Administrador del equipo

Administrador de equipo

El de “administrador de equipo” es un rol que existe en todos los equipos de Asana. Los administradores de equipo tienen acceso a las funciones de gestión de sus propios equipos en contexto. Pueden controlar quién puede editar un equipo y cuáles son los miembros o invitados admitidos en el equipo. Un equipo puede tener uno, varios o ningún administrador.

Convertirse en administrador del equipo

A los usuarios que crean un equipo nuevo se les asigna automáticamente el rol de administrador del equipo. Los administradores de equipos tienen el control total del equipo y de los roles de los miembros.

Los administradores de equipos pueden invitar a otros usuarios a formar parte del equipo y asignarles un rol, según el nivel, dentro de ese equipo. El rol puede ser el de miembro del equipo o el de otro administrador de equipo. Solamente los administradores de los equipos pueden designar a otros como administradores de sus equipos o quitarles la asignación y volverlos a convertir en miembros del equipo. Nota: hay una excepción, los superadministradores pueden actuar como administradores de cualquier equipo, pero solamente desde la consola del administrador. Para más información, sigue leyendo a continuación.

Los equipos no necesariamente tienen que contar con un administrador; pueden existir sin uno. En este caso, cualquier miembro puede tomar acciones con respecto al equipo. Sin embargo, si el equipo, antes, ya tuvo un administrador que haya restringido las posibilidades de acción de los miembros del equipo, esas restricciones permanecerán incluso aunque el equipo se quede sin administrador. Cuando un equipo no tiene administrador, cualquier miembro del equipo que no sea invitado puede asumir el rol de administrador de equipo desde el cuadro de configuración del equipo.

Los invitados no pueden ser administradores de equipos: solamente, se los puede invitar como miembros del equipo.

Administrador vs. miembro del equipo

A continuación, analizamos en detalle en qué se diferencian los permisos de los administradores de equipos y los de los miembros de los equipos.

Administradores de equipos

Los administradores de equipos pueden hacer lo siguiente:

• Editar el nombre y la descripción del equipo en cualquier momento.
• Editar el tipo de privacidad o eliminar el equipo en cualquier momento.
• Editar los roles de los administradores o miembros del equipo.
• Agregar o quitar cualquier usuario en cualquier momento.
• Editar cualquiera de los ajustes de permisos desde la pestaña de ajustes avanzados, en la ventana de diálogo de la configuración del equipo.

Nota: hay algunas cosas que nadie, ni siquiera los administradores de los equipos pueden hacer. Entre ellas, se incluyen las siguientes:

• Eliminar de un equipo al responsable de la cuenta de una organización, si es el único equipo del que es miembro el responsable de la cuenta.
• Convertir a un invitado del dominio en otro administrador del equipo.

Miembros del equipo

Los miembros del equipo pueden hacer lo siguiente:

• Editar el nombre y la descripción del equipo, si el administrador del equipo lo permite.
• Editar el tipo de privacidad o eliminar el equipo, si el administrador del equipo lo permite.
• Agregar invitados y miembros al equipo, a pesar de que las invitaciones primero deban ser revisadas y aprobadas por el administrador del equipo.
• Eliminar a otros miembros del equipo, si el administrador del equipo lo permite.
• Solicitar el rol de administrador del equipo, si el equipo todavía no tiene administrador.
  • Este caso no incluye a los invitados.

Los miembros del equipo no pueden hacer lo siguiente:

• Lo mismo que no pueden hacer los administradores, sumado a lo siguiente:
• Eliminar administradores del equipo o quitarles ese rol.
• Convertir a otro miembro del equipo en administrador del equipo.
• Editar cualquiera de los ajustes de permisos desde la pestaña de ajustes avanzados en la ventana de diálogo de la configuración del equipo.

Controles de permisos de edición

Los permisos de edición están disponibles para todos los clientes de Asana con planes Premium, Business y Enterprise.

Los administradores de equipos, no los miembros de equipos, pueden gestionar quién tiene la posibilidad o no de editar aspectos del equipo, con dos controles:

• “¿Quién puede editar el nombre y la descripción del equipo?”
• “¿Quién puede editar el nivel de privacidad del equipo y eliminar el equipo?”

