con "me gusta" | Marcar las tareas o comentarios con "me gusta" |
Si tienes acceso solo para comentar y tienes asignada una tarea, las subtareas de esa tarea también se te deben asignar para que puedas realizar alguna acción en ellas. En este caso, tendrías acceso solo para comentar en las subtareas.
Tareas asociadas con varios proyectos
Si una tarea pertenece a varios proyectos, los miembros del proyecto que tengan acceso a todos los proyectos en los que se encuentra la tarea heredarán los máximos permisos.
Por ejemplo, un usuario que tiene acceso total para editar una tarea en un proyecto, no pierde este acceso si la tarea es parte de otro proyecto en donde solo tiene acceso para comentar. Significa que no perderás los privilegios de edición de las tareas que también se encuentren en otros proyectos en los que tengas permiso solo para comentar.
También significa que los usuarios que tienen permisos solo para comentar en un proyecto, ganan la posibilidad de editar tareas que también se alojan en otros proyectos en los que tienen permisos del tipo Puede editar.
