Permisos de proyectos

En Asana, el acceso a un proyecto es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a un proyecto y sus tareas.

Si una persona tiene acceso a un proyecto, entonces tiene acceso a todas las tareas y conversaciones dentro del mismo.

Proyecto: Con acceso para:
Proyecto privado Miembros del proyecto
Proyecto público por solicitud o equipo oculto Miembros del equipo y del proyecto
Proyecto público en equipo público Miembros de la organización, del equipo y del proyecto

En este artículo te explicaremos:

  • Cómo identificar los permisos de un proyecto
  • Quién puede ver un proyecto
  • Cómo compartir un proyecto
  • Cómo limitar el acceso a un proyecto

Proyectos privados

Cómo identificar un proyecto privado:

Si un proyecto es privado, en su encabezadoencabezadoEl encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos.Lee más se indica que es Privado para los miembros del proyecto.

Si un proyecto solo es privado para ti, el encabezado del mismo indicará que este es Privado para ti.

¿Quién puede ver un proyecto privado?

Solamente los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más pueden ver un proyecto privado. Solo pueden encontrarlo quienes hayan sido invitados a participar en el proyecto.

¿Cómo puedo compartir un proyecto privado?

  1. Haz clic en el botón para compartir en la vista del proyecto.
  2. Aparecerá una ventana emergente desde donde podrás invitar a un miembro con un enlace.
  3. Agrega al miembro del proyecto por el nombre o el email.

Cómo transformar un proyecto privado en público:

Haz clic en Hacer público para [Nombre del equipo] en el extremo inferior derecho de la pantalla Compartir.

Si haces público un proyecto, todos los miembros del equipo al que pertenezca ese proyecto tendrán acceso.

¿Cómo puedo limitar el acceso a un proyecto privado?

Puedes gestionar todas las notificaciones desde esta ventana emergente para compartir.

Puedes determinar qué miembro del proyecto puede editarlo o solamente comentar, también puedes cambiar el encargado del proyecto o quitar a un miembro.

Cómo otorgar accesos a los miembros de un proyecto, o cómo quitarlos de allí:

  1. Junto al nombre de cada miembro hay un menú desplegable con acceso a 4 permisos.
  2. Desde el menú desplegable puedes otorgarles algunos derechos a los miembros según la opción que elijas.

Si quitas a un miembro de un proyecto privado, ya no tendrá acceso a las tareas ni conversaciones de ese proyecto.

Cómo gestionar las notificaciones

Puedes gestionar todas las notificaciones desde esta ventana emergente para compartir.

Junto a los miembros del proyecto, haz clic en Gestionar notificaciones en la ventana emergente para compartir.

A continuación, en una ventana emergente para los Ajustes de notificaciones de los miembros, junto a cada miembro del proyecto, verás casillas para marcar con tilde si eliges que reciban las notificaciones sobre los cambios en las actualizaciones de estados, los comentarios o las tareas que se agreguen en Asana.

Proyectos públicos

Identificar un proyecto público:

Si un proyecto es público, en su encabezadoencabezadoEl encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos.Lee más se indica que es Compartido con [Nombre del equipo].

¿Quién puede ver un proyecto público?

Pueden acceder a un proyecto público:

  1. Los Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más
  2. Todos los Miembros del equipoMiembros del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más

En los equipos públicos, los miembros de la organización que no forman parte del equipo también pueden ver los proyectos públicos dentro del mismo. Verifica los permisos del equipo para ver si otros miembros de la organización pueden ver o no este proyecto público.

¿Cómo comparto un proyecto público?

compartir un proyecto público

Para compartir un proyecto público:

  1. Agrega a un usuario como Miembro del proyectoMiembro del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más: si el usuario es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, entonces ya tiene acceso a dicho proyecto.
  2. Agrega a un usuario como Miembro del equipoMiembro del equipoUna persona que tiene acceso a todos los proyectos y conversaciones públicos de un equipo.Lee más: si agregas a un usuario como miembro de un equipo, este tiene acceso a todos los demás proyectos públicos dentro del equipo.

¿Cómo puedo limitar el acceso a un proyecto público?

Para limitar el acceso a un proyecto público:

  • Quita a Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más: si un usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, entonces aún tiene acceso a dicho proyecto.
  • Haz el proyecto privado: si conviertes un proyecto en privado, solo los miembros del proyecto pueden acceder al mismo. Los miembros del equipo ya no tienen acceso al proyecto.

quitar miembros de un proyecto público

Para quitar miembros de un proyecto:

  1. haz clic en el signo + y luego selecciona Ajustes de notificación del miembro;
  2. en la siguiente ventana, pon el cursor sobre la persona que quieres eliminar y selecciona Quitar.

configura el proyecto a privado

Para hacer privado un proyecto:

haz clic en el signo + y luego selecciona Hacer privado.

Solicitar acceso a un proyecto privado

En la pantalla se muestra la opción de solicitar acceso a un proyecto privado

Puedes comunicarte con el encargado de un proyecto privado para solicitarle acceso. Haz lo siguiente:

  1. verás una notificación en la que se explica que necesitas acceso para ver los proyectos privados en los que todavía no eres miembro;
  2. haz clic en el botón Solicitar acceso y envía una tarea al encargado de ese proyecto para pedirle acceso;
  3. el encargado del proyecto recibirá una tarea en la que se explica que tú has solicitado acceso a ese proyecto.

No es posible solicitar acceso a proyectos solo para comentar.

Aceptar o rechazar solicitudes para agregar miembros a un proyecto

Quienes no tengan acceso a un proyecto privado tendrán la posibilidad de solicitar ese acceso. Para que accedan al proyecto, será necesario que antes se apruebe su solicitud.

  • Cuando alguien solicite acceso a un proyecto privado, se le asignará al encargado del proyecto una tarea en la que se notifica que alguien ha pedido acceso. El encargado del proyecto puede agregarlo al proyecto para otorgarle ese acceso.
  • Si no hay un encargado asignado a ese proyecto, la tarea para otorgar o rechazar el acceso será asignada al creador del proyecto si aún tiene acceso para editarlo.
  • Si no hay un encargado asignado a ese proyecto y el creador no tiene acceso para editarlo, el primer miembro del proyecto con acceso para editarlo será quien reciba la tarea para aceptar o rechazar el acceso.

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