Hay dos opciones para estos ajustes: “Todos los miembros del equipo” o “Solo los administradores del equipo”.

Cuando se crea un equipo nuevo, por defecto, estos ajustes están configurados como “Todos los miembros del equipo”.

Controles de permisos de membresía

Tipos de privacidad del equipo

En Asana, los equipos se pueden configurar con alguno de los siguientes tres tipos de privacidad:

• Membresía por solicitud
• Privado
• Público para la organización

Los permisos de membresía están disponibles para todos los clientes de Asana con planes Premium, Business y Enterprise.

Solicitudes para unirse

En los equipos de membresía por solicitud, los administradores de equipos pueden aprobar o rechazar solicitudes para unirse al equipo con el control “¿Quién puede aprobar solicitudes para unirse a este equipo?”.

• Cuando el control esté configurado como “Todos los miembros el equipo”, significará que cada vez que un usuario de Asana externo al equipo solicite unirse, todos los miembros del equipo recibirán la notificación y podrán aprobar o rechazar la solicitud.
• Cuando el control esté configurado como “Solo los administradores del equipo”, significará que cada vez que un usuario de Asana externo al equipo solicite unirse, solamente los administradores del equipo recibirán la notificación y podrán aprobar o rechazar la solicitud.

Invitar y eliminar

Las opciones para invitar y eliminar se encuentran disponibles para todos los clientes de Asana con planes Enterprise.

Los administradores de los equipos también pueden gestionar cómo se agregan o quitan los usuarios del equipo. En todos los equipos, independientemente de su tipo (público, de membresía por solicitud o privado), se encuentran las opciones de activación o desactivación de las siguientes funciones:

Los nuevos invitados agregados a este equipo deben ser aprobados por un administrador del equipo.

• Cuando la opción está desactivada, los miembros del equipo pueden agregar al equipo los invitados que deseen.
• Cuando la opción está activada, los miembros del equipo deben realizar una solicitud para agregar invitados al equipo. Un administrador del equipo debe aprobar la solicitud.

Recordatorio: un miembro del dominio es un usuario cuya dirección de email coincide con uno de los dominios verificados de tu organización. El invitado del dominio es un usuario cuya dirección de email no coincide con los dominios verificados de tu organización.

Solo los administradores del equipo pueden quitar miembros o invitados de este equipo

• Cuando la opción está desactivada, cualquier miembro del equipo (además de los administradores) puede quitar a otro miembro del equipo.
• Cuando la opción está activada, solamente los administradores del equipo pueden quitar a otro miembro del equipo.

La membresía por solicitud y los equipos privados tienen un control más que los equipos públicos no tienen:

Los miembros nuevos invitados a este equipo deben ser aprobados por un administrador del equipo.

• Cuando la opción está desactivada, los miembros del equipo pueden agregar al equipo los invitados que deseen.
• Cuando la opción está activada, los miembros del equipo deben realizar una solicitud para agregar miembros del dominio al equipo. Un administrador del equipo debe aprobar la solicitud.

Controles de tipo de privacidad y membresía del equipo

Los administradores de equipos no pueden controlar la aprobación de miembros del equipo en equipos públicos, porque los miembros del dominio pueden buscar fácilmente equipos públicos y unirse a ellos.

En conclusión, cuando el tipo de privacidad del equipo se cambia de “Membresía por solicitud” o de “Privado” a “Público”, la opción de “Los miembros nuevos invitados a este equipo deben ser aprobados por un administrador del equipo” se restaurará a la posición “desactivada”. Al volver a cambiar el tipo de privacidad del equipo de “Público” a “Membresía por solicitud” o “Privado”, esta opción no volverá a la posición “activada”.

Administradores y superadministradores de equipos

Dentro de la consola del administrador:

• Los administradores pueden cumplir sus funciones en cualquiera de los equipos de los que ya son administradores.
• Los superadministradores pueden cumplir las funciones de un administrador de cualquier equipo de Asana, independientemente del estado de membresía que tengan en ese equipo o de su nivel de privacidad.

Sin embargo, en la aplicación de Asana, los superadministradores y los administradores de organizaciones deben ser administradores de equipo para cumplir las funciones de un administrador de equipo.

A diferencia de los administradores y los superadministradores, los administradores de equipos no pueden acceder a la consola del administrador.